Den ultimative guide til en virkelig effektiv Procure-to-Pay-proces

Procesflowet for Procure-to-Pay-processen

Baseret på organisatorisk praksis og det pågældende krav vælger indkøbsledere at gennemføre de mest relevante faser af en Procure-to-Pay-proces. Her er ni logiske trin i en ideel Procure-to-pay-proces.

Strin 1: Identificer behov

Det første trin i en procure-to-pay-proces er at bestemme og definere forretningskravene med hjælp fra tværfaglige interessenter. Når et gyldigt behov er identificeret, skitserer indkøbsteamene specifikationer på højt niveau for varer/produkter og vilkår for tjenesteydelser (TOR) og arbejdsbeskrivelser (SOW).

Stræk 2: Opret rekvisitioner

Når specifikationerne/TOR/SOW er færdiggjort, oprettes en formel indkøbsrekvisition. En rekvirent indsender den udfyldte indkøbsrekvisitionsformular efter at have sikret, at alle nødvendige administrative krav er opfyldt. Rekvisitioner kan oprettes til alle typer indkøb fra standardindkøb til underleverandørkontrakter og forsendelser.

Strin 3: Godkendelse af indkøbsrekvisition

De indsendte indkøbsrekvisitioner gennemgås derefter af afdelingsledere eller indkøbsansvarlige. Godkenderne kan enten godkende eller afvise en indkøbsanmodning efter at have vurderet behovet, verificeret det tilgængelige budget og valideret indkøbsanmodningsformularen. Ufuldstændige indkøbsrekvisitioner afvises tilbage til initiativtageren med henblik på rettelse og fornyet indsendelse.

Stræk 4: Opret en PO/spot buy

Hvis de ønskede varer/produkter har karakteristika som f.eks. uadministrerede kategorikøb, engangsindkøb af enestående karakter eller varer af lav værdi, kan der foretages et spot buy. Ellers oprettes indkøbsordrer ud fra godkendte indkøbsanmodninger.

Strin 5: Godkendelse af indkøbsordrer

Købsordrer sendes nu gennem et godkendelsesloop for at sikre legitimitet og nøjagtighed af specifikationerne. Godkendte indkøbsordrer sendes derefter til leverandørerne. Efter at have gennemgået indkøbsordren kan leverandørerne enten godkende, afvise eller indlede en forhandling. Når en embedsmand godkender en indkøbsordre, aktiveres en juridisk bindende kontrakt.

Kom med og få mere at vide om, hvordan digitale indkøb kan give effektivitet og omkostningsbesparelser. Tilmeld dig nu!

Stræk 6: Varemodtagelse

Når leverandøren leverer de lovede varer/tjenester, inspicerer køberen de leverede produkter eller tjenester for at sikre, at de overholder kontraktbetingelserne. Varemodtagelsen godkendes eller afvises derefter på baggrund af de standarder, der er specificeret i indkøbskontrakten eller købsordren.

Strin 7: Leverandørens præstation

På baggrund af de data, der er opnået fra det foregående trin, evalueres leverandørens præstation. En række faktorer som kvalitet, levering til tiden, service, overholdelse af kontrakten, lydhørhed og Total Cost of Ownership (TCO). Manglende præstationer markeres i eksisterende lister og informationssystemer til fremtidig reference.

Strin 8: Godkendelse af faktura

Når en varemodtagelse er godkendt, foretages et trevejsmatch mellem købsordren, leverandørfakturaen og varemodtagelsen. Hvis der ikke er fundet nogen uoverensstemmelser, godkendes fakturaen og sendes til finansgruppen med henblik på udbetaling af betaling. I tilfælde af unøjagtigheder afvises fakturaen tilbage til leverandøren med en begrundelse for afvisningen.

Strin 9: Leverandørbetaling

Når finansteamet modtager en godkendt faktura, behandler det betalinger i henhold til kontraktbetingelserne. Der vil blive taget hensyn til eventuelle kontraktændringer eller revisioner af likvideret finansiel sikkerhed. En betaling til en leverandør vil falde ind under en af følgende fem typer: forskud, delvise betalinger, acontobetalinger eller afdrag, endelige betalinger og tilbageholdelses- eller tilbageholdelsesbetalinger.

Bedste praksis i Procure-to-pay-processen

De følgende fem bedste praksis kan hjælpe organisationer med at forbedre effektiviteten og virkningen af deres Procure-to-pay-proces:

• Implementere procure-to-pay-software
• Hold processen gennemsigtig
• Forbedre leverandørinddragelsen
• Optimere lagerbeholdningen
• Streamline kontraktstyring

Hvordan procure-to-pay-software kan skabe effektivitet i indkøbsarbejdet?

En nyere Gartner-rapport hævder, at i 2025 vil mere end 50 % af alle organisationer verden over have en cloud-baseret Procure-to-pay-suite på plads. Cloud-baserede indkøbsværktøjer som Kissflow vinder frem, efterhånden som organisationer lærer mere om fordelene og de omkostningsbesparende muligheder ved at bruge indkøbssoftware.

Procure-to-pay-software integrerer indkøbsanmodninger, indkøbsordrer, varemodtagelser og fakturaer i en enkelt grænseflade. Automatisering af Procure-to-pay kan strømline processen, optimere udgifterne, forbedre overensstemmelsen, reducere omkostningerne og mindske risikoen.

Udførlige Procure-to-pay-løsninger som Kissflow Procurement Cloud leverer en række funktionaliteter, herunder:

1. Indkøbsanmodning og godkendelser

En person, der sender en købsanmodning, indtaster blot de relevante oplysninger i dit indkøbsværktøj, vælger det ønskede produkt/den ønskede tjenesteydelse og vælger sin foretrukne leverandør fra en masterdatabase.

En digital procure-to-pay-suite videresender også købsanmodningen til alle interessenter og godkendere i den rigtige rækkefølge, uden at nogen af dem så meget som sender en e-mail vedrørende anmodningen.

2. Styring af indkøbsordrer

De fleste procure-to-pay-løsninger opretter automatisk indkøbsordrer fra godkendte indkøbsanmodninger og igangsætter PO-afsendelsesprocessen. Alt fra at sende flere batchordrer til en enkelt leverandør til at oprette flere PO’er fra en enkelt indkøbsanmodning kan lade sig gøre.

3. Digitaliseret leverandørstyring

Den digitale leverandørstyring ændrer den måde, hvorpå dit indkøbsteam måler og vurderer leverandørens præstationer. I stedet for et håbefuldt “Jeg tror, at den hardwareleverandør, vi brugte i 2013, tilbød nogle gode rabatter, men jeg har glemt deres navn”, kan du stole på lettilgængelige og pålidelige leverandørdata fra dit indkøbssystem.

Med dit Procure-to-pay-værktøj, der kan analysere data om leverandørens præstationer – priser, rabatter, overholdelse af leveringstider, overholdelse af politikker og meget mere – kan du vælge den bedste leverandør til enhver aftale, hver gang du skal træffe det valg.

3. Fakturamatchning

Procure-to-pay-software giver organisationer mulighed for at bekræfte modtagelse af varer og registrere fakturaoplysninger. Organisationer kan godkende fakturaer, håndtere undtagelser, udføre PO-matching og integrere med elektroniske betalinger eller et kreditorbogholderisystem.

4. Indsigt i indkøb

En af de bedste ting ved at gøre indkøb digitalt er, at rapporter og analyser hjælper dig med at forstå, hvad der går godt, og hvilken procesineffektivitet der koster dig penge.

Da indkøb er en udgiftstung afdeling, er det godt at have procesgennemsigtighed og synlighed i hver enkelt proces, fra indkøbsanmodninger til fakturabekræftelser. Du kan få vist status for enhver opgave med det samme, analysere leverandørernes præstationsmålinger og meget mere via brugerdefinerede rapporter og analyser.

Anbefalet læsning:

• Top 6 udfordringer i indkøb og hvordan du overvinder dem
• 5 fremskridt inden for teknologi, som indkøb skal adoptere nu
• Sådan dræber manuelle processer din indkøbsindsats

Udnyt det fulde potentiale i din Procure-to-pay-proces med Kissflow

Procure-to-pay-løsninger, der forbinder leverandører digitalt, organisationer, politikker og processer, afdækker nye besparelsesmuligheder. Fra forebyggelse af manuel dataindtastning til forbedring af synligheden af udgifter, automatiseret indkøbssoftware adresserer alle eksisterende proceshuller.

Kissflow Procurement Cloud udnytter kraften i arbejdsgange, digitale formularer, cloud-teknologi, smarte processer og detaljerede analyser for at hjælpe dig med at få mere værdi ud af Procure-to-pay-procesflowet. Den dækker alt fra indkøbsanmodninger og ordrer hele vejen op til betaling. Det kan også integreres problemfrit med enhver regnskabs- eller ERP-software, du måtte bruge.

Med Kissflow kan du digitalisere hele indkøbs- til betalingscyklussen og forbedre alle indkøbsprocesser omfattende. Sig goddag til en digitaliseret Procure-to-pay-proces med Kissflow Procurement Cloud og find ud af, hvorfor det er den bedste løsning til at transformere din indkøbsproces.