Man sollte meinen, dass es im Interesse Ihrer Mitarbeiter liegt, sich an das Ein- und Ausstempeln zu erinnern, um sicherzustellen, dass sie für die geleistete Arbeitszeit bezahlt werden, aber Tatsache ist, dass Menschen vergesslich sind, und manchmal vergessen Arbeitnehmer es einfach. Für Arbeitgeber ist es wichtig, die Arbeitnehmer zu ermutigen, immer pünktlich zu erscheinen, um sich die Kosten für nicht geleistete Arbeitsstunden zu ersparen. Die American Payroll Association (APA) schätzt, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer zwischen 50 Minuten und 4.5 Stunden pro Woche, indem sie zu spät kommen, zu früh gehen und längere Pausen einlegen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter pünktlich erscheinen und nur für die geleisteten Stunden bezahlt werden.
Es kann zwar manchmal schwierig sein, Ihr gesamtes Team für eine konsequente Zeiterfassung zu gewinnen, aber die gute Nachricht ist, dass es Dinge gibt, die Sie tun können, um sie daran zu erinnern, ihre Arbeitszeit einzuhalten. Hier sind sechs Möglichkeiten, wie Sie ihnen helfen können, sich daran zu erinnern.
1.Bieten Sie Anreize
Manchmal brauchen Ihre Mitarbeiter nur einen kleinen Anreiz. Eine Belohnung für Mitarbeiter, die am Ende eines jeden Quartals konsequent an die Stechuhr denken, kann Ihr Team ermutigen und motivieren, sich mehr anzustrengen.
2.Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, E-Mail-Erinnerungen einzurichten
Sie können Ihre Mitarbeiter ermutigen, Erinnerungen einzurichten. Das kann ein Alarm auf ihrem Telefon sein oder sogar ein Eintrag in ihrem Kalender, der auf ihrem Bildschirm erscheint und sie daran erinnert, wann sie sich einloggen sollen. Da die meisten Ihrer Mitarbeiter ihr Telefon bei sich tragen, wenn sie durch die Tür kommen, oder wahrscheinlich als Erstes ihre E-Mails abrufen, kann dies eine gute Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass sie das Memo erhalten.
3.Erstellen Sie ein Buddy-System
Nutzen Sie das Buddy-System! Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ermutigen, aufeinander aufzupassen, können Sie dafür sorgen, dass alle pünktlich zur Arbeit erscheinen. Ziehen Sie in Erwägung, dass sich die Mitarbeiter zu Teams zusammenschließen, um sich gegenseitig an die Zeiterfassung zu erinnern.
4.Machen Sie es ihnen leicht
Überlegen Sie, wie Sie die Zeiterfassung so mühelos wie möglich gestalten können. Die Einführung eines Online-Zeiterfassungssystems mit einem digitalen Zugangspunkt auf dem Computer der Mitarbeiter erleichtert ihnen das Stempeln – und macht es ihnen schwer, es zu vergessen. Eine moderne Zeiterfassungslösung kann auch verhindern, dass Arbeitnehmer die Zeit, die sie während ihrer Schicht gearbeitet haben, überschätzen – etwas, das 43 Prozent der stundenweise beschäftigten Arbeitnehmer laut einer Studie des Beratungsunternehmens für Zeiterfassungssoftware Software Advice zugegeben haben.
5.Betonen Sie die Vorteile
Vergessen Sie nicht, Ihren Mitarbeitern die Vorteile des Stempelns zu erklären. Effizienz, verbesserte Genauigkeit bei der Lohnabrechnung und Zugang zu aktuellen Zeitaufzeichnungen sind nur einige der Vorteile, die eine genaue Zeiterfassung mit sich bringt.
6.Erwägen Sie disziplinarische Maßnahmen
Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass Sie über ein Disziplinarverfahren für Arbeitnehmer verfügen, die es ständig versäumen, sich an- und abzumelden. Sie sind zwar verpflichtet, Ihre Arbeitnehmer für die geleistete Arbeit zu bezahlen, aber Sie können auch andere Maßnahmen ergreifen, um sie daran zu erinnern, in Zukunft zu stempeln. Ziehen Sie beispielsweise eine mündliche Verwarnung in Betracht, gefolgt von einer schriftlichen Verwarnung, dann eine Suspendierung und in extremen Fällen sogar eine Kündigung.
Schließlich ist es zwar verlockend, Arbeitnehmern, die sich nicht melden, den Lohn zu kürzen, doch sollten Sie dies nicht tun. Der Fair Labor Standards Act überträgt die Verantwortung für die Zeiterfassung auf die Arbeitgeber und verlangt, dass Sie Ihre Mitarbeiter für die geleisteten Stunden bezahlen. Wenn Sie ein Problem damit haben, dass Ihre Mitarbeiter vergessen haben, sich an- und abzumelden, sollten Sie die Einführung eines Disziplinarverfahrens in Betracht ziehen und sicherstellen, dass Ihr Team sich über die Bedeutung einer genauen Zeiterfassung im Klaren ist – und sich der Konsequenzen eines Versäumnisses bewusst ist.