Ve mzdovém procesu vaší společnosti se občas může stát, že zaměstnanec chce uplatnit nárok na osvobození od srážek. Znalost faktů vám pomůže tento proces zvládnout.
Proces srážek ze mzdy
Srážky ze mzdy je obecný pojem pro částky strhávané ze mzdy zaměstnance na federální a státní daně z příjmu a na daně FICA (sociální a zdravotní pojištění). Některým zaměstnancům nemusí být ze mzdy strhávána federální daň z příjmu, pokud je jejich příjem nižší než určitá částka.
Firemní daňový úřad umožňuje zaměstnancům uplatnit v určitém roce osvobození od srážky daně z příjmu, pokud nastanou obě tyto situace:
- V předchozím roce měli nárok na vrácení veškeré sražené federální daně z příjmu, protože neměli žádnou daňovou povinnost
- V běžném roce očekávají vrácení veškeré sražené federální daně z příjmu, protože neočekávají, že budou mít daňovou povinnost
Některé typy zaměstnanců mohou být osvobozeny: studenti, pracovníci na částečný úvazek, osoby starší 65 let a nevidomí zaměstnanci.
Jakékoli osvobození od srážek se vztahuje pouze na federální daně z příjmu, nikoli na státní daně nebo daně FICA (sociální zabezpečení/Medicare).
Nárok na osvobození od srážek od 1. ledna 2020
Od 1. ledna 2020 je v platnosti nový formulář W-4 pro všechny nově přijaté zaměstnance a zaměstnance, kteří chtějí změnit své formuláře W-4. Pokud chce zaměstnanec uplatnit nárok na osvobození, musí na formuláři W-4 napsat „Osvobozeno“ do prostoru pod krokem 4 c) a vyplnit kroky 1 a 5.
Zaměstnanec, který chce uplatnit osvobození pro daný rok, vám musí odevzdat nový formulář W-4 do 15. února daného roku. Pokud zaměstnanec, který je v současné době osvobozen od daně, očekává, že bude mít daňovou povinnost za příští rok, musí změnit W-4 do 10. prosince běžného roku.
Jak zjistit, zda je zaměstnanec osvobozen od srážkové daně
Změnit srážkovou daň můžete pouze na základě podkladů, které vám zaměstnanec poskytne. Dokud vám zaměstnanec nepředá správný formulář nebo formuláře, musíte nadále srážet federální, státní a místní daň z příjmu na základě posledních formulářů vyplněných zaměstnancem. Nemůžete se řídit slovem zaměstnance, který tvrdí, že je osvobozen od daně.
Pokud zaměstnanec uplatňuje nárok na osvobození, měl by formulář W-4 vypadat takto:
- Řádek 5 – Celkový počet dávek – bude prázdný
- Řádek 6 – Další částka, která má být sražena – bude prázdný
- Řádek 7 – Nárok na osvobození – bude uvedeno slovo „Osvobozeno“
Možná budete muset (zaměstnavatel) zaslat formulář W-4 daňovému úřadu, aby nárok posoudil. Formulář nemusíte zasílat, pokud vám IRS výslovně nezaslal dopis, který to vyžaduje.
Více o osvobození od srážkové daně
Nárok na osvobození od srážkové daně nezbavuje zaměstnance povinnosti platit svůj podíl na dani FICA, včetně dodatečné daně Medicare. Všechny daně FICA musíte zaplatit vy jako zaměstnavatel i zaměstnanec. Srážky zaměstnance na sociální pojištění se zastaví na maximu sociálního pojištění, ale váš příspěvek na sociální pojištění jako zaměstnavatele pokračuje za všechny mzdy.
Pokud se domníváte, že osvobození zaměstnance od srážek podle W-4 je nesprávné, nemůžete ho změnit, ale můžete zaměstnance upozornit, že osvobození může být zpochybněno finančním úřadem. Bez ohledu na to, co zaměstnanec tvrdí, musíte pro srážky ze mzdy zaměstnance použít pouze podepsaný formulář W-4.
Tvrzení o osvobození od federální daně z příjmu nemá nic společného se srážkami státní daně z příjmu a místní daně zaměstnance. Zaměstnanec se bude muset informovat u státních a místních daňových úřadů, aby zjistil, jak toto osvobození v těchto jurisdikcích funguje. Jak bylo uvedeno výše, dokud vám zaměstnanec nepředá podepsané dokumenty pro uplatnění osvobození od státních nebo místních daní, musíte tyto daně nadále srážet.
Pokud chce zaměstnanec uplatnit nárok na osvobození od srážek, ale v průběhu roku mu již byly srážky ze mzdy provedeny, nemůžete mu tyto peníze vrátit. V době zdanění oznámíte zaměstnanci srážku na jeho formuláři W-2 za daný rok. Zaměstnanec pak může uplatnit nárok na sraženou částku.
Příklad Carlton za vámi přijde v únoru a řekne, že chce uplatnit osvobození od srážky za letošní rok. Vyplní nový formulář W-4, ve kterém uplatní nárok na osvobození, ale vy jste mu již v lednu z jeho mzdy srazili 276 USD federální daně z příjmu. Bude muset počkat, až podá daňové přiznání a uplatní nárok na 276 dolarů.
Nepředpokládejte, že student, pracovník na částečný úvazek nebo sezónní pracovník bude osvobozen od srážky. Všichni zaměstnanci musí při nástupu vyplnit formulář W-4 a právě na tomto formuláři musí zaměstnanec uplatnit nárok na osvobození.
Právník vám řekne, abyste zaměstnancům nepomáhali formuláře vyplňovat. Pokud vás však zaměstnanec požádá, můžete mu poskytnout informace, které mu pomohou rozhodnout se samostatně. Publikace IRS č. 505 obsahuje vývojový diagram (strana 8), který může zaměstnanci pomoci zjistit, zda může uplatnit nárok na osvobození od srážek.
Pokud obdržíte dopis o uzamčení od IRS
Nemusíte odevzdávat formuláře W-4 IRS, ale může přezkoumat žádost zaměstnance o osvobození a může vás požádat o předložení formuláře W-4 zaměstnance. V některých případech, pokud se IRS domnívá, že nárok na osvobození není platný, může vaší firmě zaslat „zamykací dopis“ spolu s kopií pro zaměstnance. Dopis o uzamčení blokuje srážky zaměstnance na základě kontroly IRS.
V tomto dopise je uveden maximální počet povolených srážek pro zaměstnance. Jakmile obdržíte tento uzamykací dopis, musíte začít používat tyto informace ke srážkám federální daně z příjmu ze mzdy zaměstnance s platností od data stanoveného IRS. Výši srážky nemůžete změnit, dokud neobdržíte povolení od IRS; nemůžete přijmout nový formulář W-4 od zaměstnance, abyste změnili výši srážky.
Také obdržíte kopii tohoto dopisu pro zaměstnance s vysvětlením, jak předat IRS další informace. Můžete zaměstnance vyzvat, aby se obrátil na IRS a požádal o změnu výluky.
Pokud zaměstnanci nezměníte výši srážky na základě srážky uvedené ve výlukovém dopise, je vaše firma odpovědná za zaplacení dodatečné částky daně, která měla být sražena.