Konečný průvodce skutečně efektivním procesem Procure-to-Pay

Průběh procesu Procure-to-Pay

Na základě organizační praxe a daného požadavku volí vedoucí pracovníci v oblasti veřejných zakázek nejdůležitější fáze procesu Procure-to-Pay. Zde je uvedeno devět logických kroků ideálního procesu procure-to-pay.

Krok 1: Identifikace potřeb

Prvním krokem procesu procure-to-pay je stanovení a definování obchodních požadavků s pomocí multifunkčních zainteresovaných stran. Jakmile je identifikována platná potřeba, nákupní týmy načrtnou specifikace na vysoké úrovni pro zboží/výrobky a zadávací podmínky (TOR) pro služby a výkazy práce (SOW).

Krok 2: Vytvoření požadavků

Po dokončení specifikací/TOR/SOW je vytvořen formální požadavek na nákup. Žadatel předloží vyplněný formulář nákupní poptávky poté, co se ujistí, že jsou splněny všechny nezbytné administrativní požadavky. Požadavky lze vytvářet pro jakýkoli typ nákupu od standardních nákupů až po subdodávky a zásilky.

Krok 3: Schválení požadavku na nákup

Předložené požadavky na nákup následně přezkoumávají vedoucí oddělení nebo referenti pro nákup. Schvalovatelé mohou po vyhodnocení potřeby, ověření dostupného rozpočtu a ověření formuláře žádosti o nákup žádost o nákup buď schválit, nebo zamítnout. Neúplné nákupní požadavky jsou zamítnuty zpět iniciátorovi k opravě a opětovnému předložení.

Krok 4: Vytvoření PO/nákupu na místě

Pokud má požadované zboží/produkty vlastnosti, jako jsou nákupy neřízené kategorie, jednorázové jedinečné nákupy nebo komodity s nízkou hodnotou, lze provést nákup na místě. V opačném případě se nákupní objednávky vytvářejí ze schválených nákupních požadavků.

Krok 5: Schválení nákupní objednávky

Nákupní objednávky se nyní posílají přes schvalovací smyčku, aby se zajistila oprávněnost a správnost specifikací. Schválené nákupní objednávky jsou poté odeslány dodavatelům. Po přezkoumání nákupní objednávky mohou prodejci objednávku schválit, odmítnout nebo zahájit jednání. Když úředník nákupní objednávku schválí, aktivuje se právně závazná smlouva.

Připojte se k nám a zjistěte, jak může digitální zadávání veřejných zakázek zajistit efektivitu a úsporu nákladů. Zaregistrujte se nyní!

Krok 6: Převzetí zboží

Pokud dodavatel dodá slíbené zboží/služby, kupující zkontroluje dodané výrobky nebo služby, aby se ujistil, že odpovídají podmínkám smlouvy. Příjem zboží je poté schválen nebo zamítnut na základě norem uvedených v kupní smlouvě nebo objednávce.

Krok 7: Výkonnost dodavatele

Na základě údajů získaných v předchozím kroku je vyhodnocena výkonnost dodavatele. Hodnotí se řada faktorů, jako je kvalita, včasné dodávky, služby, dodržování smlouvy, schopnost reagovat a celkové náklady na vlastnictví (TCO). Nevýkonnost je označena ve stávajících seznamech a informačních systémech pro budoucí použití.

Krok 8: Schválení faktury

Po schválení příjmu zboží se provede třístranné porovnání mezi objednávkou, fakturou dodavatele a příjmem zboží. Pokud nejsou nalezeny žádné nesrovnalosti, je faktura schválena a předána finančnímu týmu k proplacení. V případě nesrovnalostí je faktura zamítnuta zpět prodejci s uvedením důvodu zamítnutí.

Krok 9: Platba prodejci

Po obdržení schválené faktury zpracuje finanční tým platby podle smluvních podmínek. Budou zohledněny případné změny smlouvy nebo revize likvidované finanční záruky. Platba dodavateli bude spadat do jednoho z následujících pěti typů: záloha, částečná platba, průběžná platba nebo splátka, konečná platba a zádržné/zádržné.

Nejlepší postupy v procesu od nákupu k platbě

Následujících pět osvědčených postupů může organizacím pomoci zlepšit účinnost a efektivitu jejich procesu od nákupu k platbě:

• Zavést software procure-to-pay
• Udržet proces transparentní
• Zlepšit zapojení dodavatelů
• Optimalizovat zásoby
• Streamline contract management

Jak může software procure-to-pay přinést efektivitu v nákupu?

Nedávná zpráva společnosti Gartner tvrdí, že do roku 2025 bude mít více než 50 % organizací na celém světě zaveden cloudový balík Procure-to-pay. Cloudové nástroje pro zadávání zakázek, jako je například Kissflow, získávají na popularitě, protože organizace se dozvídají více o výhodách a možnostech úspory nákladů při používání softwaru pro zadávání zakázek.

Software Procure-to-pay integruje nákupní požadavky, nákupní objednávky, příjemky zboží a faktury do jediného rozhraní. Automatizace procesu Procure-to-pay může zefektivnit proces, optimalizovat výdaje, zlepšit dodržování předpisů, snížit náklady a zmírnit rizika.

Komplexní řešení Procure-to-pay, jako je například Kissflow Procurement Cloud, poskytují řadu funkcí, včetně:

1. Zadávání a schvalování požadavků na nákup

Kdo zašle požadavek na nákup, jednoduše zadá příslušné údaje do vašeho nástroje pro zadávání veřejných zakázek, vybere požadovaný produkt/službu a z hlavní databáze vybere preferovaného dodavatele.

Digitální sada Procure-to-pay také přesměruje požadavek na nákup všem zúčastněným stranám a schvalovatelům ve správném pořadí, aniž by kdokoli z nich poslal ohledně požadavku byť jen e-mail.

2. Správa nákupních objednávek

Většina řešení Procure-to-pay automaticky vytvoří nákupní objednávku ze schválených požadavků na nákup a zahájí proces odeslání PO. Lze provést cokoli od odeslání více dávkových objednávek jednomu dodavateli až po vytvoření více PO z jedné nákupní poptávky.

3. Digitalizovaná správa dodavatelů

Digitalizace správy dodavatelů mění způsob, jakým váš nákupní tým měří a hodnotí výkonnost dodavatelů. Místo nadějného „myslím, že ten dodavatel hardwaru, kterého jsme používali v roce 2013, nabízel skvělé slevy, ale zapomněl jsem jeho jméno“ se můžete spolehnout na pohodlně dostupné a spolehlivé údaje o dodavateli z vašeho nákupního systému.

Pomocí nástroje Procure-to-pay, který zpracovává údaje o výkonnosti dodavatele – ceny, slevy, dodržování harmonogramu dodávek, dodržování zásad a další – můžete vybrat nejlepšího dodavatele pro jakoukoli zakázku pokaždé, když se potřebujete rozhodnout.

3. Porovnávání faktur

Software Procure-to-pay umožňuje organizacím potvrdit příjem zboží a zachytit informace o faktuře. Organizace mohou schvalovat faktury, spravovat výjimky, provádět párování PO a integrovat se s elektronickými platbami nebo systémem účetních závazků.

4. Přehled o nákupu

Jednou z nejlepších částí digitalizace nákupu jsou přehledy a analýzy, které vám pomohou pochopit, co se daří a které neefektivní procesy vás stojí peníze.

Protože je nákup oddělení s vysokými výdaji, je dobré mít transparentnost procesů a přehled o každém procesu, od žádostí o nákup až po schvalování faktur. Můžete si okamžitě vytáhnout stav jakéhokoli úkolu, analyzovat metriky výkonnosti dodavatelů a další informace prostřednictvím vlastních sestav a analýz.

Doporučená četba:

• Top 6 Challenges in Procurement and How to Overcome Those
• 5 Advancements in Technology That Procurement Needs to Adopt Now
• How Manual Processes Are Killing Your Procurement Efforts

Uvolněte plný potenciál vašeho procesu Procure-to-pay pomocí řešení Kissflow

Procure-to-pay, které digitálně propojuje dodavatele, organizací, zásad a procesů, odhalují nové možnosti úspor. Automatizovaný software pro zadávání veřejných zakázek řeší všechny existující mezery v procesech – od prevence ručního zadávání dat až po zlepšení přehledu o výdajích.

Cloud pro zadávání veřejných zakázek společnosti Kissflow využívá sílu pracovních postupů, digitálních formulářů, cloudových technologií, inteligentních procesů a podrobné analytiky, aby vám pomohl získat větší hodnotu z toku procesů od nákupu k platbě. Pokrývá vše od požadavků na nákup a objednávek až po platby. Bez problémů se také integruje s jakýmkoli účetním nebo ERP softwarem, který případně také používáte.

S Kissflow můžete digitalizovat celý cyklus od nákupu k platbě a komplexně zlepšit všechny nákupní procesy. Přivítejte digitalizovaný proces od nákupu k platbě s řešením Kissflow Procurement Cloud a zjistěte, proč je to nejlepší možnost, jak transformovat váš nákupní proces.

.