“Skal vi sænke billetprisen til vores arrangement?” er det spørgsmål, som kunder og kolleger har stillet mig igen og igen i år. Mit svar er et klart NEJ!
Der er to primære årsager: For det første er der folk, der har mulighed for at fortsætte med at betale den almindelige billetpris (eller sponsorniveau). Ved at sænke billetpriserne (og sponsorniveauerne) lader man penge ligge på bordet. For det andet sænker man forventningerne til de efterfølgende år.
Så, hvis nogle enkeltpersoner og virksomheder ikke vil være i stand til at deltage på deres sædvanlige niveau på grund af økonomien, hvad gør man så? Man ringer til dem. Tal med dem. Fortæl dem, hvor meget du sætter pris på deres tidligere støtte til dit arrangement. Forklar, at du har bemærket, at de ikke har fornyet deres støtte for i år, og spørg, om det var en forglemmelse (bare hvis det var). Hvis ikke, så spørg, på hvilket niveau de måske vil være i stand til at deltage igen i år. Byd dem velkommen tilbage på et hvilket som helst niveau, og tilbyd dem at give dem de fordele og frynsegoder, der følger med deres normale, højere niveau, med forventning om, at de vil kunne komme tilbage på højere niveauer i de kommende år. Gør dette med virksomheder og enkeltpersoner, for sponsorater og individuelle billetter.
Mit råd: Lad ikke penge ligge på bordet og sænk ikke forventningerne til dit arrangement. Lad være med at sænke billetpriserne i år.
Hvorfor arrangementer?
Events er den mest tidskrævende og dyre form for fundraising, så hvorfor har vi dem? Arrangementer er en mulighed for:
- at vise din organisation frem for dine nuværende støtter og medlemmer af lokalsamfundet,
- at få mange penge fra virksomheder og personer, som måske ellers ikke ville give,
- at opbygge din database og
- at skaffe ubegrænsede, driftsmidler, som er svære at skaffe på andre måder.
Jeg mener, at enhver lille udviklingsforretning bør have arrangementer, men kun ét årligt eller højst to. (Hvis man planlægger mere end to arrangementer om året, er der ikke tid til andre vigtige komponenter af fundraising, f.eks. individuel pleje og indsamling, tilskudsskrivning, masseforsendelser osv.) På trods af ulemperne ved arrangementer bør det, hvis man har personalekapacitet til at afholde et arrangement (eller to), være indsatsen værd.
Eventudvalg er til fundraising, ikke til planlægning
Når du planlægger dit arrangement, er det første skridt at danne et udvalg bestående af bestyrelsesmedlemmer og andre medlemmer, der skal fungere som dit eventudvalg. Ideelt set bør du have mange mennesker i dit udvalg med forskellige stillinger, titler og forbindelser i samfundet. Lad hvert udvalgsmedlem vide på forhånd, at du forventer, at de køber eller sælger mindst ét bord som en betingelse for at være medlem af udvalget. Udform yderligere forventninger, som f.eks. at deltage i lejlighedsvise møder og sende invitationer med personlige noter til venner og kolleger.
En eventkomité er en fundraisingkomité og bør ikke forventes at planlægge (eller forvente at planlægge) detaljerne i arrangementet. Den første gang, jeg ledede et større arrangement, begik jeg den fejl at inddrage udvalget i beslutninger som farver på bordduge og valg af middagsmenu. Selv om der måske er et udvalgsmedlem, der gerne vil være involveret i detaljerne omkring arrangementet (og måske er det nødvendigt at give dem lov af politiske årsager), bør dette ikke være udvalgets primære fokus. Udvalget er til for at hjælpe dig med at indsamle midler!
Eventudvalgets medlemmer har fire hovedansvarsområder:
- Festlæggelse af arrangementstype,
- Valg af ærespersoner og talere,
- fastsættelse af sponsorater og
- salg af billetter og borde.
Tag altid vigtige beslutninger, som f.eks. udvælgelse af ærespersoner og sponsorater, som et udvalg (naturligvis med anbefalinger og input fra personalet). Dette vil sikre udvalgsmedlemmernes involvering og “buy-in”.
Sæt scenen for indsamling af midler: Når arrangementskomitéen er dannet, er den første opgave at vælge arrangementstype
Når arrangementskomitéen er dannet, er det første, der skal gøres, at vælge arrangementstype. Personalet bør have et eller to forslag i tankerne for at hjælpe med at styre samtalen. Du kan måske starte samtalen via e-mail forud for det første møde, så udvalgets medlemmer kan få ideer, når de ankommer, og du kan komme hurtigt videre.
En af de mest almindelige begivenheder blandt nonprofitorganisationer er prisuddelingsmiddagen. Det fungerer godt, fordi det fungerer som en venneindsamling og fundraiser. Der findes mange andre populære arrangementer som f.eks. golfture og middagsdans eller gallaarrangementer.
Selv om der er mange forskellige typer arrangementer at vælge imellem, skal du fokusere på arrangementer, der let kan give mulighed for sponsorater. Jeg mener, at enhver fundraiser, hvor man sælger ting enkeltvis, er dårlige fundraisere. F.eks. salg af småkager (undtagen i tilfælde af pigespejderne). Ligeledes er salg af blade, salg af gavepapir, kagesalg, bilvask osv. dårlige fundraising-arrangementer for enhver lille organisation. (Skoler er måske undtagelsen fra denne regel, fordi de har en enorm arbejdskraft – elever – til at stå for salget). Sponsorater er nøglen til vellykkede fundraising-arrangementer, og du bør holde dig fra arrangementer, hvor tingene sælges enkeltvis (det være sig en billet eller en æske småkager).
Valg af ærespersoner
Hvis du afholder en prisuddeling eller en gallafest, er det afgørende at vælge de rigtige ærespersoner, fordi ærespersonerne kan købe og sælge sponsorater for dig. Lav en liste over virksomheder, enkeltpersoner, fonde og grupper, der støtter din organisation. Hvem vil du gerne hædre, og som har mulighed for og har mulighed for at købe og sælge sponsorater. Udnyt dine udvalgsmedlemmers kontakter i lokalsamfundet til at sikre de bedst mulige ærespersoner.
De fleste organisationer vælger at have mere end én æresperson, for at udnytte så mange sponsorater og borde som muligt. Min tommelfingerregel er ikke mere end tre til fire hæderspersoner. Hvis man har flere end fire, udvander det betydningen af hæderen, både på invitationen og ved arrangementet. Hvis man har for mange æresgæster, skaber man også et langt og kedeligt program.
Det er altid en god idé at have en politiker som æresmedlem (forudsat at man har mere end én æresmedlem), men han/hun vil sjældent (næsten aldrig) generere billetsalg eller sponsorater.
Stilling af sponsorniveauer
Nøglen til et vellykket arrangement er at sælge sponsorater, ikke (kun) billetter. Jeg har altid en billetpris for de få personer, der vil købe dem, men hovedfokus bør være på at sælge borde eller sponsoratpakker. Indtægter fra arrangementer hentes i en traditionel fundraisingpyramide (ti procent af folk giver halvfems procent af gaverne, og halvfems procent af folk giver ti procent af gaverne). Så start der, hvor pengene er, og søg sponsorater.
Sidste år blev jeg hyret af en organisation til at hjælpe med at skaffe flere penge til deres årlige arrangement. Efter at have gennemgået sponsorniveauerne for arrangementet anbefalede jeg, at de hævede dem betydeligt fra et topniveau på 5.000 dollars til et topniveau på 15.000 dollars. Der var stor modstand fra bestyrelsen og den administrerende direktør, men jeg overtalte dem til at give det en chance. Vi oprettede niveauer på 15.000 dollars og 10.000 dollars og havde 5.000 dollars som det nederste niveau (som havde været det øverste niveau året før). Med de nye sponsorniveauer på plads skaffede de tre topsponsorater (15.000 dollars hver) og to sponsorater på 10.000 dollars. Fra deres fem største donorer indsamlede de flere penge, end de nogensinde havde indsamlet ved denne begivenhed i de foregående år, og det var før de havde solgt en eneste billet, annonce i et tidsskrift eller auktionsgenstande. Det er overflødigt at sige, at de indsamlede langt over dobbelt så meget som de nogensinde tidligere havde indsamlet ved denne begivenhed, blot ved at have de passende sponsorniveauer.
Denne historie betyder ikke, at 15.000 dollars er et passende niveau for alle organisationer, og derfor er det afgørende, at dit udvalg er med til at bestemme sponsorniveauerne. Skal borde være på 1.000 dollars? 5.000 dollars? 25.000 dollars? Denne beslutning vil afhænge af din organisation og din bestyrelse. Har du nogen administrerende direktører eller vicedirektører fra virksomheder i dit udvalg eller i din bestyrelse? Spørg dem, om de vil være villige til at sponsorere middagen for 25.000 dollars – eller det højeste niveau, som din komité kan forestille sig. Hvis de er villige, vil andre også være det – og det vil sætte en høj standard for de kommende år. Sælg ikke din organisation for lidt. Hvis du sætter sponsorpriserne lavt, vil det være svært at hæve priserne betydeligt efter det første år.
Det er vigtigt at have ca. tre sponsorniveauer, og du kan kalde dem, hvad du vil (velgører, ven, bordsponsor – hvad du vil). Sæt det øverste niveau højt nok til, at det er okay, hvis du ikke får nogen, og hvis du får en, bliver du begejstret.
Og uanset hvilke niveauer du vælger, bør du kunne få 3-5 sponsorater på mellemniveau (hvis du ikke kan det, er dine niveauer måske sat for højt, og omvendt, hvis du får mere end 2 på det øverste niveau, er dine niveauer måske sat for lavt). Få tilsagn fra udvalgsmedlemmer og bestyrelsesmedlemmer om niveauer, som de kan sponsorere på, før du annoncerer dem til offentligheden.
Søgning af sponsorater og salg af billetter
Generering af støtte til arrangementet og til din organisation er det vigtigste ansvar for udvalget. Når udvalgets medlemmer har forpligtet sig til at sponsorere deres eget bord, bør de hjælpe dig med at hverve deres kontakter (venner og kolleger). Medarbejderne skal hjælpe med denne proces ved at generere alle breve, kuverter og udfylde postforsendelserne. De frivillige (udvalgsmedlemmer) bør anmodes om en liste over personer, som de skal sende invitationer til, og opfordres til at skrive personlige noter på selve invitationen eller på et følgebrev. De bør også blive bedt om at foretage telefonopkald før og efter invitationen for at tilskynde til deltagelse fra deres liste.
Invitationerne i sig selv genererer faktisk kun meget få sponsorer. Før invitationerne sendes ud, er det, når der reelt bliver søgt om sponsorater. Jeg har altid en forhåndsinvitation, en sponsorformular og et følgebrev til udvalgsmedlemmerne, som de kan sende til deres kontakter. Disse formularer omfatter kun de to øverste niveauer af sponsorater. Bestyrelsesmedlemmer kan modstå denne strategi, men ved at medtage de lavere niveauer på formularen giver man selskaberne en “nem udvej”. Hvis de afslår de højere niveauer, kan du vende tilbage til dem med det lavere sponsorniveau. Igen bør udvalgsmedlemmerne sende opfølgende e-mails og foretage opfølgende opkald til deres kontakter.