Hvad skal din pakke til introduktion indeholde (og hvorfor skal du tilbyde en)?

Det er dag 1 på dit nye job. Da du går gennem skydedøren og hen mod receptionen for at fortælle dem, at du er ankommet, kan du ikke holde smilet tilbage fra dit ansigt. Dette er præcis den karrieremulighed, du har ventet på.

Din nye chef er den første person, der byder dig velkommen, og de virker glade for at se dig. (Du må ikke undervurdere betydningen af at møde din chef på din første dag.) Men så bliver du præsenteret for teamet, vist hen til dit skrivebord og får dit adgangskort udleveret. Og den spænding, du følte, bliver til kedsomhed og nervøsitet. Du vender tommelfingrene og undrer dig over, hvorfor du ikke føler dig som en del af holdet.

Spørgsmålene løber gennem dit hoved. Bliver du nødt til at gennemføre træning? Er der et introduktionspakke til nye medarbejdere, som du stadig skal modtage? Hvor skal du gå til frokost? Du begynder pludselig at fortryde de tre kopper kaffe, du drak tidligere, og tænker: Hvor er toilettet? Du er for flov til at spørge.

En mangel på vejledning og retning i de første dage i et nyt job kan være frustrerende og nedslående. Ikke ligefrem den bedste start på det, der burde være et langt og blomstrende forhold. Derfor er onboarding af nye medarbejdere på en sjov og informativ måde, der starter med en pakke til nye medarbejdere, så vigtig.

Hvorfor din onboardingpakke til nye medarbejdere er vigtig

I henhold til SHRM Human Capital Benchmarking Report bruger virksomheder i gennemsnit 4.129 dollars på hver nyansat, og det tager dem 42 dage at finde den rette person. Det betyder, at hver gang en medarbejder forlader virksomheden, er det en ret stor omkostning at erstatte vedkommende.

Så, hvordan sikrer du, at medarbejderne forbliver loyale fra starten? Du skaber et onboarding-pakke til nye medarbejdere, der får dem til at føle sig trygge i deres arbejdsmiljø, positive over for virksomheden, en del af teamet og sikre på, at de kan udføre deres arbejde fra dag 1.

At starte din onboarding-proces med en pakke til nye medarbejdere hjælper heller ikke kun de nyansatte. Virksomheden nyder også godt af medarbejdere, der hurtigere bliver produktive holdspillere. Og hvem ville ikke ønske det? Spørgsmålet er, hvad indholdet af en onboardingpakke skal indeholde?

En komplet liste over de vigtigste elementer i en onboardingpakke

Den moderne onboardingpakke er meget mere end en masse formularer og politikker. I dag er onboarding-kits til nye medarbejdere praktiske, motiverende og sjove. Selvfølgelig indeholder de stadig vigtige oplysninger om jobbet og kontoret. Men de indeholder også indhold, der skal hjælpe de nyansatte med at forstå virksomhedens kultur, værdier og strategiske vision.

Så inden de ankommer på arbejde, skal du sende en velkomstmail til de nye medarbejdere for at forklare virksomhedens dresscode, parkeringsforhold, vejbeskrivelse, starttidspunkt og hvem de skal spørge efter i receptionen. Når de så ankommer, skal du give dem et onboarding-kit, der indeholder nogle af eller alle følgende ting.

Praktiske dokumenter om den fysiske arbejdsplads

Der er et par grundlæggende fakta om arbejdspladsen, som nye medarbejdere gerne vil vide. Et kort over kontoret hjælper f.eks. nyansatte med at finde toiletterne, cafeteriet, sikkerhedsudgange og de vigtigste teammedlemmer uden at skulle føle, at de generer kollegerne med for mange spørgsmål.

Her er nogle få af de vigtige fakta om kontoret, som du bør medtage i dit onboarding-kit:

• Kort over kontoret
• Kontorets åbnings- og lukketider
• Parkeringsmuligheder

Kontrakter og papirarbejde

Alle nye job indebærer en smule papirarbejde. Det er svært at undgå, men det er let at forenkle. Ved at bruge et onlineværktøj som BambooHR kan du gøre processen med at udfylde formularer og underskrive kontrakter hurtig og bekvem. Selvfølgelig sparer det også et par træer!

Sørg for at inkludere disse vigtige dokumenter i dit onboarding-kit til nye medarbejdere:

• Kopi af ansættelseskontrakt
• Arbejdsvilkår og -betingelser
• Tryghedsaftaler
• Kontakter i nødstilfælde

Politikker og retningslinjer

Selv om dette måske ikke virker som det “sjove” indhold, du havde forventet, skal nye medarbejdere være bekendt med virksomhedens politikker og retningslinjer. Hvis de ikke kender reglerne, vil de heller ikke vide, hvornår de bryder dem.

De fleste af følgende oplysninger kan kombineres i en medarbejderhåndbog, komplet med en indholdsside, der gør det let at finde relevante oplysninger. Din medarbejderhåndbog bør indeholde følgende:

• Kontorets regler om dresscode, arbejdstider, brug af mobiltelefoner og virksomhedens ressourcer, rygning og adfærd
• Politikker for menneskelige ressourcer
• Præstationsstandarder og forventninger
• Forventninger til uddannelse og udvikling – glem ikke at introducere dem til virksomhedens Learning Management System (LMS) eller online ressourcebibliotek, hvis du har disse

Få dine nyansatte med om bord med TalentLMS
Det onboarding LMS, der er let at oprette, let at bruge og let at tilpasse.

Ledelsesstruktur og teamoplysninger

Hvor nye medarbejdere kan føle sig som en del af teamet, skal de forstå, hvor de passer ind i ledelses- og teamstrukturen. De skal også vide, hvornår, hvor og hvordan de kan kommunikere med deres teammedlemmer.

Sørg derfor for at medtage disse oplysninger i dit onboarding-kit til nye medarbejdere:

• En oversigt over medarbejderprofiler, herunder navne, kontaktoplysninger og brugernavne på virksomhedens meddelelsesprogrammer som Slack eller IM
• Et organisationsdiagram
• Mentoroplysninger (hvis der tildeles en mentor eller buddy til nye medarbejdere)
• Lokale hotspots, der foretrækkes af medarbejderne, som f.eks. kaffebarer, restauranter og fitnesscentre

Ressourcer og værktøjer

Næsten alle job kræver nogle få vigtige værktøjer og ressourcer. Sørg for, at dine nyansatte er udstyret med alt det, de har brug for for at være produktive fra dag 1. Dette kan omfatte noget af følgende:

• Computeropsætning, herunder stationær computer, bærbar computer osv.
• Bestik, f.eks. kuglepenne og notesbøger
• Jobrelateret software; f.eks. MS Project til en ny projektleder
• Selskabets online onboarding-uddannelsessoftware, der omfatter manualer, videoer og grafik, som hjælper nyansatte med at blive fortrolige med virksomheden og jobbet

Logins og adgang

Der er ikke noget mere frustrerende end at ville arbejde, men ikke at kunne gøre det på grund af adgangsproblemer. Hjælp nye medarbejdere med at komme godt fra start ved at give dem alle de oplysninger, de har brug for, så de kan begynde at arbejde og lære.

Dette omfatter:

• WiFi loginoplysninger
• URL’er, brugernavne og adgangskoder til virksomhedens e-mail, LMS, projektsporingsprogrammer osv.
• Office access items, såsom adgangskort eller ID-kort, nøgler og parkeringskort

Væsentlige oplysninger om virksomhedskulturen

Næste punkt, lad os komme til det inspirerende indhold i dit onboarding-kit til nye medarbejdere. Følgende indhold vil tegne et billede af virksomhedens formål:

• Strategidokumenter, der forklarer virksomhedens vision, mission og mål
• En beskrivelse og eksempler på virksomhedskulturen og værdierne, f.eks. det seneste nyhedsbrev fra virksomheden eller videoer af nuværende medarbejdere, der beskriver, hvad de nyder ved at arbejde i virksomheden
• Adfærdsretningslinjer, som f.eks. virksomhedens syn på fleksible arbejdstider
• Link til virksomhedens websted, sider på sociale medier og blog
• Virksomhedens værditilbud til medarbejderne

Personlige velkomstartikler

Slutteligt kan du være kreativ med dit onboardingkit ved at inkludere personligt indhold, der får nye medarbejdere til at føle sig som en del af holdet. Der er ikke én rigtig liste over, hvad du bør inkludere. Så vælg et af nedenstående indhold, der ville fungere godt for din virksomhed:

• Et velkomstbrev til medarbejderen – For et mere personligt præg kan du få dette brev håndskrevet og underskrevet af medarbejderens nye leder, team eller den administrerende direktør
• Et kort spørgeskema om deres hobbyer, interesser og de virksomhedsværdier, de relaterer mest til. Dette viser de nyansatte, at du er interesseret i at lære mere om dem
• En dagsorden for den første dag og uge på det nye job, herunder onboarding-træning
• Branded swag, som f.eks. et kaffekrus, en t-shirt osv. (fordi alle kan lide gaver!)
• En pakke med deres egne visitkort får nyansatte til at føle sig som en del af teamet fra dag 1
• En brancherelevant eller motiverende bog til at inspirere nye medarbejdere eller et digitalt værktøjssæt på dit onboarding LMS, der indeholder inspirerende artikler, videoer og manualer

Over to you

Vi håber, at disse idéer vil inspirere dig til at skabe din egen velkomstpakke til nyansatte. Men husk, at det bedste onboarding-kit til nye medarbejdere er forskelligt for hver enkelt virksomhed. Så vær ikke bange for at eksperimentere med dine egne ideer til velkomstpakke, og introducer din virksomhed på sin egen unikke måde.

For eksempel er Ogilvy & Mather’s introduktionsboks inspireret af David Ogilvys otte vaner hos effektive mennesker. Virksomheden siger: “Disse vaner dannede den ideologi, som O&M blev bygget på for alle de år siden, og med en genstand, der repræsenterer hver vane, gør introduktionsboksen disse vaner mere håndgribelige og legende for nye medarbejdere”.

Sådan, hvad med din virksomheds onboarding-proces? Vi vil gerne høre, hvad der gør din onboarding-kasse til nye medarbejdere effektiv.