Af Beth Buehler
Det er meget vigtigt for folk, der får til opgave at planlægge sådanne møder eller som er en del af et større planlægningshold, at kende de forskellige formål med forretningsretræter og forretningsmøder. Lederne af fire Colorado-baserede destination management companies (DMC’er) hjælper med at forklare forskellen.
Hvad er forskellen mellem et forretningsretreat og et forretningsmøde?
Et forretningsretreat er meget mere fokuseret på strategi på højt niveau, kombineret med masser af “white-space-tid” for deltagerne. Typisk er formålet med et retreat at tage tænkere på højt niveau ud af deres travle hverdag og hen til en intim ramme, der giver dem mulighed for virkelig at frigøre deres kreative tankeproces. Jeg forestiller mig mere afslappede omgivelser, masser af tid i det fri, uformelle rundbordssamtaler, guidede vandreture osv. – alt sammen for at inspirere til en mere strategisk tankeproces. Et forretningsmøde er typisk meget struktureret og fokuseret på en vigtig afdeling i en organisation. På mange af de møder, vi har oplevet, lytter deltagerne mere end de deltager, og indholdet er styret af virksomhedens eller afdelingens ledere. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Et retreat er normalt et mindre møde, der samles på et sted, der ligger uden for de slagne stier; eksempler herpå er dude ranches og oplevelsesrige overnatningssteder, der tilbyder deltagerne en usædvanlig ramme, som inspirerer til organisk netværk og muligheder for at knytte bånd. Et forretningsmøde finder typisk sted på et hotel ikke langt fra lufthavnen, med mødelokaler og audiovisuel støtte, der passer til mødets størrelse og omfang. Et forretningsmøde er indholdsdrevet, mens et retreat er fokuseret på, at deltagerne oplever destinationen som en gruppe. – Melissa Layton, Operation Altitude
Det er svært at slå auraen fra historiske ejendomme som C Lazy U Ranch nær Granby. Courtesy C Lazy U Ranch.
Den største forskel, som vi oplever, er, at et retreat omfatter flere elementer på dagsordenen uden for forretningsmødet, såsom gruppeaktiviteter, teambuilding eller udflugter for at udforske destinationen. Ofte er der også elementer af foryngelse eller afslapning med. – Nicole Marsh, Imprint Group
Et forretningsmøde er fokuseret på en virksomheds umiddelbare behov eller et specifikt emne, der skal behandles. Et forretningsretreat er en tid til teambuilding, refleksion og fokusering indad på mennesker og på, hvordan de arbejder sammen for at nå målene. – Deana Mitchell, Realize Colorado, en global DMC Partner
Hvad er dit bedste tip til planlægning af et business retreat?
Find et overbevisende sted, der lokker gæsterne til at deltage, slappe af og komme i kontakt med kolleger. – Melissa Layton
Sørg for at have en god balance mellem mødeemner/sessioner og tid til at knytte bånd som et team. – Nicole Marsh
Planlæg en taler eller aktivitet, der binder gruppen sammen og hjælper dem med at lære hinanden bedre at kende og forstå hinanden, så de bliver mere produktive som et team fremadrettet. – Deana Mitchell
Vælg et unikt sted i Colorado, der giver deltagerne mulighed for at få masser af motion, udendørs tid, sunde måltider og søvn. Lad dem genoplade deres batterier, mens de deltager i en strategisk planlægningsbegivenhed. – Kathy Fort Carty
Hvad er dit bedste tip til planlægning af et forretningsmøde?
Vælg et sted, der er egnet til møder, herunder let tilgængelighed, gode mødefaciliteter og måske ikke for mange distraktioner fra mødets dagsorden. – Nicole Marsh
Find et sted, hvor man kan fokusere på det aktuelle emne, men hvor der er tæt på noget sjovt i en pause eller om aftenen. – Deana Mitchell
Sørg for, at mødets mål er godt integreret med oplevelser på destinationen. Selv om der altid er lærings-/forretningsmål, der skal opfyldes af organisationen, kan man typisk tage deltagerne ud af et standardmødelokale for at deltage i aktiviteter, der giver dem mulighed for at samarbejde, kommunikere og løse problemer sammen. Ved at få deltagerne til at engagere sig og opleve situationer sammen, vil det skabe en stærkere virksomhedskultur og fremme innovation og kreativitet på arbejdspladsen. – Kathy Fort Carty
Vælg et centralt beliggende hotel med nem adgang og et mødelokale, der passer til gruppens dagsorden og specifikke krav. Denver er en ideel destination for møder med nem flytransport fra øst og vest og et ubegrænset udvalg af hoteller inden for 30 minutter fra lufthavnen. – Melissa Layton.
I Colorado er det muligt at nyde både friluftsliv og byliv. Med venlig hilsen The Ritz-Carlton, Denver.
Hvordan ændrer din tilgang til valg af mødested og/eller destination sig, når du planlægger en forretningsrejse i forhold til et forretningsmøde?
For et forretningsmøde har du brug for tilslutningsmulighederne/teknologien. Til et forretningsmøde skal du drage fordel af det fantastiske friluftsliv, som Colorado har at byde på, og minimere teknologien! – Deana Mitchell.
Der er mange muligheder for at komme ud i det fri i Colorado. Courtesy Visit Vail Valley.
Vi starter med at lytte til vores kunder og mødets interessenter for virkelig at forstå målene og prioriteterne for programmet. Nogle kunder siger måske, at de ønsker et forretningsmøde, men når de beskriver den “følelse”, de ønsker for deres deltagere, kan vi henvise dem til et mindre traditionelt mødested. Stedet for et forretningsmøde afhænger oftest af gruppens størrelse, adgang til en lufthavn og et hotel og et mødelokale af passende størrelse. Hvis gruppen er lille, vil de måske vælge et mere trendy boutiquehotel i Denvers centrum frem for et stort erhvervshotel med adgang til Colorado Convention Center. Retræter har en tendens til at være mere intime, så valget af mødested handler ofte mere om at finde det rigtige sted/destination, som stadig er let tilgængeligt, men som giver mulighed for den type oplevelse, som kunden søger. Et yoga-retreat skal f.eks. reservere et sted, der giver adgang til indendørs/udendørs yogaplads og højst sandsynligt en sund mad. En strategisk planlægningsretræte for ledere vil måske stadig have et lettilgængeligt hotel/lodge, men vil måske vælge et bjergresort, der virkelig giver de ledende medarbejdere mulighed for at slappe af, koble lidt fra og samles i en række intime rum i og omkring ejendommen. – Kathy Fort Carty
Et sted for forretningsretræter giver en unik oplevelse, der fremhæver destinationen. – Melissa Layton
Når man planlægger et forretningsretreat, bør man søge efter et sted eller en destination med en god blanding af faciliteter og muligheder for at balancere arbejde og fritid. Det er vigtigt at give teamet mulighed for at fokusere på begge dele og nyde øjeblikke. Når man planlægger et forretningsmøde, er det godt for deltagerne at opleve destinationen i deres fritid, men det er ikke så nødvendigt at tage højde for fritidsaktiviteter og muligheder. – Nicole Marsh
Hvad er en særlig grund til, at Colorado er et godt sted til enten et møde eller et retreat?
Vi har så mange forskellige muligheder i Colorado – fra enestående kongreshoteller i hele byen som Hyatt Regency Denver ved Colorado Convention Center og det nye Gaylord Rockies Resort & Convention Center – og vi kan stadig tilbyde en fantastisk resortoplevelse for en stor gruppe på The Broadmoor. Hvad angår små og mellemstore møder, har vi hoteller i vores bjergområder, der varierer i størrelse, stil og pris, så de passer til grupper, der er budgetbevidste eller meget eksklusive. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor i Colorado Springs tilbyder gode muligheder for både forretningsmøder og retræter. Courtesy The Broadmoor.
Colorado har hotelmuligheder, der er ideelle til forretningsmøder, samt afsidesliggende retrætepladser, hvor deltagerne kan koble fra, knytte bånd og brainstorme. – Melissa Layton
Colorado er et fremragende sted til både møder og retræter. For møder er vi centralt placeret, så deltagerne nemt kan komme ind og ud, og vi har en overflod af direkte flyvninger. Til retræter tilbyder vores by- og bjergdestinationer en uovertruffen blanding af muligheder for deltagerne for at arbejde og lege. – Nicole Marsh
Colorado har en måde at inspirere folk på og ændre deres perspektiver til at tænke ud af boksen. Selv om fokus er et forretningsmøde, er der masser af muligheder for at holde et mini-retreat som en 30-minutters pause eller et netværksarrangement om aftenen for at opleve naturen og friluftsliv! – Deana Mitchell
Tidligere tanker …
Når man planlægger en retreat-dagsorden, er det vigtigt for ledelsen at føle, at der er nok indhold og investeringsafkast (ROI) fra et mødeperspektiv til at gøre udgiften (hvad enten det er tid og/eller penge) det værd. Mødets dagsorden og fokus på resultaterne er lige så vigtigt som den tid, som teamet har til at knytte bånd og føle sig udhvilet og forynget, når de vender tilbage. Det er en hårfin balance, men når den er planlagt korrekt, har organisationen enorme fordele. Vi har for nylig “omdøbt” vores egen interne incitamentsrejse til at blive kaldt og formateret som et retreat i stedet. Vi følte, at begrebet incitament var udtryk for ren og skær sjov uden indhold, og vi har fundet en god balance mellem mødeindhold og fritid. – Nicole Marsh
Colorado har så meget at byde på på flere forskellige destinationer! Som DMC specialiserer vi os i at finde den rigtige placering og de rigtige rum for kunderne, så de kan nå deres mål med den maksimale inspirerende virkning af vores omgivelser. – Deana Mitchell
Beth Buehler er redaktør af magasinerne Colorado Meetings + Events og Mountain Meetings, har planlagt adskillige møder og arrangementer og nyder at udforske Colorado.