Crear una factura a partir de un presupuesto en 3 sencillos pasos: Cómo hacerlo para pequeñas empresas

Crear una factura a partir de un presupuesto es una buena idea porque estás copiando las partidas y los costes que tu cliente ya ha aprobado, según el Houston Chronicle. También hace que la facturación sea mucho más sencilla, lo cual es importante porque las facturas son la clave para cobrar.

Convertir un presupuesto en una factura no tiene por qué ser un proceso doloroso. El software de contabilidad lo hace sencillo. También puede copiar la información manualmente siguiendo estos sencillos pasos.

En este artículo, cubriremos:

• Copiar la información
• Personalizar la factura
• Explicar cualquier cambio

Copiar la información

Crear una factura utilizando un software de contabilidad

Por lo general, es bastante sencillo convertir un presupuesto existente en una factura utilizando un software de contabilidad.

En FreshBooks, se entra en la página de presupuestos a través del menú, se marca el presupuesto que se quiere convertir y se hace clic en «Convertir en factura». A continuación, puede editar la nueva factura para adaptarla a sus necesidades y enviarla en línea o imprimirla para enviarla por correo postal.

Freshbooks también tiene características que le permiten hacer fácilmente estimaciones y facturas utilizando plantillas profesionales.

Crear una factura manualmente

Copie la información del proyecto de su estimación a una plantilla de factura (puede descargar esta plantilla de factura gratuita). Si utiliza la facturación progresiva, es decir, si sólo factura una parte del proyecto, copie sólo las partidas y los costes que desee facturar en este momento.

Algunas pequeñas empresas prefieren facturar un porcentaje de los costes de mano de obra o de material. Aunque convierta un presupuesto en una factura de forma automática mediante un software de contabilidad, es posible que tenga que ajustar los costes de mano de obra o material manualmente, según el Houston Chronicle.

También puede reutilizar su presupuesto existente en una factura. Utiliza el formato que prefieras, ya sea Word, Excel, Google Docs o PDF. En el siguiente paso, hablaremos de los campos que debes cambiar.

Personaliza la factura

Ahora es el momento de personalizar la información de tu presupuesto para convertirlo en una factura.

Pregúntate primero:

• ¿Ha cambiado alguna de las partidas o precios?
• ¿Quieres facturar todo el proyecto o sólo una parte? Si es esto último, utilice las técnicas de facturación progresiva del primer paso.

La siguiente información seguirá siendo la misma:

• Información de contacto para usted y su cliente
• Su logotipo
• Servicios y costes de su presupuesto que desea facturar

Tendrá que cambiar lo siguiente:

• Cambiar la fecha a la fecha de hoy
• Cambiar el número de estimación a un número de factura
• Incluir una fecha de vencimiento de pago (o pagos)
• Eliminar cualquier línea de tiempo o fecha de finalización del proyecto
• Verificar que está incluyendo los servicios y costos apropiados
• Eliminar cualquier término de estimación, como el tiempo de validez del presupuesto
• Elimine cualquier nota sobre los servicios y costes excluidos del presupuesto
• Verifique el impuesto sobre las ventas y el importe total adeudado
• Incluya las condiciones de pago (incluyendo cómo desea que se le pague y cualquier cargo por demora)

¿Necesita ayuda para completar su factura? Este artículo te dice exactamente cómo escribir una factura profesional.

Aquí tienes un ejemplo de factura en FreshBooks que incluye todos los elementos clave:

Fuente: FreshBooks

Explicar cualquier cambio

Cualquier partida o coste en la factura que sea diferente de lo que aparece en su presupuesto debe ser aclarado con el cliente por adelantado. Prepare primero un presupuesto actualizado para que el cliente lo apruebe. El mero hecho de presentar una factura con cambios no aprobados perjudicará la relación con el cliente y reducirá las probabilidades de que se le pague.

Una vez que el cliente haya aprobado los cambios en el alcance del proyecto, incluya una nota en su factura haciendo referencia al número del presupuesto actualizado. Incluya una línea separada con los cargos adicionales, si procede.

Verifique su trabajo y luego envíe la factura a su cliente. Envíela por correo electrónico o imprímala y envíela por correo, según lo que prefiera su cliente. Ponga un recordatorio en su calendario en la fecha de vencimiento del pago (o de los pagos) por si necesita hacer un seguimiento con su cliente.

La gente también pregunta:

• ¿Cómo se convierte un presupuesto en una oferta?
• ¿Cómo convertir un presupuesto en una orden de compra?
• ¿Cómo convertir una factura en un presupuesto?

¿Cómo convertir un presupuesto en una licitación?

No se puede convertir un presupuesto en una licitación. Sin embargo, puede convertir un presupuesto en una oferta.

Dicho esto, los términos «licitación» y «oferta» se utilizan a menudo indistintamente, según ThoughtBubble.

Por definición, una licitación es un documento elaborado por una empresa (el comprador). En él se describe el proyecto y se solicitan ofertas a los proveedores.

• Por ejemplo, un organismo gubernamental envía una licitación a tres contratistas solicitando ofertas para renovar su oficina. Cada uno de los contratistas redacta una oferta en la que detalla cuánto cobrará por completar el proyecto. A continuación, el organismo elige un ganador de entre las tres ofertas.

Para convertir un presupuesto en una oferta, haga lo siguiente:

1. Revise la oferta del comprador (también llamada solicitud de propuestas o «RFP»). Es posible que haya preparado una estimación general antes de examinar los requisitos específicos del comprador. La oferta debe incluir cómo deben desglosarse y redactarse los costes, según los empresarios de la información.
2. Agregue un desglose detallado si la oferta lo pide. Esto podría incluir el tiempo y los costes de personal/gestión/administración, las estimaciones de los gastos reembolsables y los costes en cada fase del proyecto (semanales o mensuales, por ejemplo).
3. Revalúe el coste total de su proyecto. Si su oferta es aceptada, tendrá que comprometerse con este coste (a diferencia de lo que ocurre con una estimación, que es sólo eso, una aproximación).
4. Compruebe que ha incluido los impuestos sobre las ventas, mencione qué moneda está utilizando y escriba el coste total del proyecto tanto en palabras como en cifras.
5. Diga durante cuánto tiempo son válidos sus precios.
6. Añada un descargo de responsabilidad que dé cuenta de posibles costes sorpresa o trabajo adicional y detalle por qué lo incluye.

Puede aprender más sobre la diferencia entre estimaciones, presupuestos, ofertas y propuestas en el blog de FreshBooks.

¿Cómo convertir una estimación en una orden de compra?

Digamos que su estimación es aprobada por su cliente. Usted necesita comprar los materiales o suministros enumerados en el presupuesto a uno de sus proveedores.

• Por ejemplo, un pintor incluye en su presupuesto que necesitará comprar dos galones de pintura para completar el trabajo. El cliente aprueba el presupuesto. El pintor entonces emite una orden de compra a su ferretería local para los dos galones de pintura.

El software de contabilidad a menudo le permitirá crear automáticamente una orden de compra a partir de un presupuesto.

También puede hacerlo manualmente desde un documento de Word, Excel o PDF. Una orden de compra debe incluir varios elementos críticos, según InTouch Manufacturing Services, que se describen a continuación.

Para convertir un presupuesto en una orden de compra:

• Cambie la información de su cliente por la de su proveedor
• Cambie la fecha de emisión por la de hoy
• Cambie el número de estimación por un número de orden de compra (PO)
• Añada una dirección de envío para los productos o productos
• Elimine cualquier partida excepto los artículos que desea comprar
• Verifique el impuesto sobre las ventas y el total
• Incluya las condiciones de pago (cómo y cuándo pagará los productos)

¿Cómo convertir una factura en un presupuesto?

Tal vez haya hecho una factura en lugar de un presupuesto por error. Quiere convertir la factura en un presupuesto. Esto suele ser difícil de hacer automáticamente en el software de contabilidad. Es posible que tenga que copiar y pegar la información de su factura en una plantilla de estimación.

FreshBooks hace que sea fácil de producir y enviar rápidamente estimaciones profesionales.

Para convertir una factura en un presupuesto manualmente, edite su factura siguiendo los siguientes pasos:

• Cambie el título de «factura» a «presupuesto»
• Edite la fecha
• Cambie el número de factura a un número de presupuesto
• Añada cualquier plazo y una fecha de finalización prevista
• Edite los servicios, si es necesario
• Edite los costes, si es necesario
• Mencione cualquier exclusión (lo que el proyecto no incluirá)
• Verifique el impuesto sobre las ventas y el total
• Incluya cualquier término y condición (por ejemplo, cómo se tarificarán los costes adicionales)

Para aprender más sobre cómo escribir un gran presupuesto, consulte el blog de FreshBooks.