Cómo reclamar el kilometraje en los impuestos de Estados Unidos

Gastos

Es importante entender qué tipos de conducción el IRS permite a los empleados y a los que son autónomos deducir en su declaración de impuestos. Hemos recopilado la siguiente guía para ayudarle a asegurarse de que está anotando el kilometraje de acuerdo con las últimas reglas del IRS.

Seguimiento de su kilometraje de negocios

Para reclamar las deducciones de kilometraje, primero debe mantener registros precisos de su kilometraje. Durante décadas, la gente ha estado registrando su kilometraje de negocios con lápiz y papel.

Por suerte, la tecnología ha avanzado y ahora hay aplicaciones Mileage Tracker que hace que el registro de kilometraje de negocios más fácil que nunca. Everlance es la solución de seguimiento de kilometraje mejor valorada, ya que realiza un seguimiento automático y fiable del kilometraje de la empresa, y recopila todos sus datos en informes que cumplen con el IRS.

Si eres propietario de un negocio, también es una buena idea tener requisitos específicos para los registros de kilometraje de tus empleados. Puede descargar una plantilla gratuita de registro de kilometraje en Excel para distribuir a su personal, para que sean conscientes de lo que se espera de sus informes si están registrando su kilometraje manualmente.

Tasa de kilometraje estándar del IRS

La tasa de kilometraje estándar del IRS es la tasa de reembolso de kilometraje estándar establecida por el IRS cada año para que los empleados, los contratistas y los empleadores puedan utilizarla a efectos fiscales. Esta tasa fluctúa de un año a otro y se aplica a los vehículos, incluyendo automóviles, camiones y furgonetas.

Para el año fiscal 2020, estas tasas son:

• 57,5 centavos por milla para las millas de negocios conducidas (abajo 0.5 céntimos desde 2019)
• 17 céntimos por milla conducida con fines médicos o de mudanza (3 céntimos menos que en 2019)
• 14 céntimos por milla conducida al servicio de una organización benéfica (actualmente fijada por el Congreso)

La mayoría de las empresas estructuran sus políticas de reembolso a los empleados en torno a la deducción estándar del IRS por kilometraje comercial de 58 céntimos, mientras que otras empresas optan por implementar una tasa más alta o más baja para reembolsar a sus empleados.

Por ejemplo, si una empresa opera en un área que tiene costos de combustible más altos, entonces pueden utilizar una tasa de reembolso más alta que la tasa estándar del IRS.

Incluso si una empresa no tiene un programa de reembolso de los empleados en el lugar, entonces los empleados pueden ser capaces de deducir sus gastos de kilometraje de negocios – utilizando la tasa de kilometraje estándar del IRS – de sus ingresos brutos.

Los contribuyentes también tienen la opción de deducir los gastos reales -incluyendo la gasolina, el seguro, el estacionamiento, las reparaciones y la depreciación- en lugar de utilizar la tasa estándar de kilometraje, pero muchos estarán de acuerdo en que el uso de este método puede requerir mucho más tiempo y trabajo. Además, el total de sus gastos de negocio de los empleados debe superar el 2 por ciento de su ingreso bruto ajustado para reclamar esta deducción.

Cómo reclamar el kilometraje en los impuestos

Los empleados pueden hacer un seguimiento de su kilometraje hacia y desde las obligaciones de trabajo, mientras que también documentar el propósito de cada viaje, y reclamar su kilometraje en consecuencia en sus declaraciones de impuestos, pero las excepciones se aplican. Según el IRS:

«Un contribuyente no puede utilizar la tasa de kilometraje estándar de negocios para un vehículo después de usar cualquier método de depreciación bajo el Sistema de Recuperación de Costos Acelerados Modificados (MACRS) o después de reclamar una deducción de la Sección 179 para ese vehículo. Además, la tasa de kilometraje estándar de negocios no se puede utilizar para más de cuatro vehículos utilizados simultáneamente.»

Aunque esto puede ser un hecho, los empleados no pueden deducir su viaje al trabajo, tan maravilloso como eso sería.

También es importante tener en cuenta la regla de soborno de la FLSA, que es una excepción relativa a los reembolsos de kilometraje que las empresas deben cumplir si sus empleados están ganando cerca o en el salario mínimo.

En virtud de la Ley de recortes de impuestos y empleos (TCJA), los contribuyentes ya no pueden reclamar una deducción detallada miscelánea para los gastos de viaje de los empleados no reembolsados. Esta deducción se eliminó del Anexo A junto con otras deducciones similares. Sin embargo, esto no afecta a las deducciones que se reclaman apropiadamente en un Anexo C para aquellos que son trabajadores autónomos o contratistas independientes.

Si usted es un trabajador autónomo o un contratista independiente, estas son las reglas para la deducción de millas y los viajes al trabajo. Sus millas deducibles dependen de dónde se encuentre su lugar principal de trabajo. Si usted trabaja desde su casa, todas sus millas son típicamente deducibles cada vez que se suba a su coche y conduzca para cualquier propósito relacionado con su negocio.

Según el IRS, si usted conduce para reunirse con un cliente, y luego regresa directamente a casa, todo el viaje está relacionado con el negocio y por lo tanto es deducible. También puede deducir los gastos de conducción desde el lugar de su negocio a las actividades relacionadas con el trabajo, incluso si es sólo dejar los paquetes en la oficina de correos.

Si usted opera su negocio desde otro lugar que no sea su casa, no puede deducir las millas que conduce a ese lugar porque eso se considera el desplazamiento.

Declaración de kilometraje: Negocios vs. Personal

No hace falta decir que sólo el kilometraje utilizado para fines de negocios puede ser reclamado en sus impuestos, no el kilometraje utilizado para viajes personales. Los desplazamientos de ida y vuelta a la oficina se consideran un viaje personal, al igual que esa taza de café que te has tomado por el camino, aunque muchos de nosotros necesitemos una dosis diaria de cafeína para realizar nuestro trabajo.

Esto puede complicar las cosas a la hora de hacer un seguimiento del kilometraje, ya que muchos de nosotros hacemos recados personales, como recoger la ropa de la tintorería o hacer una parada en el supermercado, al mismo tiempo que podemos estar conduciendo por motivos de trabajo.

Everlance ofrece una solución fácil para distinguir entre los viajes de negocios y los personales, incluso si se mezclan en el mismo viaje. Cada vez que te subas a tu coche para ir a tu próximo destino, abre la aplicación Everlance.

Si te diriges a una reunión con un cliente en su oficina, sólo tienes que deslizar el dedo hacia la derecha para los negocios. Si te diriges a una reunión con un amigo para cenar después de una reunión con un cliente, simplemente desliza el dedo hacia la izquierda para lo personal. De esta manera, todo su kilometraje de negocios se registra por separado, y Everlance incluso calcular su deducción de inmediato, sobre la base de la tasa de kilometraje estándar.

Everlance también le permite realizar un seguimiento de otros tipos de gastos de negocios. Sólo tienes que hacer una foto de tu recibo y la aplicación lo almacenará de forma segura en la nube. Incluso puede vincular su tarjeta de crédito o cuenta bancaria directamente para realizar un seguimiento de los gastos de esa manera, también.

Conclusión

Cuando llegue el momento de preparar sus impuestos, sólo tiene que descargar su kilometraje Everlance y los informes de seguimiento de gastos y enviarlo a su contador. Everlance ha estado allanando el camino para el ahorro de las empresas y los que son autónomos toneladas de tiempo, dinero y molestias cuando se trata de seguimiento de kilometraje y gastos de negocios.

Si usted es dueño de un negocio con varios empleados, o usted es autónomo, Everlance ofrece planes personalizados para elegir en base a las necesidades de su propia empresa. Explore sus opciones de seguimiento de kilometraje y gastos y agilice su contabilidad, al tiempo que elimina las conjeturas y los errores que, a menudo, vienen con ella.