Co je to virtuální telefonní linka?

Virtuální telefonní číslo neboli přímá vnitřní volba (DID) je telefonní číslo, které není vázáno na konkrétní telefonní zařízení nebo linku a umožňuje uživateli přesměrovat a směrovat hovory z jednoho čísla na jiné číslo, IP adresu nebo zařízení. Virtuální telefonní linky lze také označit jako čísla online.

Tradičně byla telefonní čísla navržena tak, aby fungovala na jedné telefonní lince, která byla fyzicky připojena od telefonní společnosti k vašemu domu nebo firmě, a veškeré hovory na toto číslo mohly být odeslány pouze na toto konkrétní fyzické místo. Mobilní telefony jsou sice mobilnější než pevné linky, ale jejich pokrytí je stále závislé na mobilních věžích. Virtuální číslo poskytuje firmě větší kontrolu a flexibilitu při přijímání hovorů tím, že odstraňuje tato fyzická omezení.

Poznámka redakce: Hledáte poskytovatele podnikových telefonních služeb nebo VoIP? Vyplňte níže uvedený dotazník a naši partneři z řad prodejců vás budou kontaktovat a poskytnou vám bezplatné informace.

Jak fungují virtuální telefonní čísla?

Virtuální telefonní čísla se při zajišťování pokrytí spoléhají na internet namísto telefonní společnosti nebo mobilní věže, což uživatelům umožňuje dovolat se prostřednictvím telefonu nebo počítače. Umožňuje také měnit používané zařízení v reálném čase. Pokud například chcete být na svém mobilním telefonu dostupní pouze v určitou dobu, můžete všechny hovory přijaté v pracovní době přesměrovat na virtuální telefonní linku.

Jak získat virtuální telefonní číslo

Virtuální telefonní čísla lze zakoupit několika způsoby. Pokud již vaše firma používá systém VoIP (Voice over Internet Protocol), můžete virtuální čísla přidat ke stávajícímu balíčku prostřednictvím svého poskytovatele VoIP. To obvykle stojí 5 až 10 dolarů měsíčně za jedno číslo.

Pokud si chcete zakoupit virtuální telefonní systém, můžete získat balíček, který obsahuje jedno virtuální číslo a určitý počet přípojek a minut. Minuty vznikají podle toho, jak dlouho na „firemní lince“ hovoříte. Náklady na tarif virtuálního telefonního systému začínají na 10 až 12 dolarech měsíčně za jedno nebo dvě virtuální čísla s 300 až 500 minutami a pokračují na 25 až 50 dolarech za dvě virtuální čísla s 2 000 až 3 000 minutami.

Pokud ještě nemáte virtuální telefonní systém, můžete využít služeb poskytovatele, který prodává pouze virtuální čísla. Jedná se o některé z nejoblíbenějších poskytovatelů virtuálních telefonních linek:

Google Voice poskytuje jednotlivým uživatelům bezplatné virtuální telefonní číslo, které lze používat pro volání, textové zprávy a hlasovou poštu. Má snadno použitelnou aplikaci pro chytré telefony nebo počítače a virtuální číslo můžete propojit s číslem mobilní nebo pevné linky. Firemní tarify začínají na 10 USD měsíčně na uživatele.
MightyCall je cloudový virtuální telefonní systém, který nabízí telefonní hovory, textové zprávy a hlasovou poštu a také inteligentní přesměrování hovorů a nahrávání hovorů. K dispozici je několik plánů předplatného, které začínají na 19,99 USD měsíčně.
Grasshopper podporuje hovory, textové zprávy a hlasovou poštu. Nabízí tři různé plány služeb, které začínají na 26 dolarech měsíčně, takže si můžete vybrat ten, který nejlépe vyhovuje vaší firmě.
8×8 je cloudový systém sjednocené komunikace VoIP, který se mezi mnoha funkcemi může pochlubit vysoce spolehlivými službami, třícestným voláním, online hlasovou poštou, přesměrováním hovorů a skupinami vyzvánění. Je také integrován s kancelářskými programy, jako je Salesforce a Slack. Ceny tarifů začínají na 12 dolarech měsíčně za uživatele.

Jaké jsou výhody virtuálního telefonního čísla?

Bez vazby na fyzické místo můžete přijímat hovory kdekoli, kdykoli a na preferovaném zařízení. Pokud se například někdo z vaší společnosti chystá odjet a potřebuje být k zastižení na telefonu, ale nechce poskytnout své číslo mobilního telefonu, můžete mu přiřadit virtuální číslo na mobilní telefon.

Virtuální telefonní čísla jsou také výhodná pro společnosti s více pobočkami. Místo toho, aby telefon vyzváněl v jedné kanceláři, mohou být příchozí hovory odesílány na telefony v jednotlivých kancelářích. Toho lze dosáhnout tak, že se cílem virtuální telefonní linky stane fronta hovorů nebo skupina vyzvánění, která bude vyzvánět na telefony všech zaměstnanců, kteří jsou určeni jako součást fronty nebo skupiny, a to buď současně, nebo postupně, v závislosti na vašich preferencích.

Pokud se vaše kancelář nachází v jiné oblasti než základna vašich zákazníků, můžete telefonní lince přiřadit místní předvolbu. To vám pomůže etablovat se v klíčové oblasti a sníží náklady na příchozí hovory. Zákazníci budou s větší pravděpodobností volat a přijímat hovory z místního čísla než z čísla s předvolbou, kterou neznají.

Prostřednictvím virtuální telefonní linky můžete také sledovat klíčové metriky zákazníků. Mnoho systémů umožňuje například přiřadit jedinečné číslo konkrétní kampani, takže jen na základě čísla poznáte, zda někdo volá v rámci této kampaně. Tyto údaje mohou být užitečné při vyhodnocování účinnosti kampaně.

Virtuální telefonní linky mohou vaší firmě ušetřit tisíce dolarů na poplatcích za telefonování a vybavení. Protože jsou virtuální telefonní linky 100% digitální, nevyžadují žádný hardware, zařízení, instalaci ani údržbu.

Při hledání poskytovatele virtuálních telefonních linek si ověřte, zda zvažovaná společnost nabízí kromě telefonních služeb také funkce textové a hlasové pošty. Dražší a komplexnější plány obvykle nabízejí funkce, jako je třícestné volání, skupiny vyzvánění, identifikace volajícího, čekající a přesměrované hovory, nahrávání hovorů a přepojování hovorů. Měli byste si také ověřit, jak spolehlivá je služba z hlediska doby provozu, a zjistit, zda je součástí plánu zákaznická podpora.

Jaké jsou nevýhody?

Výhody virtuálních telefonních linek výrazně převažují nad nevýhodami, ale existuje několik potenciálních nevýhod. Především jde o vliv na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, říká Matt Schmidt, generální ředitel společnosti Diabetes365.

„Nevýhodou je podle mého názoru to, že jste dostupní téměř kdykoli, kdy jste vzhůru,“ řekl. „Většina lidí je ze začátku workoholiky a mít možnost dalšího telefonátu z domova nebo odkudkoli může vést k vyhoření.“

Další nevýhodou je nestálá spolehlivost volání. Protože virtuální telefonní číslo je založeno čistě na internetu, kvalita hovoru bude jen tak silná, jak silné bude vaše internetové připojení. Ujistěte se, že máte silný a spolehlivý signál a že váš poskytovatel má dobrý program služeb zákazníkům.

Pokud máte tarif, který využívá minuty, musíte si uvědomit, jak tyto minuty využíváte, a ujistit se, že je nepromrháte na spam nebo nepracovní hovory. V opačném případě riskujete, že vaše náklady překročí váš rozpočet.

Často kladené otázky k virtuálnímu telefonnímu číslu

Jak mohu získat virtuální telefonní číslo zdarma?

Na internetu je k dispozici několik poskytovatelů virtuálních telefonních čísel zdarma, například Google Voice pro osobní použití. Stačí si vybrat preferovaného poskytovatele, založit si účet, zvolit požadovanou předvolbu oblasti a začít používat virtuální telefonní číslo. Mnoho poskytovatelů virtuálních telefonů nabízí bezplatné telefonní číslo pro jednotlivce, ale mají i placené možnosti pro firmy.

Může se tradiční telefonní číslo stát vaším virtuálním telefonním číslem?

Ano, své stávající tradiční telefonní číslo můžete převést na virtuální. Tento proces se nazývá „přenos“ a je k dispozici u většiny poskytovatelů virtuálních telefonních čísel.

V jakých zemích můžete získat virtuální telefonní číslo?

Virtuální telefonní číslo můžete získat ve většině zemí světa, i když konkrétní země se mohou lišit podle poskytovatele. Služby většiny poskytovatelů jsou dostupné v 50 a více zemích, někteří se chlubí dostupností ve více než 100 zemích.