Los empleados que abusan de las drogas en el lugar de trabajo causan grandes trastornos debido a su falta de productividad, su bajo rendimiento, el potencial de lesiones en el lugar de trabajo y su impacto negativo en otros empleados. Al desarrollar y aplicar una política eficaz de pruebas de drogas, el cumplimiento de las leyes federales y estatales aplicables debe ser una alta prioridad para evitar una responsabilidad legal innecesaria.
Hay diferentes tipos de pruebas de drogas que incluyen:
- Prueba de empleo que ocurre después de que se extiende una oferta condicional de empleo;
- Prueba de sospecha razonable que se basa en la sospecha razonable del empleador de que el empleado está bajo la influencia de las drogas, basada en factores objetivos y observables, tales como la apariencia del empleado, el habla y / o el comportamiento en el lugar de trabajo;
- Prueba posterior a un accidente de trabajo; y
- Prueba aleatoria o periódica durante el empleo.
Las leyes estatales sobre las pruebas de drogas en el lugar de trabajo varían considerablemente, por lo que es importante revisar y cumplir con las leyes estatales y locales aplicables. Esto es especialmente cierto cuando se realizan pruebas de detección de marihuana, ya que un número cada vez mayor de estados está legalizando el uso medicinal y/o recreativo, además de proporcionar protecciones en el lugar de trabajo para dichos usuarios. Por lo tanto, el cumplimiento de la ley estatal es integral para mantener un programa válido de pruebas de drogas. Además, el cumplimiento de las siguientes leyes federales también debe ser prioritario:
Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 (Título VII)
El Título VII se aplica a los empleadores con 15 o más empleados y prohíbe la discriminación en el empleo por motivos de raza, color, religión, origen nacional y sexo. Los programas de pruebas de drogas que se aplican de forma incoherente y que se dirigen a determinados empleados pueden constituir la base de una reclamación por discriminación ilegal. Para evitarlo, los empresarios deben asegurarse de que los programas de pruebas de drogas se reduzcan a políticas escritas, que la dirección reciba formación sobre estas políticas y que se apliquen de forma coherente.
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA)
La ADA se aplica a los empresarios con 15 o más empleados y prohíbe a los empresarios discriminar a una persona cualificada con una discapacidad y, por lo general, están obligados a proporcionar ajustes razonables (después de participar en el proceso interactivo, a menos que se aplique una excepción de dificultad excesiva o amenaza directa). La ADA ofrece protección para el uso por parte del solicitante/empleado de medicamentos recetados bajo la supervisión de un profesional de la salud autorizado. Pero no protege el uso de drogas ilegales. Para cumplir con la ADA, el empleador no debe tener una política general de pruebas de drogas que cubra los medicamentos recetados legalmente. En el caso de un solicitante de empleo o un empleado que dé un resultado positivo, la ADA permite al empleador indagar sobre el uso de medicamentos recetados. Este es un paso importante antes de rescindir el contrato o tomar cualquier otra medida adversa contra la persona. Además, si el individuo está tomando medicamentos recetados para una discapacidad calificada, entonces el empleador está obligado a participar en el proceso interactivo para determinar si el individuo necesita una adaptación para realizar las funciones esenciales del trabajo.
Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)
La OSHA revisó su reglamento de registro y notificación de lesiones y enfermedades profesionales que entró en vigor el 1 de diciembre de 2016. El reglamento incluyó protecciones contra las represalias para alentar a los empleados a informar sobre las lesiones relacionadas con el trabajo, entre otros cambios. En concreto, se prohíbe a los empleadores disuadir a los empleados de informar sobre una lesión o enfermedad. También aclara el requisito de que el procedimiento de un empleador para reportar lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo debe ser razonable y no disuadir / desalentar a los empleados de informar; e incorpora la prohibición existente de tomar represalias contra los empleados por reportar lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
En el preámbulo de la norma final, la OSHA señaló que una política general de pruebas de drogas y alcohol tras un accidente podría ser una represalia:
«Aunque las pruebas de drogas a los empleados pueden ser una política razonable en el lugar de trabajo en algunas situaciones, a menudo se perciben como una invasión de la privacidad, por lo que si es muy poco probable que una lesión o enfermedad haya sido causada por el uso de drogas por parte del empleado, o si el método de prueba de drogas no identifica el deterioro, sino sólo el uso en algún momento en el pasado reciente, requerir que el empleado se someta a la prueba de drogas puede disuadir inapropiadamente la presentación de informes… OSHA cree que la evidencia en el registro de la reglamentación muestra que las políticas de pruebas de drogas generales después de una lesión disuaden la presentación de informes adecuados.»
OSHA dejó claro que la norma final permite las pruebas de drogas y alcohol después de un accidente, pero explicó que debe haber una posibilidad razonable de que el uso de drogas por parte del empleado sea un factor que contribuya a la lesión o enfermedad reportada para que un empleador pueda exigir las pruebas de drogas. (Esta norma no afecta a las pruebas exigidas por las leyes estatales de indemnización de los trabajadores). Como ejemplo, la OSHA señaló que no sería razonable realizar una prueba de drogas a un empleado que informa de una picadura de abeja, una lesión por esfuerzo repetitivo, o una lesión causada por la falta de protección de la máquina o un mal funcionamiento de la máquina o herramienta.
Sobre la base de esta norma, los requisitos generales para las pruebas de drogas o alcohol después de un accidente podrían ser represalias y motivo de una citación de la OSHA. Esto no se aplica a otros tipos de pruebas como las previas a la contratación, las de sospecha razonable y las aleatorias.
Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA)
La HIPAA, que se aplica a las Entidades Cubiertas y a los Asociados Comerciales, requiere una autorización antes de que la Información de Salud Protegida (PHI), como los resultados de las pruebas de drogas, pueda ser proporcionada al empleador. Por lo tanto, se debe firmar una autorización de la HIPAA antes de que el empleado se someta a las pruebas de drogas para que los resultados se obtengan de acuerdo con la HIPAA.
En general, la HIPAA no se aplica a un empleador y a los archivos de sus empleados, incluso si los archivos de los empleados contienen registros médicos. Aun así, es importante mantener la confidencialidad de la información relacionada con la salud de los empleados y archivarla en un archivo confidencial independiente, separado del archivo personal del empleado.
Hay casos en los que se aplicará la HIPAA, como cuando el empleador es una Entidad Cubierta y trata a los solicitantes de empleo o a los empleados como pacientes. Esto ocurre si el proveedor de atención médica decide realizar las pruebas de drogas en la empresa – los resultados de las pruebas de drogas se tratan como PHI y están protegidos por la HIPAA.