Jak uplatnit kilometrovné v amerických daních

Výdaje

Je důležité pochopit, jaké typy jízd si mohou zaměstnanci a osoby samostatně výdělečně činné odečíst v daňovém přiznání. Sestavili jsme pro vás níže uvedeného průvodce, který vám pomůže ujistit se, že odepisujete ujeté kilometry v souladu s nejnovějšími pravidly IRS.

Sledujte své služební kilometry

Chcete-li uplatnit odpočet ujetých kilometrů, musíte nejprve vést přesnou evidenci ujetých kilometrů. Po desetiletí lidé sledovali své služební kilometry pomocí tužky a papíru.

Naštěstí technologie pokročily a nyní existují aplikace Mileage Tracker, díky nimž je zaznamenávání služebních kilometrů jednodušší než kdy dříve. Everlance je nejlépe hodnoceným řešením pro sledování ujetých kilometrů, protože automaticky a spolehlivě sleduje ujeté firemní kilometry a všechna data shromažďuje do výkazů v souladu s předpisy IRS.

Jste-li majitelem firmy, je také dobré mít na evidenci ujetých kilometrů svých zaměstnanců konkrétní požadavky. Můžete si stáhnout bezplatnou šablonu záznamu o ujetých kilometrech v aplikaci Excel a rozdat ji svým zaměstnancům, aby věděli, co se od jejich výkazů očekává, pokud sledují ujeté kilometry ručně.

Standardní sazba IRS za ujeté kilometry

Standardní sazba IRS za ujeté kilometry je standardní sazba náhrady za ujeté kilometry, kterou každoročně stanovuje IRS, aby ji zaměstnanci, dodavatelé a zaměstnavatelé mohli používat pro daňové účely. Tato sazba se v jednotlivých letech mění a vztahuje se na vozidla včetně osobních a nákladních automobilů a dodávek.

Pro zdaňovací období 2020 jsou tyto sazby následující:

• 57,5 centů za míli za ujeté služební míle (snížení o 0.5 centů oproti roku 2019)
• 17 centů za míli ujetou pro lékařské nebo stěhovací účely (snížení o 3 centy oproti roku 2019)
• 14 centů za míli ujetou ve službách charitativní organizace (v současné době stanoveno Kongresem)

Většina podniků strukturuje své zásady proplácení nákladů zaměstnancům podle standardního odpočtu IRS na obchodní míle ve výši 58 centů, zatímco jiné společnosti se rozhodnou zavést vyšší nebo nižší sazbu proplácení nákladů svým zaměstnancům.

Pokud například podnik působí v oblasti, kde jsou vyšší náklady na pohonné hmoty, může použít vyšší sazbu náhrad, než je standardní sazba IRS.

I když podnik nemá zaveden program náhrad zaměstnancům, mohou si zaměstnanci odečíst výdaje na služební míle – s použitím standardní sazby IRS – od svého hrubého příjmu.

Poplatníci mají také možnost odečíst si skutečné výdaje – včetně nákladů na benzín, pojištění, parkování, opravy a amortizaci – namísto použití standardní sazby za ujeté kilometry, ale mnozí budou souhlasit, že použití této metody může vyžadovat mnohem více času a práce. Také celkové výdaje na podnikání zaměstnance musí přesáhnout 2 % upraveného hrubého příjmu, abyste mohli uplatnit tento odpočet.

Jak uplatnit kilometrovné v daních

Zaměstnanci mohou sledovat své kilometrovné do a z pracovních povinností a zároveň doložit účel každé cesty a podle toho uplatnit kilometrovné v daňovém přiznání, ale platí výjimky. Podle IRS:

„Daňový poplatník nesmí použít standardní sazbu za ujeté kilometry u vozidla po použití jakékoli metody odpisování podle Modifikovaného systému zrychlené úhrady nákladů (MACRS) nebo po uplatnění odpočtu podle § 179 na toto vozidlo. Kromě toho nelze použít standardní sazbu za ujeté podnikové kilometry pro více než čtyři současně používaná vozidla.“

Ačkoli to může být samozřejmé, zaměstnanci si nemohou odečíst dojíždění do zaměstnání, jakkoli by to bylo úžasné.

Důležité je také upozornit na pravidlo FLSA o zpětném odpočtu, což je výjimka týkající se náhrad za ujeté kilometry, kterou musí společnosti dodržovat, pokud jejich zaměstnanci vydělávají téměř minimální mzdu nebo na její úrovni.

Podle zákona Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) již daňoví poplatníci nemohou uplatňovat různý odpočet za neproplacené cestovní výdaje zaměstnanců. Tento odpočet byl z přílohy A spolu s podobnými odpočty vyřazen. To se však netýká odpočtů, které se vhodně uplatňují v příloze C pro osoby samostatně výdělečně činné nebo nezávislé dodavatele.

Jestliže jste samostatně výdělečně činná osoba nebo nezávislý dodavatel, platí tato pravidla pro odpočet kilometrů a dojíždění. Počet odečitatelných kilometrů závisí na tom, kde se nachází vaše hlavní místo podnikání. Pokud pracujete z domova, jsou obvykle všechny vaše kilometry odečitatelné, kdykoli nasednete do auta a jedete za jakýmkoli účelem souvisejícím s vaším podnikáním.

Podle IRS, pokud jedete na schůzku s klientem a pak se vracíte přímo domů, je celá cesta související s podnikáním, a tudíž odečitatelná. Můžete si také odečíst náklady na jízdu z místa podnikání na činnosti související s prací, i když jde jen o předání balíčků na poště.

Provozujete-li své podnikání jinde než doma, nemůžete si odečíst kilometry, které do tohoto místa ujedete, protože se to považuje za dojíždění.

Odpočet ujetých kilometrů: služební vs. osobní

Samozřejmostí je, že v daních lze uplatnit pouze kilometry použité pro služební účely, nikoliv kilometry použité pro osobní cesty. Dojíždění do kanceláře a zpět je považováno za osobní cestu, stejně jako šálek kávy, na který jste se cestou zastavili, přestože mnozí z nás potřebují ke své práci denní dávku kofeinu.

To může komplikovat situaci, pokud jde o sledování ujetých kilometrů, protože mnozí z nás vykonávají osobní pochůzky, jako je vyzvednutí čistírny nebo zastávka v obchodě s potravinami, a zároveň mohou řídit ze služebních důvodů.

Everlance nabízí snadné řešení pro rozlišení služebních a osobních jízd, i když se prolínají do jedné jízdy. Pokaždé, když nasednete do auta a jedete do dalšího cíle, otevřete aplikaci Everlance.

Pokud jedete na schůzku s klientem do jeho kanceláře, stačí přejet prstem doprava pro pracovní cestu. Pokud po schůzce s klientem míříte na večeři s kamarádem, stačí přejet prstem doleva pro osobní schůzku. Tímto způsobem jsou všechny vaše služební kilometry zaznamenány odděleně a Everlance vám dokonce okamžitě vypočítá odpočet na základě standardní sazby za ujeté kilometry.

Everlance vám také umožňuje sledovat další typy služebních výdajů. Stačí vyfotit účtenku a aplikace ji bezpečně uloží do cloudu. Můžete dokonce přímo propojit svou kreditní kartu nebo bankovní účet a sledovat výdaje i tímto způsobem.

Závěr

Když přijde čas na přípravu daní, stačí stáhnout přehledy o ujetých kilometrech a sledování výdajů v aplikaci Everlance a poslat je svému účetnímu. Společnost Everlance dláždí cestu k tomu, aby ušetřila firmám a osobám samostatně výdělečně činným spoustu času, peněz a starostí, pokud jde o sledování služebních kilometrů a výdajů.

Ať už jste majitel firmy s více zaměstnanci, nebo jste osoba samostatně výdělečně činná, společnost Everlance nabízí plány na míru, které si můžete vybrat podle potřeb vlastní firmy. Prozkoumejte jejich možnosti sledování kilometrů a výdajů a zefektivněte své účetnictví a zároveň eliminujte dohady a chyby, které s ním často přicházejí.

.