18 estrategias de comunicación interna para 2021

Actualizada en enero de 2021.

La forma de comunicar un mensaje es tan importante como el propio mensaje. Cuando se trata de comunicaciones internas, esto es ciertamente cierto. La cultura de la empresa puede dar a su organización una importante ventaja estratégica en estos tiempos de cambio. Pero lo que constituye su cultura -objetivos, valores y prácticas- debe transmitirse eficazmente de acuerdo con las mejores prácticas si los empleados van a entenderla y actuar en consecuencia. Por lo tanto, es esencial centrarse no sólo en lo que comunica, sino también en cómo lo comunica.

En 2021 es el momento de poner en práctica nuevas tácticas que puedan mejorar su estrategia de comunicación interna y conseguir que su equipo esté conectado, comprometido y motivado. Las 18 mejores prácticas de comunicación interna que se detallan a continuación le ayudarán a conseguirlo.

Visualizar, crear estrategias &planificar las comunicaciones

Las buenas ideas necesitan una buena estrategia para desarrollar su potencial.

Reid Hoffman, Fundador, LinkedIn

¿Qué quiere que las comunicaciones internas hagan por su equipo y su empresa? ¿Cómo lo conseguirá? ¿En qué punto se encuentra ahora mismo y qué necesita mejorar? ¿Cuándo le gustaría alcanzar sus objetivos?

Antes de nada, utilice sus respuestas a este tipo de preguntas para crear una estrategia y/o un plan de comunicación interna. La forma en que la diseñe depende de usted: hágala tan simple o elaborada, general o específica como desee. Una estrategia bien formulada debería mantenerle en el buen camino y hacerle más eficiente para alcanzar el éxito en las comunicaciones internas. Como mínimo, le dará una idea de por dónde empezar.

Utilice las herramientas de comunicación adecuadas

Soy un gran creyente de que cualquier herramienta que mejore la comunicación tiene efectos profundos en términos de cómo las personas pueden aprender unas de otras.

– Bill Gates

Su equipo está ocupado, así que lo último que necesita es un sistema de comunicación interna molesto y lleno de fricciones. Afortunadamente, el creciente enfoque en las mejores prácticas de comunicación interna ha traído numerosos programas de software que lo hacen simple y sin problemas. Manténgalo así para asegurarse de que sus empleados participen y realmente lo disfruten.

Las herramientas que fomentan las mejores prácticas de comunicación interna incluyen:

• Implementar un software de chat de empresa como Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts
• Usar la tecnología de la nube como Google Drive siempre que sea posible
• Usar una plataforma para todo su correo electrónico, calendarios, documentos, etc. (por ejemplo, Google, Apple, Microsoft)
• Evitar la sobrecarga de correo electrónico con comunicaciones visuales a través de la señalización digital

Seamos visuales

Los visuales expresan ideas de una manera que se puede picar.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Una estadística comúnmente citada dice que el 65% de la población son aprendices visuales, así que es probable que haya muchos de ellos en su lugar de trabajo. Cuando se hace bien, los elementos visuales transmiten la información de una manera fácil de digerir y tienen una impresión más duradera que el texto. En lugar de imprimir carteles, le recomendamos que se pase a lo digital: Instala televisores en tus oficinas y utilízalos para mostrar una selección rotativa de mensajes visuales.

Considera la posibilidad de utilizar un software de señalización digital basado en la nube, como Enplug, para mostrar imágenes en tu oficina. Estas pantallas pueden servir para una serie de propósitos, tales como:

• Informar a su equipo de los anuncios de la empresa, las ofertas de empleo, las métricas de ventas y marketing o información no específica de la empresa como las noticias de última hora y el tiempo
• Inspirar a su equipo mostrando objetivos, logros o citas motivadoras
• Entretenimiento de su equipo con feeds de medios sociales, muros de hashtags en vivo o fotos del equipo

Haga que las comunicaciones sean entretenidas

La diversión está en el centro de la forma en que me gusta hacer negocios, y ha sido la clave de todo lo que he hecho desde el principio.

Richard Branson

Atrás queda la idea de que se llama «trabajo» por una razón y que no debe ser divertido. De hecho, una encuesta realizada en 2013 por PGi descubrió que el 88% de los millennials quiere trabajar en un «entorno laboral divertido y social.» Asimismo, el 90% de la Generación Z valora los lugares de trabajo que ofrecen oportunidades de conexión humana. El trabajo puede ser divertido pero también productivo, y eso incluye las comunicaciones internas.

Por ejemplo, Enplug tiene un canal en Slack titulado «random» donde los miembros del equipo pueden compartir historias de noticias chifladas, vídeos divertidos de YouTube y cualquier otra cosa que encuentren divertida. Es una forma divertida de que los trabajadores se desahoguen a la vez que crean un sentimiento de camaradería.

Incluir métricas siempre que sea posible

Todo lo que se mide y se observa, mejora.

Bob Parsons, Fundador, GoDaddy

Ser capaz de cuantificar y ver el rendimiento de la empresa puede hacer maravillas para la ética de trabajo de tu equipo. Las métricas deben informar a los empleados sobre el rendimiento actual y pasado de la empresa, las tendencias de rendimiento, los objetivos a alcanzar y los progresos realizados. Puede utilizar la señalización digital para mostrar las métricas en toda la oficina. Motive a su equipo a diferentes niveles mostrando las métricas de la empresa, de los departamentos o incluso de los individuos.

No pierda de vista el panorama general

Apelar a un propósito superior ayuda a todos a cohesionarse y trabajar mejor juntos.

Fran Maier, Fundador, Match.com

Comunicar información específica y dirigida es fantástico, pero puede hacerse a expensas de perder los objetivos generales, la misión y otros componentes de la cultura de su empresa. Además de los asuntos cotidianos, asegúrese de comunicar las grandes ideas para que los empleados las recuerden. Incluya su visión en los correos electrónicos, las pantallas digitales o los boletines internos para recordar a su equipo el panorama general. Al fin y al cabo, son una parte importante de algo más grande que ellos.

Provea canales para la retroalimentación y las ideas

Nuestra arma secreta para construir la mejor cultura es la retroalimentación abierta &honesta. Cada miembro del equipo contribuye a nuestra vida en HelloSign, todos los días, por lo que es crucial para nosotros saber lo que está funcionando y, lo que es más importante, lo que no está funcionando para que podamos mejorar constantemente.

Gina Lau, Equipo de Operaciones, HelloSign

¿Sabías que «feedback» es la palabra más corta del idioma inglés que contiene las letras a-b-c-d-e-f? Aparte de este interesante hecho, el feedback es vital para la supervivencia y el éxito de cualquier empresa. Esto incluye el feedback de los clientes, por supuesto, pero también el de los empleados.

¿Qué valor tiene un pensamiento o una idea si nunca se expresa? Asegúrese de proporcionar canales para que su equipo dé su opinión y comparta ideas, ya sea en relación con el lugar de trabajo, el producto actual, los posibles productos futuros o la empresa en su conjunto. Puede ser un foro de la empresa, un canal designado dentro del software de chat de la empresa, una pizarra en la oficina o un servicio basado en la nube. Sin estos canales, pueden perderse ideas brillantes y críticas útiles, que ninguna empresa debería permitirse perder.

Fomentar la comunicación y la colaboración interdepartamental

La comunicación eficaz es un componente esencial del éxito profesional, ya sea a nivel interpersonal, intergrupal, intragrupal, organizativo o externo.

Mike Myatt, fundador y presidente de N2Growth

Si uno de sus objetivos de comunicación interna es conseguir que sus empleados aprendan unos de otros, la comunicación interdepartamental es fundamental. Organiza una sesión de preguntas y respuestas o una reunión especial entre los distintos departamentos para que se comuniquen, colaboren y compartan sus conocimientos. Enplug, por ejemplo, celebra regularmente sesiones departamentales de Q&A en las que los empleados pueden hacer preguntas a un equipo distinto al suyo. Además de lo que se aprende, evita que los departamentos se sientan aislados unos de otros.

Evite la sobrecarga de comunicación

La comunicación interna eficaz no sólo conecta a las personas entre sí, sino también con la información adecuada en el momento oportuno.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

La era de Internet nos ha dado acceso a más información y correspondencia instantánea que nunca, lo que puede ser tanto una bendición como una maldición. En las comunicaciones internas, piensa que menos es más. Mantenga las cosas simples, breves y al grano. Considere la posibilidad de enviar su boletín interno con menos frecuencia o de mostrar menos métricas. Concéntrese en enviar la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado. Su equipo se lo agradecerá.

No se limite a informar: inspire a la acción

Las empresas que quieran seguir siendo competitivas y exitosas deben asegurarse de involucrar, motivar e inspirar a sus colegas.

Viktoria Tegard, Jefa de Comunicaciones Internas, Virgin Atlantic Airways

Es necesario informar a su equipo en primer lugar, pero sus prácticas de comunicación interna deben conducir en última instancia a la acción. Como alude Viktoria Tegard de Virgin Atlantic en la cita anterior, las comunicaciones internas deben implicar, motivar e inspirar a su equipo para que vaya más allá.

Puede hacerlo:

• Incluyendo llamadas a la acción en los mensajes
• Compartiendo citas motivadoras, la misión y los objetivos de su empresa, etc.
• Ofrecer recompensas a individuos o equipos por determinados logros

Abrir las líneas de comunicación

La comunicación no siempre puede seguir el modelo descendente. Con la fluidez de la información en las empresas hoy en día, los líderes deben ser maestros de la escucha; deben ser capaces de recibir y enviar.

Joseph Badaracco, Profesor de Ética Empresarial, Harvard Business School

No limite su «política de puertas abiertas» al espacio físico de su oficina. Su sistema de comunicación interna debe facilitar que cualquier empleado se ponga en contacto con otro de la empresa, incluida la alta dirección. Si abre las líneas de comunicación de esta manera, los miembros del equipo se sentirán bienvenidos a hablar con los demás en lugar de sentirse intimidados. Tanto si se trata de una gran empresa como de una startup, esta práctica de comunicación interna salva las distancias y ayuda a construir relaciones receptivas y honestas entre los empleados.

Mantén la transparencia

«La transparencia comienza como un cambio de mentalidad»

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Como afirma Kevan Lee en Buffer más arriba, la transparencia es más que una política, es una mentalidad. La transparencia es crucial para tus comunicaciones internas porque genera confianza, responsabilidad y diálogo abierto. Si tu equipo tiene la sensación de que se les deja en la oscuridad en ciertos asuntos, pueden tener miedo de hacer preguntas y compartir sus pensamientos sobre esos asuntos. No toda la información puede estar disponible para todos, por supuesto, pero mantener al menos cierta transparencia puede tener efectos tremendos en la armonía y la relación dentro de su empresa.

Fomentar el uso de los medios sociales relacionados con la empresa

No utilizar los medios sociales en el lugar de trabajo, de hecho, empieza a tener tanto sentido como no utilizar el teléfono o el correo electrónico.

Ryan Holmes, Fundador y CEO, Hootsuite

Sabemos lo que puedes estar pensando: «Las redes sociales no tienen cabida en el lugar de trabajo». Sin embargo, ¿qué pasaría si te dijéramos que en realidad debería fomentarse de alguna manera? Haga que su equipo comparta fotos de ellos mismos trabajando y divirtiéndose en la oficina en Facebook, Twitter, Instagram, etc., y etiquete la página oficial de la empresa. No solo es genial para el compromiso y la moral de los empleados, sino también para la exposición de la empresa y para ponerle cara a lo que eres y a lo que haces.

Comparte noticias, tendencias y puntos de vista del sector

Si no le das información a la gente, se inventará algo para llenar el vacío.

Carla O’Dell, directora general de American Productivity and Quality Center

Su equipo no sólo forma parte de una empresa, sino de un sector. Todos los miembros del equipo deben estar al día de las últimas novedades del sector, desde su director general hasta su diseñador web. Anímelos a compartir entre ellos las noticias, las tendencias del mercado, los artículos de opinión y otros datos relacionados con el sector. Al igual que en el punto 6, usted quiere que su equipo sienta que está contribuyendo a algo más grande que ellos mismos y que son agentes de cambio, lo cual es un poderoso motivador.

Utilice las comunicaciones internas para reconocer y elogiar el éxito

El reconocimiento no es un recurso escaso. No se puede agotar ni quedarse sin él.

Susan M. Heathfield, experta en RRHH, About.com

La más mínima cantidad de elogios puede llegar muy lejos, especialmente en una época en la que los empleados quieren sentirse valorados y apreciados. Una encuesta realizada en 2012 por la Asociación Americana de Psicología descubrió que los empleados que se sienten valorados reportan «mayores niveles de compromiso, satisfacción y motivación», por lo que definitivamente es algo en lo que vale la pena invertir. Puede ser tan sencillo como anunciar los éxitos individuales o departamentales a través del software de chat, el boletín interno u otros canales. Esta mejor práctica es beneficiosa no sólo para la moral de los empleados, sino también para la productividad y el crecimiento de su empresa.

Cree un equipo centrado en el cliente con personas

¿La mejor manera de ayudar a los miembros del equipo a centrarse en los clientes? Dé vida a los clientes.

Alison Davis, CEO &Fundadora, Davis &Compañía

Alison sugiere utilizar las mejores prácticas de comunicación interna para alinear a sus empleados con los clientes. Cree «perfiles de clientes típicos, con fotos, datos demográficos, gustos y aversiones, incluidos los programas de televisión que ven (¿»Walking Dead» o «Downton Abbey»?) y los aperitivos que prefieren (¿»edamame» o «carne seca»?). De este modo, los clientes se convierten en algo vívido, tangible y de primera línea». Comparta estos personajes con frecuencia con su equipo: en conversaciones, boletines informativos o incluso utilizando la señalización digital en sus oficinas.

17. Promueva los recursos y la formación de los empleados

Los empleados quieren saber que su empresa invierte tanto en su desarrollo personal y profesional como ellos. Comunique qué recursos ofrece su empresa para que los empleados no se pierdan fantásticas oportunidades.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Sus comunicaciones internas deben transmitir constantemente qué beneficios y recursos están disponibles para los empleados. Esto puede incluir desde un seguro médico básico y planes 401K hasta seminarios patrocinados por la empresa, oportunidades de formación fuera de la empresa y talleres de desarrollo profesional. Utiliza una combinación de correo electrónico, chat, señalización digital, blogs internos o reuniones de equipo en persona para darlo a conocer. Al animar a los empleados a invertir en su propio desarrollo personal y profesional a través de su empresa, todos se benefician a largo plazo.

Los objetivos de aprendizaje también pueden ser formalizados por los individuos con la ayuda de sus gerentes. A partir de ahí, se pueden establecer actividades como jornadas de puertas abiertas o sincronizaciones regulares de aprendizaje. Las sincronizaciones de aprendizaje se realizan con cualquier persona que pueda ofrecerle algo para sus objetivos de aprendizaje. Como gestor, puedes presentar a los miembros de tu equipo a aquellos que pueden ofrecer algún tipo de entrenamiento informal o tutoría en estas sincronizaciones. Estas sincronizaciones de aprendizaje también pueden adoptar la forma de un club de lectura. Tenga una lista de libros y temas útiles en los que la gente esté interesada y documente los aprendizajes para compartirlos con un público más amplio de la empresa.

Las jornadas de puertas abiertas también pueden ser estupendas para las discusiones informales, especialmente si los equipos están distribuidos por diferentes zonas geográficas. SoundCloud tiene jornadas de puertas abiertas que cualquiera puede anunciar y organizar en la intranet de la empresa. El formato es flexible y los equipos pueden comunicar sus ideas a otros equipos con los que no suelen interactuar. Los equipos de diseño pueden compartir con el equipo de marketing los prototipos que les entusiasman y que pueden ser útiles para un próximo lanzamiento, o tal vez el equipo de datos ha descubierto algunas cualidades interesantes sobre un segmento que realmente pueden ayudar al equipo de producto.

18. Piensa como un mercadólogo

«Es hora de que los comunicadores de los empleados empiecen a pensar como mercadólogos, entregando la información correcta al empleado correcto en el momento adecuado a través del canal correcto».

– Shel Holtz, director de comunicaciones internas y defensor

A veces la comunicación con los empleados se siente como una idea de último momento – obteniendo las migajas del presupuesto que dejan la publicidad, el marketing y las relaciones públicas. Uno de los ejemplos más evidentes es la falta de herramientas sofisticadas para la comunicación interna. Nuestros colegas de marketing son capaces de dirigir los mensajes y la información a los individuos en función de una serie de criterios, pero la mayor parte de lo que se envía a los empleados es de talla única.

Como dice Dan Woods, director general de Evolved Media, «Spotify sabe lo que escuchamos. Netflix puede predecir lo que vamos a ver. Uber sabe exactamente cuándo y dónde recogernos. Todas estas herramientas facilitan nuestra vida no laboral. Entonces, ¿por qué seguimos confiando en métodos anticuados para comunicarnos con los empleados?»

Tenemos que usar datos para saber qué necesitan los empleados y cuándo lo necesitan. Hace al menos una década, la página de inicio de la intranet de IBM incluía información sobre lo que cada empleado estaba haciendo ese día y enlaces a recursos para ayudarle a conseguirlo. Hoy en día, este tipo de comunicación debería ser muy fácil a través de muchos canales, con los datos que nos permiten dirigir el contenido relevante a los empleados adecuados.

Sin embargo, tenemos que vender el concepto a los líderes, si vamos a conseguir el presupuesto necesario para ofrecer este tipo de experiencia a los empleados. Relanzar la antigua intranet no será suficiente. Tenemos que comprometernos a adoptar el mismo enfoque para la comunicación personalizada con los empleados que nuestros amigos de marketing adoptan con los clientes.

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Acerca de Enplug

Los comunicadores internos de todo el mundo están utilizando Enplug para convertir las pantallas de televisión de sus oficinas en herramientas de comunicación visuales e interactivas. Desde los anuncios y el reconocimiento de los empleados hasta las redes sociales y los feeds de noticias, los paneles de métricas y los calendarios de las salas de conferencias, Enplug es lo suficientemente potente para cualquier empresa y fácil de usar.