Selv om der ikke er noget magisk antal fravær, der er lig med for stort fravær, er der en række faktorer, der skal tages i betragtning, og som kan føre til en afgørelse om, at fraværet er for stort. De faktorer, der er anført nedenfor, bør gennemgås og overvejes som indikatorer for eventuelt for højt sygefravær. Hvis en eller flere af faktorerne tyder på et muligt problem, bør medarbejderen interviewes for at afgøre, om der er acceptable grunde til fraværet. Kontakt Employee & Labor Relations for at få rådgivning om fortolkning af faktorerne og om gennemgang af de årsager, som medarbejderen har anført.
- Sygdomsforbrug i det indeværende år. Hvis en medarbejder har brugt 80 % eller mere af den sygeorlov, han/hun har optjent i det indeværende år, kan der være tale om et problem med for højt sygefravær. Det er klart, at denne indikator bliver mere problematisk, efterhånden som året skrider frem (en medarbejder, der mangler en dag i årets tredje lønperiode, vil have brugt mere end 100 % af de 7,4 timer, der er optjent i de første to lønperioder). Som nævnt ovenfor er 10 fraværsdage i løbet af året mere bekymrende end en enkelt sygdom/skade, der resulterer i 10 dages fravær.
- Sygefraværsforbrug siden ansættelsesdatoen. Hvis en medarbejder har brugt 90 % eller mere af den sygeorlov, han/hun har optjent, siden han/hun blev ansat, kan der være tale om et problem med overdrevent fravær. Når du gennemgår denne faktor, skal du overveje eventuel større sygdom, skade eller barsels- eller fædreorlov (forældreorlov), som kan have forårsaget det høje forbrug.
Ved gennemgangen af de to ovenstående faktorer skal du se på dem sammen. Hvis en medarbejder f.eks. har arbejdet for amtet i 10 år og har brugt 95 % af den opsparede sygeorlov år til dato, men kun har brugt 50 % af den samlede opsparede sygeorlov, kan det være tegn på et engangsudslag i brugen. Alternativt kan det være tegn på, at en medarbejder har planer om at sige op og ønsker at opbruge opsparet ferie inden sin fratrædelse, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, medmindre det er dokumenteret af en læge. På den anden side kan du have en medarbejder, der har brugt 95 % af den samlede sygeorlov, men kun 25 % af årets optjente orlov. Dette kan være et tegn på, at medarbejderen gør en målrettet indsats for at forbedre sig.
- Mønstret brug af sygeorlov. Hvis du identificerer en medarbejder med et mønster i brugen af sygeorlov, skal du gennemgå denne situation som et potentielt problem, selv om medarbejderens brug ikke når op på de ovenfor beskrevne tærskler på 80-90%. Du kan finde medarbejdere, der melder sig syge om mandagen eller fredagen, dagen efter en ferie eller en ferieweekend, eller på dage, hvor arbejdsbyrden er særlig stor, eller hvor en bestemt arbejdsopgave (f.eks. en månedsrapport) skal udføres.
- Brug af sygeorlov i kombination med ferie. En medarbejder kan melde sig syg den første dag, han/hun skal vende tilbage fra en ferie. Det anbefales kraftigt, at du meddeler medarbejderen, når han/hun melder sig, at han/hun skal fremlægge en lægeerklæring, der angiver den dato, hvor han/hun blev set af lægen, og som attesterer, at sygdommen forhindrede ham/hende i at møde på arbejde på den pågældende dato.
Der er også situationer, hvor en medarbejder melder sig syg på dage, hvor han/hun tidligere havde anmodet om ferie, og hvor anmodningen var blevet afvist. I disse tilfælde vil du helt sikkert ønske at kræve en lægeerklæring som beskrevet ovenfor. Du bør også ringe til Employee & Labor Relations for at afgøre, om der er behov for yderligere undersøgelser.
- Konsekvenser for driften. Hver gang en medarbejders fravær har en negativ indvirkning på leveringen af serviceydelser, er der et potentielt problem med overdrevent fravær. Når du skal afgøre, om du skal træffe foranstaltninger, skal du overveje faktorer som f.eks. årsagen til fraværet, og om der er rimelig backup for den fraværende medarbejder. Hvis medarbejderen f.eks. er receptionist og har ansvaret for at åbne kontoret hver dag, og der ikke er nogen backup tilknyttet, kan selv en enkelt dag med sygefravær have en negativ indvirkning på leveringen af serviceydelser. Denne standard er helt klart ikke rimelig, og vi ville ikke kunne opretholde disciplinære foranstaltninger baseret på lejlighedsvis fravær, fordi vi ikke havde planlagt backup-dækning. I situationer, hvor fravær påvirker driften, skal du kontakte Employee & Labor Relations for at få vejledning.