„Měli bychom snížit cenu vstupenky na naši akci?“ je otázka, kterou mi letos klienti a kolegové kladou stále dokola. Moje odpověď zní rozhodně NE!
Důvody jsou především dva: Za prvé, existují lidé, kteří mají možnost nadále platit běžnou cenu vstupenky (nebo úroveň sponzorství). Snížením ceny vstupenek (a úrovně sponzoringu) necháváte peníze na stole. Za druhé, snižujete očekávání pro další ročníky.
Takže pokud se někteří jednotlivci a společnosti nebudou moci kvůli ekonomické situaci účastnit na obvyklé úrovni, co uděláte? Vyzvěte je. Promluvte si s nimi. Řekněte jim, jak moc si vážíte jejich dřívější podpory vaší akce. Vysvětlete, že jste si všimli, že neprodloužili smlouvu na letošní rok, a zeptejte se, zda to bylo nedopatření (pro případ, že by tomu tak bylo). Pokud ne, zeptejte se, na jaké úrovni by se mohli letos opět zúčastnit. Přivítejte je znovu na jakékoliv úrovni a nabídněte jim výhody a benefity jejich běžné, vyšší úrovně s tím, že v příštích letech se budou moci vrátit na vyšších úrovních. Udělejte to s firmami i jednotlivci, v případě sponzorství i jednotlivých vstupenek.
Moje rada: Nenechávejte peníze na stole a nesnižujte očekávání od své akce. Nesnižujte letos ceny vstupenek.
Proč pořádat akce?
Akce jsou časově nejnáročnějším a nejdražším typem fundraisingu, tak proč je pořádáme? Akce jsou příležitostí, jak:
- předvést svou organizaci stávajícím příznivcům a členům komunity,
- získat spoustu peněz od firem a lidí, kteří by jinak nedali,
- vybudovat si databázi a
- získat neomezené, provozní prostředky, které se jinými způsoby získávají obtížně.
Myslím si, že každá malá vývojářská dílna by měla mít akce, ale jen jednu ročně nebo maximálně dvě. (Při plánování více než dvou akcí ročně nezbývá čas na další důležité složky fundraisingu, jako je individuální kultivace a získávání zájemců, psaní grantů, hromadná korespondence atd.) Navzdory nevýhodám akcí, pokud máte personální kapacitu na uspořádání akce (nebo dvou), mělo by to stát za to.
Výbory pro akce jsou pro fundraising, ne pro plánování
Při plánování akce je prvním krokem vytvoření výboru z členů správní rady a nečlenů správní rady, který bude sloužit jako výbor pro akci. V ideálním případě by ve výboru mělo být hodně lidí s různými pozicemi, tituly a vazbami v komunitě. Každému členu výboru předem sdělte, že od něj očekáváte, že jako podmínku práce ve výboru koupí nebo prodá alespoň jeden stůl. Stanovte další očekávání, jako je účast na příležitostných schůzkách a zasílání pozvánek s osobními poznámkami přátelům a kolegům.
Výbor pro akci je výborem pro získávání finančních prostředků a nemělo by se od něj očekávat (nebo očekávat), že bude plánovat detaily akce. Když jsem poprvé řídil velkou akci, udělal jsem tu chybu, že jsem výbor zahrnul do rozhodování o takových věcech, jako jsou barvy ubrusů a výběr menu k večeři. I když se možná najde jeden člen výboru, který se bude chtít podílet na detailech akce (a možná mu to budete muset z politických důvodů umožnit), nemělo by to být hlavní náplní výboru. Výbor existuje proto, aby vám pomáhal získávat finanční prostředky!“
Členové výboru akce mají čtyři hlavní povinnosti:
- určení typu akce,
- výběr čestných hostů a řečníků,
- stanovení výše sponzorských příspěvků a
- prodej vstupenek a stolů.
Vždy přijímejte důležitá rozhodnutí, jako je výběr čestných hostů a výše sponzorských příspěvků, jako výbor (samozřejmě s doporučením a přispěním zaměstnanců). Tím zajistíte zapojení členů výboru a jejich „účast“.
Nastavení scény pro získávání finančních prostředků:
Určení typu akce
Jakmile je výbor akce vytvořen, je prvním úkolem zvolit typ akce. Zaměstnanci by měli mít v hlavě jeden nebo dva návrhy, které pomohou vést rozhovor. Možná budete chtít zahájit konverzaci prostřednictvím e-mailu ještě před první schůzkou, aby členové výboru měli nápady již při příchodu a mohli jste rychle pokročit vpřed.
Jednou z nejčastějších akcí mezi neziskovými organizacemi je akce s předáváním cen. Funguje dobře, protože slouží k získání přátel a finančních prostředků. Existuje mnoho dalších oblíbených akcí, jako jsou golfové výlety a taneční večeře nebo galavečery.
Přestože si můžete vybrat z různých typů akcí, zaměřte se na akce, které se snadno dají sponzorovat. Domnívám se, že všechny fundraisingové akce, kde prodáváte věci po jednom, jsou špatné fundraisingové akce. Například prodej sušenek (kromě případu skautek). Stejně tak prodej časopisů, prodej balicího papíru, prodej pečiva, mytí aut atd. jsou špatné fundraisingové akce pro jakoukoli malou organizaci. (Školy jsou možná výjimkou z tohoto pravidla, protože mají k dispozici obrovské pracovní síly – studenty -, kteří mohou prodej provádět). Sponzoři jsou klíčem k úspěšným fundraisingovým akcím a měli byste se vyhnout akcím, kde se věci prodávají po jednom (ať už jde o vstupenku, nebo krabici sušenek).
Výběr oceněných osobností
Pokud pořádáte slavnostní večeři nebo galavečer, je výběr správných oceněných osobností zásadním krokem, protože oceněné osoby pro vás mohou kupovat a prodávat sponzorské dary. Sestavte si seznam společností, jednotlivců, nadací a skupin, které podporují vaši organizaci. Které byste chtěli vyznamenat a mají možnost a mají možnost nakupovat a prodávat sponzorské dary. Využijte kontakty členů výboru v komunitě, abyste zajistili ty nejlepší možné poctěné osoby.
Většina organizací se rozhoduje pro více než jednu poctěnou osobu, aby využila co nejvíce sponzorských darů a stolů. Mým pravidlem jsou maximálně tři až čtyři vyznamenaní. Pokud máte více než čtyři, rozmělňuje to význam vyznamenání, a to jak na pozvánce, tak na akci. Příliš mnoho vyznamenaných také vytváří dlouhý a nudný program.
Jen poznámka: mít jako vyznamenaného politika je vždy dobrý nápad (za předpokladu, že máte více než jednoho vyznamenaného), ale málokdy (téměř nikdy) přinese prodej vstupenek nebo sponzorské dary.
Stanovení výše sponzorských darů
Klíčem k úspěšné akci je prodej sponzorských darů, nikoli (pouze) vstupenek. Vždy mám cenu vstupenek pro těch pár jednotlivců, kteří si je budou chtít koupit, ale hlavní důraz by měl být kladen na prodej stolů nebo sponzorských balíčků. Příjmy z akce se získávají v tradiční fundraisingové pyramidě (deset procent lidí dá devadesát procent darů a devadesát procent lidí dá deset procent darů). Začněte tedy tam, kde jsou peníze, a shánějte sponzory.
Loni si mě najala jedna organizace, abych jí pomohl získat více peněz na její každoroční akci. Po přezkoumání výše sponzorských příspěvků na akci jsem jim doporučil, aby je výrazně zvýšili z nejvyšší úrovně 5 000 USD na nejvyšší úroveň 15 000 USD. Správní rada a výkonný ředitel se tomu velmi bránili, ale přesvědčil jsem je, aby tomu dali šanci. Vytvořili jsme úrovně 15 000 dolarů, 10 000 dolarů a jako nejnižší úroveň jsme měli 5 000 dolarů (což byla nejvyšší úroveň v předchozím roce). Po zavedení nových úrovní sponzoringu se podařilo získat tři nejvyšší sponzorské příspěvky (každý ve výši 15 000 dolarů) a dva sponzorské příspěvky ve výši 10 000 dolarů. Od pěti nejvyšších sponzorů získali více peněz, než kdykoli v předchozích letech na této akci vybrali, a to ještě předtím, než prodali jedinou vstupenku, inzerci v časopise nebo dražební předměty. Netřeba dodávat, že vybrali mnohem více než dvakrát tolik, než kdy předtím na této akci vybrali, a to jen díky tomu, že měli odpovídající úroveň sponzoringu.
Tento příběh neznamená, že 15 000 dolarů je vhodná úroveň pro všechny organizace, a proto je velmi důležité, aby váš výbor pomohl určit úroveň sponzoringu. Měly by stoly stát 1 000 dolarů, 5 000 dolarů, 25 000 dolarů? Toto rozhodnutí bude záviset na vaší organizaci a vašem výboru. Máte ve výboru nebo ve správní radě nějaké generální ředitele nebo viceprezidenty firem? Zeptejte se jich, zda by byli ochotni sponzorovat večeři za 25 000 USD – nebo za nejvyšší částku, kterou si váš výbor dokáže představit. Pokud budou chtít, budou chtít i ostatní – a nastaví to vysoký standard pro další roky. Neprodávejte svou organizaci lacino. Pokud nastavíte nízké sponzorské ceny, bude obtížné je po prvním ročníku výrazně zvýšit.
Důležité je mít přibližně tři úrovně sponzorství a můžete je nazvat jakkoli (dobrodinec, přítel, sponzor stolu – jakkoli). Nejvyšší úroveň nastavte tak vysoko, aby nevadilo, když žádnou nezískáte, a pokud nějakou získáte, budete nadšeni.
Ať už zvolíte jakoukoli úroveň, měli byste být schopni získat 3-5 sponzorů střední úrovně (pokud ne, vaše úrovně jsou možná nastaveny příliš vysoko, a naopak, pokud získáte více než 2 na nejvyšší úrovni, vaše úrovně mohou být nastaveny příliš nízko). Než je zveřejníte pro širokou veřejnost, získejte od členů výboru a představenstva závazky ohledně úrovní, na kterých mohou sponzorovat.
Získávání sponzorských příspěvků a prodej vstupenek
Generování podpory pro akci a pro vaši organizaci je nejdůležitější povinností výboru. Poté, co se členové výboru zaváží ke sponzorování vlastního stolu, měli by vám pomoci získat své kontakty (přátele a kolegy). Členové štábu musí s tímto procesem pomoci tím, že vygenerují všechny dopisy, obálky a dokončí rozesílání. Dobrovolníci (členové výboru) by měli být požádáni o seznam osob, kterým mají zaslat pozvánky, a vyzváni, aby na samotnou pozvánku nebo na průvodní dopis napsali osobní poznámky. Měli by být také požádáni, aby před pozváním a po něm telefonovali a podpořili účast ze svého seznamu.
Samotné pozvánky ve skutečnosti generují jen velmi málo sponzorů. Před rozesláním pozvánek dochází ke skutečnému získávání sponzorů. Vždy mám pro členy výboru připravený formulář před pozváním, formulář pro sponzory a průvodní dopis, který mohou zaslat svým kontaktům. Tyto formuláře obsahují pouze dvě nejvyšší úrovně sponzorství. Členové výboru se mohou této strategii bránit, ale uvedením nižších úrovní na formuláři dáváte korporacím „snadnou možnost“. Pokud odmítnou vyšší úrovně, vraťte se k nim s nižší úrovní sponzorství. Členové výboru by opět měli posílat následné e-maily a telefonovat svým kontaktům.