Co by měl obsahovat váš nástupní balíček (a proč byste ho měli nabízet)?

Je první den ve vaší nové práci. Když procházíte posuvnými dveřmi směrem k recepci, abyste jim oznámili, že jste dorazili, nemůžete se ubránit úsměvu. Tohle je přesně ta kariérní příležitost, na kterou jste čekali.

Váš nový vedoucí je první, kdo vás vítá, a zdá se, že je nadšený, že vás vidí. (Nepodceňujte sílu setkání s nadřízeným hned první den.) Pak vás ale představí týmu, ukáže vám váš stůl a předá vám přístupovou kartu. A vzrušení, které jste cítili, se změní v nudu a nervozitu. Kroutíte palci a přemýšlíte, proč se necítíte jako součást týmu.

Hlavou se vám honí otázky. Budeš muset absolvovat školení? Existuje úvodní sada pro nové zaměstnance, kterou ještě musíte obdržet? Kam budete chodit na oběd? Najednou začnete litovat tří šálků kávy, které jste předtím vypili, a přemýšlíte, kde je koupelna? Je vám příliš trapné se zeptat.

Nedostatek pokynů a vedení v prvních dnech nového zaměstnání může být frustrující a skličující. Není to zrovna nejlepší začátek toho, co by mělo být dlouhým a prosperujícím vztahem. Proto je tak důležité, aby nástup nových zaměstnanců probíhal zábavnou a informativní formou, počínaje balíčkem pro nové zaměstnance.

Proč záleží na vašem balíčku pro nástup nových zaměstnanců

Podle zprávy SHRM Human Capital Benchmarking Report utratí společnosti za každého nového zaměstnance v průměru 4 129 dolarů a trvá jim 42 dní, než najdou toho správného. To znamená, že pokaždé, když zaměstnanec odejde, je jeho nahrazení docela velký náklad.

Jak tedy zajistit, aby zaměstnanci zůstali loajální od samého začátku? Vytvoříte pro nové zaměstnance onboardingový balíček, díky kterému se budou cítit v pracovním prostředí dobře, budou mít pozitivní vztah k firmě, budou součástí týmu a budou si jisti, že svou práci mohou vykonávat od prvního dne.

Začátek vašeho onboardingového procesu s balíčkem pro nové zaměstnance také nepomůže jen novým zaměstnancům. I společnost má prospěch ze zaměstnanců, kteří se rychleji stanou produktivními týmovými hráči. A kdo by to nechtěl? Otázkou je, co by měl obsah onboardingové sady obsahovat?

Kompletní seznam náležitostí onboardingové sady

Moderní onboardingová sada je mnohem víc než jen hromada formulářů a zásad. Dnes jsou onboardingové sady pro nové zaměstnance praktické, motivační a zábavné. Jistě, stále obsahují důležité informace o práci a kanceláři. Ale obsahují také obsah, který novým zaměstnancům pomůže pochopit firemní kulturu, hodnoty a strategickou vizi.

Před příchodem do práce tedy novým zaměstnancům pošlete uvítací mail, ve kterém jim vysvětlíte firemní dress code, způsob parkování, cestu, čas nástupu a koho se mají ptát na recepci. Po příchodu jim pak připravte nástupní sadu, která bude obsahovat některé nebo všechny následující položky.

Praktické dokumenty o fyzickém pracovišti

Existuje několik základních faktů o pracovišti, které budou chtít noví zaměstnanci znát. Například mapa kanceláří pomůže novým zaměstnancům najít toalety, jídelnu, bezpečnostní východy a klíčové členy týmu, aniž by měli pocit, že obtěžují kolegy příliš mnoha otázkami.

Níže uvádíme několik základních informací o kanceláři, které byste měli zahrnout do své nástupní sady:

• Mapa kanceláře
• Otevírací a zavírací doba kanceláře
• Možnosti parkování

Smlouvy a papírování

Každé nové zaměstnání s sebou nese trochu papírování. Je těžké se mu vyhnout, ale je snadné ho zjednodušit. Pomocí online nástroje, jako je BambooHR, můžete proces vyplňování formulářů a podepisování smluv zrychlit a zpohodlnit. Samozřejmě také ušetříte pár stromů!

Ujistěte se, že tyto základní dokumenty jsou součástí vaší sady pro nástup nových zaměstnanců:

• Kopie pracovní smlouvy
• Podmínky zaměstnání
• Smlouva o mlčenlivosti
• Kontakty pro případ nouze

Policie a směrnice

Ačkoli to možná nevypadá jako „zábavný“ obsah, který jste očekávali, noví zaměstnanci musí být seznámeni se zásadami a pokyny společnosti. Pokud nebudou znát pravidla, nebudou vědět ani to, kdy je porušují.

Většinu následujících informací lze spojit do příručky pro zaměstnance, doplněné o stránku s obsahem, která usnadňuje vyhledávání příslušných informací. Příručka pro zaměstnance by měla obsahovat:

• Pravidla oblékání, pracovní doby, používání mobilních telefonů a firemních zdrojů, kouření a chování
• Pravidla pro řízení lidských zdrojů
• Normy a očekávání týkající se výkonu
• Očekávání týkající se školení a rozvoje – nezapomeňte je seznámit s firemním systémem řízení vzdělávání (LMS) nebo knihovnou online zdrojů, pokud je máte k dispozici

Zapojte své nové zaměstnance do systému TalentLMS
Nástupní systém LMS, který se snadno nastavuje, snadno používá a snadno přizpůsobuje.

Struktura vedení a informace o týmu

Než se noví zaměstnanci budou cítit jako součást týmu, musí pochopit, kam do struktury vedení a týmu patří. Potřebují také vědět, kdy, kde a jak mohou komunikovat se členy svého týmu.

Ujistěte se tedy, že tyto informace jsou součástí onboardingové sady pro nové zaměstnance:

• Seznam profilů zaměstnanců včetně jmen, kontaktních údajů a uživatelských jmen ve firemních komunikačních aplikacích, jako je Slack nebo IM
• Organizační schéma
• Informace o mentorech (pokud je novým zaměstnancům přidělen mentor nebo buddy)
• Místní hotspoty, které zaměstnanci preferují, jako jsou kavárny, restaurace a posilovny

Zdroje a nástroje

Téměř každá práce vyžaduje několik klíčových nástrojů a zdrojů. Ujistěte se, že jsou noví zaměstnanci vybaveni vším, co potřebují k tomu, aby byli produktivní od prvního dne. To může zahrnovat některé z následujících položek:

• Nastavení počítače, včetně stolního počítače, notebooku atd.
• Příslušenství, jako jsou pera a zápisníky
• Software související s prací; například MS Project pro nového projektového manažera
• Software pro online školení ve firmě, který obsahuje příručky, videa a grafiku, aby se noví zaměstnanci mohli seznámit s firmou a prací

Přihlášení a přístup

Není nic frustrujícího než chtít pracovat, ale nemoct kvůli problémům s přístupem. Pomozte novým zaměstnancům s nástupem do práce tím, že jim poskytnete všechny informace, které potřebují k tomu, aby mohli začít pracovat a učit se.

To zahrnuje:

• Přihlašovací údaje k Wi-Fi
• URL, uživatelská jména a hesla pro firemní e-mail, LMS, aplikace pro sledování projektů atd.
• Předměty pro přístup do kanceláře, jako jsou přístupové karty nebo průkazy, klíče a parkovací karty

Záležitosti firemní kultury

Dále se věnujme inspirativnímu obsahu vaší onboardingové sady pro nové zaměstnance. Následující obsah vytvoří obraz o účelu společnosti:

• Strategické dokumenty vysvětlující vizi, poslání a cíle společnosti
• Popis a příklady firemní kultury a hodnot, například nejnovější firemní zpravodaj nebo videa současných zaměstnanců popisující, co je na práci ve společnosti baví
• Směrnice chování, jako je názor společnosti na flexibilní pracovní dobu
• Odkazy na webové stránky společnosti, stránky sociálních médií a blog
• Výhodná nabídka společnosti pro zaměstnance

Personalizované uvítací předměty

Nakonec buďte kreativní při vytváření onboardingové sady a zahrňte do ní personalizovaný obsah, díky kterému se noví zaměstnanci budou cítit jako součást týmu. Neexistuje jediný správný seznam toho, co byste měli zahrnout. Vyberte si tedy některý z níže uvedených obsahů, který bude pro vaši společnost dobře fungovat:

• Uvítací dopis pro zaměstnance – Pro větší osobnost nechte tento dopis vlastnoručně napsat a podepsat novým manažerem, týmem nebo generálním ředitelem
• Krátký dotazník o jejich koníčcích, zájmech a hodnotách společnosti, ke kterým mají největší vztah. Tím dáte novým zaměstnancům najevo, že máte zájem dozvědět se o nich více
• Program pro první den a týden na novém pracovišti, včetně onboardingového školení
• Značkový swag, jako je hrnek na kávu, tričko apod. (protože každý má rád dárky!)
• Balíček vlastních vizitek, díky nimž se noví zaměstnanci budou od prvního dne cítit jako součást týmu
• Kniha z oboru nebo motivační kniha, která nové zaměstnance inspiruje, nebo sada digitálních nástrojů v systému LMS pro onboarding, která obsahuje inspirativní články, videa a návody

Na vás

Doufáme, že vás tyto nápady inspirují k vytvoření vlastní uvítací sady pro nové zaměstnance. Nezapomeňte však, že nejlepší nástupní sada pro nové zaměstnance je pro každou společnost jiná. Nebojte se proto experimentovat s vlastními nápady na uvítací sadu a představit svou společnost vlastním jedinečným způsobem.

Například úvodní box společnosti Ogilvy & Mather je inspirován osmi návyky efektivních lidí Davida Ogilvyho. Společnost říká: „Tyto návyky tvořily ideologii, na které byla O&M před lety postavena, a díky jednomu předmětu, který reprezentuje každý návyk, se tyto návyky stávají pro nové zaměstnance hmatatelnější a hravější.“

Takže, jak je to s nástupním procesem ve vaší společnosti? Rádi bychom se dozvěděli, díky čemu je vaše sada pro nástup nových zaměstnanců účinná.