I din virksomheds lønproces kan du af og til have en medarbejder, der ønsker at gøre krav på fritagelse fra indeholdelse. Hvis du har fakta, vil det hjælpe dig med at håndtere denne proces.
Processen med tilbageholdelse
Indholdelse er en generel betegnelse for de beløb, der trækkes fra medarbejderens løn til føderale og statslige indkomstskatter og til FICA-skatter (Social Security og Medicare). Nogle medarbejdere er muligvis ikke forpligtet til at få trukket føderale indkomstskatter fra deres løn, hvis deres indkomst er under et bestemt niveau.
IRS giver medarbejdere mulighed for at gøre krav på fritagelse for tilbageholdelse af indkomstskat i et bestemt år, hvis begge disse situationer gør sig gældende:
- I det foregående år havde de ret til tilbagebetaling af al den tilbageholdte føderale indkomstskat, fordi de ikke havde nogen skattepligt
- For det indeværende år forventer de tilbagebetaling af al den tilbageholdte føderale indkomstskat, fordi de forventer ikke at have nogen skattepligt
Nogle typer af medarbejdere kan være fritaget: studerende, deltidsansatte, personer over 65 år og blinde medarbejdere.
En eventuel fritagelse for indeholdelse gælder kun for føderale indkomstskatter, ikke statsskatter eller FICA-skatter (Social Security/Medicare).
Anmodning om fritagelse for indeholdelse fra 1. januar 2020
En ny W-4-formular er nu i kraft fra 1. januar 2020 for alle nyansatte og ansatte, der ønsker at ændre deres W-4-formularer. Hvis en medarbejder ønsker at gøre krav på fritagelse, skal vedkommende skrive “Exempt” på formular W-4 i rummet under trin 4(c) og udfylde trin 1 og 5.
En medarbejder, der ønsker fritagelse for et år, skal give dig den nye W-4 senest den 15. februar i det pågældende år. Hvis en medarbejder, der i øjeblikket får en skattefritagelse, forventer at skulle betale skat for det næste år, skal vedkommende ændre sin W-4 senest den 10. december i det indeværende år.
Sådan ved du, om en medarbejder er fritaget for indeholdelse
Du kan kun ændre indeholdelsen på baggrund af den dokumentation, som medarbejderen giver dig. Indtil medarbejderen giver dig den korrekte formular eller de korrekte formularer, skal du fortsat tilbageholde føderale, statslige og lokale indkomstskatter baseret på de seneste formularer, som medarbejderen har udfyldt. Du kan ikke tro på medarbejderens ord om påstanden om fritagelse.
Hvis medarbejderen gør krav på fritagelse, skal W-4-formularen se sådan her ud:
- Linje 5 – Samlet antal godtgørelser – vil være blank
- Linje 6 – Yderligere beløb, der skal tilbageholdes – vil være blank
- Linje 7 – Påstand om fritagelse – vil vise ordet “Exempt.”
Du (arbejdsgiveren) skal muligvis sende W-4-formularen til skattevæsenet, så de kan gennemgå påstanden. Du behøver ikke at indsende formularen, medmindre IRS specifikt sender dig et brev, der kræver, at du gør det.
Mere om fritagelse for indeholdelse
En påstand om fritagelse for indeholdelse fritager ikke medarbejderen for at betale sin andel af FICA-skat, herunder den ekstra Medicare-skat. Alle FICA-skatter skal betales af både dig som arbejdsgiver og af medarbejderen. Medarbejderens tilbageholdelse til Social Security stopper ved Social Security-maksimum, men dit bidrag til Social Security som arbejdsgiver fortsætter for al løn.
Hvis du mener, at en medarbejders W-4-fritagelse for tilbageholdelse er forkert, kan du ikke ændre den, men du kan oplyse medarbejderen om, at skattevæsenet kan sætte spørgsmålstegn ved fritagelsen. Uanset hvad medarbejderen hævder, må du kun bruge den underskrevne W-4-formular til at tilbageholde fra medarbejderens løn.
Anmodningen om fritagelse for føderal indkomstskat har intet at gøre med medarbejderens tilbageholdelse af statslig indkomstskat og lokal skat. Medarbejderen skal undersøge de statslige og lokale skattemyndigheder for at finde ud af, hvordan denne fritagelse fungerer i de pågældende jurisdiktioner. Som nævnt ovenfor skal du fortsat tilbageholde disse skatter, indtil medarbejderen giver dig de underskrevne dokumenter for kravet om fritagelse for stats- eller lokalskat, indtil han/hun giver dig de underskrevne dokumenter for kravet om fritagelse for stats- eller lokalskat.
Hvis medarbejderen ønsker at gøre krav på fritagelse for indeholdelse, men han/hun allerede har fået foretaget indeholdelse fra sin løn i løbet af året, kan du ikke refundere ham/hende disse penge. Ved skattetidspunktet meddeler du medarbejderen om tilbageholdelsen på deres W-2 formular for året. Medarbejderen kan derefter gøre krav på det tilbageholdte beløb.
For eksempel kommer Carlton til dig i februar og siger, at han ønsker at gøre krav på fritagelse for indeholdelse af løn for i år. Han udfylder en ny W-4-formular med krav om fritagelse, men du har allerede tilbageholdt 276 USD i føderale indkomstskatter fra hans løn i januar. Han er nødt til at vente med at indsende sin selvangivelse og kræve de 276 dollars.
Du må ikke antage, at en studerende, en deltidsansat eller en sæsonarbejder vil blive fritaget for indeholdelse af lønnen. Alle medarbejdere skal udfylde en W-4-formular ved ansættelsen, og det er denne formular, som medarbejderen skal bruge for at gøre krav på fritagelse.
Din advokat vil fortælle dig, at du ikke skal hjælpe medarbejderne med at udfylde formularer. Men hvis en medarbejder spørger, kan du give dem oplysninger for at hjælpe dem med at træffe beslutningen på egen hånd. IRS Publication 505 har et flowdiagram (side 8), der kan hjælpe medarbejderen med at se, om han/hun kan gøre krav på fritagelse for tilbageholdelse.
Hvis du modtager et Lock-in-brev fra IRS
Du behøver ikke at aflevere W-4-formularer til IRS, men de kan gennemgå en medarbejders krav om fritagelse, og de kan bede dig om at indsende en medarbejders W-4-formular. I nogle tilfælde, hvis IRS mener, at kravet om fritagelse ikke er gyldigt, kan de sende et “lock-in brev” til din virksomhed sammen med en kopi til medarbejderen. Et lock-in-brev fastlåser medarbejderens tilbageholdelse på grundlag af IRS’ undersøgelse.
Dette brev angiver det maksimale antal tilladte kildeskattefradrag for den ansatte. Når du modtager dette lock-in-brev, skal du begynde at bruge disse oplysninger til at tilbageholde føderale indkomstskatter fra medarbejderens løn med virkning fra den dato, der er fastsat af IRS. Du kan ikke ændre indeholdelsesbeløbet, før du har fået tilladelse fra IRS; du kan ikke acceptere en ny W-4 fra medarbejderen for at ændre indeholdelsesbeløbet.
Du vil også modtage en kopi af dette brev til medarbejderen, som forklarer, hvordan du kan give IRS yderligere oplysninger. Du kan opfordre medarbejderen til at kontakte IRS for at anmode om en ændring af indeholdelsen.
Hvis du ikke ændrer medarbejderens indeholdelse på baggrund af indeholdelsen i indeholdelsesbrevet, er din virksomhed ansvarlig for at betale det ekstra skattebeløb, der skulle have været tilbageholdt.