- Lo que aprenderá a hacer: Examinar el sistema de contabilidad de costes por órdenes de trabajo
- Resultados del aprendizaje
- Costeo por orden de trabajo
- Ejemplo
- Preguntas prácticas
- Cálculo de costes
- Preguntas de práctica
- Flujo de costos (costeo por orden de trabajo)
- Registro de los costes de las órdenes de trabajo
- Paso 1
- Paso 2
- Paso 3
- Se han producido gastos generales de fabricación. Los gastos generales incurridos en la fábrica este mes incluyen 5.000 dólares de servicios públicos, 3.000 dólares de alquiler del edificio y 2.000 dólares de gastos generales diversos. Por lo tanto, el mes ha tenido un total de 10.000 dólares en gastos generales que hay que pagar. Pondremos los costes en los gastos generales de fabricación a medida que se produzcan, que es una cuenta de compensación. Hablaremos un poco más sobre esto en breve, pero por ahora, sepa que es un lugar donde «guardamos» las cantidades a medida que se incurren. Recuerde que hemos estimado los gastos generales de fabricación para poder imputarlos a los trabajos. Cuando termine el periodo, conciliaremos estas cuentas.
- Paso 5
Lo que aprenderá a hacer: Examinar el sistema de contabilidad de costes por órdenes de trabajo
El cálculo de costes por órdenes de trabajo se utiliza cuando se fabrican muchos productos diferentes con distintas características durante un periodo concreto. Este proceso permite a las empresas asignar a los puestos de trabajo todos los costes incurridos en una empresa, ya sean directos o indirectos. Hablaremos de los trabajos de servicio y de los fabricados, y seguiremos un par de trabajos desde el principio hasta el final.
Discutiremos el significado del costeo por absorción, y cómo ayuda a las empresas a ver un panorama más claro al calcular los precios de los productos o servicios que ofrecen.
Resultados del aprendizaje
- Describir una situación en la que se utiliza el costeo por órdenes de trabajo
- Calcular una tasa de gastos generales, gastos generales de fabricación, y costos unitarios
- Explicar el flujo de costos en un sistema de costeo por orden de trabajo
- Preparar un ejemplo de asiento que registre los costos por orden de trabajo
Costeo por orden de trabajo
Veamos cuándo se usa el costeo por orden de trabajo y cómo se usa.
Diferentes tipos de negocios utilizan el costeo por órdenes de trabajo. Las empresas de fabricación utilizan el proceso para realizar un seguimiento de cada producto que construyen, mientras que las empresas de servicios, incluidos los despachos de abogados y las firmas de contadores públicos, utilizan un sistema de cálculo de costes por encargo para facturar a clientes individuales.
Ejemplo
Mitchell Manufacturing es una pequeña empresa que produce bicicletas especiales. Cada bicicleta se fabrica por encargo según las especificaciones del cliente. Los pedidos son tomados por el departamento de servicio al cliente, y entregados a una persona de soporte de ingeniería para configurar el trabajo. Se elabora una lista de piezas y el trabajo pasa a producción. Todos los lunes por la mañana, el grupo de ingeniería, el supervisor de fabricación y el director de contabilidad se reúnen para revisar los pedidos de la semana.
Se asigna un número de trabajo a cada pedido. A continuación se crea una lista de materiales, o lista de los materiales directos necesarios para cada bicicleta. A partir de esta lista, el departamento de compras puede obtener todos los artículos en el pedido, utilizando un formulario de solicitud de materiales.
El departamento de contabilidad necesita asegurarse de que se genere la hoja de costes del trabajo, que incluya todos los materiales para el trabajo, y que se añada la mano de obra implicada y los gastos generales de fabricación (esto se tratará en un módulo futuro). A medida que el trabajo pasa por el proceso de fabricación, cada paso del proceso se agrega a la hoja de costos del trabajo que acumula todos los costos involucrados en la construcción de este trabajo. Cuando el trabajo está terminado, el departamento de contabilidad tiene toda la información necesaria para totalizar los costos involucrados en la fabricación de esta bicicleta, sabiendo así si el precio inicial cotizado era exacto.
Este proceso ayuda a asegurar que a los clientes se les cobre correctamente, y permite a la empresa ajustar los precios en futuros trabajos similares si es necesario.
El cálculo del coste del trabajo es utilizado por una gran variedad de empresas por diversos motivos y puede ser un método eficaz para fijar el precio de los productos y servicios.
Preguntas prácticas
Cálculo de costes
Los costes generales son todos aquellos costes en los que incurre una empresa y que no pueden relacionarse directamente con un producto concreto. Recuerde nuestra discusión sobre los costes indirectos: estos costes entran en nuestros gastos generales.
El alquiler, los servicios públicos, los intereses hipotecarios, los supervisores de producción y el personal de mantenimiento son todos ellos costes que deberán asignarse calculando una tasa de gastos generales. Podemos utilizar los datos históricos para calcular una tasa de gastos generales predeterminada que puede aplicarse en función de una base de asignación. Una base de asignación se define como la medida utilizada para asignar los gastos generales a los productos y servicios. Las bases de asignación más utilizadas son las horas de mano de obra directa, el coste de la mano de obra directa, las unidades de producto (si sólo se fabrica un producto) o las horas de máquina.
Una vez calculado el coste total de los gastos generales, se divide entre la producción en función de la base de asignación que la empresa haya determinado más eficaz.
Tasa de gastos generales predeterminada = Coste total estimado de los gastos generales de fabricación
Cantidad total estimada de la base de asignación:
Hay cuatro pasos para determinar esta tasa, y se hace antes del comienzo del período.
- Estimar la base de asignación que se necesitará para el nivel de producción estimado del próximo período.
- Estime el total de los gastos generales de fabricación fijos para el próximo periodo y el coste de los gastos generales de fabricación variables por unidad de la base de asignación.
- Utilice la fórmula de costes** para estimar el coste total de los gastos generales de fabricación para el próximo periodo.
- Finalmente calcule la tasa de gastos generales predeterminada.
¡Pues hagamos un poco de práctica!
Gastos generales aplicados a un trabajo concreto =
Tasa de gastos generales predeterminada × Importe de la base de asignación incurrido por el trabajo
Supongamos que hemos calculado nuestro coste total estimado de gastos generales de fabricación en 50.000 dólares para el próximo periodo y nuestro importe total estimado de la base de asignación en horas de mano de obra directa en 10.000 horas.
50.000 dólares/ 10.000= 5 dólares por hora. Nuestra tasa de gastos generales predeterminada sería de 5 dólares por hora de mano de obra directa.
Si un widget tarda 2 horas en fabricarse, entonces asignaríamos 2 × 5 dólares o 10 dólares a los costes implicados en la fabricación del widget como nuestros gastos generales.
¿Qué pasaría si el widget tardara 0,5 horas en fabricarse? Entonces utilizaríamos nuestros $5 por hora de mano de obra directa, × .5 = $2.50 por hora
Preguntas de práctica
Flujo de costos (costeo por orden de trabajo)
Volvamos a Manufactura Mitchell. Acaban de recibir un nuevo trabajo para dos motos personalizadas que son idénticas. El equipo se ha reunido y han hecho su lista de materiales. Compras ha creado un formulario de solicitud de materiales y están trayendo los componentes necesarios para construir las bicicletas. Contabilidad ha creado una hoja de costes del trabajo que seguirá las bicicletas desde la producción hasta la entrega.
El flujo de costes tendrá el siguiente aspecto:
¿Así que por dónde van a empezar en su sistema de costes de trabajo? Empecemos por el principio:
- El formulario de solicitud de materiales se prepara con los artículos de la lista de materiales (todos los artículos necesarios para el trabajo), las cantidades y los costes que entrarán en el trabajo. Estos son los materiales directos del diagrama de flujo de costos:
| Número de solicitud de materiales | 1800 | Fecha | 6/28/2018 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Número de trabajo a cobrar | 2912 | ||||
| Departamento | Producción | ||||
| Descripción | Cantidad | Coste Unitario | Coste Total | ||
| Bocinas | 24 | 1 | 24 | ||
| Ruedas | 4 | 25$ | 100$ | ||
| Marcos | 2 | $110 | $220 | ||
| Tornillos y pernos | 16 | $1 | $16 | ||
| $360 |
2. Configurar la hoja de cálculo del coste del trabajo:
Aquí es donde los números empiezan a cuadrar realmente. La hoja de costos de trabajo incluye una variedad de información.
- Medir su costo de mano de obra directa-Recuerde que cualquier mano de obra que no se rastrea directamente a la fabricación de un artículo determinado se incluye en sus gastos generales. La mayoría de las empresas hacen un seguimiento de su mano de obra directa con un sistema de «hoja de salario», ya sea en papel o electrónicamente. Con este sistema, el empleado anota el tiempo que está en cada trabajo.
- Añada los gastos generales de fabricación que ya ha calculado.
- Totalice sus costes y ya está todo listo.
El seguimiento en papel del proceso de producción es útil para controlar todos sus gastos en un solo lugar. Esto puede ser proporcionado al departamento de contabilidad, que luego puede asignar adecuadamente todos los costos a un trabajo.
Si usted es un negocio de servicios, la mayoría mantiene un seguimiento de la mano de obra directa a través de un sistema de seguimiento de tiempo, de nuevo, ya sea manual o computarizado. Las empresas utilizan diferentes sistemas en función de su tamaño y necesidad.
Un ejemplo de seguimiento de la mano de obra directa y los materiales se puede encontrar AQUÍ. Este enlace proporciona otro ejemplo, siguiendo a un electricista a través de un proceso de trabajo. Cada empresa es muy diferente en el formato que utilizan. Las hojas de solicitud de materiales, el seguimiento de los trabajos y los sistemas de numeración son individuales para cada empresa. Cuando trabajes como gestor, la empresa para la que trabajes te introducirá en su sistema. El resultado final es el mismo, averiguar cuánto ha costado producir el producto final del trabajo. Como recordatorio, este proceso sólo se utiliza cuando se fabrica más de un producto. El cálculo del coste del trabajo no se utilizaría en una planta que sólo fabrica un widget
Registro de los costes de las órdenes de trabajo
Necesitamos introducir toda esta información en nuestro sistema de contabilidad. La mayoría de los programas de contabilidad más recientes permiten introducir directamente los gastos, vinculándolos así a un determinado trabajo. Pero ¿qué aspecto tiene entre bastidores?
Hay que preparar asientos para cada paso del proceso. A medida que se produzca cada coste, lo registraremos en nuestro sistema contable. Imagina que eres el contable de una pequeña empresa de fabricación. Todos los días se compran materias primas, el personal trabaja y le proporciona hojas de asistencia, y los productos pasan del trabajo en curso al inventario de productos terminados. Cada vez que el producto se mueve o la gente trabaja, habrá que crear un asiento en el diario. Veamos cómo se crean los asientos:
Paso 1
La primera adquisición es una compra de materias primas. Ambas cuentas se encuentran en el balance. La cuenta de materias primas es como una cuenta de inventario. A medida que los materiales llegan, se registran aquí. Luego, como se verá en breve, cuando se mueven a la línea de producción, se sacan de las materias primas y se mueven al trabajo en curso (WIP).
| Materiales directos – Compra de 10.000 dólares en materias primas | ||
|---|---|---|
| DR | CR | |
| Materiales en bruto | 10 dólares,000 | – |
| Cuentas por pagar | – | $10,000 |
Paso 2
Aquí está lo que hablábamos arriba: Cuando la planta de producción solicita materias primas, tenemos que pasarlas a la cuenta WIP. Aquí algunos de los materiales eran materiales directos, que van a WIP. Algunos de los materiales eran materiales indirectos, que se clasificarán como gastos generales de fabricación. Las materias primas fueron requisadas para su uso en la producción. Tanto los materiales directos como los indirectos fueron requisados:
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Trabajo en curso | 6.000$ | – |
| Gastos generales de fabricación | 1,000 | – |
| Materiales en bruto | – | 7.000$ |
Paso 3
Las hojas de horas de los empleados están todas, así que es el momento de contabilizar los costes laborales. Algunos de los costos de nómina fueron directos, y se registraron en el trabajo en proceso, mientras que los costos indirectos se registraron en los gastos generales de fabricación.
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Trabajo en curso | 5.000$ | – |
| Gastos generales de fabricación | 1,500 | – |
| Gastos generales a pagar | – | 6.500$ |
Se han producido gastos generales de fabricación. Los gastos generales incurridos en la fábrica este mes incluyen 5.000 dólares de servicios públicos, 3.000 dólares de alquiler del edificio y 2.000 dólares de gastos generales diversos. Por lo tanto, el mes ha tenido un total de 10.000 dólares en gastos generales que hay que pagar. Pondremos los costes en los gastos generales de fabricación a medida que se produzcan, que es una cuenta de compensación. Hablaremos un poco más sobre esto en breve, pero por ahora, sepa que es un lugar donde «guardamos» las cantidades a medida que se incurren. Recuerde que hemos estimado los gastos generales de fabricación para poder imputarlos a los trabajos. Cuando termine el periodo, conciliaremos estas cuentas.
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Gastos generales de fabricación | 10.000 dólares | – |
| Cuentas por pagar | – | 10 dólares,000 |
Paso 5
También hay que registrar la depreciación, los impuestos sobre la propiedad y los seguros pagados por adelantado. Todos ellos son gastos generales de fabricación y se registrarán en esa cuenta:
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Gastos generales de fabricación | $4,000 | – |
| Impuestos sobre la propiedad a pagar | – | 2.500$ |
| Seguro prepagado | – | 1,500 |
| Gastos generales de fabricación | 5.000 | – |
| Depreciación acumulada | 5,000 | |
Cada paso del proceso desde la página de Flujo de Costos (Costeo por Orden de Trabajo) se registra en los registros contables a través de un asiento. A continuación, tendremos que aplicar los gastos generales de fabricación, ya que lo hemos puesto todo en una cuenta llamada «Gastos generales de fabricación». Ésta se considera una cuenta de compensación. Todos los costes se han colocado allí, pero si recuerdas, hemos calculado una tasa de gastos generales de fabricación por hora a partir de estimaciones. Debido a esto, los costes reales que van a la cuenta de gastos generales de fabricación pueden ser diferentes de los que hemos estimado. Esta es la razón por la que usamos una cuenta de compensación.
Ponemos todos los gastos reales allí cuando se incurren, entonces lo aplicaremos a la producción, y a los trabajos, a la tasa predeterminada. Hablaremos más sobre esto más adelante, y sobre qué hacer con lo que queda en la cuenta, pero por ahora, sólo recuerde que utilizamos una tasa de gastos generales de fabricación estimada que aplicamos a cada trabajo, pero los costos deben registrarse cuando se incurren.