Avocadoer finder altid vej til overskrifterne.
I den seneste omgang af “hvorfor avocadoer er i nyhederne” tilbagekalder Henry Avocado Corporation frivilligt californiske avocadoer, der sælges i løs vægt i detailbutikker, på grund af mulig listeriaforurening. Det er rigtigt, at disse avocadoer er bestemt til detailhandelen, men det er let at se, hvordan små ændringer i forsyningskæden kan få alvorlige konsekvenser for priserne.
Det, der er langt mere udfordrende for restauratører, er, hvordan små stigninger i prisen på dine ingredienser kan ødelægge din bundlinje.
Og tænk på følgende scenario…
Du kører din resultatopgørelse (P&L) fra den foregående periode. Når du ser, at overskuddet er faldet, vil du naturligvis gerne vide hvorfor.
Omsætningen ser ud til at være i overensstemmelse med forventningerne. Arbejdet ser godt ud…ja, ikke godt…men normalt. Husleje & Nytteværkerne forbliver de samme hver måned. Ah…her er det…Food & Bev er højere i forhold til dit salg. Men hvorfor?
Svaret gemmer sig et eller andet sted i den rynkede, vandplettede stak fakturaer, der ligger på bagkontorer og i kældrene på restauranter overalt. Du kunne grave i den papirbunke for at finde ud af hvorfor, men det er der ingen, der har tid til. Og desuden er det alligevel for sent. Perioden er forbi. Vi gør det bare bedre i denne måned, tænker du ved dig selv.
Scenarier som det ovenstående er alt for almindelige. Selv de mest omhyggelige restauratører er udfordret af processen med at indsamle, kategorisere og analysere data for at få et klart billede af, hvad der virkelig driver deres overskud (eller tab).
Så, hvorfor fejler restauranter? Der er mange grunde til, at restauranter fejler. En grund, der ofte bliver overset, er, at operatørerne ikke ved, hvorfor de fejler, og derfor kan de ikke gøre noget ved det.
Hvorfor fejler restauranter?
Restauranter er ikke som andre virksomheder.
Kerneproduktet er letfordærveligt. Der er ingen garanti for, at kunderne eller endog personalet vil komme ind ad døren. Ejendomme er dyre, og der er konkurrence ved siden af, på den anden side af gaden, rundt om hjørnet og i dine potentielle kunders skabe og køkkener. Priserne på dine råvarer ændrer sig dagligt. For ikke at nævne, at din forsyningskæde stadig i høj grad er afhængig af gammeldags måder at drive forretning på med pen og papir.
Det betyder i sidste ende, at “der er masser af måder at tabe penge på.”
Sommetider er det indlysende. Hvis din restaurant er tom på den aften, hvor der typisk er mest travlt, er det sandsynligt, at du taber penge i denne måned.
Hvad så, når forretningen går godt, men overskuddet er faldet? At finde ud af hvorfor er en alt for stor opgave for restauratører, der er presset af tid og har for få ressourcer. Faktum er, at en restaurantfiasko ofte er en død ved 1.000 snit.
Prisstigninger og trinvise stigninger i fødevareomkostningerne går ofte ubemærket hen og ender med at overskygge marginalerne for en engang rentabel svinefilet. Et par oversete prisspidser, fejlplacerede kreditter fra leverandører eller fejlberegnede fakturatotaler kan betyde, at du har overskredet dine mål for fødevareomkostningerne uden at vide hvorfor.
For virkelig at forstå, hvordan og hvorfor restauranter taber penge, skal man være i stand til nemt at grave i detaljerne, for det er i disse detaljer, at restaurantoverskuddet bliver skabt og tabt. Alligevel har det været notorisk vanskeligt at bore ned i detaljerne, fordi de er begravet i papir eller svært anvendelig legacy software. Selv hvis du har dataene, kan de være udsat for sjuskede indtastningsfejl eller regnskabssystemer, der kun giver analyser på højt niveau uden mulighed for at bore ned i detaljerne.
Det er den ikke så gode nyhed.
Så, hvis du er mindre interesseret i at besvare spørgsmålet: “Hvorfor fejler restauranter?” og mere interesseret i at vide, hvad de kan gøre ved det. Læs videre!
5 måder at undgå at blive overrumplet af de stigende fødevareomkostninger
1. Opbyg et budget
For at nå mål, skal du sætte dig mål. At opbygge et budget for din restaurant er et godt første skridt.
xtraCHEF CEO Andy Schwartz var for nylig på Business Chef Podcast for at forklare vigtigheden af at måle det, der betyder noget for din virksomhed, og hvordan xtraCHEF gør det nemt for restauratører at gøre netop det.
Hvis kokken og lederne ved, hvad de kan bruge, og at dine omkostninger til solgte varer (COGS) bør være 30 %, så bør du spore og måle dette tal i løbet af måneden.
2. Følg målene inden for perioden og ikke først efter perioden
Hvis du finder ud af, at fødevareomkostningstallene var forkerte, når du ser på en rapport i slutningen af måneden eller flere uger efter periodens afslutning, er det for sent.
Du skal styre og overvåge dine fremskridt i realtid. At have et faldende budget, der sammenligner dine indkøb med dit salg, giver dig indsigt i realtid i, hvordan din sporing og tendens mod dine mål.
3. Bliv mere granulær
Hvad enten du bruger QuickBooks eller et andet restaurantregnskabsprogram, skal du opsætte din kontoplan og tildele en hovedbogskategori (GL) til dine udgifter. Dette giver dig mulighed for at se præcis, hvor du bruger penge.
Ofte vil restauratører og bogholdere tildele deres udgifter til madudgifter til en enkelt kategori med et fast beløb kaldet “Food & Bev.”
Nogle vil tage det et skridt videre og kategorisere fødevareudgifterne i fire grundlæggende kategorier:
- mad og ikke-alkoholholdige drikkevarer
- vin
- øl
- øl
- alkohol
Dette er et godt skridt i retning af at blive mere granuleret; men for virkelig at vide, hvorfor og hvordan dine fødevareomkostninger udvikler sig, skal du gå ud over GL-koden.
Der er betydelig varians inden for hver af disse kategorier – især fødevarer. Hvis prisen på kammuslinger steg med 1 dollar pr. pund, men oksekød faldt, vil du så vide, hvad der påvirker fortjenstmargenerne, hvis du ender med at sælge færre mariscos end farsbrød? Måske lægger du vægt på bestemte retter, som du sælger med tab.
ExtraCHEF giver dig mulighed for at oprette dine egne omkostningskategorier for fødevarer og lader dig bore ned fra GL-kategoriniveauet helt ned til enkeltposten på dine fakturaer.
4. Overvåg priserne på dine mest indkøbte varer
Det kan være overvældende at overveje alle de forskellige varer og ingredienser, der skal til for at drive en restaurant og gennemføre et koncept. Hold i stedet 80/20-reglen i tankerne. Fokuser på det, der betyder mest for din virksomhed.
Hvis du køber en stor mængde af en bestemt vare eller bruger en stor del af dit budget på en bestemt vare, så gør det til en prioritet at overvåge netop priserne på disse varer. Ikke alene er det der, hvor det meste af dit budget bliver brugt, men det er med disse varer, at små udsving i prisen kan have størst indvirkning på din rentabilitet.
ExtraCHEF gør det muligt for dig at overvåge alle dine poster, men at fokusere din energi, hvor det betyder mest, kan være forskellen mellem succes og fiasko.
5. Automatiser alt det ovenstående
xtraCHEF gør det nemt at automatisere AP-processen for restauranter for at understøtte alt det ovenstående – fra indtastning af fakturapostdata til sporing af dit budget, madomkostningsforhold og de mest indkøbte varer. Ved blot at tage et foto af dine fakturaer håndterer xtraCHEF alt det tunge arbejde og de kedelige, tidskrævende opgaver med at indfange de oplysninger, der er vigtige for din virksomhed.
Fakturaposterne bliver digitaliseret, nøjagtigt kodet og kategoriseret og grupperet i rapporter og dashboards, der giver dig mulighed for at bore ned i, hvor du bruger dine penge, og hvilke af de tidligere uopnåelige detaljer der driver dine overskud og tab.
Lad ikke de snigende fødevareomkostninger knuse din restaurantvirksomhed. Og lad bestemt ikke dataindtastning eller papirarbejde stå i vejen for din lønsomhed.
Er du klar til at finde ud af områder, hvor din restaurant taber penge?
xtraCHEF tilbyder alle de ovennævnte fordele og meget mere. Anmod om en demo for at komme i gang, eller se denne korte video, der forklarer, hvordan vi hjælper restaurantoperatører i alle former og størrelser.