Localizador
Blog Network
Localizador

Afsnit 1. En oversigt over strategisk planlægning eller “VMOSA” (Vision, mission, mål, strategier og handlingsplaner)

Lær, hvordan du bruger VMOSA til at tage en drøm og gøre den til virkelighed ved at udvikle en vision, sætte mål, definere dem og udvikle handlingsplaner.

VMOSA (Vision, Mission, Objectives, Strategies, and Action Plans) er en praktisk planlægningsproces, der bruges til at hjælpe samfundsgrupper med at definere en vision og udvikle praktiske måder at gennemføre forandringer på. VMOSA hjælper din organisation med at opstille og nå kortsigtede mål og samtidig holde øje med din langsigtede vision. Ved at implementere denne planlægningsproces i din gruppes indsats kan du udvikle en klar mission, skabe konsensus og forankre din gruppes drømme. Dette afsnit undersøger, hvordan og hvornår du kan implementere VMOSA i din organisations planlægningsproces.

Hvad er VMOSA?

En måde at foretage denne rejse på er gennem strategisk planlægning, den proces, hvorved en gruppe definerer sin egen “VMOSA”; det vil sige dens vision, mission, mål, strategier og handlingsplaner. VMOSA er en praktisk planlægningsproces, som kan anvendes af enhver samfundsorganisation eller ethvert initiativ. Dette omfattende planlægningsværktøj kan hjælpe din organisation ved at give en plan for at gå fra drømme til handlinger og til positive resultater for dit samfund.

I dette afsnit vil vi give en generel oversigt over processen og kort berøre hver af de enkelte dele. I Eksempler vil vi vise dig, hvordan et initiativ til forebyggelse af graviditet blandt unge har brugt VMOSA-processen effektivt. Derefter tilbyder vi dig i Værktøjer en mulig dagsorden for et planlægningsretreat, hvis din organisation beslutter sig for at bruge denne proces. Endelig vil de resterende afsnit i dette kapitel føre dig gennem de trin, der er nødvendige for at udvikle hver del af processen fuldt ud.

Hvorfor skal din organisation bruge VMOSA?

Hvorfor skal din organisation bruge denne planlægningsproces? Der er mange gode grunde, herunder alle de følgende:

  • VMOSA-processen begrunder dine drømme. Den gør gode ideer mulige ved at fastlægge, hvad der skal ske for at opnå din vision.
  • Ved at skabe denne proces i en gruppeindsats (idet du sørger for at inddrage både folk, der er berørt af problemet, og dem, der har mulighed for at ændre det), giver den din organisation mulighed for at skabe konsensus omkring dit fokus og de nødvendige skridt, din organisation bør tage.
  • Processen giver dig mulighed for at udvikle din vision og mission sammen med dem i lokalsamfundet, der vil blive påvirket af det, du gør. Det betyder, at der er langt større sandsynlighed for, at dit arbejde vil imødekomme samfundets reelle behov og ønsker, snarere end hvad du tror, de kunne være. Det betyder også, at lokalsamfundet har ejerskab til visionen og missionen, hvilket får alle til at være på samme side og øger chancerne for, at enhver indsats bliver vellykket.
  • VMOSA giver din organisation mulighed for at fokusere på dine kortsigtede mål og samtidig holde øje med din langsigtede vision og mission.

Hvornår skal du bruge VMOSA?

Så, hvornår skal du bruge denne strategiske planlægningsproces? Selvfølgelig giver det altid mening for din organisation at have den retning og orden, som den giver dig, men der er nogle gange, hvor det giver særlig god mening at bruge denne proces. Disse tidspunkter omfatter:

  • Når du starter en ny organisation.
  • Når din organisation starter et nyt initiativ eller et stort projekt, eller skal begynde at arbejde i en ny retning.
  • Når din gruppe går ind i en ny fase af en igangværende indsats.
  • Når du forsøger at puste nyt liv i et ældre initiativ, der har mistet sit fokus eller momentum.
  • Når du søger om ny finansiering eller til en ny bidragsyder. Under disse omstændigheder er det vigtigt at præcisere din vision og mission, så enhver finansiering, du søger, støtter det, som din organisation faktisk står for. Ellers kan du ende med at få strenge betingelser knyttet til pengene, som kræver, at du tager en retning, der ikke er i overensstemmelse med din organisations egentlige formål eller filosofi.

Lad os kort se på hver af de enkelte ingredienser, der er vigtige i denne proces. Derefter vil vi i de næste par afsnit se nærmere på hver enkelt af dem og forklare, hvordan du skal gå til værks for at udvikle hvert enkelt trin i planlægningsprocessen.

Vision (drømmen)

Din vision kommunikerer, hvad din organisation mener er de ideelle forhold for dit samfund – hvordan tingene ville se ud, hvis det emne, der er vigtigt for dig, blev behandlet perfekt. Denne utopiske drøm beskrives generelt ved hjælp af en eller flere sætninger eller vision statements, som er korte proklamationer, der formidler samfundets drømme for fremtiden. Ved at udarbejde en visionserklæring gør din organisation din organisations overbevisninger og styrende principper klar for det større samfund (såvel som for dit eget personale, dine deltagere og frivillige).

Der er visse karakteristika, som de fleste visionserklæringer har til fælles. Generelt skal visioner være:

  • Underforstået og delt af medlemmerne af lokalsamfundet
  • Bred nok til at omfatte en række forskellige lokale perspektiver
  • Inspirerende og opløftende for alle, der er involveret i jeres indsats
  • Lette at kommunikere – de skal f.eks. være korte nok til at passe på en T-shirt

Her er et par visioner, der opfylder ovenstående kriterier:

  • Sunde børn
  • Sikre gader, sikre kvarterer
  • Alle huse er et hjem
  • Uddannelse for alle
  • Fred på jorden

Mission (hvad og hvorfor)

Udarbejdelse af missioner er det næste skridt i processen for handlingsplaner. En organisations missionserklæring beskriver, hvad gruppen vil gøre, og hvorfor den vil gøre det. Mission statements ligner vision statements, men de er mere konkrete, og de er helt klart mere “handlingsorienterede” end vision statements. Missionen kan henvise til et problem, f.eks. en utilstrækkelig bolig, eller til et mål, f.eks. at give alle adgang til sundhedspleje. Og selv om de ikke går meget i detaljer, begynder de at antyde – meget bredt – hvordan din organisation kan gå til værks for at løse de problemer, den har konstateret. Nogle generelle vejledende principper for missioner er, at de er:

  • Kortfattede. Selv om en missionserklæring ikke er lige så kort som en visionserklæring, bør den stadig få sin pointe frem i én sætning.
  • Resultatorienteret. Missionserklæringer forklarer de overordnede resultater, som din organisation arbejder på at opnå.
  • Inkluderende. Selv om missionserklæringer gør rede for din gruppes overordnede mål, er det meget vigtigt, at de gør det meget bredt. Gode mission statements er ikke begrænsende i forhold til de strategier eller sektorer i samfundet, der kan blive involveret i projektet.

De følgende mission statements er eksempler på, at de opfylder ovenstående kriterier.

  • “At fremme børns sundhed og udvikling gennem et omfattende familie- og fællesskabsinitiativ.”
  • “At skabe et blomstrende afroamerikansk samfund gennem udvikling af arbejdspladser, uddannelse, boliger og kulturel stolthed.
  • “At udvikle et sikkert og sundt nabolag gennem planlægning i samarbejde, fællesskabsindsats og politisk fortalervirksomhed.”

Selv om visioner og missioner i sig selv bør være korte, giver det ofte mening for en organisation at medtage sine dybtliggende overbevisninger eller filosofier, som faktisk kan definere både dens arbejde og selve organisationen. En måde at gøre dette på uden at gå på kompromis med visionens og missionens direkte karakter er at medtage vejledende principper som en tilføjelse til erklæringerne. Disse kan udlægge organisationens overbevisninger, samtidig med at visionen og missionserklæringerne er korte og præcise.

Mål (hvor meget af hvad der skal opnås hvornår)

Når en organisation har udviklet sin missionserklæring, er det næste skridt at udvikle de specifikke mål, der er fokuseret på at nå denne mission. Målsætninger henviser til specifikke målbare resultater for initiativets brede mål. En organisations mål fastsætter generelt, hvor meget af hvad der skal opnås inden hvornår. For eksempel kan et af flere mål for et fællesskabsinitiativ, der skal fremme pleje og omsorg for ældre voksne, være “Inden 2015 (hvornår) at øge antallet af ældre, der rapporterer, at de er i daglig kontakt med en person, der bekymrer sig om dem, med 20 % (hvor meget).”

Der er tre grundlæggende typer af mål. De er:

  • Adfærdsrelaterede mål. Disse mål ser på at ændre folks adfærd (hvad de gør og siger) og produkterne (eller resultaterne) af deres adfærd. En gruppe til forbedring af et kvarter kan f.eks. udvikle en målsætning om, at der skal ske flere reparationer af boliger (adfærden) eller forbedrede boliger (resultatet).
  • Målsætninger for resultater på samfundsniveau. Disse er beslægtet med mål for adfærdsmæssige resultater, men er mere fokuseret på et samfundsniveau i stedet for et individuelt niveau. Den samme gruppe kan f.eks. foreslå at øge andelen af anstændige boliger til overkommelige priser i lokalsamfundet som et resultatmål på samfundsniveau.
  • Procesmål. Dette er de mål, der henviser til gennemførelsen af de aktiviteter, der er nødvendige for at nå andre mål. Gruppen kan f.eks. vedtage en omfattende plan for forbedring af kvarterets boliger.

Det er vigtigt at forstå, at disse forskellige typer mål ikke udelukker hinanden. De fleste grupper vil udvikle mål i alle tre kategorier. Eksempler på mål omfatter:

  • Af december 2010 skal forældrenes engagement (dvs. tale, lege, læse) med børn under 2 år øges med 30 %. (Adfærdsmæssig målsætning)
  • Af 2012 skal der være sket en stigning på 40 % i antallet af unge, der afslutter deres gymnasieuddannelse. (Målsætning om resultater på samfundsniveau)
  • Inden 2006 at øge andelen af familier, der ejer deres bolig, med 30 %. (Resultatmål på samfundsniveau)
  • I december i år at gennemføre et uddannelsesprogram for frivillige for alle frivillige. (Procesmål)

Strategier (hvordan)

Det næste skridt i VMOSA-processen er at udvikle jeres strategier. Strategier forklarer, hvordan initiativet vil nå sine mål. Generelt vil organisationer have en bred vifte af strategier, der omfatter folk fra alle de forskellige dele eller sektorer i samfundet. Disse strategier spænder fra de meget brede strategier, som omfatter mennesker og ressourcer fra mange forskellige dele af samfundet, til de meget specifikke strategier, som sigter mod nøje definerede områder.

Eksempler på brede strategier omfatter:

  • Et børnesundhedsprogram kan bruge social markedsføring til at fremme voksnes engagement i forhold til børn
  • Et initiativ vedrørende graviditet blandt unge kan beslutte at øge adgangen til præventionsmidler i lokalsamfundet
  • Et byfornyelsesprojekt kan forbedre det kunstneriske liv i lokalsamfundet ved at tilskynde kunstnere til at optræde i området

Fem typer af specifikke strategier kan være med til at styre de fleste interventioner. De er:

  • Forsyning af information og forbedring af færdigheder (f.eks. tilbyde færdighedstræning i konflikthåndtering)
  • Forbedring af tjenester og støtte (f.eks. starte et mentorprogram for unge med høj risiko)
  • Modificere adgang, barrierer og muligheder (f.eks. tilbyde stipendier til studerende, der ellers ikke ville være i stand til at gå på college)
  • Ændre konsekvenserne af indsatsen (f.eks, give lokalsamfundsmedlemmer incitamenter til at arbejde frivilligt)
  • Modificere politikker (f.eks. ændre forretningspolitikker, så forældre og værger og frivillige kan tilbringe mere tid med små børn)

Aktionsplan (hvilken ændring vil ske; hvem vil gøre hvad hvornår for at få det til at ske)

Endeligt beskriver en organisations handlingsplan meget detaljeret, præcis hvordan strategierne vil blive gennemført for at nå de mål, der er udviklet tidligere i denne proces. Planen henviser til: a) specifikke (samfunds- og system-) ændringer, der skal tilstræbes, og b) de specifikke handlingstrin, der er nødvendige for at skabe ændringer i alle relevante sektorer eller dele af samfundet.

De vigtigste aspekter af den intervention eller de (samfunds- og system-) ændringer, der skal tilstræbes, er skitseret i handlingsplanen. I et program, hvis mission er at øge de unges interesse for politik, kan en af strategierne f.eks. være at undervise eleverne i valgsystemet. Nogle af handlingstrinene kan derfor være at udvikle alderstilpasset materiale til eleverne, at afholde skuespilvalg for kandidater i lokale skoler og at inkludere noget undervisningstid i læseplanen.

Der udarbejdes handlingstrin for hver komponent af den intervention eller de (samfunds- og system)ændringer, der skal tilstræbes. Disse omfatter:

  • Aktionstrin(e): Hvad vil ske
  • Person(er) ansvarlig(e): Hvem vil gøre hvad
  • Dato, der skal være afsluttet: Tidspunkt for hvert handlingstrin
  • Nødvendige ressourcer: Ressourcer og støtte (både hvad der er nødvendigt, og hvad der er tilgængeligt)
  • Barrierer eller modstand og en plan for at overvinde dem!
  • Samarbejdspartnere: Her er to eksempler på handlingstrin, som er vist grafisk, så du nemt kan følge med i forløbet:
    Aktionstrin Person(er) ansvarlig(e) Dato for afslutning Ressourcer påkrævet Potentielle hindringer eller modstand Samarbejdspartnere
    • Udarbejdelse af en social markedsføringsplan
    		 Terry McNeil (fra markedsføringsfirma) April 2006 15$,000 (resterende doneret) Ingen forventet Medlemmer af erhvervsaktionsgruppen
    • Bede lokale virksomheder om at indføre flextid for forældre og mentorer
    		 Maria Suarez (fra erhvervsaktionsgruppen) September 2008 5 timer; 2 timers forberedelse af forslag; 3 timer til møde og transport Selskab: kan se dette som dyrt; skal overbevise dem om, at planen er til gavn for virksomheden Medlemmer af virksomhedsaktionsgruppen og skoleaktionsgruppen

    Når du er færdig med at udforme den strategiske plan eller “VMOSA” for din organisation, er du naturligvis kun lige begyndt på dette arbejde. Din handlingsplan skal afprøves og testes og revideres, og derefter afprøves og testes og revideres igen. Du bliver nødt til at indhente feedback fra medlemmer af lokalsamfundet og tilføje og trække elementer fra din plan på baggrund af denne feedback.

    I resumé

    Alle har en drøm. Men de mest succesfulde personer – og samfundsorganisationer – tager denne drøm og finder en måde at få den til at ske på. VMOSA hjælper grupper med at gøre netop det. Denne strategiske planlægningsproces hjælper samfundsgrupper med at definere deres drøm, fastsætte deres mål, definere måder at opfylde disse mål på og endelig udvikle praktiske metoder til at gennemføre de nødvendige ændringer.

    I dette afsnit har du fået en generel forståelse af den strategiske planlægningsproces. Hvis du mener, at din organisation kunne have gavn af at bruge denne proces, opfordrer vi dig til at gå videre til de næste afsnit i dette kapitel, som forklarer mere indgående, hvordan du udformer og udvikler din egen strategiske plan.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.