Hvorfor dine HR-medarbejdere har brug for HR Analytics

Det er ingen hemmelighed, at medarbejdere er enhver virksomheds mest værdifulde (og dyre) aktiv.

Fra deres lønninger og fordele til de kontorlokaler, de sidder på, og den teknologi, de bruger. For at beskytte denne massive investering henvender personaleansvarlige sig til HR-analyse for at finde ud af, hvad der foregår i deres arbejdsstyrke, og hvordan ressourcerne bedst kan anvendes.

Hvad er HR-analyse?

HR-analyse er de data, som HR-teams indsamler og analyserer for at forstå deres virksomheds arbejdsstyrke. Det omfatter alt fra antal ansatte, kompensation, jobtitel og funktion, arbejdssted (f.eks. på kontoret eller eksternt), ansættelse, onboarding, omsætning, medarbejderengagement, mangfoldighed og inklusion, læring og udvikling m.m.

Disse analyser indsamles fra flere kilder, herunder medarbejderundersøgelser, ansøgersporingssystemer (ATS), HR-informationssystemer (HRIS), humankapitalstyring (HCM) og HRMS (Human Resource Management Systems).

Som en marketingmedarbejder ville bruge data til at forme en annoncekampagne, eller en virksomhed ville bruge analyser til at bestemme, hvor et nyt kontor skal åbnes, bruger HR-teams HR-analyser til at:

• Forstå deres arbejdsstyrke
• Effektivt anvende ressourcerne
• Planlægge for fremtiden

Dette er især afgørende for store virksomheder med tusindvis af medarbejdere og flere lokationer. HR-analyser kan hjælpe HR-teams med at overvåge medarbejdernes præstationer og engagement for at reducere personaleudskiftningen og opbygge en mere produktiv arbejdsstyrke.

Firksomheder er bygget på deres arbejdsstyrkes styrke og innovation. Uden HR-analyser risikerer personaleansvarlige at overse vigtige tendenser, som f.eks. dårlige ledere eller manglende faglig udvikling. Utilfredse eller uopfyldte medarbejdere vil koste enhver virksomhed dyrt i form af tabt produktivitet og penge.

Hvilken slags spørgsmål kan human resources analytics besvare?

Hvordan kan vi fremskynde vores ansættelsesproces? Hvornår er det rigtige tidspunkt at forfremme en person? Hvordan kan vi sikre, at vores arbejdsstyrke er mangfoldig og inkluderende? Dette er blot nogle få af de mange spørgsmål, som HR-analyser er designet til at besvare. Fra indgivelse af en ansøgning til pensionering giver HR-analyser indsigt i en medarbejders hele arbejdsrejse.

Rekruttering

Personaleansvarlige arbejder hårdt for at ansætte de bedste medarbejdere til den rigtige stilling på kortest mulig tid. For at gøre dette effektivt bruger rekrutteringsmedarbejdere ofte HR-analyse til ikke blot at finde talenter, men også til at evaluere rekrutteringsprocessen og kvaliteten af kandidaterne.

Hvordan kan HR-analyse hjælpe?

Rekrutteringsmedarbejdere og ansættende ledere bruger HR-analyse i hele rekrutteringsprocessen. Når de f.eks. skriver stillingsopslag, kan de bruge HR-teknologi og kompetencedata til at skrive bedre stillingsopslag, der tiltrækker de rette personer. Uden HR-analyser er det svært at vide, hvilken stillingsbetegnelse, beskrivelse og hvilke nødvendige færdigheder og erfaringer der skal indgå i et stillingsopslag.

HR-analyser kan også hjælpe rekrutteringsfolk og ansættende ledere med at finde ud af, hvor de skal rekruttere til et givent job. Hvis du f.eks. ønsker at ansætte webudviklere til den bedste pris, kan du bruge data fra et HR-teknologisk værktøj til at opbygge en rekrutteringsstrategi. Dette kunne omfatte kompensation, udbud, efterspørgsel, konkurrence, omsætningshastighed, mangfoldighed og meget mere – alt sammen for en given region.

Hvis din organisation rekrutterer praktikanter eller medarbejdere på begynderniveau, har du sandsynligvis også en rekrutteringsplan for universiteter. HR-analyse kan hjælpe rekrutteringsmedarbejdere med at indsnævre deres liste over universiteter, som de skal besøge eller samarbejde med, så de kun bruger tid og penge på at rekruttere fra de mest produktive skoler.

HR-analyse hjælper også HR-teams med at afgøre, hvor de skal offentliggøre deres ledige stillinger. Hvilke jobportaler skal de bruge? Hvor skal de bruge deres penge for at få deres stillingsopslag ud til de rigtige personer? Ved at følge resultaterne af tidligere stillingsopslag kan man få oplysninger om fremtidige stillingsopslag.

Sidst, efter at medarbejderne er blevet ansat, kan rekrutteringsansvarlige og ansættende ledere bruge HR-analyser til at evaluere kvaliteten af disse ansættelser. Var der f.eks. nogen “hurtige opsigelser”, dvs. medarbejdere, der forlod virksomheden inden for de første seks eller 12 måneder.

Time-to-hire

Som navnet antyder, er time-to-hire en målestok, som HR-teams bruger til at måle, hvor lang tid det tager at få en person i en stilling. Denne proces omfatter godkendelse af jobbeskrivelsen, opslag af jobbet, screening af ansøgere, samtaler, tilbud, baggrundskontrol og endelig underskrivelse af det endelige papirarbejde.

Hvordan kan HR-analyser hjælpe?

Firmaer mister penge og produktivitet hver dag, et job ikke besættes. Derfor er det så vigtigt, at HR-teams holder time-to-hire så kort som muligt. HR-analyser kan spore hele arbejdsgangen for time-to-hire og registrere, hvor lang tid hvert enkelt trin i processen tog. Ved hjælp af disse data kan HR-teams identificere forsinkelser (som f.eks. udfordringer med at planlægge samtaler med travle ansættelseschefer) og udvikle en løsning.

For eksempel opretter nogle virksomheder automatiserede e-mails for at holde kandidaterne engagerede gennem hele processen. HR-analyser kan hjælpe med at informere om timingen af disse e-mails. Hvor lang tid efter en screeningssamtale bør kandidaten få en opfølgende e-mail?

Indansættelsesprocessen kan efterlade nye medarbejdere med en dårlig smag i munden, eller den kan skabe glade kandidater, der er glade for at arbejde for dig. HR-analyser hjælper med at holde processen smidig og informeret.

Indslusning af medarbejdere

Når nye medarbejdere finder sig til rette i din virksomhed, skal de sætte sig ind i teknologi og udstyr, gennemføre kurser, udfylde papirarbejde, møde deres kolleger og komme godt i gang med deres rolle. Som vi alle ved, kan denne proces tage noget tid. Faktisk siger nogle HR-profiler, at onboarding bør tage mindst tre måneder. Med så meget tid (og penge) investeret giver det mening at bruge HR-analyse til at sikre, at det er en effektiv proces.

Hvordan kan HR-analyse hjælpe?

Der er mange måder, hvorpå HR-analyse kan hjælpe med onboarding, herunder dashboards, der hjælper ledere med at følge en nyansat medarbejders fremskridt. Men en stadig mere populær metode er organisatorisk netværksanalyse (ONA). Deloitte definerer dette som “en struktureret måde at visualisere, hvordan kommunikation, information og beslutninger flyder gennem en organisation.”

Vi har alle vores go-to personer i hver afdeling, dem, vi ved, vil have svarene. ONA hjælper HR-teams med at spore disse interaktioner. De får en fornemmelse af, hvordan medarbejderne interagerer med hinanden, og hvem disse go-to personer er i hver afdeling og på hvert ledelsesniveau. På den måde ved HR, hvem de skal forbinde nye medarbejdere med for at strømline deres onboarding- og læringsproces.

Hvis du undrer dig over, hvordan HR-teams sporer en så tåget ting, er der to måder. Den ene (den ikke-uhyggelige måde) involverer normalt en netværksanalyseundersøgelse. Medarbejderne besvarer spørgsmål om, hvem de taler oftest med, hvem de har mødt på holdet, hvem deres go-to personer er osv. Derefter udarbejder HR et netværkskort baseret på disse undersøgelser.

Den anden (betydeligt mere uhyggelige måde) indebærer, at HR-teams sporer medarbejdernes kalendere for at se, hvem de mødes med og hvor ofte. Bare endnu en påmindelse om, at intet nogensinde er rigtig privat.

Mønstre for fastholdelse og omsætning

Da personale er de fleste virksomheders største udgift, er det vigtigt at holde styr på, hvor længe medarbejderne bliver i din virksomhed. Og hvis de forlader virksomheden, hvorfor så? HR-analyser kan hjælpe HR-teams med at besvare disse spørgsmål og skabe strategier til at forbedre fastholdelsen og mindske omsætningen.

Hvordan kan HR-analyser hjælpe?

Med HRIS-værktøjer kan HR-teams følge bevægelserne for hver enkelt medarbejder i deres organisation. Hvornår de bliver ansat, om de bliver forfremmet eller flytter til en anden afdeling, hvor længe de var i deres rolle, hvad deres præstationsvurdering var, og hvornår de forlader virksomheden. Ved hjælp af HR-analyser (kombineret med exit-interviews) kan HR-teams evaluere alle disse mønstre for at identificere drivkræfterne bag personaleudskiftning.

Hvis medarbejdere f.eks. konsekvent forlader et team, kan det være tegn på en dårlig leder eller en urimelig arbejdsbyrde. Hvis folk konsekvent forlader virksomheden efter et år eller to, kan HR-teamet være nødt til at se på justering af lønsatser, arbejdsmiljø, faglig udvikling og forfremmelsesmuligheder.

Fraflytning er dyrt. Ikke kun på grund af tab af produktivitet, men også på grund af tab af institutionel viden. HR-analyser kan hjælpe HR-teams med at identificere problemer og gribe ind på passende vis.

Nødvendig præstations- og kompetenceudvikling

Professionel udvikling er en af de bedste måder at opbygge og fastholde gode medarbejdere på. Medarbejdere, der ikke føler, at de rykker op eller gør fremskridt i forhold til deres karrieremål, vil i sidste ende forlade virksomheden. Men hvilken form for faglig udvikling bør virksomhederne tilbyde? Og til hvem? Og hvornår?

Hvordan kan HR-analyser hjælpe?

De fleste virksomheder har et eller andet form for præstationsvurderingssystem, uanset om det er årligt, halvårligt eller kvartalsvis. HR-teams kan bruge disse evalueringer til at spore, hvilke medarbejdere der klarer sig godt. Og hvis de ikke klarer sig godt, kan HR-teams forsøge at finde ud af hvorfor.

Performance reviews er også en chance for virksomheden til at lære om deres medarbejderes mål. Hvordan kan virksomheden hjælpe dem med at gøre dem dygtigere i deres rolle og karriere? Har de brug for flere færdigheder og faglig udvikling? Mange virksomheder bruger talentstyringssystemer (ofte moduler, der er indbygget i et HRIS eller en separat LMS- eller HCM-løsning) til at huse lærings- og udviklingsressourcer.

Nogle organisationer vil opbygge deres eget interne læringsindhold og kurser. Andre forbinder sig med åbne onlinekurser som Coursera, Udemy og edX eller indgår partnerskaber med uddannelsesudbydere, gymnasier og universiteter, bootcamps osv.

Firksomheder, der analyserer de nuværende færdigheder hos deres arbejdsstyrke og tilbyder ressourcer til, at medarbejderne kan udvikle flere færdigheder, vil have bedre fastholdelsesrater. Desuden hjælper denne form for udvikling og analyse også med successionsplanlægning. Hvem er måske klar til at blive leder? Når en mangeårig medarbejder går på pension, hvem kan så overtage hans eller hendes plads? HR-analyse hjælper HR-teams med at planlægge disse store ændringer.

Mangfoldighed og inklusion

Det er ikke kun rigtigt at opbygge et mangfoldigt team, men det er også rentabelt. Ifølge en McKinsey-rapport fra 2018:

“Virksomheder i topkvartilen for kønsdiversitet i ledelsesteams havde 21 % større sandsynlighed for at overpræstere på rentabilitet og 27 % større sandsynlighed for at have en overlegen værdiskabelse.” Og “virksomheder i topkvartilen for etnisk/kulturel mangfoldighed i ledelsesteams havde 33 % større sandsynlighed for at have en brancheledende rentabilitet.”

De fleste virksomheder har initiativer til mangfoldighed og inklusion (D&I) for at øge mangfoldigheden i deres arbejdsstyrke, især med hensyn til race og køn. HR-analyse spiller en afgørende rolle i D&I, idet HR-teams kan opstille mål og følge udviklingen.

Hvordan kan HR-analyse hjælpe?

HR-teams bruger HR-analyse til at spore data om mangfoldighed, så de ved, hvor mange kvinder og minoriteter, der søger job i deres virksomhed, bliver interviewet og ansat. Og når de først er blevet ansat, hvor mange af dem kommer så ind i ledelse eller lederstillinger? Hvor meget bliver de betalt? Hvor ofte bliver de forfremmet eller får lønforhøjelse?

Med disse data holdes virksomhederne ansvarlige og hjælper HR-teams med at gøre alle processer, vurderinger og systemer så inkluderende som muligt, uanset om det drejer sig om at tage fat på implicitte fordomme i ansættelsesprocessen eller fjerne lønforskelle.

De fleste virksomheder starter med at opstille benchmark-mål for mangfoldighed baseret på demografiske forhold i den region, hvor de rekrutterer. Ved hjælp af deres data om mangfoldighed kan HR-teams også markere jobkoder, som typisk er underrepræsenteret af minoriteter. Derefter vil de tage skridt til at diversificere ansøgerpuljen ved at offentliggøre job på jobportaler, der er målrettet minoriteter, såsom National Black MBA Association eller Women Who Code.

Forstå HR-analyseprocessen

Nu, hvor vi har talt om de forskellige måder, HR-teams kan bruge HR-analyse på, skal vi gennemgå hvert enkelt trin i dataindsamlings- og analyseprocessen.

Indsamling af data

De fleste HR-analysedata indsamles via tre niveauer af HR-systemer. Her er en opdeling:

• Human resource informationssystem (HRIS). HRIS indsamler og gemmer data om en virksomheds medarbejdere, herunder deres navn, alder, adresse, løn, fordele, tilstedeværelse, præstationsvurderinger og meget mere. Det rummer normalt også et ansøgersporingssystem (ATS), som er bygget til at strømline en virksomheds ansættelsesproces. Et ATS indeholder alle data om kandidater, herunder deres ansøgninger, CV’er, følgebreve, samtalenoter og feedback fra teammedlemmer.
• Humankapitalstyring (HCM). En HCM-løsning vil omfatte alt i HRIS, plus onboarding, performance, positionskontrol/sporing, successionsdata, løn/bonusplanlægning, belønningssystemer osv. HCM omfatter også typisk talentstyringssystemet, som indsamler data om medarbejdernes færdigheder, mål, faglig udvikling osv.
• Human resources management system (HRMS). HRMS indeholder alt i HRIS og HCM samt løn- og tids- og arbejdssporing.

Måling og analyse af data

HR-teams bruger ofte en ETL-datahåndteringsproces (extract, transform, load) til at udtrække data fra HR-systemer og lægge dem ind i et datavisualiseringsværktøj. På den måde er det nemmere at analysere.

Nogle større virksomheder har dataanalytikere, der specifikt er dedikeret til at finde indsigten i tallene. Mens mindre virksomheder måske har en eller to personer, der administrerer HR-systemerne og foretager dataanalysen og rapporteringen. Jo flere medarbejdere og systemer du har, jo flere HR-specialister får du brug for.

Hvilke centrale HR-målinger overvåges?

De vigtigste HR-målinger og rapporteringsstrategier varierer fra virksomhed til virksomhed, afhængigt af deres størrelse, mål og HR-team. Her er nogle generelle målinger, der kan følges via HR-analyser.

Rekruttering og onboarding

• Antal medarbejdere: Dette er det samlede antal medarbejdere i din organisation. Antallet af medarbejdere kan også opdeles efter afdeling, team, jobfunktioner og meget mere, afhængigt af den rapportering, som dit team arbejder med.
• Demografi: Dette er karakteristika for din arbejdsstyrke, herunder alder, køn, etnicitet, uddannelsesniveau, anciennitet, civilstand og meget mere.
• Time-to-hire: Time-to-hire er den gennemsnitlige tid, det tager at ansætte en ny medarbejder, fra jobbet bliver slået op, til kandidaten har accepteret dit tilbud.
• Time-to-productivity: Time-to-productivity: Time-to-productivity måler hastigheden af onboarding-processen og registrerer, hvor lang tid det normalt tager for en nyansat at komme i gang med sin rolle og begynde at arbejde på fuld kapacitet.
• Hurtige opsigelser/omsætning af nye medarbejdere: “Quick quits” registrerer antallet af nyansatte, der forlader virksomheden inden for et bestemt tidsrum, normalt seks måneder til et år.

Performance

• Medarbejdernes præstationer: HR-teams kan spore medarbejdernes præstationer på flere måder, herunder selvvurderinger, ledervurderinger og kollegiale vurderinger. Nogle virksomheder vil også bruge software til overvågning af medarbejdere og/eller projektstyringssystemer.
• Indtægter pr. medarbejder: Omsætning pr. medarbejder beregnes ved at dividere virksomhedens samlede omsætning med det samlede antal medarbejdere. Dette er en god måde at måle groft, hvor meget omsætning hver enkelt medarbejder genererer.
• Målopfølgning: Medarbejderne kan indsætte deres mål i talentstyringsmodulet i et HRIS. HR-teams kan derefter sammenligne disse mål med virksomhedens overordnede mål, følge en medarbejders fremskridt i forhold til deres mål og finde måder at støtte medarbejdernes mål på (f.eks. faglig udvikling).
• Tidssporing (fraværsprocenter/overtid): Tidsregistrering måler ikke kun, hvor mange almindelige timer en medarbejder arbejder pr. periode, men også hvor ofte medarbejderne går fraværende fra arbejde (fravær), og hvor mange overarbejdstimer de arbejder.

Operations

• Medarbejdertilfredshed og -engagement: Dette måler, hvor sandsynligt det er, at dine medarbejdere vil anbefale din virksomhed som et godt sted at arbejde. Dette måles normalt på to måder: Employee Net Promoter Scores (eNPS) eller undersøgelser af medarbejdertilfredshed.
• Medarbejdermobilitet: Medarbejdermobilitet: Medarbejdermobilitet registrerer, hvordan og hvornår medarbejderne flytter sig i organisationen. Dette hjælper virksomheder med at se, hvilke dele af virksomheden medarbejderne flytter fra og til, hvor længe de var i deres stilling, før de flyttede, og om de flyttede opad, sideløbende eller nedad.
• Fastholdelsesprocent: Fastholdelsesprocenten måler, hvor godt en organisation holder fast i sine medarbejdere. Den måles normalt ved at dividere antallet af medarbejdere, der er blevet i din organisation i en given periode, med det samlede antal medarbejdere.
• Omsætningsrate: Omsætningsgraden er det modsatte af fastholdelse. Den beregnes ved at dividere, hvor mange medarbejdere der forlader din organisation hvert år, med det gennemsnitlige antal medarbejdere. Derefter ganges med 100.
• Uddannelse og udvikling: Dette måler de samlede omkostninger, tiden og effektiviteten af uddannelse og udvikling for din organisations medarbejdere. Du kan måle uddannelsesomkostninger pr. medarbejder, gennemførelsesprocenter og tid til gennemførelse, og du kan administrere tests for at måle effektiviteten.

Slutning

HR-analyser hjælper HR-teams med at sætte mål, måle succes og optimere processer, så virksomheden kan fokusere på at skabe omsætning. Når HR-analyser anvendes ansvarligt og effektivt, giver de HR-analyser den indsigt, som virksomheder har brug for til at tackle vanskelige udfordringer som manglende mangfoldighed eller en høj omsætningshastighed. Data tager gætteriet ud af HR og gør HR-teams i stand til at blive fageksperter, der har tillid til C-suite.