Proč vaši personalisté potřebují HR analýzu

Není žádným tajemstvím, že lidé jsou nejcennějším (a nejdražším) aktivem každé společnosti.

Od jejich platů a benefitů až po kancelářské prostory, ve kterých sedí, a technologie, které používají. Aby ochránili tuto obrovskou investici, obracejí se odborníci na lidské zdroje na HR analytiku, aby zjistili, co se děje s jejich pracovníky a jak nejlépe využít zdroje.

Co je HR analytika?

HR analytika jsou data, která HR týmy shromažďují a analyzují, aby porozuměly pracovníkům své společnosti. Zahrnuje vše od počtu zaměstnanců, odměňování, názvu a funkce pracovní pozice, místa výkonu práce (např. v kanceláři nebo na dálku), náboru, nástupu, fluktuace, zapojení zaměstnanců, rozmanitosti a začlenění, vzdělávání a rozvoje a dalších.

Tato analytika se shromažďuje z různých zdrojů, včetně průzkumů mezi zaměstnanci, systémů pro sledování uchazečů (ATS), HR informačních systémů (HRIS), systémů pro řízení lidského kapitálu (HCM) a systémů pro řízení lidských zdrojů (HRMS).

Stejně jako marketér využívá data k formování reklamní kampaně nebo společnost k určení, kde otevřít novou pobočku, využívají HR týmy HR analytiku k:

• Poznání své pracovní síly
• Efektivnímu rozmístění zdrojů
• Plánování budoucnosti

To je obzvláště důležité pro velké společnosti s tisíci zaměstnanci a více pobočkami. Analytika lidských zdrojů může personálním týmům pomoci sledovat výkonnost a angažovanost zaměstnanců a snížit tak fluktuaci a vybudovat produktivnější pracovní sílu.

Firmy jsou postaveny na síle a inovativnosti svých zaměstnanců. Bez HR analytiky hrozí, že personalisté přehlédnou důležité trendy, jako jsou špatní manažeři nebo nedostatečný profesní rozvoj. Nespokojení nebo nenaplnění zaměstnanci přijdou každou společnost draho v podobě ztracené produktivity a peněz.

Na jaké otázky může personální analytika odpovědět?

Jak můžeme urychlit proces náboru zaměstnanců? Kdy je správný čas někoho povýšit? Jak můžeme zajistit, aby naši zaměstnanci byli různorodí a inkluzivní? To je jen několik z mnoha otázek, na které má personální analytika odpovědět. Od podání žádosti až po odchod do důchodu nabízí HR analytika přehled o celé pracovní cestě zaměstnance.

Nábor

Profesionálové v oblasti lidských zdrojů tvrdě pracují na tom, aby v co nejkratším čase najali ty nejlepší lidi na správnou pozici. Aby toho dosáhli efektivně, náboráři často využívají HR analytiku nejen k vyhledávání talentů, ale také k vyhodnocování náborového procesu a kvality kandidátů.

Jak může HR analytika pomoci?

Náboráři a personalisté využívají HR analytiku pro celý proces náboru. Například při psaní pracovních nabídek mohou využít údaje o HR technologiích a dovednostech a napsat lepší pracovní nabídky, které přilákají ty správné lidi. Bez HR analytiky je těžké zjistit, jaký název pracovní pozice, její popis a požadované dovednosti a zkušenosti mají být v inzerátu uvedeny.

HR analytika může náborářům a personalistům také pomoci zjistit, kde by měli na danou pozici nabírat. Pokud byste například chtěli najmout webové vývojáře za nejlepší cenu, mohli byste k sestavení náborové strategie využít data z technického nástroje HR. Ta by mohla zahrnovat odměňování, nabídku, poptávku, konkurenci, míru fluktuace, rozmanitost a další údaje – to vše pro daný region.

Pokud vaše organizace nabírá stážisty nebo začínající zaměstnance, pravděpodobně budete mít také plán náboru na univerzitě. Analytika lidských zdrojů může personalistům pomoci zúžit seznam univerzit, které chtějí navštívit nebo s nimi spolupracovat, takže budou vynakládat čas a peníze pouze na nábor z nejproduktivnějších škol.

Analytika lidských zdrojů také pomáhá personálním týmům určit, kde zveřejnit volná pracovní místa. Které burzy práce by měly používat? Kde by měly utratit peníze, aby se jejich inzeráty dostaly ke správným lidem? Sledování výkonnosti minulých inzerátů může poskytnout informace pro ty budoucí.

Nakonec, po přijetí zaměstnanců mohou náboráři a personalisté využít HR analytiku k vyhodnocení kvality těchto zaměstnanců. Například zda se vyskytly nějaké „rychlé odchody“ alias zaměstnanci, kteří odešli během prvních šesti nebo dvanácti měsíců.

Time-to-hire

Jak název napovídá, time-to-hire je metrika, kterou HR týmy používají k měření toho, jak dlouho trvá, než se někdo dostane na danou pozici. Tento proces zahrnuje schválení popisu pracovní pozice, vypsání výběrového řízení, prověření uchazečů, pohovory, předložení nabídky, prověření a nakonec podepsání závěrečných dokumentů.

Jak může HR analytika pomoci?

Podniky přicházejí o peníze a produktivitu každý den, kdy není obsazeno pracovní místo. Proto je tak důležité, aby HR týmy udržovaly time-to-hire na co nejnižší úrovni. HR analytika může sledovat celý pracovní postup time-to-hire a zaznamenávat, jak dlouho trvaly jednotlivé kroky procesu. Na základě těchto údajů mohou HR týmy identifikovat zaostávání (například problémy s plánováním pohovorů u zaneprázdněných personalistů) a vyvinout řešení.

Například některé společnosti nastavují automatické e-maily, aby uchazeče udržely v procesu. Analytika lidských zdrojů může pomoci informovat o načasování těchto e-mailů. Za jak dlouho po výběrovém pohovoru by měl kandidát dostat následný e-mail?

Přijímací proces může zanechat v nových zaměstnancích špatnou chuť, nebo může vytvořit spokojené kandidáty, kteří jsou nadšeni, že pro vás budou pracovat. Analytika lidských zdrojů pomáhá udržovat hladký průběh procesu a informovat o něm.

Zapojení zaměstnanců

Když se noví zaměstnanci ve vaší společnosti zabydlí, budou se muset seznámit s technologiemi a vybavením, absolvovat školení, vyplnit papíry, poznat své kolegy a zorientovat se ve své roli. Jak všichni víme, tento proces může nějakou dobu trvat. Někteří personalisté dokonce tvrdí, že nástup by měl trvat nejméně tři měsíce. S takovou časovou (a finanční) investicí má smysl využívat HR analytiku, aby se zajistilo, že jde o efektivní proces.

Jak může HR analytika pomoci?

Existuje mnoho způsobů, jak může HR analytika pomoci s onboardingem, včetně dashboardů, které pomáhají manažerům sledovat pokrok nového zaměstnance. Stále populárnější je však analýza organizační sítě (ONA). Společnost Deloitte ji definuje jako „strukturovaný způsob vizualizace toho, jak komunikace, informace a rozhodnutí proudí organizací.“

Všichni máme v každém oddělení své kontaktní osoby, o kterých víme, že budou znát odpovědi. Systém ONA pomáhá personálním týmům tyto interakce sledovat. Získávají tak přehled o tom, jak spolu zaměstnanci komunikují a kdo jsou tyto kontaktní osoby v jednotlivých odděleních a na všech úrovních řízení. Díky tomu HR oddělení ví, s kým má spojit nové zaměstnance, aby zefektivnilo jejich nástupní a vzdělávací proces.

Pokud vás zajímá, jak HR týmy takovou mlhavou věc sledují, existují dva způsoby. Jeden (neplazivý způsob) obvykle zahrnuje průzkum analýzy sítě. Zaměstnanci odpovídají na otázky týkající se toho, s kým se nejčastěji baví, s kým se v týmu setkali, kdo jsou jejich kontaktní osoby atd. Personální oddělení pak na základě těchto průzkumů vytvoří mapu sítě.

Druhý (podstatně děsivější způsob) zahrnuje sledování kalendářů zaměstnanců personálními týmy s cílem zjistit, s kým a jak často se setkávají. Jen další připomínka, že nikdy nic není skutečně soukromé.

Způsoby udržení a fluktuace

Protože personál je pro většinu firem největším nákladem, je důležité sledovat, jak dlouho zaměstnanci ve firmě zůstávají. A pokud odcházejí, proč? Analytika lidských zdrojů může personálním týmům pomoci odpovědět na tyto otázky a vytvořit strategie pro zlepšení retence a snížení fluktuace.

Jak může analýza lidských zdrojů pomoci?

Pomocí nástrojů HRIS mohou personální týmy sledovat pohyb každého zaměstnance ve své organizaci. Kdy byl přijat, zda byl povýšen nebo přešel do jiného oddělení, jak dlouho byl na své pozici, jaké bylo jeho hodnocení výkonu a kdy ze společnosti odešel. Pomocí HR analýzy (ve spojení s výstupními pohovory) mohou HR týmy vyhodnotit všechny tyto vzorce a identifikovat příčiny fluktuace.

Příklad pokud zaměstnanci trvale opouštějí jeden tým, může to znamenat špatného manažera nebo nepřiměřenou pracovní zátěž. Pokud lidé soustavně odcházejí po roce nebo dvou, HR tým se možná bude muset zabývat úpravou mzdových sazeb, pracovního prostředí, možností profesního rozvoje a povýšení.

Turnover je drahý. Nejen kvůli ztrátě produktivity, ale také kvůli ztrátě institucionálních znalostí. Analytika lidských zdrojů může týmům personalistů pomoci identifikovat problémy a vhodně zasáhnout.

Potřebný výkon a rozvoj dovedností

Profesní rozvoj je jedním z nejlepších způsobů, jak si vybudovat a udržet skvělé zaměstnance. Zaměstnanci, kteří nemají pocit, že se posouvají vzhůru nebo dělají pokroky směrem ke svým kariérním cílům, nakonec odejdou. Jaký druh profesního rozvoje by však měly společnosti nabízet? A komu? A kdy?

Jak může pomoci personální analytika?

Většina společností má nějaký systém hodnocení výkonnosti, ať už roční, pololetní nebo čtvrtletní. HR týmy mohou pomocí těchto hodnocení sledovat, kteří zaměstnanci podávají dobré výkony. A pokud si nevedou dobře, mohou se HR týmy pokusit zjistit, proč tomu tak je.

Přezkumy výkonnosti jsou také příležitostí pro společnost, aby se dozvěděla o cílech svých zaměstnanců. Jak jim může společnost pomoci vyniknout v jejich roli a kariéře? Potřebují více dovedností a profesního rozvoje? Mnoho společností používá systémy pro řízení talentů (často moduly zabudované do HRIS nebo samostatného řešení LMS či HCM), které obsahují zdroje pro vzdělávání a rozvoj.

Některé organizace si vytvoří vlastní interní vzdělávací obsah a kurzy. Jiné se propojí s otevřenými online kurzy, jako jsou Coursera, Udemy a edX, nebo spolupracují s poskytovateli vzdělávání, vysokými školami a univerzitami, bootcampy atd.

Firmy, které analyzují současné dovednosti svých zaměstnanců a poskytují jim zdroje pro rozvoj dalších dovedností, budou mít lepší míru udržení zaměstnanců. Navíc tento druh rozvoje a analýzy pomáhá také při plánování nástupnictví. Kdo může být připraven na manažerské pozice? Když dlouholetý zaměstnanec odejde do důchodu, kdo může nastoupit na jeho místo? Analýza lidských zdrojů pomáhá personálním týmům plánovat tyto velké změny.

Rozmanitost a inkluze

Nejenže je budování různorodého týmu správná věc, ale je to také zisková věc. Podle zprávy společnosti McKinsey z roku 2018:

„Společnosti v nejvyšším kvartilu genderové diverzity ve vedoucích týmech měly o 21 % vyšší pravděpodobnost, že dosáhnou lepších výsledků v oblasti ziskovosti, a o 27 % vyšší pravděpodobnost, že budou mít vyšší tvorbu hodnoty.“ A „společnosti v top kvartilu pro etnickou/kulturní diverzitu ve výkonných týmech měly o 33 % vyšší pravděpodobnost, že budou mít špičkovou ziskovost v odvětví.“

Většina společností má iniciativy v oblasti diverzity a inkluze (D&I), aby zvýšila diverzitu svých zaměstnanců, zejména pokud jde o rasu a pohlaví. HR analytika hraje v D&I zásadní roli, protože umožňuje HR týmům stanovovat cíle a sledovat pokrok.

Jak může HR analytika pomoci?

HR týmy používají HR analytiku ke sledování údajů o diverzitě, aby věděly, kolik žen a menšin se v jejich firmě uchází o práci, je pozváno na pohovor a přijato. A jakmile jsou přijati, kolik z nich postoupí do managementu nebo výkonného vedení? Jaký je jejich plat? Jak často jsou povyšováni nebo jim je zvyšováno platové ohodnocení?

Díky těmto údajům jsou společnosti zodpovědné a pomáhají HR týmům, aby všechny procesy, hodnocení a systémy byly co nejvíce inkluzivní, ať už jde o řešení implicitních předsudků v procesu přijímání zaměstnanců nebo odstranění případných nerovností v odměňování.

Většina společností začíná stanovením referenčních cílů diverzity na základě demografických údajů regionu, ve kterém nabírají zaměstnance. Na základě údajů o diverzitě mohou HR týmy také označit kódy pracovních pozic, které jsou obvykle nedostatečně zastoupeny menšinami. Poté podniknou kroky k diverzifikaci uchazečů tím, že zveřejní pracovní nabídky na pracovních portálech zaměřených na menšiny, jako je například National Black MBA Association nebo Women Who Code.

Pochopení procesu HR analýzy

Teď, když jsme si řekli o různých způsobech, jak mohou HR týmy využívat HR analýzu, projděme si jednotlivé kroky procesu sběru a analýzy dat.

Sběr dat

Většina dat HR analýzy se shromažďuje prostřednictvím tří úrovní HR systémů. Zde je jejich rozdělení:

• Informační systém lidských zdrojů (HRIS). HRIS shromažďuje a uchovává údaje o zaměstnancích společnosti, včetně jejich jména, věku, adresy, platu, benefitů, docházky, hodnocení výkonnosti a dalších údajů. Obvykle se v něm také nachází systém sledování uchazečů (ATS), který je vytvořen za účelem zefektivnění procesu přijímání zaměstnanců ve společnosti. V ATS jsou uloženy všechny údaje o uchazečích, včetně jejich žádostí, životopisů, motivačních dopisů, poznámek z pohovorů a zpětné vazby od členů týmu.
• Řízení lidského kapitálu (HCM). Řešení HCM bude zahrnovat vše, co HRIS, plus onboarding, výkonnost, kontrolu/sledování pozic, údaje o nástupnictví, plánování platů/bonusů, systémy odměn atd. Součástí HCM je obvykle také systém řízení talentů, který shromažďuje údaje týkající se dovedností, cílů, profesního rozvoje zaměstnanců atd.
• Systém řízení lidských zdrojů (HRMS). V systému HRMS se nachází vše, co je obsaženo v systémech HRIS a HCM, plus mzdy a sledování času a práce.

Měření a analýza dat

Týmy HR často používají proces správy dat ETL (extract, transform, load), aby získaly data ze systémů HR a vložily je do nástroje pro vizualizaci dat. Tímto způsobem je lze snadněji analyzovat.

Některé větší společnosti mají datové analytiky, kteří se speciálně věnují hledání poznatků v číslech. Zatímco menší společnosti mohou mít jednoho nebo dva lidi, kteří spravují HR systémy a provádějí analýzu dat a reporting. Čím více zaměstnanců a systémů máte, tím více HR specialistů budete potřebovat.

Jaké klíčové HR metriky sledujete?

Klíčové personální metriky a strategie vykazování se u jednotlivých společností liší v závislosti na jejich velikosti, cílech a personálním týmu. Zde je několik obecných metrik, které lze sledovat prostřednictvím HR analytiky.

Nábor a nástup do zaměstnání

• Počet zaměstnanců: Jedná se o celkový počet zaměstnanců v organizaci. Počet zaměstnanců může být také rozdělen podle oddělení, týmu, pracovních funkcí a dalších, v závislosti na výkaznictví, na kterém váš tým pracuje.
• Demografické údaje: Jedná se o charakteristiky vašich zaměstnanců, včetně věku, pohlaví, etnické příslušnosti, úrovně vzdělání, délky praxe, rodinného stavu a dalších.
• Doba do nástupu: Doba potřebná k přijetí nového zaměstnance je průměrná doba potřebná k přijetí nového zaměstnance od zveřejnění nabídky práce do okamžiku, kdy uchazeč přijme vaši nabídku.
• Doba potřebná k dosažení produktivity:
• Rychlé odchody / fluktuace nových zaměstnanců: Čas do produktivity měří rychlost nástupního procesu a sleduje, jak dlouho obvykle trvá, než se nový zaměstnanec seznámí se svou rolí a začne pracovat na plný výkon: „

Výkonnost

• Výkonnost zaměstnanců: Personální týmy mohou sledovat výkonnost zaměstnanců různými způsoby, včetně sebehodnocení, hodnocení manažerů a vzájemného hodnocení. Některé společnosti budou také používat software pro sledování zaměstnanců a/nebo systémy pro řízení projektů.
• Příjmy na zaměstnance: Příjmy na zaměstnance se vypočítají vydělením celkových příjmů společnosti celkovým počtem zaměstnanců. Jedná se o skvělý způsob, jak zhruba změřit, kolik příjmů generuje každý zaměstnanec.
• Sledování cílů: Zaměstnanci mohou své cíle zapojit do modulu řízení talentů v systému HRIS. Personální týmy pak mohou tyto cíle porovnávat s celkovými cíli společnosti, sledovat pokrok zaměstnance v plnění jeho cílů a hledat způsoby, jak cíle zaměstnanců podpořit (např. profesní rozvoj).
• Sledování času (míra absence/přesčasů):

Provoz

• Spokojenost a angažovanost zaměstnanců: Sledování času měří nejen to, kolik hodin zaměstnanec pravidelně odpracuje za určité období, ale také to, jak často chybí v práci (absence) a kolik hodin odpracuje přesčas: Tento ukazatel měří, jaká je pravděpodobnost, že vaši zaměstnanci doporučí vaši společnost jako dobré místo pro práci. Obvykle se měří dvěma způsoby: Employee Net Promoter Scores (eNPS) nebo průzkumy spokojenosti zaměstnanců.
• Mobilita zaměstnanců: Mobilita zaměstnanců sleduje, jak a kdy se zaměstnanci pohybují v rámci organizace. To pomáhá společnostem zjistit, z jakých částí společnosti se zaměstnanci stěhují a do jakých, jak dlouho byli na svých pozicích, než se přestěhovali, a zda se stěhovali nahoru, do stran nebo dolů.
• Míra udržení zaměstnanců: Retenční míra měří, jak dobře si organizace udržuje své zaměstnance. Obvykle se měří vydělením počtu zaměstnanců, kteří v organizaci za dané období zůstali, celkovým počtem zaměstnanců.
• Míra fluktuace: Míra fluktuace je opakem udržení zaměstnanců. Vypočítá se tak, že se vydělí počet zaměstnanců, kteří každoročně opustí vaši organizaci, průměrným počtem zaměstnanců. Poté vynásobte číslem 100.
• Školení a rozvoj: Měří celkové náklady, čas a efektivitu školení a rozvoje zaměstnanců vaší organizace. Můžete měřit náklady na školení na zaměstnance, míru absolvování a dobu do dokončení a zadávat testy pro měření efektivity.

Závěr

Analytika HR pomáhá týmům HR stanovovat cíle, měřit úspěšnost a optimalizovat procesy, aby se společnost mohla soustředit na zvyšování příjmů. Pokud se HR analytika používá zodpovědně a efektivně, poskytuje společnostem poznatky, které potřebují k řešení obtížných problémů, jako je nedostatečná rozmanitost nebo vysoká míra fluktuace. Data zbavují personální oddělení dohadů a umožňují personálním týmům stát se odborníky na danou problematiku, kterým důvěřuje vedení společnosti.