18 strategií interní komunikace pro rok 2021

Aktualizováno v lednu 2021.

Jak sdělení komunikujete, je stejně důležité jako sdělení samotné. Pokud jde o interní komunikaci, rozhodně to platí. Firemní kultura může vaší organizaci v této měnící se době poskytnout významnou strategickou výhodu. Ale to, z čeho se vaše kultura skládá – cíle, hodnoty a postupy – musí být efektivně předáváno v souladu s osvědčenými postupy, pokud tomu mají zaměstnanci rozumět a řídit se tím. Proto je nezbytné zaměřit se nejen na to, co sdělujete, ale také na to, jak to sdělujete.

V roce 2021 je čas zavést nové taktiky, které mohou zlepšit vaši strategii interní komunikace a zajistit propojení, zapojení a motivaci vašeho týmu. Níže uvedených 18 osvědčených postupů interní komunikace vám s tím pomůže.

Vypracujte si představu, strategii & naplánujte komunikaci

Dobré nápady potřebují dobrou strategii, aby mohly využít svůj potenciál.

Reid Hoffman, zakladatel společnosti LinkedIn

Co chcete, aby interní komunikace udělala pro váš tým a vaši společnost? Jak toho chcete dosáhnout? Jak si stojí právě teď a co je třeba zlepšit? Jak brzy byste chtěli svých cílů dosáhnout?“

Předtím, než začnete cokoli dělat, využijte odpovědi na tyto typy otázek k vytvoření strategie a/nebo plánu interní komunikace. Záleží jen na vás, jak jej rozvrhnete – ať už bude jednoduchý nebo propracovaný, obecný nebo konkrétní, jak budete chtít. Dobře formulovaná strategie by vás měla udržet na správné cestě a zefektivnit dosažení úspěchu v oblasti interní komunikace. Přinejmenším vám poskytne představu o tom, kde začít.

Používejte správné komunikační nástroje

Jsem hluboce přesvědčen, že jakýkoli nástroj, který zlepšuje komunikaci, má hluboké účinky z hlediska toho, jak se lidé mohou učit jeden od druhého.

– Bill Gates

Váš tým je zaneprázdněný, takže to poslední, co potřebuje, je interní komunikační systém, který je obtěžující a plný tření. Naštěstí rostoucí důraz na osvědčené postupy interní komunikace přinesl řadu softwarových programů, které ji zjednodušují a usnadňují. Dbejte na to, aby se jí zaměstnanci účastnili a aby je skutečně bavila.

Mezi nástroje, které podporují osvědčené postupy interní komunikace, patří:

• Zavedení softwaru pro firemní chat, jako je Slack, Microsoft Teams nebo Google Hangouts
• Využívání cloudových technologií, jako je Disk Google, kdykoli je to možné
• Využívání jedné platformy pro všechny e-maily, kalendáře, dokumenty atd. (např. Google, Apple, Microsoft)
• Předcházení zahlcení e-maily pomocí vizuální komunikace prostřednictvím digitálních nápisů

Buďte vizuální

Vizuály vyjadřují myšlenky svižným způsobem.

Kim Garst, generální ředitelka společnosti Boom Social

Běžně citovaná statistika říká, že 65 % populace se učí vizuálně, takže je pravděpodobné, že jich je na vašem pracovišti mnoho. Pokud jsou vizuální materiály správně zpracovány, zprostředkovávají informace snadno stravitelným způsobem a působí trvalejším dojmem než text. Místo tisku plakátů doporučujeme přejít na digitální tisk:

Zvažte použití účelového cloudového softwaru digital signage – například Enplug – pro zobrazení vizuálních materiálů v kanceláři. Tyto obrazovky mohou sloužit k řadě účelů, např:

• Informování vašeho týmu o firemních oznámeních, volných pracovních místech, prodejních a marketingových ukazatelích nebo informacích, které nejsou specifické pro danou společnost, jako jsou aktuální zprávy a počasí
• Inspirování vašeho týmu zobrazováním cílů, úspěchy nebo motivačními citáty
• Zábava vašeho týmu pomocí kanálů sociálních médií, živých hashtagových zdí nebo týmových fotografií

Udělejte komunikaci zábavnou

Zábava je základem způsobu, jakým rád podnikám, a byla klíčem ke všemu, co jsem od začátku dělal.

Richard Branson

Pryč s představou, že se tomu z nějakého důvodu říká „práce“ a že to nemá být zábava. Průzkum společnosti PGi z roku 2013 totiž ukázal, že 88 % mileniálů chce pracovat v „zábavném a společenském pracovním prostředí“. Stejně tak 90 % příslušníků generace Z oceňuje pracoviště, která nabízejí příležitosti k lidskému kontaktu. Práce může být zábavná, ale také produktivní, a to se týká i interní komunikace.

Například společnost Enplug má ve Slacku kanál s názvem „random“, kde mohou členové týmu sdílet bláznivé zprávy, vtipná videa z YouTube a cokoli jiného, co jim přijde zábavné. Je to pro pracovníky zábavný způsob, jak upustit páru a zároveň budovat pocit kamarádství.

Vždy, když je to možné, zahrňte metriky

Vše, co se měří a sleduje, se zlepšuje.

Bob Parsons, zakladatel, GoDaddy

Možnost kvantifikovat a vidět, jak si firma vede, může s pracovní morálkou vašeho týmu udělat divy. Metriky by měly zaměstnance informovat o současném a minulém výkonu společnosti, o trendech ve výkonnosti, o cílech, kterých je třeba dosáhnout, a o dosaženém pokroku. K zobrazení metrik v celé kanceláři můžete použít digitální nápisy. Motivujte svůj tým na různých úrovních zobrazováním metrik pro společnost, oddělení nebo dokonce jednotlivce.

Neztrácejte ze zřetele celkový obraz

Aplikace na vyšší cíl pomáhá všem sjednotit se a lépe spolupracovat.

Fran Maier, zakladatel společnosti Match.com

Komunikace konkrétních, cílených informací je fantastická, ale může jít na úkor opomenutí zastřešujících cílů, poslání a dalších složek firemní kultury. Kromě každodenních záležitostí nezapomeňte sdělovat i velké myšlenky, abyste je zaměstnancům připomínali. Zahrňte své vize do e-mailů, digitálních displejů nebo interních zpravodajů, abyste svému týmu připomněli širší souvislosti. Koneckonců jsou důležitou součástí něčeho většího, než jsou oni sami.

Poskytujte kanály pro zpětnou vazbu a nápady

Tajnou zbraní pro budování nejlepší kultury je otevřená & upřímná zpětná vazba. Každý člen týmu se podílí na našem životě ve společnosti HelloSign, a to každý den, takže je pro nás zásadní vědět, co funguje a hlavně, co nefunguje, abychom se mohli neustále zlepšovat.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Víte, že „zpětná vazba“ je nejkratší slovo v anglickém jazyce obsahující písmena a-b-c-d-e-f? Kromě tohoto zajímavého faktu je zpětná vazba životně důležitá pro přežití a úspěch každé společnosti. Patří sem samozřejmě zpětná vazba od zákazníků, ale také zpětná vazba od zaměstnanců.

Jakou hodnotu má myšlenka nebo nápad, když není nikdy vyjádřena? Nezapomeňte svému týmu poskytnout kanály pro poskytování zpětné vazby a sdílení nápadů, ať už se týkají pracoviště, současného produktu, potenciálních budoucích produktů nebo společnosti jako celku. Může to být firemní fórum, vyhrazený kanál v rámci firemního chatovacího softwaru, tabule v kanceláři nebo cloudová služba. Bez těchto kanálů mohou uniknout skvělé nápady a užitečná kritika, o které by si žádná společnost neměla dovolit přijít.

Podporujte komunikaci a spolupráci mezi odděleními

Efektivní komunikace je nezbytnou součástí profesního úspěchu, ať už na mezilidské, meziskupinové, vnitroskupinové, organizační nebo externí úrovni.

Mike Myatt, zakladatel a předseda společnosti N2Growth

Jestliže je jedním z cílů vaší interní komunikace přimět zaměstnance, aby se učili jeden od druhého, pak je komunikace mezi odděleními klíčová. Uspořádejte sezení Q&A nebo speciální setkání mezi různými odděleními, abyste je přiměli komunikovat, spolupracovat a sdílet poznatky. Například společnost Enplug pořádá pravidelná zasedání Q&A jednotlivých oddělení, na kterých mohou zaměstnanci klást otázky jinému týmu než svému. Kromě toho, co se dozvíme, se tak oddělení necítí navzájem izolovaná.

Vyhněte se komunikačnímu přetížení

Efektivní interní komunikace spojuje lidi nejen mezi sebou, ale také se správnými informacemi ve správný čas.

Marijn Deurloo, generální ředitel, imgZine

Věk internetu nám umožnil přístup k více informacím a okamžité korespondenci než kdykoli předtím, což může být požehnáním i prokletím. U interní komunikace platí, že méně znamená více. Udržujte věci jednoduché, stručné a výstižné. Zvažte méně časté rozesílání interního newsletteru nebo zobrazování menšího počtu ukazatelů. Zaměřte se na zasílání správných informací správným lidem ve správný čas. Váš tým vám poděkuje.

Nejen informujte – inspirujte k akci

Firmy, které chtějí zůstat konkurenceschopné a úspěšné, musí zajistit zapojení, motivaci a inspiraci kolegů.

Viktoria Tegard, vedoucí interní komunikace, Virgin Atlantic Airways

Je nutné svůj tým především informovat, ale vaše postupy interní komunikace by nakonec měly vést k akci. Jak Viktoria Tegardová ze společnosti Virgin Atlantic naráží ve výše uvedeném citátu, interní komunikace by měla váš tým zapojit, motivovat a inspirovat k tomu, aby šel nad rámec svých možností.

Toho můžete dosáhnout:

• Zařazením výzev k akci do zpráv
• Sdělováním motivačních citátů, poslání a cílů vaší společnosti atd.
• Nabídkou odměňování jednotlivců nebo týmů za určité úspěchy

Otevření komunikačních linek

Komunikace nemůže vždy probíhat podle modelu shora dolů. Vzhledem k plynulosti informací v dnešním podnikání musí být vedoucí pracovníci mistrnými posluchači; musí umět přijímat i vysílat.

Joseph Badaracco, profesor obchodní etiky, Harvard Business School

Neomezujte svou „politiku otevřených dveří“ na fyzické kancelářské prostory. Váš interní komunikační systém by měl umožnit každému zaměstnanci snadno kontaktovat jiného pracovníka společnosti, včetně vyššího vedení. Když takto otevřete komunikační linky, členové týmu se budou cítit vítáni, když spolu budou mluvit, a ne zastrašováni. Ať už jste velká korporace, nebo startup, tento postup interní komunikace překlenuje rozdíly a pomáhá budovat vstřícné a upřímné vztahy mezi zaměstnanci.

Udržujte transparentnost

„Transparentnost začíná jako změna myšlení.“

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Jak Kevan Lee ze společnosti Buffer uvádí výše, transparentnost je více než jen politika, je to způsob myšlení. Transparentnost je pro vaši interní komunikaci klíčová, protože plodí důvěru, odpovědnost a otevřený dialog. Pokud má váš tým pocit, že je v určitých záležitostech ponechán v nevědomosti, může se bát klást otázky a sdílet své názory na tyto záležitosti. Všechny informace samozřejmě nelze zpřístupnit všem, ale zachování alespoň určité transparentnosti může mít obrovský vliv na harmonii a vztahy ve vaší společnosti.

Podporovat používání sociálních médií v souvislosti s podnikem

Nevyužívání sociálních médií na pracovišti totiž začíná dávat asi takový smysl jako nepoužívání telefonu nebo e-mailu.

Ryan Holmes, zakladatel a generální ředitel společnosti Hootsuite

Víme, co si možná myslíte: „Sociální média nemají na pracovišti co dělat.“ Co kdybychom vám však řekli, že by vlastně měly být v některých ohledech podporovány? Nechte svůj tým sdílet fotografie z práce a zábavy v kanceláři na Facebooku, Twitteru, Instagramu atd. a označte oficiální stránku společnosti. Je to skvělé nejen pro angažovanost a morálku zaměstnanců, ale také pro zviditelnění firmy a zviditelnění toho, kdo jste a co děláte.

Sdílejte novinky, trendy a poznatky z oboru

Pokud lidem neposkytnete informace, vymyslí si něco, čím zaplní prázdné místo.

Carla O’Dell, generální ředitelka, American Productivity and Quality Center

Váš tým není jen součástí společnosti, je součástí odvětví. Všichni členové týmu by měli být informováni o nejnovějších senzacích v oboru, od generálního ředitele až po webového designéra. Povzbuzujte je, aby mezi sebou sdíleli novinky, tržní trendy, názorové články a další šmouhy týkající se odvětví. Podobně jako v případě č. 6 chcete, aby váš tým měl pocit, že přispívá k něčemu většímu, než je on sám, a že je hybatelem změn, což jsou silné motivační faktory.

Využívejte interní komunikaci k oceňování a chválení úspěchů

Uznávání není vzácný zdroj. Nemůžete ho vyčerpat ani vyčerpat.

Susan M. Heathfieldová, odbornice na lidské zdroje, About.com

Sebemenší pochvala může být velmi účinná, zejména v době, kdy se zaměstnanci chtějí cítit ceněni a doceněni. Průzkum Americké psychologické asociace z roku 2012 zjistil, že zaměstnanci, kteří se cítí oceňováni, vykazují „vyšší míru angažovanosti, spokojenosti a motivace“, takže se rozhodně vyplatí do toho investovat. Může to být tak jednoduché, jako je oznamování individuálních úspěchů nebo úspěchů oddělení prostřednictvím vašeho chatovacího softwaru, interního zpravodaje nebo jiných kanálů. Tento osvědčený postup je přínosný nejen pro morálku zaměstnanců, ale také pro produktivitu a růst vaší společnosti.

Vytvořte tým zaměřený na zákazníky pomocí person

Nejlepší způsob, jak pomoci členům týmu zaměřit se na zákazníky? Přiveďte zákazníky k životu.

Alison Davisová, generální ředitelka & Zakladatelka společnosti Davis &

Alison navrhuje používat osvědčené postupy interní komunikace, abyste své zaměstnance sladili se zákazníky. Vytvořte „profily typických zákazníků, doplněné o fotografie, demografické údaje, záliby a zápory – včetně toho, jaké televizní pořady sledují (Walking Dead nebo Downton Abbey?) a jaké pochutiny preferují (edamame nebo sušené hovězí maso?). Tímto způsobem se zákazníci stanou živými, hmatatelnými a v centru pozornosti.“ Sdílejte tyto persony často se svým týmem – v rozhovorech, bulletinech nebo dokonce pomocí digitálních nápisů v kancelářích.

17. Podporujte zaměstnanecké zdroje a školení

Zaměstnanci chtějí vědět, že jejich společnost investuje do jejich osobního a profesního rozvoje stejně jako oni. Informujte o tom, jaké zdroje vaše společnost poskytuje, aby zaměstnancům neunikly fantastické příležitosti.

Belén Alemán, manažerka vzdělávacích & rozvojových programů, Meltwater San Francisco

Vaše interní komunikace by měla důsledně zprostředkovávat, jaké výhody a zdroje jsou zaměstnancům k dispozici. To může zahrnovat vše od základního zdravotního pojištění a plánu 401K až po semináře sponzorované společností, možnosti školení mimo pracoviště a workshopy zaměřené na budování kariéry. K šíření informací používejte kombinaci e-mailu, chatu, digitálního značení, interních blogů nebo osobních schůzek týmu. Podpoříte-li zaměstnance, aby prostřednictvím vaší společnosti investovali do svého osobního a profesního rozvoje, budou z toho v dlouhodobém horizontu těžit všichni.

Vzdělávací cíle mohou formalizovat také jednotlivci s pomocí svých manažerů. Odtud lze nastavit aktivity, jako jsou dny otevřených dveří nebo pravidelné synchronizace vzdělávání. Synchronizace učení probíhají s kýmkoli, kdo vám může nabídnout něco směrem k vašim vzdělávacím cílům. Jako manažer můžete členy svého týmu seznámit s těmi, kteří mohou v rámci těchto synchronizací nabídnout nějaký neformální koučink nebo mentoring. Tyto synchronizace učení mohou mít také podobu něčeho jako knižního klubu. Mějte průběžný seznam užitečných knih a témat, která lidi zajímají, a dokumentujte poznatky pro sdílení širšímu firemnímu publiku.

Otevřené domy mohou být skvělé i pro neformální diskuse, zejména pokud jsou týmy rozmístěny v různých geografických oblastech. SoundCloud pořádá dny otevřených dveří, které může kdokoli oznámit a založit na firemním intranetu. Tento formát je flexibilní a týmy na něm mohou sdělovat své postřehy jiným týmům, se kterými nemusí často komunikovat. Týmy designérů se mohou s marketingovým týmem podělit o prototypy, kterými jsou nadšeni a které mohou být užitečné pro nadcházející uvedení na trh, nebo třeba datový tým zjistil nějaké zajímavé vlastnosti o segmentu, které mohou produktovému týmu opravdu pomoci.

18. Zkuste se podělit o své zkušenosti. Přemýšlejte jako marketér

„Je načase, aby pracovníci komunikace se zaměstnanci začali přemýšlet jako marketéři a dodávali správné informace správným zaměstnancům ve správný čas prostřednictvím správného kanálu.“

– Shel Holtz, ředitel interní komunikace a její zastánce

Někdy se zdá, že komunikace se zaměstnanci je něco vedlejšího – dostávají drobky z rozpočtu, které zůstaly po reklamě, marketingu a PR. Jedním z nejkřiklavějších příkladů je nedostatek sofistikovaných nástrojů pro interní komunikaci. Naši kolegové z marketingu jsou schopni cílit zprávy a informace na jednotlivce na základě různých kritérií, ale většina toho, co se dostává k zaměstnancům, je univerzální.

Jak říká Dan Woods, generální ředitel společnosti Evolved Media: „Spotify ví, co posloucháme. Netflix dokáže předpovědět, na co se budeme dívat. Uber přesně ví, kdy a kde nás má vyzvednout. Všechny tyto nástroje nám usnadňují mimopracovní život. Tak proč se při komunikaci se zaměstnanci stále spoléháme na zastaralé metody?“

Musíme používat data, abychom věděli, co zaměstnanci potřebují a kdy to potřebují. Přinejmenším před deseti lety obsahovala domovská stránka intranetu IBM informace o tom, co ten den jednotliví zaměstnanci dělali, a odkazy na zdroje, které jim s tím pomohly. Dnes by tento druh komunikace měl být kapku snadný napříč mnoha kanály – s daty, která nám umožní zacílit relevantní obsah na správné zaměstnance.

Potřebujeme však tento koncept prodat vedení, pokud chceme získat rozpočet potřebný pro poskytování tohoto druhu zkušeností zaměstnancům. Opětovné spuštění starého intranetu to nezachrání. Musíme se zavázat, že k personalizované komunikaci se zaměstnanci budeme přistupovat stejně jako naši přátelé z marketingu k zákazníkům.

***

O společnosti Enplug

Interní komunikátoři po celém světě používají společnost Enplug, aby proměnili televizní obrazovky ve svých kancelářích ve vizuální, interaktivní komunikační nástroje. Enplug je dostatečně výkonný pro každý podnik a snadno se používá – od oznámení a uznání zaměstnanců až po sociální média a informační kanály, přehledy metrik a kalendáře konferenčních místností.

.