- EVENT TIPS
Helligdagene er lige rundt om hjørnet! Hvis du ikke allerede har gjort det, så er det på tide at begynde at tænke på din firmajulefrokost. For en nybegynder eller endda en erfaren planlægger kan dette virke som en skræmmende opgave. Hos Picnic People har vi planlagt hundredvis af firmajulefester for store og små virksomheder i San Diego gennem årene og har lært et par ting i processen. For at hjælpe dig med at planlægge den perfekte julefrokost for din virksomhed præsenterer vi disse 10 ting at overveje.
1) Formål & Mål
Det er vigtigt at definere målene for din begivenhed klart og tydeligt. Hvorfor planlægger du dit firmaarrangement, og hvad vil gøre det til en succes? Hvis du f.eks. planlægger et arrangement kun for medarbejdere, hvor du håber at fremme bedre kommunikation og samarbejde i dit team, vil du have et andet mål end et familiearrangement, hvor du fokuserer på medarbejdernes påskønnelse og familiehygge for alle aldre. Hvis du ved, hvad du gerne vil opnå med dit arrangement fra starten, vil du komme godt fra start. Du skal ikke bare planlægge for at planlægge.
2) Eventdatoer
Så snart du kender målet og formålet med dit arrangement, kan du gå i detaljerne, hvoraf den første er at vælge en dato. Kend din gruppes sammensætning, og gør dit bedste for at planlægge omkring deres familie og andre personlige forpligtelser. Hold også et vågent øje med kalenderen. Der er kun tre lørdage i december før jul, og det kan begrænse mulighederne for lokaler og deltagere. At afholde firmafesten på dit kontor og overveje en fredag eftermiddag er en måde at komme uden om datoproblemerne på.
3) Eventsteder
Ved kendskab til den gruppe, du planlægger for, kan du vælge det perfekte eventsted.
Find steder, der er bekvemme og tæt på, hvor medarbejderne bor, vil hjælpe dig med at maksimere fremmødet. Det er også en god mulighed at holde en firmajulefrokost på stedet. At invitere medarbejdere og deres familier til arrangementer, der afholdes i din virksomhed, er en fantastisk måde at få familierne til at mødes på et behageligt sted og fremme virksomhedens loyalitet blandt dine medarbejdere og deres familier.
4) Alkohol eller ingen alkohol
Det er vigtigt at kende reglerne for dit valgte sted, hvis du planlægger at servere alkohol. Din virksomhed kan også have interne regler og bestemmelser. En måde at holde kontrol med forbruget på er at uddele drinksbilletter ved registreringen, som begrænser de ansatte til ca. 2 drinks pr. person. Hvis du tillader alkoholholdige drikkevarer, kan det øge fremmødet og interaktionen blandt dine gæster.
5) Aktiviteter & Underholdning
Underholdning og lette aktiviteter er vigtige for at fremme deltagelse, interaktion og fornøjelse blandt medarbejderne. Vælg aktiviteter, der har flere fordele for din fest. F.eks. kan firmajulefester have stor gavn af at have julemanden på stedet, der hilser på gæsterne, uddeler gaver og stiller op til billeder med børn og familier. Julemanden selv sammen med sin stol og indpakkede gaver er også et godt dekorationselement.
6) Temaer & Dekoration
Indarbejdelse af et sjovt tema er den bedste måde at få medarbejdere og alle gæster involveret i dit arrangement, før de overhovedet ankommer. Foreslå gæsterne også at klæde sig på, ved at opfordre dem til at bære sweatere eller endda afholde en konkurrence om grimme sweatere. Overvej selv at købe ting, som du kan bruge år efter år, eller hyr et eventplanlægningsfirma og lej indretningsgenstande. Med denne mulighed håndteres opsætning og nedtagning af dekorationen til dit arrangement, hvilket sparer tid for dig og andre frivillige, som sandsynligvis har andet vigtigt arbejde at gøre.
7) Mad & Drikkevarer
Der er så mange muligheder, når det kommer til mad og drikkevarer til dit arrangement, men den bedste måde at imponere på er også at gøre dine valg til en del af dit tema. Når du f.eks. planlægger et team bonding tailgate for medarbejderne, kan du vælge koncessioner med sportstema for fuldt ud at fordybe dine gæster i oplevelsen. Eller når du planlægger din julefrokost, kan du overveje at inddrage sjove stationer som f.eks. en bar med kartoffelmos eller makaroni og ost eller en gourmetbar med varm chokolade og kaffe.
8) Eventkoordinering og MC
Uanset hvilken type begivenhed der er tale om, kun for medarbejdere eller medarbejdere og familier, skal du have en koordinering på stedet og en ceremonimester for at maksimere deltagelsen og få mest muligt ud af din begivenhed. Når du har booket og planlagt alt fra feriemadstationer til aktiviteter og underholdning, så skal du koordinere. Koordination på stedet og kan være meget tidskrævende og kan gøre, at du ikke selv får mulighed for at nyde begivenheden. Hvis du ikke har flere frivillige eller ikke har tid nok til at planlægge dit firmaarrangement sammen med dine normale arbejdsopgaver, kan du overveje at kontakte en eventplanlægger som Picnic People.
9) Priser, anerkendelser
Punktet med at uddele priser er ikke økonomisk kompensation, men at give dine medarbejdere den anerkendelse, de fortjener. At skabe loyalitet i virksomheden gennem sjove incitamenter kan fungere godt i form af både arrangementer kun for medarbejdere og arrangementer for medarbejdere og familie. Medarbejdernes anerkendelse og belønninger gør underværker for produktiviteten på dit kontor og for at øge deltagelsen i arrangementer.
10) Promover din fest internt
Hvad nytter det at planlægge en fest, hvis ingen deltager? Vælg din begivenhedsdato, og send en “Save the date” rundt så hurtigt som muligt. Følg det op med event teasers, der kort nævner eventens tema, sjove aktiviteter og underholdning, som man kan forvente, eller endda nævner, hvilken mad og drikkevarer der vil blive serveret. Lige fra teambuilding-arrangementer til firmafester er det altid en fordel at få spændingen i gang i god tid før begivenhedsdatoen.
Kontakt en Picnic People Event Coordinator for at få hjælp med planlægning af firmafester. Med ferien lige rundt om hjørnet er Picnic People klar til at hjælpe dig med at vise dine medarbejdere, hvor meget du sætter pris på deres hårde arbejde. Fra arrangementer på stedet til off-site, firmaarrangementer kun for medarbejdere, til firmajulefester for medarbejdere plus familie, og store og små arrangementer, vi har dig dækket. Klik her for at få mere at vide!