18 interne Kommunikationsstrategien für 2021

Aktualisiert im Januar 2021.

Wie man eine Botschaft vermittelt, ist genauso wichtig wie die Botschaft selbst. Auf die interne Kommunikation trifft dies sicherlich zu. Die Unternehmenskultur kann Ihrer Organisation in diesen Zeiten des Wandels einen wichtigen strategischen Vorteil verschaffen. Aber was Ihre Kultur ausmacht – Ziele, Werte und Praktiken – muss nach bewährten Verfahren effektiv vermittelt werden, wenn die Mitarbeiter sie verstehen und danach handeln sollen. Daher ist es wichtig, sich nicht nur darauf zu konzentrieren, was Sie kommunizieren, sondern auch, wie Sie es kommunizieren.

Im Jahr 2021 ist es an der Zeit, neue Taktiken einzuführen, die Ihre interne Kommunikationsstrategie verbessern und dafür sorgen, dass Ihr Team verbunden, engagiert und motiviert ist. Die folgenden 18 Best Practices für die interne Kommunikation werden Ihnen dabei helfen.

Visionen, Strategien & Kommunikation planen

Gute Ideen brauchen eine gute Strategie, um ihr Potenzial zu entfalten.

Reid Hoffman, Gründer von LinkedIn

Was soll die interne Kommunikation für Ihr Team und Ihr Unternehmen leisten? Wie wollen Sie das erreichen? Wo stehen Sie im Moment, und was muss verbessert werden? Wie schnell möchten Sie Ihre Ziele erreichen?

Nutzen Sie Ihre Antworten auf diese Fragen, um eine Strategie und/oder einen Plan für die interne Kommunikation zu erstellen. Wie Sie diesen Plan gestalten, bleibt Ihnen überlassen – Sie können ihn so einfach oder ausführlich, allgemein oder spezifisch gestalten, wie Sie möchten. Eine gut formulierte Strategie sollte Sie auf dem richtigen Weg halten und Ihnen helfen, den Erfolg der internen Kommunikation effizienter zu gestalten. Zumindest gibt sie Ihnen eine Vorstellung davon, wo Sie anfangen sollten.

Die richtigen Kommunikationsmittel einsetzen

Ich bin der festen Überzeugung, dass jedes Mittel, das die Kommunikation verbessert, tiefgreifende Auswirkungen darauf hat, wie Menschen voneinander lernen können.

– Bill Gates

Ihr Team hat viel zu tun, und das Letzte, was es braucht, ist ein internes Kommunikationssystem, das lästig und voller Reibungen ist. Glücklicherweise hat die zunehmende Bedeutung von Best Practices für die interne Kommunikation zahlreiche Softwareprogramme hervorgebracht, mit denen dies einfach und problemlos möglich ist. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mitmachen und Spaß daran haben.

Zu den Tools, die Best Practices für die interne Kommunikation fördern, gehören:

• Einführung von Unternehmens-Chat-Software wie Slack, Microsoft Teams oder Google Hangouts
• Nutzung von Cloud-Technologie wie Google Drive, wann immer dies möglich ist
• Nutzung einer Plattform für alle E-Mails, Kalender, Dokumente usw. (z. B. Google, Apple, Microsoft)
• Vermeiden Sie eine Überlastung mit E-Mails durch visuelle Kommunikation mittels digitaler Beschilderung

Sein Sie visuell

Visuelles drückt Ideen auf unterhaltsame Weise aus.

Kim Garst, CEO, Boom Social

Eine häufig zitierte Statistik besagt, dass 65 % der Bevölkerung visuelle Lerner sind, also ist es wahrscheinlich, dass es viele von ihnen an Ihrem Arbeitsplatz gibt. Wenn es richtig gemacht wird, vermitteln visuelle Darstellungen Informationen auf leicht verdauliche Weise und hinterlassen einen nachhaltigeren Eindruck als Text. Anstatt Plakate zu drucken, empfehlen wir Ihnen, digital zu arbeiten: Bringen Sie Fernseher in Ihren Büros an und nutzen Sie sie, um eine rotierende Auswahl an visuellen Botschaften zu zeigen.

Wägen Sie ab, ob Sie eine speziell entwickelte, cloudbasierte Digital Signage-Software – wie Enplug – verwenden wollen, um visuelle Inhalte in Ihrem Büro anzuzeigen. Diese Bildschirme können eine Reihe von Zwecken erfüllen, wie z. B.:

• Informieren Sie Ihr Team über Unternehmensankündigungen, offene Stellen, Verkaufs- und Marketingkennzahlen oder nicht unternehmensspezifische Informationen wie aktuelle Nachrichten und das Wetter
• Inspirieren Sie Ihr Team durch die Anzeige von Zielen,
• Unterhalten Sie Ihr Team mit Social-Media-Feeds, Live-Hashtag-Walls oder Teamfotos

Machen Sie die Kommunikation unterhaltsam

Spaß ist das Herzstück meines Geschäfts, und er war von Anfang an der Schlüssel zu allem, was ich gemacht habe.

Richard Branson

Vorbei ist die Vorstellung, dass es aus einem bestimmten Grund „Arbeit“ heißt und keinen Spaß machen soll. Eine Umfrage von PGi aus dem Jahr 2013 ergab, dass 88 % der Millennials in einem „lustigen und sozialen Arbeitsumfeld“ arbeiten möchten. Ebenso schätzen 90 % der Generation Z Arbeitsplätze, die Möglichkeiten für menschliche Kontakte bieten. Arbeit kann Spaß machen, aber auch produktiv sein, und das gilt auch für die interne Kommunikation.

Enplug hat zum Beispiel einen Slack-Kanal mit dem Titel „random“, in dem Teammitglieder verrückte Nachrichten, lustige YouTube-Videos und alles andere, was sie amüsant finden, teilen können. Auf diese Weise können die Mitarbeiter auf unterhaltsame Weise Dampf ablassen und gleichzeitig ein Gefühl der Kameradschaft entwickeln.

Messwerte einbeziehen, wann immer dies möglich ist

Alles, was gemessen und beobachtet wird, verbessert sich.

Bob Parsons, Gründer, GoDaddy

In der Lage zu sein, die Leistung des Unternehmens zu messen und zu sehen, kann Wunder für die Arbeitsmoral Ihres Teams bewirken. Metriken sollten die Mitarbeiter über die aktuelle und vergangene Leistung des Unternehmens, Leistungstrends, zu erreichende Ziele und erzielte Fortschritte informieren. Mithilfe von Digital Signage können Sie die Kennzahlen in Ihrem gesamten Büro anzeigen. Motivieren Sie Ihr Team auf verschiedenen Ebenen, indem Sie Kennzahlen für das Unternehmen, für Abteilungen oder sogar für Einzelpersonen anzeigen.

Das große Ganze nicht aus den Augen verlieren

Die Berufung auf ein höheres Ziel hilft allen, sich zusammenzuschließen und besser zusammenzuarbeiten.

Fran Maier, Gründerin von Match.com

Die Vermittlung spezifischer, zielgerichteter Informationen ist fantastisch, kann aber auf Kosten der übergreifenden Ziele, des Auftrags und anderer Komponenten der Unternehmenskultur gehen. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur alltägliche Dinge, sondern auch große Ideen kommunizieren, damit die Mitarbeiter daran erinnert werden. Fügen Sie Ihre Vision in E-Mails, digitalen Anzeigen oder internen Newslettern ein, um Ihr Team an das große Ganze zu erinnern. Schließlich sind sie ein wichtiger Teil von etwas, das größer ist als sie selbst.

Bieten Sie Kanäle für Feedback und Ideen

Unsere Geheimwaffe zum Aufbau der besten Kultur ist offenes & ehrliches Feedback. Jedes Teammitglied trägt jeden Tag zu unserem Leben bei HelloSign bei, daher ist es für uns entscheidend zu wissen, was funktioniert und noch wichtiger, was nicht funktioniert, damit wir uns ständig verbessern können.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Wussten Sie, dass „Feedback“ das kürzeste Wort in der englischen Sprache ist, das die Buchstaben a-b-c-d-e-f enthält? Abgesehen von dieser interessanten Tatsache ist Feedback für das Überleben und den Erfolg eines jeden Unternehmens unerlässlich. Dazu gehört natürlich das Feedback von Kunden, aber auch das Feedback von Mitarbeitern.

Was ist ein Gedanke oder eine Idee wert, wenn er bzw. sie nie geäußert wird? Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die Möglichkeit hat, Feedback zu geben und Ideen auszutauschen, sei es in Bezug auf den Arbeitsplatz, das aktuelle Produkt, potenzielle zukünftige Produkte oder das Unternehmen als Ganzes. Das kann ein Unternehmensforum sein, ein spezieller Kanal in der Chat-Software Ihres Unternehmens, ein Whiteboard im Büro oder ein Cloud-basierter Dienst. Ohne diese Kanäle können brillante Ideen und hilfreiche Kritik verpasst werden, was sich kein Unternehmen leisten sollte.

Fördern Sie abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit

Effektive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des beruflichen Erfolgs, ob auf zwischenmenschlicher, gruppenübergreifender, gruppeninterner, organisatorischer oder externer Ebene.

Mike Myatt, Gründer und Vorsitzender, N2Growth

Wenn eines Ihrer internen Kommunikationsziele darin besteht, Ihre Mitarbeiter dazu zu bringen, voneinander zu lernen, dann ist die abteilungsübergreifende Kommunikation der Schlüssel. Veranstalten Sie eine Q&A-Sitzung oder ein spezielles Treffen zwischen verschiedenen Abteilungen, damit sie miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten und Erkenntnisse austauschen können. Enplug zum Beispiel veranstaltet regelmäßig abteilungsspezifische Q&A-Sitzungen, in denen die Mitarbeiter Fragen an ein anderes Team als ihr eigenes stellen können. Dadurch wird nicht nur gelernt, sondern auch verhindert, dass sich die Abteilungen voneinander isoliert fühlen.

Kommunikationsüberlastung vermeiden

Effektive interne Kommunikation verbindet die Menschen nicht nur miteinander, sondern auch mit den richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Marijn Deurloo, CEO, imgZine

Im Zeitalter des Internets haben wir Zugang zu mehr Informationen und sofortiger Korrespondenz als je zuvor, was sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein kann. Bei der internen Kommunikation gilt: Weniger ist mehr. Halten Sie die Dinge einfach, kurz und auf den Punkt gebracht. Ziehen Sie in Erwägung, Ihren internen Newsletter seltener zu verschicken oder weniger Metriken darzustellen. Konzentrieren Sie sich darauf, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen zu senden. Ihr Team wird es Ihnen danken.

Nicht nur informieren – zum Handeln anregen

Unternehmen, die wettbewerbsfähig und erfolgreich bleiben wollen, müssen sicherstellen, dass sie ihre Kollegen einbeziehen, motivieren und inspirieren.

Viktoria Tegard, Leiterin der internen Kommunikation, Virgin Atlantic Airways

Es ist notwendig, Ihr Team in erster Linie zu informieren, aber Ihre internen Kommunikationspraktiken sollten letztendlich zum Handeln führen. Wie Viktoria Tegard von Virgin Atlantic in dem obigen Zitat andeutet, sollte die interne Kommunikation Ihr Team einbeziehen, motivieren und inspirieren, über sich hinauszuwachsen.

Das können Sie erreichen, indem Sie:

• Aufforderungen zum Handeln in die Nachrichten aufnehmen
• Motivierende Zitate, die Mission und die Ziele Ihres Unternehmens usw. teilen.
• Angebot, Einzelpersonen oder Teams für bestimmte Leistungen zu belohnen

Öffnen Sie die Kommunikationslinien

Kommunikation kann nicht immer nach dem Top-down-Modell erfolgen. Angesichts des Informationsflusses in der heutigen Geschäftswelt müssen Führungskräfte meisterhafte Zuhörer sein; sie müssen in der Lage sein, sowohl zu empfangen als auch zu senden.

Joseph Badaracco, Professor für Wirtschaftsethik, Harvard Business School

Beschränken Sie Ihre „Politik der offenen Tür“ nicht auf Ihre Büroräume. Ihr internes Kommunikationssystem sollte es jedem Mitarbeiter leicht machen, mit einem anderen Mitarbeiter des Unternehmens Kontakt aufzunehmen, auch mit der oberen Führungsebene. Wenn Sie die Kommunikationswege auf diese Weise öffnen, fühlen sich die Teammitglieder nicht eingeschüchtert, sondern willkommen, miteinander zu sprechen. Ganz gleich, ob Sie ein großes Unternehmen oder ein Startup sind, diese Praxis der internen Kommunikation überbrückt Klüfte und hilft dabei, aufgeschlossene, ehrliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern aufzubauen.

Transparenz aufrechterhalten

„Transparenz beginnt mit einer Änderung der Denkweise.“

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Wie Kevan Lee von Buffer oben sagt, ist Transparenz mehr als nur eine Richtlinie, sie ist eine Denkweise. Transparenz ist für Ihre interne Kommunikation von entscheidender Bedeutung, denn sie schafft Vertrauen, Verantwortlichkeit und einen offenen Dialog. Wenn Ihr Team das Gefühl hat, in bestimmten Angelegenheiten im Dunkeln gelassen zu werden, traut es sich vielleicht nicht, Fragen zu stellen und seine Gedanken zu diesen Themen mitzuteilen. Natürlich können nicht alle Informationen für alle zugänglich gemacht werden, aber zumindest ein gewisses Maß an Transparenz kann enorme Auswirkungen auf die Harmonie und das Verhältnis innerhalb Ihres Unternehmens haben.

Fördern Sie die unternehmensbezogene Nutzung sozialer Medien

Soziale Medien am Arbeitsplatz nicht zu nutzen, macht ungefähr so viel Sinn wie das Telefon oder die E-Mail nicht zu nutzen.

Ryan Holmes, Gründer und CEO, Hootsuite

Wir wissen, was Sie jetzt vielleicht denken: „Soziale Medien haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen.“ Aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass sie in gewisser Weise sogar gefördert werden sollten? Lassen Sie Ihr Team Fotos von sich bei der Arbeit und im Büro auf Facebook, Twitter, Instagram usw. veröffentlichen und die offizielle Unternehmensseite markieren. Das ist nicht nur gut für das Engagement und die Moral der Mitarbeiter, sondern auch für die Bekanntheit des Unternehmens und dafür, dass Sie ein Gesicht zeigen, wer Sie sind und was Sie tun.

Teilen Sie Branchennachrichten, Trends und Einblicke

Wenn Sie den Leuten keine Informationen geben, werden sie etwas erfinden, um die Lücke zu füllen.

Carla O’Dell, CEO, American Productivity and Quality Center

Ihr Team ist nicht nur Teil eines Unternehmens, sondern auch Teil einer Branche. Alle Teammitglieder, vom CEO bis zum Webdesigner, sollten über die neuesten Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden sein. Ermuntern Sie sie, Neuigkeiten, Markttrends, Meinungsartikel und andere branchenbezogene Informationen untereinander auszutauschen. Ähnlich wie bei Nummer 6 möchten Sie, dass Ihr Team das Gefühl hat, zu etwas Größerem als sich selbst beizutragen und etwas zu verändern, was ein starker Motivator ist.

Nutzen Sie die interne Kommunikation, um Erfolge anzuerkennen und zu loben

Anerkennung ist kein knappes Gut. Man kann sie nicht verbrauchen oder ausgehen.

Susan M. Heathfield, HR-Expertin, About.com

Das kleinste Lob kann viel bewirken, vor allem in einer Zeit, in der sich die Mitarbeiter wertgeschätzt und geschätzt fühlen wollen. Eine Umfrage der American Psychological Association aus dem Jahr 2012 ergab, dass Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, „ein höheres Maß an Engagement, Zufriedenheit und Motivation“ zeigen. Das kann so einfach sein wie die Bekanntgabe von individuellen oder abteilungsspezifischen Erfolgen über Ihre Chat-Software, Ihren internen Newsletter oder andere Kanäle. Diese Best Practice ist nicht nur für die Moral der Mitarbeiter von Vorteil, sondern auch für die Produktivität und das Wachstum Ihres Unternehmens.

Schaffen Sie ein kundenorientiertes Team mit Personas

Die beste Möglichkeit, Teammitgliedern zu helfen, sich auf Kunden zu konzentrieren? Erwecken Sie die Kunden zum Leben.

Alison Davis, CEO & Gründerin, Davis & Company

Alison schlägt vor, die besten Methoden der internen Kommunikation zu nutzen, um Ihre Mitarbeiter auf die Kunden auszurichten. Erstellen Sie „Profile typischer Kunden mit Fotos, demografischen Daten, Vorlieben und Abneigungen – einschließlich der Fernsehsendungen, die sie sehen (Walking Dead oder Downton Abbey?) und der Snacks, die sie bevorzugen (Edamame oder Beef Jerky?). Auf diese Weise werden die Kunden lebendig, greifbar und in den Mittelpunkt gerückt. Geben Sie diese Personas häufig an Ihr Team weiter – in Gesprächen, Newslettern oder sogar über digitale Beschilderung in Ihren Büros.

17. Werben Sie für Mitarbeiterressourcen und Schulungen

Mitarbeiter wollen wissen, dass ihr Unternehmen genauso viel in ihre persönliche und berufliche Entwicklung investiert wie sie selbst. Kommunizieren Sie, welche Ressourcen Ihr Unternehmen zur Verfügung stellt, damit die Mitarbeiter nicht auf fantastische Möglichkeiten verzichten müssen.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Ihre interne Kommunikation sollte konsequent vermitteln, welche Vorteile und Ressourcen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen. Dies kann alles umfassen, von der Basis-Krankenversicherung und 401K-Plänen bis hin zu vom Unternehmen gesponserten Seminaren, außerbetrieblichen Schulungsmöglichkeiten und karrierefördernden Workshops. Nutzen Sie eine Kombination aus E-Mail, Chat, digitaler Beschilderung, internen Blogs oder persönlichen Teambesprechungen, um die Botschaft zu verbreiten. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, in ihre eigene persönliche und berufliche Entwicklung zu investieren, profitieren langfristig alle davon.

Lernziele können auch von einzelnen Mitarbeitern mit Hilfe ihrer Vorgesetzten formell festgelegt werden. Darauf aufbauend können Aktivitäten wie Tage der offenen Tür oder regelmäßige Lernsynchronisationen eingerichtet werden. Die Lerngespräche finden mit jedem statt, der Ihnen etwas zur Erreichung Ihrer Lernziele anbieten kann. Als Manager können Sie Ihre Teammitglieder mit Personen bekannt machen, die ein informelles Coaching oder Mentoring anbieten können. Diese Lernsynchronisationen können auch die Form eines Buchclubs annehmen. Führen Sie eine Liste mit nützlichen Büchern und Themen, für die sich Ihre Mitarbeiter interessieren, und dokumentieren Sie das Gelernte, um es an ein breiteres Unternehmenspublikum weiterzugeben.

Open Houses können sich ebenfalls hervorragend für informelle Diskussionen eignen, vor allem wenn die Teams über verschiedene Standorte verteilt sind. SoundCloud bietet offene Treffen an, die jeder ankündigen und im Intranet des Unternehmens einrichten kann. Das Format ist flexibel und ermöglicht es den Teams, Erkenntnisse mit anderen Teams auszutauschen, mit denen sie vielleicht nicht so oft zu tun haben. Designteams können dem Marketingteam Prototypen vorstellen, die für eine bevorstehende Markteinführung nützlich sein können, oder das Datenteam hat interessante Eigenschaften eines Segments entdeckt, die dem Produktteam helfen können.

18. Denken Sie wie ein Vermarkter

„Es ist an der Zeit, dass die Mitarbeiter-Kommunikatoren anfangen, wie Vermarkter zu denken, indem sie die richtigen Informationen zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal an den richtigen Mitarbeiter weitergeben.“

– Shel Holtz, Direktor für interne Kommunikation und Befürworter

Manchmal fühlt sich die Mitarbeiterkommunikation wie ein nachträglicher Einfall an – sie bekommt die Budgetkrümel, die von Werbung, Marketing und PR übrig bleiben. Eines der eklatantesten Beispiele ist der Mangel an ausgefeilten Instrumenten für die interne Kommunikation. Unsere Kollegen im Marketing sind in der Lage, Botschaften und Informationen auf der Grundlage einer Vielzahl von Kriterien gezielt an einzelne Personen zu richten, doch das meiste, was an die Mitarbeiter geht, ist eine Einheitsgröße.

Wie Dan Woods, der CEO von Evolved Media, sagt: „Spotify weiß, was wir hören. Netflix kann vorhersagen, was wir sehen werden. Uber weiß genau, wann und wo es uns abholen muss. All diese Tools machen unser Leben außerhalb der Arbeit einfacher. Warum also verlassen wir uns immer noch auf veraltete Methoden, um mit unseren Mitarbeitern zu kommunizieren?“

Wir müssen Daten nutzen, um zu wissen, was unsere Mitarbeiter brauchen und wann sie es brauchen. Vor mindestens einem Jahrzehnt enthielt die Intranet-Homepage von IBM Informationen darüber, was der einzelne Mitarbeiter an diesem Tag zu tun hatte, sowie Links zu Ressourcen, die dem Mitarbeiter bei der Erledigung seiner Aufgaben helfen sollten. Heute sollte diese Art der Kommunikation über viele Kanäle hinweg kinderleicht sein – mit den Daten, die es uns ermöglichen, relevante Inhalte an die richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten.

Wir müssen das Konzept allerdings der Führungsebene verkaufen, wenn wir das nötige Budget erhalten wollen, um den Mitarbeitern diese Art von Erfahrung zu bieten. Ein Relaunch des alten Intranets wird nicht ausreichen. Wir müssen uns dazu verpflichten, bei der personalisierten Mitarbeiterkommunikation den gleichen Ansatz zu verfolgen wie unsere Freunde im Marketing bei den Kunden.

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Über Enplug

Internationale Kommunikatoren auf der ganzen Welt verwenden Enplug, um die TV-Bildschirme in ihren Büros in visuelle, interaktive Kommunikationsmittel zu verwandeln. Von Ankündigungen und Mitarbeiteranerkennungen bis hin zu Social Media und Newsfeeds, Metrik-Dashboards und Konferenzraumkalendern – Enplug ist leistungsstark genug für jedes Unternehmen und einfach zu bedienen.