Sådan kan du trække kilometerpenge fra i skat

Udgifter

Det er vigtigt at forstå, hvilke typer kørsel IRS tillader ansatte og selvstændige at trække fra på deres selvangivelse. Vi har samlet nedenstående vejledning for at hjælpe dig med at sikre, at du afskriver kørselsudgifter i overensstemmelse med de seneste IRS-regler.

Spore dine erhvervskørselsudgifter

For at gøre krav på kørselsfradrag skal du først føre nøjagtige optegnelser over dine kørselsudgifter. I årtier har folk sporet deres erhvervskørsel med pen og papir.

Glukkeligvis er teknologien blevet udviklet, og nu findes der Mileage Tracker-apps, som gør det nemmere end nogensinde før at registrere erhvervskørsel. Everlance er den bedst vurderede løsning til kilometertælling, da den automatisk og pålideligt registrerer virksomhedens kilometertal og samler alle dine data i rapporter, der er i overensstemmelse med IRS.

Hvis du er virksomhedsejer, er det også en god idé at have specifikke krav til dine medarbejderes kilometertælling. Du kan downloade en gratis Excel-skabelon til kilometerprotokol, som du kan uddele til dine medarbejdere, så de er klar over, hvad der forventes af deres rapporter, hvis de sporer deres kilometertal manuelt.

IRS Standard Mileage Rate

IRS Standard Mileage Rate er den standardkørselsgodtgørelsessats, der fastsættes af IRS hvert år, så medarbejdere, entreprenører og arbejdsgivere kan bruge den til skatteformål. Denne sats svinger fra år til år og gælder for køretøjer, herunder biler, lastbiler og varevogne.

For skatteåret 2020 er disse satser:

• 57,5 cent pr. mil for kørte erhvervsmil (ned 0.5 cents fra 2019)
• 17 cents pr. mile kørt til medicinske eller flytteformål (ned 3 cents fra 2019)
• 14 cents pr. mile kørt i tjeneste for en velgørende organisation (i øjeblikket fastsat af Kongressen)

De fleste virksomheder strukturerer deres politikker for godtgørelse til medarbejdere omkring IRS’ standardfradrag for erhvervsmiljøkørsel på 58 cents, mens andre virksomheder vælger at implementere en højere eller lavere sats for at godtgøre deres medarbejdere.

For eksempel, hvis en virksomhed opererer i et område, der har højere brændstofomkostninger, så kan de bruge en højere refusionssats end IRS standard sats.

Selv hvis en virksomhed ikke har et medarbejder refusionsprogram på plads, så kan medarbejderne være i stand til at fratrække deres erhvervsmæssige kilometerudgifter – ved hjælp af IRS standard kilometertakst – fra deres bruttoindkomst.

Skatteydere har også mulighed for at fratrække faktiske udgifter – herunder benzin, forsikring, parkering, reparationer og afskrivning – i stedet for at bruge standardkilometersatsen, men mange vil være enige i, at det kan kræve meget mere tid og arbejde at bruge denne metode. Desuden skal dine samlede udgifter til medarbejdernes virksomhed overstige 2 procent af din justerede bruttoindkomst for at gøre krav på dette fradrag.

Sådan gør du krav på kilometerpenge i skat

Medarbejdere kan spore deres kilometerpenge til og fra arbejdsforpligtelser, samtidig med at de dokumenterer formålet med hver tur, og gøre krav på deres kilometerpenge i overensstemmelse hermed på deres selvangivelser, men der gælder undtagelser. Ifølge IRS:

“En skatteyder må ikke anvende den erhvervsmæssige standardkilometersats for et køretøj efter at have anvendt en afskrivningsmetode under Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) eller efter at have gjort krav på et Section 179-fradrag for det pågældende køretøj. Derudover kan den erhvervsmæssige standardkilometersats ikke anvendes for mere end fire køretøjer, der anvendes samtidig.”

Og selv om dette måske er en selvfølge, kan medarbejderne ikke trække deres pendling fra, hvor vidunderligt det end ville være.

Det er også vigtigt at bemærke FLSA kickback-reglen, som er en undtagelse vedrørende kilometergodtgørelser, som virksomheder skal overholde, hvis deres medarbejdere tjener nær eller på mindstelønnen.

I henhold til Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) kan skatteydere ikke længere kræve et diverse specificeret fradrag for ikke-refusionsgodtgjorte rejseudgifter for medarbejdere. Dette fradrag blev fjernet fra skema A sammen med lignende fradrag. Dette påvirker dog ikke fradrag, som passende hævdes på et skema C for dem, der er selvstændige eller uafhængige kontrahenter.

Hvis du er selvstændig eller en uafhængig kontrahent, er dette reglerne for kørselsfradrag og pendling. Dine fradragsberettigede kilometer afhænger af, hvor dit primære forretningssted er placeret. Hvis du arbejder hjemmefra, er alle dine kilometer typisk fradragsberettigede, hver gang du sætter dig ind i din bil og kører til et formål, der er relateret til din virksomhed.

Som du kører for at mødes med en kunde og derefter vender direkte hjem, er hele turen ifølge IRS forretningsrelateret og derfor fradragsberettiget. Du kan også fratrække kørselsudgifter fra dit forretningssted til arbejdsrelaterede aktiviteter, selv om det blot drejer sig om at aflevere pakker på posthuset.

Hvis du driver din virksomhed fra et andet sted end dit hjem, kan du ikke fratrække de kilometer, du kører til dette sted, fordi det betragtes som pendling.

Kørepenge: erhvervsmæssig vs. privat

Det siger sig selv, at kun kilometer, der bruges til erhvervsmæssige formål, kan søges fradrag i skat, ikke kilometer, der bruges til private ture. Pendling til og fra dit kontor betragtes som en personlig rejse, og det samme gælder den kop kaffe, du stoppede for på vejen, selv om mange af os måske har brug for en daglig dosis koffein for at udføre vores arbejde.

Dette kan gøre tingene komplicerede, når det kommer til kilometerregistrering, da mange af os kører personlige ærinder, som f.eks. at hente vores renseri eller gøre et stop ved købmanden, samtidig med at vi måske kører af forretningsmæssige årsager.

Everlance tilbyder en nem løsning til at skelne mellem forretningsmæssige og personlige kørselsrejser, selv om de er blandet i den samme kørsel. Hver gang du sætter dig ind i bilen på vej til din næste destination, skal du åbne Everlance-appen.

Hvis du er på vej til et møde med en kunde på deres kontor, skal du blot stryge til højre for forretning. Hvis du skal mødes med en ven til middag efter et kundemøde, skal du bare stryge til venstre for privat. På denne måde registreres alle dine erhvervskørsler separat, og Everlance beregner endda dit fradrag med det samme baseret på standardkilometertaksten.

Everlance giver dig også mulighed for at spore andre typer af forretningsudgifter. Du skal blot tage et billede af din kvittering, og appen gemmer den sikkert i skyen. Du kan endda tilknytte dit kreditkort eller din bankkonto direkte for også at spore udgifterne på den måde.

Konklusion

Når det er tid til at forberede din skat, skal du blot downloade dine Everlance-rapporter om kilometertal og udgiftssporing og sende dem til din revisor. Everlance har banet vejen for at spare virksomheder og dem, der er selvstændige, tonsvis af tid, penge og besvær, når det kommer til at spore virksomhedens kilometertal og udgifter.

Hvad enten du er en virksomhedsejer med flere ansatte, eller du er selvstændig, tilbyder Everlance tilpassede planer at vælge imellem baseret på din egen virksomheds behov. Udforsk deres muligheder for kilometer- og udgiftssporing, og strømlin din bogføring, samtidig med at du eliminerer det gætteri og de fejl, der ofte følger med.