Co se naučíte: Prozkoumat systém účtování nákladů na zakázku
Kalkulování nákladů na zakázku se používá, pokud se v určitém období vyrábí mnoho různých výrobků s různými vlastnostmi. Tento proces umožňuje společnostem přiřadit všechny náklady vzniklé v podniku, ať už přímé nebo nepřímé, k pracovním místům. Probereme služby a vyrobené zakázky a budeme sledovat několik zakázek od začátku do konce.
Probudujeme význam absorpční kalkulace nákladů a to, jak pomáhá podnikům získat jasnější představu při zjišťování cen výrobků nebo služeb, které nabízejí.
Výstupy z učení
- Popište situaci, ve které se používá kalkulace nákladů na zakázku
- Vypočítejte režijní sazbu, výrobní režii, a jednotkových nákladů
- Vysvětlete tok nákladů v systému kalkulace nákladů na zakázku
- Připravte vzorový zápis do deníku, který zaznamenává náklady na zakázku
Kalkulace nákladů na zakázku
Podívejme se, kdy se kalkulace nákladů na zakázku používá a jak se používá.
Různé typy podniků používají kalkulaci nákladů na zakázku. Výrobní podniky ji používají ke sledování každého vyrobeného výrobku, zatímco podniky poskytující služby, včetně advokátních kanceláří a CPA firem, využívají systém kalkulace nákladů na zakázku k fakturaci jednotlivých klientů.
Příklad
Mitchell Manufacturing je malá společnost, která vyrábí speciální jízdní kola. Každé jízdní kolo je vyrobeno na zakázku podle specifikací zákazníka. Objednávky přijímá oddělení služeb zákazníkům a předává je pracovníkovi technické podpory, který provede konfiguraci zakázky. Je vytvořen seznam dílů a poté je zakázka předána do výroby. Každé pondělí ráno se sejde technická skupina, vedoucí výroby a vedoucí účetnictví, aby prošli zakázky na daný týden.
Každé zakázce je přiděleno číslo zakázky. Poté se vytvoří kusovník neboli seznam přímého materiálu potřebného pro každé kolo. Z tohoto seznamu může nákupní oddělení získat všechny položky na objednávku pomocí formuláře požadavku na materiál.
Účetní oddělení musí zajistit, aby byl vytvořen nákladový list zakázky, aby obsahoval veškerý materiál pro danou zakázku a aby byla připočtena vynaložená práce a výrobní režie (o tom bude pojednáno v některém z příštích modulů). Jak zakázka prochází výrobním procesem, každý krok procesu se přidává do nákladového listu zakázky, který kumuluje všechny náklady spojené se sestavením této jedné zakázky. Po dokončení zakázky má účetní oddělení k dispozici všechny informace potřebné k sečtení nákladů spojených s výrobou tohoto kola, a ví tak, zda byla původně uvedená cena správná.
Tento proces pomáhá zajistit, aby byly zákazníkům účtovány správné ceny, a umožňuje společnosti v případě potřeby upravit ceny u budoucích podobných zakázek.
Kalkulování nákladů na zakázku používá řada podniků z různých důvodů a může být efektivní metodou pro stanovení ceny výrobků a služeb.
Praktické otázky
Kalkulování nákladů
Režijní náklady jsou všechny ty náklady, které podniku vznikají a které nelze přímo spojit s konkrétním výrobkem. Vzpomeňte si na naši diskusi o nepřímých nákladech – tyto náklady spadají do naší režie.
Nájemné, komunální služby, úroky z hypotéky, vedoucí výroby a údržbáři, to vše jsou náklady, které bude třeba rozpočítat pomocí výpočtu režijní sazby. K výpočtu předem stanovené režijní sazby, kterou můžeme použít na základě alokační základny, můžeme použít historické údaje. Alokační základna je definována jako měřítko používané k přiřazení režijních nákladů k výrobkům a službám. Nejčastěji používanými alokačními základnami jsou přímé pracovní hodiny, přímé mzdové náklady, jednotky výrobku (pokud se vyrábí pouze jeden výrobek) nebo strojní hodiny.
Po výpočtu celkových režijních nákladů se tyto rozdělí mezi výrobu na základě té alokační základny, kterou společnost určila jako nejefektivnější.
Předpokládaná sazba režijních nákladů = odhad celkových výrobních režijních nákladů
Odhad celkové výše alokační základny:
Při stanovení této sazby se postupuje ve čtyřech krocích a provádí se před začátkem období.
- Odhad alokační základny, která bude potřebná pro odhadovanou úroveň výroby příštího období.
- Odhadněte celkové fixní výrobní režijní náklady pro příští období a variabilní výrobní režijní náklady na jednotku alokační základny.
- Pomocí nákladového vzorce** odhadněte celkové výrobní režijní náklady pro příští období.
- Nakonec vypočítejte předem stanovenou režijní sazbu.
Takže si to pojďme trochu procvičit!
Režie uplatněná na konkrétní zakázku =
předem stanovená režijní sazba × Částka přídělové základny vynaložená na danou zakázku
Předpokládejme, že jsme pro nadcházející období vypočítali odhadované celkové výrobní režijní náklady ve výši 50 000 USD a odhadovanou celkovou částku přídělové základny v hodinách přímé práce ve výši 10 000 hodin.
50 000 USD/ 10 000 USD= 5 USD za hodinu. Naše předem stanovená režijní sazba by byla 5 USD za hodinu přímé práce.
Pokud by výroba widgetu trvala 2 hodiny, pak bychom na náklady spojené s výrobou widgetu alokovali 2 × 5 USD neboli 10 USD jako naše režijní náklady.
Co by se stalo, kdyby výroba widgetu trvala 0,5 hodiny? Pak bychom použili našich 5 USD na hodinu přímé práce × 0,5 = 2,50 USD na hodinu
Otázky k procvičení
Nákladový tok (kalkulace nákladů na zakázku)
Vraťme se k výrobě společnosti Mitchell. Právě obdrželi novou zakázku na dvě identická kola na zakázku. Tým se sešel a sestavil seznam materiálu. Nákup vytvořil formulář požadavku na materiál a přivezou komponenty potřebné k výrobě kol. Účetnictví vytvořilo nákladový list zakázky, který bude sledovat kola od výroby až po dodání.
Tok nákladů bude vypadat takto:
Takže kde začnou se svým systémem kalkulace nákladů na zakázku? Začněme od začátku:
- Připraví se formulář požadavku na materiál s položkami z kusovníku (všechny položky potřebné pro danou zakázku), množstvím a náklady, které do zakázky půjdou. Jedná se o přímý materiál z nákladového diagramu:
| Číslo požadavku na materiál | 1800 | Datum | 28.6.2018 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| Číslo zakázky k vyúčtování | 2912 | ||||
| Oddělení | Výroba | ||||
| Popis | Kvantita | Náklady na jednotku | Celkové náklady | ||
| Hroty | 24 | $1 | $24 | ||
| Kola | 4 | 25$ | 100$ | ||
| Rámy | 2 | 110$ | 220$ | ||
| Šrouby a svorníky | 16 | 1$ | 16$ | ||
| $360 |
2. Sestavte kalkulační list zakázky:
Tady se začínají čísla opravdu sčítat. Kalkulační list zakázky obsahuje řadu informací:
- Změřte si přímé mzdové náklady – nezapomeňte, že veškerá práce, která není přímo sledována při výrobě dané položky, je zahrnuta do režijních nákladů. Většina společností sleduje svou přímou práci pomocí systému „časových lístků“, a to buď v papírové, nebo elektronické podobě. V tomto systému si zaměstnanci zaznamenávají čas, který strávili na každé zakázce.
- Přičtěte výrobní režii, kterou jste již vypočítali.
- Sečtěte své náklady a máte hotovo!“
Papírová stopa výrobním procesem je užitečná pro sledování všech vašich nákladů na jednom místě. Tu lze poskytnout účetnímu oddělení, které pak může všechny náklady správně přiřadit k zakázce.
Jestliže podnikáte v oblasti služeb, většinou sledujete přímou práci prostřednictvím systému sledování pracovní doby, opět buď manuálně, nebo počítačově. Firmy používají různé systémy podle své velikosti a potřeb.
Příklad sledování přímé práce a materiálu najdete ZDE. Na tomto odkazu je uveden další příklad, sledování elektrikáře v průběhu zakázky. Každá firma má velmi odlišný formát, který používá. Požadavky na materiál, sledování zakázek a systémy číslování jsou pro daný podnik individuální. Když pracujete jako manažer, podnik, pro který pracujete, vás seznámí se svým systémem. Konečný výsledek je stejný, zjistit, kolik stála výroba hotového výrobku pro danou zakázku. Pro připomenutí – tento proces se používá pouze v případě, že se vyrábí více než jeden výrobek. Kalkulace nákladů na zakázku by se nepoužila v závodě, který vyrábí pouze jeden widget!“
Zaznamenání nákladů na zakázku
Všechny tyto informace musíme zadat do našeho účetního systému. Většina novějších účetních programů umožňuje přímé zadání nákladů, a tím jejich vazbu na určitou zakázku. Jak to ale vypadá v zákulisí?“
Pro každý krok procesu je třeba připravit zápisy do deníku. Jakmile jednotlivé náklady vzniknou, zaznamenáme je do našeho účetního systému. Představte si, že jste účetní malé výrobní společnosti. Každý den se nakupují suroviny, lidé pracují a poskytují vám výkazy pracovní doby a výrobky se přesouvají z rozpracované výroby do zásob hotových výrobků. Pokaždé, když se výrobek přesune nebo lidé pracují, je třeba vytvořit zápis do deníku. Podívejme se, jak se tyto zápisy vytvářejí!
Krok 1
Prvním nákupem je nákup surovin. Oba tyto účty se nacházejí v rozvaze. Účet surovin je jako účet zásob. Jakmile materiál přijde, zaúčtuje se zde. Poté, jak uvidíte za chvíli, když jsou přesunuty na výrobní linku, jsou vyjmuty ze surovin a přesunuty do rozpracované výroby (WIP).
| Přímé materiály – Nákup surovin za 10 000 USD | ||
|---|---|---|
| DR | CR | |
| Suroviny | 10 USD,000 | – |
| Závazky | – | $10 000 |
Krok 2
Tady je to, o čem jsme mluvili výše: Když výrobní hala požaduje suroviny, musíme je přesunout na účet WIP. Zde byly některé materiály přímým materiálem, který přechází do WIP. Některé materiály byly nepřímé materiály, které se zařadí do výrobní režie. Suroviny byly požadovány pro použití ve výrobě. Byly požadovány jak přímé, tak nepřímé materiály:
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Nedokončená výroba | $6 000 | – |
| Výrobní režie | $1,000 | – |
| Hrubý materiál | – | $7,000 |
Krok 3
Pracovní výkazy od zaměstnanců jsou všechny, takže je čas zaúčtovat mzdové náklady. Některé mzdové náklady byly přímé a byly zaúčtovány do rozpracované výroby, zatímco nepřímé náklady byly zaúčtovány do výrobní režie.
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Práce v procesu | $5 000 | – |
| Výrobní režie | $1,500 | – |
| Závazky k úhradě | – | $6 500 |
Krok 4
Výrobní režijní náklady byly vynaloženy. V tomto měsíci vznikly ve výrobním závodě režijní náklady ve výši 5 000 USD za služby, 3 000 USD za nájem budovy a 2 000 USD za různé režijní náklady. Celkem tedy tento měsíc vzniklo 10 000 USD režijních nákladů, které je třeba uhradit. Tyto náklady budeme průběžně zapisovat do výrobní režie, což je zúčtovací účet. O tom si brzy povíme něco víc, ale zatím vězte, že je to místo, kde „držíme“ částky tak, jak vznikají. Nezapomeňte, že jsme výrobní režii odhadovali, abychom ji mohli rozpočítat do nákladů na jednotlivé zakázky. Po skončení období tyto účty odsouhlasíme.
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Výrobní režie | $10 000 | – |
| Závazky | – | $10,000 |
Krok 5
Také je třeba evidovat odpisy, daň z nemovitosti a předplacené pojištění. To vše jsou výrobní režijní náklady a budou zaúčtovány na tento účet:
| DR | CR | |
|---|---|---|
| Výrobní režie | $4,000 | – |
| Daň z nemovitosti splatná | – | $2 500 |
| Předplacené pojištění | – | $1,500 |
| Výrobní režie | $5 000 | – |
| Kumulované odpisy | $5,000 | |
Každý krok procesu ze záložky Tok nákladů (kalkulace nákladů na zakázku) je zaznamenán do účetní evidence prostřednictvím zápisu do deníku. Poté budeme muset uplatnit výrobní režii, protože jsme vše vložili na účet s názvem „Výrobní režie“. Ten je považován za zúčtovací účet. Všechny náklady tam byly umístěny, ale pokud si vzpomínáte, z odhadů jsme vypočítali hodinovou sazbu výrobní režie. Z tohoto důvodu se skutečné náklady, které jdou na účet výrobní režie, mohou lišit od toho, jak jsme je odhadli. Proto používáme zúčtovací účet.
Veškeré skutečné náklady tam vložíme v okamžiku, kdy vzniknou, a pak je uplatníme ve výrobě a na zakázkách podle předem stanovené sazby. Později si o tom řekneme více, a co dělat s tím, co na účtu zůstane, ale zatím si jen zapamatujte, že používáme odhadovanou sazbu výrobní režie, kterou uplatňujeme na každou zakázku, ale náklady je třeba zaúčtovat v okamžiku jejich vzniku.