Planlægning af en kapitalkampagne:

En kapitalkampagne er en målrettet fundraisingindsats, der har til formål at rejse midler til et specifikt projekt. De bruges ofte til at støtte byggeprojekter eller konstruktioner – bestræbelser, der kræver flere år og millioner af dollars at gennemføre.

Som sådan kan kapitalkampagner være enorme projekter, der er ganske overvældende for den uindviede.

Skabelse af en solid plan for din kapitalkampagne kan i høj grad øge dine chancer for succes!

Vi vil dække de mest vitale trin i planlægningen af din kampagne:

1. Bestem dine behov og mål
2. Sammensæt dit team og begejstrer din bestyrelse
3. Indfør en gennemførlighedsundersøgelse
4. Skriv din sag for støtte
5. Udarbejd et skema over gaveintervaller
6. Bestem dit budget
7. Udarbejd en kommunikationsplan

Er du klar til at lære mere?

Bestem dine behov og mål

Hvor du begynder at planlægge en kapitalkampagne, er det vigtigt, at du er helt sikker på, at en kapitalkampagne er det, der er nødvendigt for at nå dit mål.

Hvad skal din kampagne finansiere? Du bør have en klar vision om succes – f.eks. en ny bygning – og en rimelig forståelse af de relevante omkostninger og den arbejdskraft, som projektet vil kræve.

Kapitalkampagner er trods alt dyre og langsigtede projekter. At vælge at gå i gang med en kapitalkampagne kan være yderst givende, men beslutningen bør træffes med omhu.

For at gennemføre en kapitalkampagne har du brug for infrastruktur og værktøjer samt en solid kampagneplan. Din nonprofitorganisation behøver ikke nødvendigvis at være perfekt, men du bør have en solid forståelse af dine styrker og svagheder, så du kan udfylde eventuelle huller.

Sæt dig selv følgende spørgsmål for at afgøre, om du er klar til en kampagne:

• Har du en strategisk plan for fundraising?
• Har du et stærkt lederskab fra din administration og bestyrelse?
• Holder du dine betalte fundraisingmedarbejdere ansvarlige for de finansielle mål?
• Forstår du din almennyttige forenings tidligere ROI på kampagner og arrangementer?
• Har du en solid forståelse af dine demografiske målgrupper?
• Kan din almennyttige forening bære øgede driftsudgifter?

Hvis du har svært ved at besvare nogle af disse spørgsmål, skal du ikke være ked af det.

Du kan løse nogle af disse problemer i løbet af en kampagne. Men hvis du finder ud af, at du ikke kan besvare nogen af disse spørgsmål med et “ja”, skal du måske genoverveje din kampagne eller hyre hjælp udefra.

Sammensæt dit team og begejstrer din bestyrelse

Der er mange roller, der skal udfyldes for at styre en vellykket kampagne.

Specifikt har du brug for en:

• Kampagneformand. Din kampagneformand skal føre tilsyn med kapitalkampagneudvalgene og fungere som forbindelsesled mellem din organisation og lokalsamfundet.
• Planlægningsudvalg. Dit planlægningsudvalg bør bestå af ca. 10 til 15 medlemmer, herunder personale og frivillige, som vil arbejde sammen om at planlægge kampagnen.
• Styregruppe. Styregruppen hjælper med at køre kampagnen, efter at den er blevet lanceret. De vil være ansvarlige for at sikre, at alt forløber gnidningsløst.

Du behøver ikke at besætte disse roller med det samme, men du har brug for eksisterende ledere, der er klar og villige til at påtage sig disse roller (med entusiasme, naturligvis).

En af de vigtigere overvejelser i de tidlige planlægningsfaser er, om du skal ansætte en konsulent til en kapitalkampagne.

En konsulent er en ekspert, der samarbejder med din organisation og støtter din kampagne med specifikke tjenester såvel som generel bistand. Hvis din organisation har brug for en masse forberedelse, eller hvis du har brug for at styrke din interne drift inden kampagnen, kan en konsulent også hjælpe med disse problemer.

Selv om en konsulent til en kapitalkampagne kan lede dig i retning af en vej til succes, skal du have godkendelse fra organisationens centrale ledere, før du kan hyre en konsulent, eller for den sags skyld gennemføre en kampagne i første omgang.

Din bestyrelse og dit udviklingsudvalg skal fuldt ud støtte dit projekt samt indsamlingskampagnen (og enhver beslutning om at hyre ekstern bistand). De skal trods alt deltage i og finansiere indsatsen, og det kan være nødvendigt at omlægge budgetprioriteterne for at tage højde for de ekstra udgifter.

Søg ikke bare deres støtte – begejstrer din bestyrelse. Lad dem forestille sig kampagnens succes. Giv dem et fingerpeg om potentielle udfordringer og løsninger, og hold dem involveret i de tidlige samtaler.

Indfør en gennemførlighedsundersøgelse

En gennemførlighedsundersøgelse er et vigtigt aspekt i de tidlige planlægningsfaser. Denne undersøgelse afgør, om en kapitalkampagne er levedygtig for din organisation.

Sådan fungerer det: En objektiv tredjepart interviewer de vigtigste interessenter og fokusgrupper om deres opfattelser af din organisation og det pågældende projekt.

De oplysninger, der hentes fra en gennemførlighedsundersøgelse, kan styre kursen for din kampagne og hjælpe dig med at præcisere dine mål.

På den anden side kan disse undersøgelser skabe tidlig støtte og opmærksomhed fra potentielle donorer, som vil bidrage til den stille fase af din kampagne.

Mulighedundersøgelser udføres ofte af konsulenter i forbindelse med kapitalkampagner, fordi donorer er mere tilbøjelige til at være ærlige over for en person, de aldrig har mødt.

Mulighedundersøgelser bør købes “a la carte” fra konsulentfirmaer. Du vil gerne se resultaterne af din undersøgelse, før du går i gang med en kapitalkampagne (det kan jo være, at den ikke er levedygtig).

Hvis din organisation beslutter, at en kapitalkampagne er det rigtige valg, er din organisation ikke forpligtet til at hyre det samme firma eller den samme konsulent til at gennemføre kampagnen, selv om du naturligvis kan vælge at arbejde videre med konsulenten.

Uanset hvad bør en gennemførlighedsundersøgelse søge at besvare følgende spørgsmål:

• Har vi et tilstrækkeligt stort donorkreds til at støtte vores mål?
• Giver projektet mening for vores vigtigste interessenter?
• Hvor meget skal vi forvente at indsamle?
• Er det nu det rigtige tidspunkt til at afholde en kapitalkampagne?
• Hvilke spørgsmål og bekymringer har potentielle donorer om projektet?
• Hvem er vores potentielle større donationer?

Det er som at skyde en pil mod et mål med bind for øjnene at gennemføre en kapitalkampagne uden at foretage en gennemførlighedsundersøgelse. Gennemførlighedsundersøgelser giver klarhed og indsigt fra dine mest indflydelsesrige bidragydere.

Skriv din case for støtte

En case for støtte, eller case statement, viser potentielle donorer, hvorfor din kapitalkampagne er vigtig, og hvad dit mål vil opnå.

Den er desuden den vigtigste ressource, som personale og frivillige vil bruge, når de beder om bidrag. Den giver detaljerne om din kampagne på skrift, hvilket kan vise potentielle donorer, at projektet er legitimt og velbegrundet.

Din argumentation for støtte skal tvinge donorer til at give.

For at gøre dette bør din erklæring indeholde følgende oplysninger:

• Din organisations baggrund. Lad donorerne få mere at vide om din organisation, dens mission og dens virkning. Du ønsker at vise dem, at din organisation er velrenommeret, og at deres donationer vil blive anvendt til formål, der har betydning.
• Hvordan kapitalkampagnen vil fremme din sag. Forklar, hvordan kapitalkampagnen i sidste ende vil gøre det muligt for din almennyttige organisation at opfylde sin mission. Hvordan vil en ny bygning (eller hvad det end er, du forsøger at opnå) sætte din nonprofitorganisation i stand til at hjælpe mennesker i nød?
• Detaljer om fundraisingkampagnen. Fortæl om kampagnens mål og budget, og forklar, hvordan midlerne vil blive brugt. Vær så specifik som muligt; donorer sætter pris på gennemsigtighed.

Ud over disse grundlæggende overvejelser skal du bruge resultaterne af din gennemførlighedsundersøgelse til at informere din sag om støtte. Du kan f.eks. ønske at tage fat på de mest almindelige eller presserende spørgsmål, der blev stillet under undersøgelsen, for at vise donorerne, at du har taget deres feedback alvorligt.

Afhængigt af din organisations størrelse kan du måske ønske at præsentere din sag om støtte i en brochure med dit brand. Brochurer er en praktisk og visuelt spændende måde at præsentere din sag på.

Hvis du udarbejder en brochure, bør du overveje at hyre en professionel fotograf, hvis du ikke allerede har gjort det. Når ord ikke er nok, kan billeder af høj kvalitet og med stor effekt udfylde hullerne og forbinde donorer med det samme med din sag.

Udarbejd et gaveintervaldiagram

Dine gennemførlighedsresultater vil blive brugt til et andet vigtigt aspekt af din kapitalkampagne: udvikling af et gaveintervaldiagram.

Et gaveintervaldiagram opdeler dit overordnede mål i mindre, mere håndterbare donationer. Gaveintervaldiagrammer kan bruges til at vise din bestyrelse, hvordan du realistisk set vil nå målet for din kapitalkampagne.

Det er endnu vigtigere, at dit fundraisingteam kan bruge diagrammet til at bestemme, hvor mange potentielle donationer de skal nå ud til, og hvor meget de skal bede hver enkelt kunde om.

Da kapitalkampagner er afhængige af nogle få store bidrag og mange mindre donationer, bør dit diagram indeholde nogle få store gaver, der udgør 10-20 % af hele dit mål.

Her er et eksempel på, hvordan dit diagram over gaveintervaller bør se ud:

Som du kan se, indeholder dette diagram:

• En grundig opdeling af det overordnede mål.
• En klar sammenhæng mellem store gaver og et mindre antal donorer.
• Antallet af potentielle donorer, der kunne give hver enkelt donation. Dette antal er højere end det antal donorer, der er behov for, så organisationen har et vist spillerum.

Logistikken i hvert skema vil variere afhængigt af sammensætningen af din organisations donorbase (og hvis du ikke allerede har gjort det, skal du måske screene dine donorer for at få den mest omfattende indsigt i, hvem der kan give hvilket beløb).

Det er desuden vigtigt at forstå, at et skema over gaveintervaller er en vejledning og ikke et stift regelsæt. Brug det til at informere din fundraising, men vær ikke bange for at justere gavestørrelser afhængigt af personlige samtaler med donorer.

Bestem dit budget

En kapitalkampagne kan være kostbar, så det er vigtigt at lægge et omhyggeligt budget for kampagnens logistik samt de fundraising-idéer, der skal føre kampagnen ud i livet.

Et velgennemtænkt budget vil holde udgifterne på sporet, hjælpe dig med at forudse udgifterne og sikre, at donationerne går direkte til dit projekt – ikke til intern drift.

Ud over udgifterne til dit projekt skal dit budget omfatte:

• Konsulenthonorarer: Hvis du hyrer en konsulent til en kapitalkampagne, skal du budgettere for deres honorarer (normalt en forudgående, tilbagevendende omkostning, der skal betales i løbet af kampagnen). Sørg for at budgettere med yderligere udgifter, f.eks. til rejse og overnatning.
• Kommunikation: Hvis du udarbejder dit kommunikationsmateriale internt eller via et marketingbureau, skal du overveje omkostningerne til trykning og markedsføring.
• Anerkendelse af donorer: Uanset om du beslutter dig for at ære dine store bidragydere gennem skiltning, personlige souvenirs eller et program til anerkendelse af donorer, er det vigtigt at medtage disse udgifter i dit budget.

Disse grundlæggende overvejelser bør indgå i ethvert budget, men detaljerne vil variere afhængigt af din organisations fundraisingstrategi.

Skoler og universiteter vil f.eks. ofte være værter for arrangementer i den offentlige fase for at fremme og indsamle midler til deres kapitalkampagne. Disse institutioner bør indregne omkostningerne til en skoleauktion eller en anden begivenhed tidligt for at opnå den højeste ROI.

Risikoen ved et løst budget er, at du ikke når dit mål på grund af uforudsete udgifter; minimer denne risiko ved at planlægge i forvejen!

Udarbejd din kommunikationsplan

Det sidste skridt i planlægningen af en kapitalkampagne er at udarbejde din kommunikationsplan.

Din plan vil skitsere, hvordan du vil bede større eller potentielle donorer om gaver i den stille fase, og hvordan du vil promovere din kampagne over for andre potentielle donorer i den offentlige fase. Der skal tages højde for alt fra planlægning af tid med potentielle store donorer til udvikling af en video af høj kvalitet til sociale medier.

Lad os se på hver fase, og hvordan du kan markedsføre dig over for dine donorer.

Den stille fase

Den stille fase er afgørende for, at din kampagne bliver en succes. I gennemsnit indsamler nonprofitorganisationer 50-70 % af deres mål i den stille fase af en kapitalkampagne.

Som sådan er du nødt til at skræddersy din kampagnemarkedsføring til større donorer.

De fleste af dine meddelelser i den stille fase vil finde sted i intime, personlige omgivelser.

En personlig telefonsamtale bør sætte samtalen i gang; forklar klart, hvorfor du ønsker at mødes med den potentielle donor, og læg en plan for mødet.

Det er vigtigt, at du ikke går udenom. Gør det klart, at du ønsker at bede om en gave på forhånd, så du ikke fornærmer en potentiel kunde ved at overraske ham eller hende. Sæt dig i deres sted! Hvordan ville du have det, hvis du skulle mødes med en ven for at få ham til at bede dig om penge?

Når du og den potentielle kunde er ansigt til ansigt, skal du igen være direkte. Forklar, hvorfor du brænder for organisationen, og giv din begrundelse for at støtte den.

Svar på den potentielle kunde på hans spørgsmål. Føl dig ind i samtalen. Hvis den potentielle kunde er modtagelig over for samtalen, skal du bede om en donation.

Hvis den potentielle donor virker usikker, skal du måske tilbyde ham/hende mere tid til at tænke over dit forslag, give ham/hende yderligere oplysninger eller mødes flere gange, før han/hun er tryg ved at give en gave.

Hold både potentielle sponsorer og donorer involveret i kampagnen ved at sende statusopdateringer og invitere dem til kampagnearrangementer.

Det vigtigste er at være vedholdende, men alligevel høflig. Tak altid en potentiel kunde for hans/hendes tid, også selv om han/hun beslutter sig for ikke at give.

Selvfølgelig skal du udtrykke din taknemmelighed, hvis de giver et bidrag! Tak dem personligt, send dem en håndskrevet takkeseddel, og fortsæt med at takke dem gennem hele kampagnen!

Offentlig fase

Når du når den offentlige fase, vil størstedelen af dit mål være indsamlet.

I denne fase annoncerer du din kampagne til den brede offentlighed. Du skal fange tilhængernes opmærksomhed ved at maksimere dine kommunikationskanaler.

Direkte post, e-mails, opslag på sociale medier, telefonopkald – alle disse kanaler og flere andre kan bruges til at nå dine donorer.

For at modtage donationer bruger mange organisationer crowdfunding-kampagner, hvor en masse støtter bidrager med mindre donationer inden for en defineret, presserende tidslinje (se Double the Donation’s crowdfunding-værktøjer for at få flere oplysninger).

Du kan også oprette en dedikeret donationsside på dit websted eller tilføje en mulighed for at donere til din kapitalkampagne på en traditionel donationsformular.

Nøglen er at gøre din kampagne så tilgængelig som muligt for donorer!

Nu, hvor du kender de vigtigste første skridt til planlægning af en kapitalkampagne, er du godt rustet til selv at starte processen!

• Bio
• LinkedIn
• Seneste indlæg

Jenny Goldberg, CFRE

Vice President hos Aly Sterling Philanthropy

Jenny Goldberg er en erfaren fundraiser, talentfuld taler og respekteret rådgiver med en alsidig baggrund inden for udvikling og medier/offentlige relationer. Hos Aly Sterling Philanthropy fokuserer Jenny på at lede og opbygge et stærkt rådgiverteam og hjælpe sine kunder med at forbedre deres fundraisingstrategier, donorrelationer, gavepleje og teamets overordnede effektivitet. Jennys workshops og præsentationer er blevet præsenteret på møder i National Schools Foundation Association, retshjælpssektorens Management Information Exchange, Ronald McDonald House Charities og Boys & Girls Clubs of America. Jenny har en bachelorgrad fra University of Toledo, har modtaget uddannelse fra Fund Raising School ved Indiana University Lilly Family School of Philanthropy og er uddannet fra Leadership Toledo. Hun har siddet i bestyrelser og komitéer for organisationer som Ronald McDonald House Charities, Northwest Ohio Scholarship Fund, Anthony Wayne Youth Foundation, Sight Center of Northwest Ohio og Arts Commission of Greater Toledo.

Sidste indlæg af Jenny Goldberg, CFRE (se alle)

• Planlægning af en kapitalkampagne: De vigtige første skridt – 7. marts 2017