En el proceso de nóminas de su empresa, ocasionalmente puede tener un empleado que quiera reclamar la exención de las retenciones. Tener los hechos le ayudará a lidiar con este proceso.
El proceso de retención
La retención es un término general para las cantidades tomadas de la paga del empleado para los impuestos federales y estatales sobre la renta, y para los impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare). Algunos empleados pueden no estar obligados a que se les descuenten los impuestos federales sobre la renta si sus ingresos están por debajo de un determinado nivel.
El IRS permite a los empleados reclamar una exención de la retención del impuesto sobre la renta en un año específico si se dan estas dos situaciones:
- En el año anterior, tenían derecho a un reembolso de todo el impuesto federal sobre la renta retenido porque no tenían ninguna obligación tributaria
- Para el año en curso, esperan un reembolso de todo el impuesto federal sobre la renta retenido porque esperan no tener ninguna obligación tributaria
Algunos tipos de empleados pueden estar exentos: los estudiantes, los trabajadores a tiempo parcial, los mayores de 65 años y los empleados ciegos.
Cualquier exención de retención se aplica sólo a los impuestos federales sobre la renta, no a los impuestos estatales ni a los impuestos FICA (Seguridad Social/Medicare).
Solicitar la exención de la retención a partir del 1 de enero de 2020
A partir del 1 de enero de 2020 entra en vigor un nuevo formulario W-4 para todas las nuevas contrataciones y los empleados que quieran cambiar sus formularios W-4. Si un empleado quiere reclamar la exención, debe escribir «Exento» en el formulario W-4 en el espacio debajo del paso 4(c) y completar los pasos 1 y 5.
Un empleado que quiere una exención para un año debe entregarle el nuevo W-4 antes del 15 de febrero de ese año. Si un empleado que está obteniendo una exención de impuestos espera deber impuestos para el próximo año, debe cambiar su W-4 antes del 10 de diciembre del año en curso.
Cómo saber si un empleado está exento de retenciones
Sólo puede cambiar las retenciones basándose en la documentación que le entregue el empleado. Hasta que el empleado le entregue el o los formularios correctos, usted debe seguir reteniendo los impuestos federales, estatales y locales sobre la base de los formularios más recientes completados por el empleado. Usted no puede tomar la palabra del empleado en la reclamación de la exención.
Si el empleado está reclamando una exención, aquí es cómo el formulario W-4 debe ser:
- Línea 5 – Número total de prestaciones – estará en blanco
- Línea 6 – Cantidad adicional a retener – estará en blanco
- Línea 7 – La reclamación de exención – mostrará la palabra «Exento».»
Usted (el empleador) puede necesitar enviar el W-4 al IRS para su revisión de la reclamación. Usted no necesita enviar el formulario a menos que el IRS le envíe específicamente una carta requiriendo que lo haga.
Más sobre las exenciones de retención
Una reclamación de exención de retención no exime al empleado de pagar su parte de los impuestos FICA, incluyendo el impuesto adicional de Medicare. Todos los impuestos FICA deben ser pagados tanto por usted como empleador como por el empleado. La retención del empleado para la Seguridad Social se detiene en el máximo de la Seguridad Social, pero su contribución a la Seguridad Social como empleador continúa para toda la paga.
Si cree que la exención de retención del W-4 de un empleado es incorrecta, no puede cambiarla, pero puede avisar al empleado de que la exención puede ser cuestionada por el IRS. No importa lo que el empleado reclame, usted debe utilizar sólo el formulario W-4 firmado para retener de la paga del empleado.
La reclamación de exención de impuestos federales sobre la renta no tiene nada que ver con la retención de impuestos estatales y locales del empleado. El empleado tendrá que consultar con los organismos fiscales estatales y locales para saber cómo funciona esta exención en esas jurisdicciones. Como se ha indicado anteriormente, hasta que el empleado le entregue los documentos firmados para la reclamación de la exención de impuestos estatales o locales, deberá seguir reteniendo estos impuestos.
Si el empleado quiere reclamar la exención de la retención pero ya se le ha practicado la retención de su sueldo durante el año, usted no puede devolverle este dinero. A la hora de hacer la declaración de la renta, notificarás al empleado la retención en su formulario W-2 del año. El empleado puede entonces reclamar la cantidad retenida.
Por ejemplo, Carlton viene a usted en febrero y dice que quiere reclamar la exención de la retención para este año. Él completa un nuevo formulario W-4 reclamando la exención, pero usted ya ha retenido 276 dólares en impuestos federales sobre la renta de su salario en enero. Tendrá que esperar para presentar su declaración de impuestos y reclamar los 276 dólares.
No dé por sentado que un estudiante, un trabajador a tiempo parcial o un trabajador estacional van a estar exentos de retención. Todos los empleados deben completar un formulario W-4 al ser contratados, y este formulario es lo que el empleado debe utilizar para reclamar una exención.
Su abogado le dirá que no ayude a los empleados a completar los formularios. Pero si un empleado pregunta usted puede darle información para ayudarle a tomar la decisión por su cuenta. La publicación 505 del IRS tiene un diagrama de flujo (página 8) que podría ayudar al empleado a ver si puede reclamar la exención de la retención.
Si usted recibe una carta de bloqueo del IRS
Usted no tiene que entregar los formularios W-4 al IRS, pero ellos pueden revisar la solicitud de exención de un empleado y pueden pedirle que presente el formulario W-4 de un empleado. En algunos casos, si el IRS considera que la solicitud de exención no es válida, puede enviar una «carta de bloqueo» a su empresa, junto con una copia para el empleado. Una carta de bloqueo bloquea la retención del empleado sobre la base de la revisión del IRS.
Esta carta especifica el número máximo de retenciones permitidas para el empleado. Una vez que reciba esta carta de bloqueo, debe comenzar a utilizar esta información para retener los impuestos federales sobre la renta de la paga del empleado, a partir de la fecha establecida por el IRS. No puede cambiar el importe de la retención hasta que reciba el permiso del IRS; no puede aceptar un nuevo W-4 del empleado para cambiar el importe de la retención.
También recibirá una copia de esta carta para el empleado en la que se explica cómo dar información adicional al IRS. Usted puede animar al empleado a ponerse en contacto con el IRS para solicitar un cambio en el bloqueo.
Si usted no cambia la retención del empleado sobre la base de la retención en la carta de bloqueo, su negocio es responsable de pagar la cantidad adicional de impuestos que debería haber sido retenido.