Selv om man skulle tro, at det ville være i dine medarbejderes interesse at huske at klokken ind og ud for at sikre, at de får løn for den tid, de har arbejdet, så er det en kendsgerning, at folk er glemsomme, og nogle gange glemmer de bare.
Naturligvis kan nogen undlade at logge ind – for at skjule, at de kom for sent eller måske blev for længe i frokostpausen. For arbejdsgivere er det vigtigt at tilskynde medarbejderne til at stemple ind – til tiden, hver gang – for at spare sig selv for udgifter til at betale for tid, der ikke blev arbejdet. American Payroll Association (APA) anslår, at den gennemsnitlige medarbejder bruger mellem 50 minutter og 4 minutter på at stemple ind.5 timer om ugen ved at komme for sent op, gå tidligt og tage længere pauser – og det er vigtigt at sikre, at dine medarbejdere møder op til tiden – og kun bliver betalt for de timer, de arbejder.
Selv om det til tider kan være svært at få hele dit team med på konsekvent tidsregistrering, er den gode nyhed, at der er ting, du kan gøre for at minde dem om at stemple ind. Her er et kig på seks måder, hvorpå du kan hjælpe dem med at huske det.
1.Tilbyd incitamenter
Sommetider har dine medarbejdere bare brug for en lille smule incitamenter. Hvis du tilbyder en belønning til medarbejdere, der husker at stemple ind -og ud – konsekvent i slutningen af hvert kvartal, kan du opmuntre og motivere dit team til at gøre en større indsats.
2.Opmuntre dine medarbejdere til at indstille e-mailpåmindelser
Du kan opfordre dine medarbejdere til at indstille påmindelser. Det kan være en alarm på deres telefon eller endda en notering i deres kalender, som dukker op på deres skærm og minder dem om, hvornår de skal logge ind. Da de fleste af dine medarbejdere vil have deres telefoner på sig, når de går ind ad døren – eller sandsynligvis vil tjekke deres e-mails som det første, kan dette være en god måde at sikre, at de får memoet.
3.Opret et kammeratsystem
Brug kammeratsystemet! Hvis du opfordrer medarbejderne til at passe på hinanden, kan du være med til at sikre, at alle bliver stemplet til tiden. Overvej at få alle til at gå sammen – for at minde hinanden om at stemple ind.
4.Gør det nemt for dem
Overvej at gøre stemplingsprocessen så ubesværet som muligt. Hvis du implementerer et online tidsregistreringssystem med et digitalt adgangspunkt på deres computere, vil det være nemt for dem at stemple ind -og svært for dem at glemme det. En moderne tidsregistreringsløsning kan også forhindre, at medarbejderne overvurderer den tid, de har arbejdet i løbet af deres vagter – noget, som 43 procent af timelønnede medarbejdere har indrømmet at gøre, ifølge en undersøgelse foretaget af konsulentfirmaet Software Advice.
5.Fremhæv fordelene
Glem ikke at forklare dine medarbejdere fordelene ved at stemple ind og ud. Effektivitet, forbedret lønningsnøjagtighed og adgang til aktuelle tidsregistreringer er blot nogle af de fordele, der følger med nøjagtig tidsregistrering.
6.Overvej disciplinære foranstaltninger
Sørg endelig for, at du har en disciplinær proces på plads for medarbejdere, der konsekvent forsømmer at stemple ind og ud. Selv om du er forpligtet til at betale dine medarbejdere for den tid, de har arbejdet, er der andre foranstaltninger, som du kan træffe for at hjælpe dem med at huske at stemple ind i fremtiden. Overvej f.eks. at give en mundtlig advarsel, efterfulgt af en skriftlig advarsel, derefter en suspension og i ekstreme tilfælde en eventuel opsigelse.
Sluttelig, selv om det kan være fristende at begynde at trække lønnen tilbage for medarbejdere, der undlader at stemple ind, bør du undgå at gøre det. Fair Labor Standards Act lægger ansvaret for tidsregistrering på arbejdsgiverne – og kræver, at du betaler dine ansatte for de timer, de har arbejdet. Hvis du står over for et problem med dine medarbejdere, der glemmer at stemple ind og ud, bør du overveje at indføre en disciplinær proces og sørge for, at dit team er klar over vigtigheden af nøjagtig tidsregistrering – og er klar over konsekvenserne af at undlade at gøre det.