Aunque se podría pensar que a los empleados les interesa acordarse de fichar a la entrada y a la salida, para asegurarse de que se les paga por el tiempo que han trabajado, el hecho es que la gente es olvidadiza y, a veces, los trabajadores simplemente se olvidan.
Por supuesto, alguien puede olvidarse de fichar a la entrada -para disimular el hecho de que ha llegado tarde, o quizás se ha quedado demasiado tiempo durante su descanso para comer. La Asociación Americana de Nómina (APA) estima que el empleado medio tarda entre 50 minutos y 4 horas a la semana en llegar tarde.5 horas a la semana por llegar tarde, salir temprano y tomar descansos prolongados, por lo que es importante asegurarse de que sus trabajadores lleguen a tiempo y que sólo se les pague por las horas que trabajan.
Aunque a veces puede ser difícil conseguir que todo su equipo esté de acuerdo con el control del tiempo, la buena noticia es que hay cosas que puede hacer para recordarles que deben fichar. He aquí seis maneras de ayudarles a recordar.
1.Ofrezca incentivos
A veces, sus empleados sólo necesitan un pequeño incentivo. Ofrecer una recompensa a los miembros del personal que se acuerden de fichar constantemente a la entrada y a la salida, al final de cada trimestre, puede animar y motivar a su equipo a esforzarse más.
2.Anime a sus empleados a establecer recordatorios por correo electrónico
Puede animar a sus empleados a establecer recordatorios. Esto podría ser una alarma en su teléfono o incluso una lista en su calendario que aparecerá en su pantalla y les recordará cuando se supone que deben iniciar sesión. Dado que la mayoría de tus empleados tendrán sus teléfonos encima cuando entren por la puerta -o lo más probable es que revisen sus correos electrónicos a primera hora-, esta puede ser una gran manera de asegurarte de que reciban la nota.
3.Crea un sistema de amigos
¡Usa el sistema de amigos! Animar a los empleados a que se cuiden unos a otros puede ayudar a garantizar que todo el mundo fiche a tiempo. Considere la posibilidad de que todos formen un equipo para recordarse mutuamente que deben fichar.
4.Facilíteles el proceso de fichar
Considere la posibilidad de hacer el proceso de fichar lo más fácil posible. Implementar un sistema de seguimiento del tiempo en línea con un punto de acceso digital en sus ordenadores les facilitará el fichaje y les dificultará olvidarlo. Una solución moderna de control del tiempo también puede evitar que los trabajadores sobrestimen la cantidad de tiempo que han trabajado durante sus turnos -algo que el 43 por ciento de los trabajadores por hora han admitido hacer, según un estudio realizado por la consultora de software de tarjetas de tiempo Software Advice.
5.Haga hincapié en los beneficios
No se olvide de explicar a sus empleados las ventajas de fichar. La eficiencia, la mejora de la exactitud de la nómina y el acceso a los registros de tiempo actualizados son sólo algunos de los beneficios que se derivan de un registro de tiempo preciso.
6.Considere la posibilidad de tomar medidas disciplinarias
Por último, asegúrese de contar con un proceso disciplinario para los trabajadores que constantemente no registran su entrada y salida. Aunque está obligado a pagar a sus trabajadores por el tiempo que han trabajado, hay otras acciones que puede tomar para ayudarles a recordar que deben fichar, en el futuro. Por ejemplo, considere la posibilidad de hacer una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, luego la suspensión y, en casos extremos, el eventual despido.
Por último, aunque puede ser tentador empezar a descontar la paga a los trabajadores que no fichan, querrá evitarlo. La Ley de Normas Laborales Justas hace recaer la responsabilidad del control del tiempo en los empleadores y exige que se pague a los empleados por las horas que han trabajado. Si se enfrenta a un problema por el que sus empleados se olvidan de fichar a la entrada y a la salida, debe considerar la posibilidad de poner en marcha un proceso disciplinario y asegurarse de que su equipo tiene clara la importancia de llevar un control del tiempo exacto y es consciente de las consecuencias de no hacerlo.