14 jan 2021 / af Jessica Ellspermann / i Intern kommunikation
opdateret januar 2021.
Hvordan du kommunikerer et budskab er lige så vigtigt som selve budskabet. Når det kommer til intern kommunikation, gælder det helt sikkert. Virksomhedskulturen kan give din organisation en stor strategisk fordel i disse tider i forandring. Men det, som din kultur består af – mål, værdier og praksis – skal formidles effektivt i overensstemmelse med bedste praksis, hvis medarbejderne skal forstå den og handle ud fra den. Derfor er det vigtigt at fokusere ikke kun på, hvad du kommunikerer, men også hvordan du kommunikerer det.
I 2021 er det tid til at implementere nye taktikker, der kan forbedre din interne kommunikationsstrategi og få dit team forbundet, engageret og motiveret. De 18 bedste praksisser for intern kommunikation nedenfor vil hjælpe dig med at gøre netop det.
Forståelse, strategi & planlæg kommunikation
Gode idéer har brug for en god strategi for at realisere deres potentiale.
Reid Hoffman, stifter, LinkedIn
Hvad ønsker du, at intern kommunikation skal gøre for dit team og din virksomhed? Hvordan vil du nå dertil? Hvor står den lige nu, og hvad skal forbedres? Hvor hurtigt vil du gerne nå dine mål?
Først og fremmest skal du bruge dine svar på denne type spørgsmål til at udarbejde en strategi og/eller plan for intern kommunikation. Hvordan du udformer den er op til dig – gør den så enkel eller udførlig, generel eller specifik, som du vil. En velformuleret strategi bør holde dig på sporet og gøre dig mere effektiv til at opnå succes med intern kommunikation. I det mindste vil den give dig en idé om, hvor du skal starte.
Brug de rigtige kommunikationsværktøjer
Jeg tror fuldt og fast på, at ethvert værktøj, der forbedrer kommunikationen, har dybtgående virkninger i forhold til, hvordan folk kan lære af hinanden.
– Bill Gates
Dit team har travlt, så det sidste, de har brug for, er et internt kommunikationssystem, der er besværligt og fuld af gnidninger. Heldigvis har det stigende fokus på bedste praksis inden for intern kommunikation medført adskillige softwareprogrammer, der gør det enkelt og smertefrit. Hold det på den måde for at sikre, at dine medarbejdere deltager og faktisk nyder det.
Værktøjer, der fremmer bedste praksis for intern kommunikation, omfatter:
Implementering af virksomhedens chat-software som Slack, Microsoft Teams eller Google Hangouts
Anvendelse af cloud-teknologi som Google Drive, når det er muligt
Anvendelse af én platform for al e-mail, kalendere, dokumenter osv. (f.eks. Google, Apple, Microsoft)
Undergå e-mailoverbelastning med visuel kommunikation via digital skiltning
Vær visuel
Visuelt materiale udtrykker idéer på en snackbar måde.
Kim Garst, CEO, Boom Social
En ofte citeret statistik siger, at 65 % af befolkningen er visuelle elever, så der er chancer for, at der er mange af dem på din arbejdsplads. Når det er gjort rigtigt, formidler visuelle elementer information på en letfordøjelig måde og har et mere varigt indtryk end tekst. I stedet for at printe plakater anbefaler vi, at du går digitalt til værks: Monter tv’er på dine kontorer og brug dem til at vise et roterende udvalg af visuelle budskaber.
Overvej at bruge specialudviklet cloud-baseret digital signage-software – som Enplug – til at vise visuelt materiale på dit kontor. Disse skærme kan tjene en række forskellige formål, f.eks:
Informere dit team om virksomhedens meddelelser, ledige stillinger, salgs- og markedsføringsmålinger eller ikke virksomhedsspecifikke oplysninger som aktuelle nyheder og vejret
Inspirere dit team ved at vise mål, resultater eller motiverende citater
Underhold dit team med feeds på sociale medier, live hashtag-walls eller teamfotos
Gør kommunikationen underholdende
Sjov er kernen i den måde, jeg kan lide at drive forretning på, og det har været nøglen til alt, hvad jeg har gjort fra starten.
Richard Branson
Det er slut med den opfattelse, at der er en grund til, at det hedder “arbejde”, og at det ikke er meningen, at det skal være sjovt. Faktisk viste en undersøgelse fra PGi i 2013, at 88 % af millennials ønsker at arbejde i et “sjovt og socialt arbejdsmiljø”. Ligeledes sætter 90 % af Generation-Z pris på arbejdspladser, der giver mulighed for menneskelige forbindelser. Arbejdet kan være sjovt, men også produktivt, og det gælder også intern kommunikation.
For eksempel har Enplug en kanal i Slack med titlen “random”, hvor teammedlemmer kan dele skøre nyhedshistorier, sjove YouTube-videoer og alt andet, de finder morsomt. Det er en sjov måde, hvorpå medarbejderne kan puste damp af og samtidig opbygge en følelse af kammeratskab.
Inddrag målinger, når det er muligt
Alt, hvad der måles og ses, forbedres.
Bob Parsons, grundlægger, GoDaddy
Det kan gøre underværker for teamets arbejdsmoral at kunne kvantificere og se, hvordan virksomheden klarer sig, og det kan gøre underværker for teamets arbejdsmoral. Målinger bør informere medarbejderne om virksomhedens nuværende og tidligere præstationer, tendenser i præstationerne, mål, der skal nås, og de fremskridt, der er gjort. Du kan bruge digital skiltning til at vise målinger på hele dit kontor. Motiver dit team på forskellige niveauer ved at vise målinger for virksomheden, afdelinger eller endda enkeltpersoner.
Du må ikke tabe det store billede af syne
Appel til et højere formål hjælper alle til at smelte sammen og arbejde bedre sammen.
Fran Maier, stifter, Match.com
Det er fantastisk at kommunikere specifikke, målrettede oplysninger, men det kan ske på bekostning af, at man går glip af virksomhedens overordnede mål, mission og andre kulturkomponenter. Ud over de daglige ting skal du sørge for at kommunikere de store idéer, så medarbejderne bliver mindet om dem. Medtag din vision i e-mails, digitale skærme eller interne nyhedsbreve for at minde dit team om det større billede. De er trods alt en vigtig del af noget, der er større end dem selv.
Sørg for kanaler til feedback og idéer
Vores hemmelige våben til at opbygge den bedste kultur er åben & ærlig feedback. Alle teammedlemmer bidrager til vores liv hos HelloSign hver dag, så det er afgørende for os at vide, hvad der fungerer, og endnu vigtigere, hvad der ikke fungerer, så vi konstant kan forbedre os.
Gina Lau, Team Operations, HelloSign
Vidste du, at “feedback” er det korteste ord i det engelske sprog, der indeholder bogstaverne a-b-c-c-d-e-f? Bortset fra denne interessante kendsgerning er feedback afgørende for enhver virksomheds overlevelse og succes. Dette omfatter naturligvis feedback fra kunderne, men også feedback fra medarbejderne.
Hvad er værdien af en tanke eller idé, hvis den aldrig bliver udtrykt? Sørg for at give dit team kanaler til at give feedback og dele idéer, uanset om det drejer sig om arbejdspladsen, det nuværende produkt, potentielle fremtidige produkter eller virksomheden som helhed. Det kan være et virksomhedsforum, en udpeget kanal i virksomhedens chat-software, et whiteboard på kontoret eller en cloud-baseret tjeneste. Uden disse kanaler kan man gå glip af geniale idéer og nyttig kritik, hvilket ingen virksomhed bør have råd til at miste.
Opfordre kommunikation og samarbejde på tværs af afdelinger
Effektiv kommunikation er en væsentlig komponent for professionel succes, uanset om det er på det interpersonelle, inter-gruppemæssige, intra-gruppemæssige, organisatoriske eller eksterne niveau.
Mike Myatt, stifter og formand, N2Growth
Hvis et af dine interne kommunikationsmål er at få dine medarbejdere til at lære af hinanden, så er kommunikation på tværs af afdelinger nøglen. Hold en Q&A-session eller et særligt møde mellem forskellige afdelinger for at få dem til at kommunikere, samarbejde og dele indsigt. Enplug afholder f.eks. regelmæssige Q&A-sessioner mellem afdelinger, hvor medarbejderne kan stille spørgsmål til et andet team end deres eget. Ud over det, der bliver lært, forhindrer det afdelingerne i at føle sig isolerede fra hinanden.
Undergå kommunikationsoverbelastning
Effektiv intern kommunikation forbinder ikke kun folk med hinanden, men også med de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.
Marijn Deurloo, CEO, imgZine
Internetalderen har givet os adgang til mere information og øjeblikkelig korrespondance end nogensinde før, hvilket kan være både en velsignelse og en forbandelse. Med intern kommunikation skal du tænke mindre er mere. Hold tingene enkle, korte og præcise. Overvej at udsende dit interne nyhedsbrev sjældnere eller vise færre målinger. Fokuser på at sende de rigtige oplysninger til de rigtige personer på det rigtige tidspunkt. Dit team vil takke dig.
Indformér ikke bare – inspirer til handling
Selskaber, der ønsker at forblive konkurrencedygtige og succesfulde, skal sikre, at de involverer, motiverer og inspirerer kollegerne.
Viktoria Tegard, Head of Internal Communications, Virgin Atlantic Airways
Det er nødvendigt at informere dit team først og fremmest, men din interne kommunikationspraksis bør i sidste ende føre til handling. Som Viktoria Tegard fra Virgin Atlantic hentyder til i citatet ovenfor, bør intern kommunikation involvere, motivere og inspirere dit team til at gå ud over det sædvanlige.
Det kan du gøre ved at:
Inddrage opfordringer til handling i budskaberne
Dele motiverende citater, din virksomheds mission og mål osv.
Opfordring til at belønne enkeltpersoner eller teams for visse præstationer
Opnå kommunikationslinjerne
Kommunikation kan ikke altid følge top-down-modellen. Med den flydende information i erhvervslivet i dag skal ledere være dygtige lyttere; de skal være i stand til både at modtage og sende.
Joseph Badaracco, professor i forretningsetik, Harvard Business School
Begræns ikke din “politik med åbne døre” til dit fysiske kontor. Dit interne kommunikationssystem bør gøre det let for enhver medarbejder at kontakte en anden i virksomheden, herunder den øverste ledelse. Når du åbner kommunikationslinjerne på denne måde, vil teammedlemmerne føle sig velkomne til at tale med hinanden i stedet for at føle sig intimiderede. Uanset om du er en stor virksomhed eller en nystartet virksomhed, bygger denne interne kommunikationspraksis bro over kløfter og hjælper med at opbygge modtagelige, ærlige relationer mellem medarbejderne.
Opbevar gennemsigtighed
“Gennemsigtighed starter som en mentalitetsændring.”
– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer
Som Kevan Lee hos Buffer siger ovenfor, er gennemsigtighed mere end blot en politik, det er en mentalitet. Gennemsigtighed er afgørende for din interne kommunikation, fordi det skaber tillid, ansvarlighed og en åben dialog. Hvis dit team føler, at de bliver ladt i stikken i forbindelse med visse spørgsmål, er de måske bange for at stille spørgsmål og dele deres tanker om disse spørgsmål. Det er naturligvis ikke alle oplysninger, der kan stilles til rådighed for alle, men hvis du opretholder i det mindste en vis gennemsigtighed, kan det have en enorm effekt på harmonien og forholdet i din virksomhed.
Opmuntre til virksomhedsrelateret brug af sociale medier
Det begynder faktisk at give omtrent lige så meget mening at undlade at bruge sociale medier på arbejdspladsen som at undlade at bruge telefonen eller e-mail.
Ryan Holmes, stifter og CEO, Hootsuite
Vi ved, hvad du måske tænker: “Sociale medier har ingen plads på arbejdspladsen”. Men hvad nu, hvis vi fortalte dig, at det faktisk bør opmuntres på nogle måder? Få dit team til at dele billeder af sig selv, hvor de arbejder og har det sjovt på kontoret, på Facebook, Twitter, Instagram osv. og tag den officielle virksomhedsside. Det er ikke kun godt for medarbejdernes engagement og moral, men også for virksomhedens eksponering og for at sætte et ansigt på, hvem du er, og hvad du laver.
Deltag nyheder, tendenser og indsigt i branchen
Hvis du ikke giver folk oplysninger, finder de på noget for at udfylde tomrummet.
Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center
Dit team er ikke bare en del af en virksomhed, de er en del af en branche. Alle teammedlemmer bør holde sig opdateret om det seneste scoop i branchen, lige fra din administrerende direktør til din webdesigner. Opmuntre dem til at dele nyheder, markedstendenser, meningstilkendegivelser og andre brancherelaterede blurbs med hinanden. I lighed med #6 ønsker du, at dit team skal føle, at de bidrager til noget, der er større end dem selv, og at de er agenter for forandring, hvilket er stærke motivationsfaktorer.
Brug intern kommunikation til at anerkende og rose succes
Rekognition er ikke en knap ressource. Du kan ikke bruge den op eller løbe tør for den.
Susan M. Heathfield, HR-ekspert, About.com
Den mindste mængde ros kan række langt, især i en tid, hvor medarbejderne ønsker at føle sig værdsat og værdsat. En undersøgelse fra 2012 foretaget af American Psychological Association viste, at medarbejdere, der føler sig værdsat, rapporterer “højere niveauer af engagement, tilfredshed og motivation”, så det er bestemt noget, der er værd at investere i. Det kan være så simpelt som at annoncere individuelle eller afdelingens succeser via din chat-software, dit interne nyhedsbrev eller andre kanaler. Denne bedste praksis er ikke kun gavnlig for medarbejdernes moral, men også for din virksomheds produktivitet og vækst.
Skab et kundecentreret team med personas
Den bedste måde at hjælpe teammedlemmerne med at fokusere på kunderne? Giv kunderne liv.
Alison Davis, CEO & Founder, Davis & Company
Alison foreslår, at du bruger bedste praksis inden for intern kommunikation til at tilpasse dine medarbejdere til kunderne. Opret “profiler af typiske kunder, komplet med fotos, demografiske oplysninger, hvad de kan lide og ikke kan lide – herunder hvilke tv-serier de ser (Walking Dead eller Downton Abbey?) og hvilke snacks de foretrækker (edamame eller beef jerky?). På den måde bliver kunderne levende, håndgribelige og er i højsædet.” Del disse personaer ofte med dit team – i samtaler, nyhedsbreve eller endda ved hjælp af digital skiltning på dine kontorer.
17. Fremme medarbejderressourcer og uddannelse
Medarbejdere vil gerne vide, at deres virksomhed investerer lige så meget i deres personlige og faglige udvikling som dem selv. Kommuniker, hvilke ressourcer din virksomhed tilbyder, så medarbejderne ikke går glip af fantastiske muligheder.
Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco
Din interne kommunikation bør konsekvent videreformidle, hvilke fordele og ressourcer der er tilgængelige for medarbejderne. Dette kan omfatte alt fra grundlæggende sygeforsikring og 401K-ordninger til firma-sponsorerede seminarer, eksterne uddannelsesmuligheder og workshops om karriereudvikling. Brug en kombination af e-mail, chat, digital skiltning, interne blogs eller personlige teammøder til at få budskabet ud. Ved at tilskynde medarbejderne til at investere i deres egen personlige og faglige udvikling gennem din virksomhed har alle fordele i det lange løb.
Læringsmål kan også formaliseres af enkeltpersoner med hjælp fra deres ledere. Herfra kan aktiviteter som f.eks. åbent hus eller regelmæssige læringssynkroniseringer opstilles. Læringssynkroniseringerne sker med alle, der kan tilbyde dig noget i retning af dine læringsmål. Som leder kan du præsentere dine teammedlemmer for dem, der kan tilbyde noget uformel coaching eller mentorskab i disse synkroniseringer. Disse læringssynkroniseringer kan også tage form af noget som en bogklub. Hav en løbende liste over nyttige bøger og emner, som folk er interesserede i, og dokumentér læringen med henblik på at dele den med et bredere publikum i virksomheden.
Open houses kan også være gode til uformelle diskussioner, især hvis holdene er fordelt over forskellige geografiske områder. SoundCloud har åbne huse, som alle kan annoncere og oprette på virksomhedens intranet. Formatet er fleksibelt, hvor teams kan kommunikere indsigt med andre teams, som de måske ikke interagerer så ofte med. Designteams kan dele prototyper, som de er begejstrede for, med marketingteamet, som kan være nyttige i forbindelse med en kommende lancering, eller måske har datateamet opdaget nogle interessante kvaliteter ved et segment, som virkelig kan hjælpe produktteamet.
18. Tænk som en marketingmedarbejder
“Det er på tide, at medarbejderkommunikatorer begynder at tænke som marketingmedarbejdere og leverer den rigtige information til den rigtige medarbejder på det rigtige tidspunkt gennem den rigtige kanal.”
– Shel Holtz, intern kommunikationsdirektør og fortaler
Sommetider føles medarbejderkommunikation som en eftertanke – at få de budgetkrummer, som reklamer, marketing og PR efterlader. Et af de mest iøjnefaldende eksempler er manglen på sofistikerede værktøjer til intern kommunikation. Vores kolleger inden for marketing er i stand til at målrette budskaber og information til enkeltpersoner på baggrund af en række kriterier, men det meste af det, der sendes ud til medarbejderne, er en standardløsning.
Som Dan Woods, administrerende direktør for Evolved Media, siger: “Spotify ved, hvad vi lytter til. Netflix kan forudsige, hvad vi vil se. Uber ved præcis, hvornår og hvor vi skal hentes. Alle disse værktøjer gør vores liv uden for arbejdet lettere. Så hvorfor er vi stadig afhængige af forældede metoder til at kommunikere med medarbejderne?”
Vi er nødt til at bruge data til at vide, hvad medarbejderne har brug for, og hvornår de har brug for det. For mindst ti år siden indeholdt IBM’s intranet-hjemmeside oplysninger om, hvad den enkelte medarbejder skulle lave den pågældende dag, og der var links til ressourcer, der kunne hjælpe medarbejderen med at få det gjort. I dag burde denne form for kommunikation være død let på tværs af mange kanaler – med de data, der gør det muligt at målrette relevant indhold til de rigtige medarbejdere.
Vi er dog nødt til at sælge konceptet til ledelsen, hvis vi skal have det nødvendige budget til at levere denne form for oplevelse til medarbejderne. En relancering af det gamle intranet vil ikke være tilstrækkeligt. Vi er nødt til at forpligte os til at anlægge den samme tilgang til personlig medarbejderkommunikation, som vores venner inden for marketing anlægger over for kunderne.
***
Om Enplug
Interne kommunikationsmedarbejdere over hele verden bruger Enplug til at forvandle tv-skærme på deres kontorer til visuelle, interaktive kommunikationsværktøjer. Enplug er kraftfuld nok til enhver virksomhed og nem at bruge, lige fra meddelelser og anerkendelse af medarbejdere til sociale medier og nyhedsfeeds, dashboards med målinger og kalendere til konferencerummet – Enplug er kraftfuld nok til enhver virksomhed og nem at bruge.
Lær hvordan digital signage kan forbedre din kommunikation
Få en demo
Om Enplug Digital Signage Software
Enplug digital signage gør det nemt for virksomheder at skabe og dele overbevisende visuelt indhold til deres markedsføring og medarbejderkommunikation. Vores software driver indhold på tusindvis af tv-skærme verden over med nyhedsfeeds, vægge på sociale medier, sportsresultater, medarbejder-lederboards, grafik og videoer. Enplug blev grundlagt i 2012 i Los Angeles, Californien.
