Beth Buehler
Znalost rozdílných účelů obchodních výjezdních zasedání a obchodních schůzek je velmi důležitá pro lidi, kteří jsou pověřeni plánováním těchto setkání nebo kteří jsou součástí většího plánovacího týmu. Vedoucí čtyř společností destinačního managementu (DMC) se sídlem v Coloradu pomáhají vysvětlit tento rozdíl.
Jaký je rozdíl mezi obchodním výjezdním zasedáním a obchodním setkáním?
Business retreat je mnohem více zaměřen na strategii na vysoké úrovni v kombinaci se spoustou „bílého místa“ pro účastníky. Obvykle je cílem výjezdního zasedání přenést myslitele na vysoké úrovni z jejich nabitého každodenního programu do intimního prostředí, které jim umožní skutečně uvolnit jejich tvůrčí myšlenkový proces. Představoval bych si uvolněnější prostředí, spoustu času stráveného venku, neformální setkání u kulatého stolu, výlety s průvodcem atd. – to vše má inspirovat strategičtější proces myšlení. Obchodní setkání je obvykle velmi strukturované a zaměřené na kritické oddělení v rámci organizace. Na mnoha setkáních, která jsme zažili, účastníci více naslouchají, než se účastní, a obsah je řízen vedoucími pracovníky společnosti nebo oddělení. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Výjezdní zasedání je obvykle menší setkání, které se koná v netradiční destinaci; příkladem mohou být venkovské ranče a zážitkové objekty, které účastníkům nabízejí neobvyklé prostředí, jež inspiruje k organickému navazování kontaktů a stmelování. Obchodní setkání se obvykle koná v hotelu nedaleko letiště, kde jsou k dispozici zasedací prostory a audiovizuální podpora odpovídající velikosti a rozsahu setkání. Obchodní schůzka je zaměřena na obsah, zatímco výjezdní zasedání se soustředí na to, aby účastníci zažili destinaci jako skupina. – Melissa Layton, Operation Altitude
Je těžké překonat auru historických nemovitostí, jako je ranč C Lazy U nedaleko Granby. S laskavým svolením C Lazy U Ranch.
Hlavním rozdílem, který zažíváme, je, že výjezdní zasedání zahrnuje více prvků programu mimo pracovní setkání, jako jsou skupinové aktivity, teambuilding nebo výlety za poznáním destinace. Často jsou zde také prvky omlazení nebo také relaxace. – Nicole Marsh, Imprint Group
Pracovní schůzka je zaměřena na okamžité potřeby podniku nebo na konkrétní téma, které je třeba řešit. Podnikové výjezdní zasedání je časem pro budování týmu, zamyšlení a zaměření se dovnitř na lidi a jejich spolupráci při dosahování cílů. – Deana Mitchell, Realize Colorado, globální partner DMC
Jaký je váš hlavní tip pro plánování firemního výjezdního zasedání?
Najděte atraktivní místo, které bude hosty lákat k účasti, odpočinku a spojení s kolegy. – Melissa Layton
Ujistěte se, že jsou témata/sezení na schůzce dobře vyvážená, stejně jako čas na stmelení týmu. – Nicole Marsh
Naplánujte řečníka nebo aktivitu, která stmelí skupinu a pomůže jim lépe se poznat a pochopit, aby byli jako tým produktivnější i nadále. – Deana Mitchell
Vyberte jedinečnou lokalitu v Coloradu, která účastníkům umožní dostatek pohybu, pobytu v přírodě, zdravého jídla a spánku. Umožněte jim načerpat nové síly a zároveň se zúčastnit akce strategického plánování. – Kathy Fort Carty
Jaký je váš hlavní tip pro plánování obchodního setkání?“
Vyberte si místo, které je vhodné pro setkání, včetně snadné dostupnosti, solidního vybavení a snad ne příliš rozptylující agendy setkání. – Nicole Marshová
Najděte prostor, který je příznivý pro soustředění se na probírané téma, ale zároveň je blízko něčeho zábavného během přestávky nebo na večer. – Deana Mitchell
Ujistěte se, že cíle setkání jsou dobře propojeny s cílovými zážitky. I když vždy existují vzdělávací/obchodní cíle, které musí organizace splnit, obvykle můžete účastníky vyvést ze standardní zasedací místnosti, aby se zúčastnili aktivit, které jim umožní spolupracovat, komunikovat a společně řešit problémy. Tím, že se účastníci zapojí a zažijí situace společně, vytvoří se silnější firemní kultura a podpoří se inovace a kreativita v práci. – Kathy Fort Carty
Výběr hotelu s centrální polohou, snadnou dostupností a zasedacími prostory, které vyhovují programu a specifickým požadavkům skupiny. Denver je ideální destinací pro setkání se snadnou leteckou dopravou z východu i západu a neomezeným výběrem hotelů do 30 minut od letiště. – Melissa Laytonová.
V Coloradu je možné užívat si jak přírody, tak městského dění. S laskavým svolením The Ritz-Carlton, Denver.
Jak se mění váš přístup k výběru místa konání a/nebo destinace při plánování obchodního výjezdního zasedání oproti obchodnímu setkání?
Pro obchodní setkání potřebujete konektivitu/technologie. Pro obchodní výjezdní zasedání využijte skvělou přírodu, kterou Colorado nabízí, a minimalizujte technologie! – Deana Mitchell.
V Coloradu je mnoho možností, jak se dostat do přírody. S laskavým svolením Visit Vail Valley.
Začínáme tím, že nasloucháme našim klientům a účastníkům setkání, abychom skutečně pochopili cíle a priority programu. Někteří klienti mohou uvést, že chtějí obchodní setkání, ale když popíší „pocit“, který chtějí pro své účastníky, můžeme je nasměrovat na méně tradiční místo. Místo konání obchodního setkání se nejčastěji řídí velikostí skupiny, dostupností letiště a vhodnou velikostí hotelu a zasedacích prostor. Pokud je skupina malá, může si vybrat modernější butikový hotel v centru Denveru oproti velkému firemnímu hotelu s přístupem do Colorado Convention Center. Výjezdní zasedání bývají komornější, takže výběr místa konání je často spíše o nalezení správného místa/destinace, která je stále snadno dostupná, ale umožňuje takový typ zážitku, jaký klient hledá. Například pro jógový retreat je třeba rezervovat místo, které nabízí přístup k vnitřnímu/venkovnímu prostoru pro jógu a nejspíše i zdravý styl stravování. Výjezdní zasedání pro vedoucí pracovníky v oblasti strategického plánování může stále chtít dobře dostupný hotel/lodžie, ale možná by si vybralo horské středisko, které vedoucím pracovníkům skutečně umožní relaxovat, trochu se odpojit a setkat se v různých intimních prostorách v objektu a jeho okolí. – Kathy Fort Carty
Místo pro obchodní výjezdní zasedání poskytuje jedinečný zážitek, který prezentuje destinaci. – Melissa Layton
Při plánování firemního výjezdního zasedání je třeba hledat místo nebo destinaci s dobrou kombinací vybavení a možností, jak vyvážit práci a zábavu. Je důležité umožnit týmu soustředit se na obojí a užít si chvíle. Při plánování obchodního setkání je skvělé, když účastníci poznají destinaci během svého volného času, ale není tak nutné vyhovět volnočasovým aktivitám a možnostem. – Nicole Marsh
Jaký je jeden výrazný důvod, proč je Colorado dobrým místem buď pro setkání, nebo pro výjezdní zasedání?
V Coloradu máme takovou rozmanitost – od výjimečných celoměstských kongresových hotelů, jako je Hyatt Regency Denver v Colorado Convention Center a nové Gaylord Rockies Resort & Convention Center – a přesto můžeme nabídnout úžasný zážitek pro velkou skupinu v letovisku The Broadmoor. Co se týče malých a středně velkých setkání, máme v našich horských střediscích hotely, které se liší velikostí, stylem a cenou, aby vyhovovaly skupinám, které mají nízký rozpočet nebo jsou velmi náročné. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor v Colorado Springs nabízí skvělé možnosti pro obchodní setkání i výjezdní zasedání. S laskavým svolením The Broadmoor.
Colorado nabízí hotelové možnosti ideální pro obchodní schůzky i odlehlá místa pro výjezdní zasedání, kde se účastníci mohou odpojit, sblížit a probrat myšlenky. – Melissa Layton
Colorado je vynikajícím místem pro setkání i výjezdní zasedání. Pro schůzky máme centrální polohu, která účastníkům umožňuje snadný příjezd a odjezd, a množství přímých letů. Pro výjezdní zasedání nabízí naše města a horské destinace bezkonkurenční kombinaci příležitostí pro účastníky k práci i zábavě. – Nicole Marsh
Kolorádo dokáže lidi inspirovat a měnit jejich perspektivy, aby přemýšleli nestandardně. I když je hlavní náplní pracovní schůzka, existuje spousta příležitostí, jak si udělat minirekreaci jako 30minutovou přestávku nebo večerní networkingovou akci a zažít pobyt venku a v přírodě! – Deana Mitchell
Další myšlenky …
Při plánování programu výjezdního zasedání je důležité, aby vedení cítilo, že obsah a návratnost investic (ROI) z hlediska zasedání jsou dostatečné, aby se výdaje (ať už časové a/nebo finanční) vyplatily. Program schůzky a zaměření na výsledky jsou stejně důležité jako čas, kdy se tým stmelí a po návratu se cítí osvěžený a omlazený. Je to křehká rovnováha, ale pokud je správně naplánována, má pro organizaci obrovský přínos. Nedávno jsme „přejmenovali“ naši vlastní interní motivační cestu, aby se jmenovala a formátovala místo toho jako výjezdní zasedání. Měli jsme pocit, že termín incentivní uniká k čisté zábavě bez obsahu, a našli jsme dobrou rovnováhu s obsahem setkání a volným časem. – Nicole Marsh
Kolorádo má co nabídnout ve více destinacích! Jako DMC se specializujeme na vyhledávání správných míst a prostor pro klienty, aby dosáhli svých cílů s maximálním inspirativním dopadem našeho okolí. – Deana Mitchell
Beth Buehler je redaktorkou časopisů Colorado Meetings + Events a Mountain Meetings, naplánovala řadu setkání a akcí a ráda poznává Colorado.