Som ejer af en lille virksomhed er styring af dine regnskabsprocesser en nødvendig, men kompleks del af din samlede drift. Ikke desto mindre, selv om du outsourcer din bogføring eller virksomhedsregnskab til en certificeret professionel, er det vigtigt at forstå en række vigtige regnskabsbegreber og rapporter, især dem, der direkte vedrører analyse af din virksomheds økonomiske resultater og sundhed.
En af de vigtigste opgørelser at forstå er din regnskabsbalance. Denne rapport er et af de centrale regnskaber, der bruges af revisorer, kreditorer og långivere til at analysere din virksomheds økonomiske resultater. Desuden bruges balancen til en række vigtige regnskabskoncepter og formler, hvilket gør det endnu vigtigere, at din balance er korrekt.
For at hjælpe dig med at sortere i denne ofte oversete regnskabsrapport har vi lavet denne balanceguide. Vi vil besvare spørgsmålet “Hvad er en balance”, opdele et balanceeksempel og overordnet set forklare alt, hvad du har brug for at vide om denne integrerede virksomhedsregnskabserklæring.
Hvad er en balance?
En balance er en regnskabsrapport, der beskriver en virksomheds aktiver, passiver og egenkapital på et bestemt tidspunkt. Derfor skal oplysningerne på din balance nøjagtigt afspejle følgende formel:
Aktiver = Passiver + Egenkapital
Som en oversigt over din virksomheds aktiver og passiver viser balancen både, hvad din virksomhed ejer, og hvad den skylder på et givet tidspunkt. Sammenlignet med resultatopgørelsen, som viser, hvordan din virksomhed har klaret sig over en bestemt periode, viser din balance din virksomheds økonomiske status på en given dag.
På grund af denne kendsgerning bruges denne særlige regnskabsrapport sammen med resultatopgørelsen og pengestrømsopgørelsen til at analysere din virksomheds økonomi – og bruges også i andre regnskabsberegninger, såsom forholdet mellem gæld og egenkapital, omsætningsforholdet for tilgodehavender m.m.
Balanceformat
Aktiver
Aktiver er det, din virksomhed ejer eller har ret til at indsamle – kontanter, udstyr, tilgodehavender, forskud fra medarbejdere m.m. Aktiver er opført først på en regnskabsmæssig balance og er opdelt i omsætningsaktiver og anlægsaktiver, som du vil se nedenfor.
Omsætningsaktiver er de poster, der let kan omsættes til kontanter. Disse er generelt opført først, da aktiverne i det hele taget er opført på balancen efter deres likviditet, dvs. hvor let de kan omsættes til kontanter. Ud over kontanterne på din bankkonto omfatter omsætningsaktiverne også:
- Kontantlignende aktiver
- Kontanttilgodehavender
- Lagerbeholdning
- Investeringer
Efter omsætningsaktiverne vil din balance opregne anlægsaktiverne, som omfatter materielle genstande, du bruger i din virksomhed, såsom udstyr, jord eller bygninger til at producere indtægter til din virksomhed. Du kan også have immaterielle aktiver. Denne type aktiver omfatter elementer, der ikke er fysiske, men som stadig er relevante for din virksomhed, som f.eks. dit webstedsdomæne, ophavsrettigheder, varemærker eller endda goodwill.
Hvis de er relevante for din virksomhed, er disse aktiver medtaget under anlægsaktiverne. Selv om kombinationen af anlægsaktiver og immaterielle aktiver ikke er vist i vores eksempel, er kombinationen af anlægsaktiver og immaterielle aktiver ofte omtalt under regnskabsbegrebet langfristede aktiver, også kaldet langfristede aktiver.
Passiver
Passiver er det, som din virksomhed skylder eller har en forpligtelse til at betale, som f.eks. kreditorer, lønforpligtelser, lån og kundeindskud. Ligesom aktiverne vil dine passiver blive opdelt i to kategorier på din balance – kortfristede passiver og langfristede passiver.
Langfristede passiver omfatter skyldige konti og anden kortfristet gæld som kreditkortbetalinger, skatter eller husleje. Kortfristede forpligtelser betales altid med omsætningsaktiver, så det er vigtigt at have nok aktiver til at tage sig af forpligtelserne. Et regnskabsmæssigt råd til små virksomheder er at have to og en halv gang flere aktiver end passiver.
Langfristede forpligtelser er derimod forpligtelser, der skal betales inden for en længere periode end et år. Disse forpligtelser kan omfatte udstedte obligationer, pensionskasser og lån.
Egenkapital
Den sidste del af denne regnskabsopgørelse vil være egenkapitalen, som du kan se i nedenstående balanceeksempel. Egenkapitalen, som bestemmes ved at fratrække dine passiver fra dine aktiver, er i bund og grund de penge, som virksomhedens aktionærer ejer. Ligesom aktiver og passiver kan egenkapitalen opdeles i underkategorier, herunder tilbageholdt overskud, indskud eller egne aktier.
Den måde, en balance er formateret på, og de specifikke poster, der indgår, kan variere fra virksomhed til virksomhed, og hvis du bruger regnskabsprogram, kan det afhænge af den måde, hvorpå dette system sporer dine oplysninger og producerer denne særlige rapport. Når dette er sagt, skal dine samlede aktiver, for at en balance er nøjagtig, igen være lig med dine samlede passiver plus din samlede egenkapital.
Balanceeksempel
Med denne definition af balancen i tankerne, lad os diskutere de forskellige dele, der udgør en nøjagtig regnskabsbalance. Som vi nævnte, består din balance af aktiver, passiver og egenkapital – og en nøjagtig opgørelse bør afspejle ovenstående formel: Aktiver = passiver + egenkapital. Du kan se denne opdeling i vores balanceeksempel nedenfor.
Du kan også henvise til vores balanceskabelon, hvis du beslutter dig for ikke at begynde at opbygge en balance fra bunden.
Hvorfor din balance er vigtig
Nu da vi har en bedre forståelse af de forskellige dele, der udgør en regnskabsmæssig balance, lad os tale om, hvorfor netop denne rapport er så vigtig. Da enhver transaktion, som din virksomhed foretager, påvirker denne opgørelse, illustrerer din balance i bund og grund din virksomheds samlede finansielle stilling – hvilket betyder, at det er et effektivt værktøj, der skal bruges sammen med andre regnskaber for at vise et mere fuldstændigt billede af din virksomheds finansielle resultater.
Plus, fordi balancen afspejler alle de transaktioner, som din virksomhed foretager på daglig basis, bruges den til at beregne andre finansielle nøgletal, såsom omsætning af debitorer, gæld til egenkapital, omsætning af arbejdskapital osv. – som hver især også kan give specifik indsigt i forskellige dele af din virksomheds finansielle resultater. Da oplysningerne på denne opgørelse desuden bruges i en række andre regnskabsberegninger, er det så meget desto vigtigere, at de er nøjagtige.
Så er det samtidig vigtigt at huske, at denne regnskabsrapport viser et øjebliksbillede af en bestemt periode – og derfor bør den bruges som et sammenligningsværktøj, med balancer fra andre tidsrammer, eller som vi lige har nævnt, i forbindelse med andre regnskabsrapporter, for at få en mere fuldstændig forståelse af din virksomheds økonomiske sundhedstilstand.
Analyse af din balance
Med tanke på de mulige begrænsninger i din regnskabsbalance er det værd at overveje de forskellige spørgsmål, du kan stille, og de sammenligninger, du kan foretage for at få særlig indsigt i din virksomheds økonomi.
For eksempel kan du ved hjælp af opdelingen af aktiver, passiver og aktier på din balance spørge:
- Har din virksomhed tilstrækkelige likvide aktiver til at dække driftsudgifterne?
- Har du fleksibilitet med dine aktiver til at tage højde for ændringer i virksomheden, f.eks. en uventet udgift?
- Er dine tal på vej i en bestemt retning – opad eller nedad – og hvilke foranstaltninger kan du træffe for at rette op på situationen, hvis det er nødvendigt?
- Kan din nuværende kurs fastholdes for at fremme væksten i din virksomhed?
En god måde at besvare nogle af disse spørgsmål på er ved at sammenligne din nuværende balance med en balance fra en tidligere periode. Hvis du derfor ønsker at sammenligne denne måneds økonomi med sidste måned, kunne din rapport se ud som nedenstående balanceeksempel.
Du kan bemærke tre vigtige ændringer, der betegnes med de røde tal i dette eksempel:
- Dine likvide aktiver (virksomhedens checkkonto) er steget, fordi
- Du var i stand til at inddrive mange af dine tilgodehavender, og
- Du betalte din kreditkortsgæld ned.
Gennem at foretage denne form for sammenligning kan du se, hvordan de unikke dele af din virksomheds økonomi fungerer, og derved afgøre, hvad der i givet fald skal ændres eller justeres for at nå dine forretningsmål.
Bottom line
Og selv om din balance nogle gange overses, er den en central opgørelse i din virksomheds regnskab. Som vi har diskuteret, er denne rapport særlig vigtig, fordi den viser den finansielle status for din virksomhed på et givet tidspunkt. Desuden kan du ved at opdele de specifikke poster, der udgør dine aktiver, passiver og aktier, se, hvordan din virksomhed klarer sig, og identificere områder, der muligvis skal forbedres.
Dertil kommer, at da hver eneste transaktion, du foretager, påvirker denne rapport, er den et vigtigt redskab, som långivere og kreditorer bruger til at afgøre, om de skal yde kredit til din virksomhed. Derfor er det så meget desto vigtigere, at du holder din bogføring opdateret og præcis og sikrer, at enhver balancerapport, du udarbejder, er korrekt.