Der ultimative Leitfaden für einen wirklich effektiven Procure-to-Pay-Prozess

Der Ablauf des Procure-to-Pay-Prozesses

Auf der Grundlage der Unternehmenspraxis und der jeweiligen Anforderung wählen die Beschaffungsverantwortlichen die wichtigsten Phasen eines Procure-to-Pay-Prozesses. Hier sind neun logische Schritte eines idealen Procure-to-Pay-Prozesses.

Schritt 1: Bedarf ermitteln

Der erste Schritt eines Procure-to-Pay-Prozesses besteht darin, die geschäftlichen Anforderungen mit Hilfe von funktionsübergreifenden Interessengruppen zu ermitteln und zu definieren. Sobald ein gültiger Bedarf ermittelt ist, erstellen die Beschaffungsteams hochrangige Spezifikationen für Waren/Produkte und Leistungsbeschreibungen (TOR) für Dienstleistungen sowie Arbeitsbeschreibungen (SOW).

Schritt 2: Erstellen von Bestellanforderungen

Nach Fertigstellung der Spezifikationen/TOR/SOW wird eine formelle Bestellanforderung erstellt. Ein Anforderer reicht das ausgefüllte Bestellanforderungsformular ein, nachdem er sichergestellt hat, dass alle erforderlichen administrativen Anforderungen erfüllt sind. Bestellanforderungen können für jede Art von Beschaffung erstellt werden, von Standardkäufen bis hin zu Unteraufträgen und Konsignationen.

Schritt 3: Genehmigung von Bestellanforderungen

Die eingereichten Bestellanforderungen werden dann von Abteilungsleitern oder Beschaffungsbeauftragten geprüft. Die Genehmiger können eine Bestellanforderung entweder genehmigen oder ablehnen, nachdem sie den Bedarf bewertet, das verfügbare Budget überprüft und das Bestellanforderungsformular validiert haben. Unvollständige Bestellanforderungen werden zur Korrektur und Wiedervorlage an den Initiator zurückgewiesen.

Schritt 4: Erstellen einer Bestellung/eines Spontankaufs

Wenn die angeforderten Waren/Produkte Merkmale wie nicht verwaltete Kategoriekäufe, einmalige Käufe oder geringwertige Waren aufweisen, kann ein Spontankauf durchgeführt werden. Andernfalls werden Bestellungen aus genehmigten Bestellanforderungen erstellt.

Schritt 5: Bestellungsgenehmigung

Bestellungen durchlaufen nun eine Genehmigungsschleife, um die Rechtmäßigkeit und Genauigkeit der Spezifikationen sicherzustellen. Genehmigte Bestellungen werden dann an die Lieferanten versandt. Nach Prüfung der Bestellung können die Lieferanten die Bestellung entweder genehmigen, ablehnen oder eine Verhandlung einleiten. Wenn ein Beamter eine Bestellung genehmigt, wird ein rechtsverbindlicher Vertrag aktiviert.

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Schritt 6: Wareneingang

Wenn der Lieferant die versprochenen Waren/Dienstleistungen liefert, prüft der Einkäufer die gelieferten Produkte oder Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den Vertragsbedingungen entsprechen. Der Wareneingang wird dann auf der Grundlage der im Kaufvertrag oder in der Bestellung festgelegten Normen genehmigt oder abgelehnt.

Schritt 7: Lieferantenleistung

Auf der Grundlage der im vorherigen Schritt gewonnenen Daten wird die Lieferantenleistung bewertet. Eine Reihe von Faktoren wie Qualität, Termintreue, Service, Vertragstreue, Reaktionsfähigkeit und Gesamtbetriebskosten (TCO). Nicht erbrachte Leistungen werden in bestehenden Verzeichnissen und Informationssystemen für künftige Referenzzwecke gekennzeichnet.

Schritt 8: Rechnungsfreigabe

Nach der Freigabe eines Wareneingangs wird ein dreifacher Abgleich zwischen der Bestellung, der Lieferantenrechnung und dem Wareneingang durchgeführt. Wenn keine Unstimmigkeiten festgestellt werden, wird die Rechnung genehmigt und an das Finanzteam zur Auszahlung weitergeleitet. Bei Unstimmigkeiten wird die Rechnung mit einem Ablehnungsgrund an den Lieferanten zurückgeschickt.

Schritt 9: Lieferantenzahlung

Nach Erhalt einer genehmigten Rechnung bearbeitet das Finanzteam die Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen. Etwaige Vertragsänderungen oder Überprüfungen der liquidierten finanziellen Sicherheit werden berücksichtigt. Eine an einen Lieferanten geleistete Zahlung fällt unter eine der folgenden fünf Arten: Vorauszahlung, Teilzahlung, Abschlags- oder Ratenzahlung, Abschlusszahlung und Einbehaltung.

Best Practices im Procure-to-Pay-Prozess

Die folgenden fünf Best Practices können Unternehmen helfen, die Effizienz und Effektivität ihres Procure-to-Pay-Prozesses zu verbessern:

• Einführung von Procure-to-Pay-Software
• Transparenz des Prozesses sicherstellen
• Einbindung der Lieferanten verbessern
• Bestand optimieren
• Vertragsmanagement rationalisieren

Wie kann Procure-to-Pay-Software die Effizienz im Einkauf steigern?

Ein aktueller Gartner-Bericht behauptet, dass bis 2025 mehr als 50 % der Unternehmen weltweit eine cloudbasierte Procure-to-Pay-Suite einsetzen werden. Cloud-basierte Beschaffungstools wie Kissflow gewinnen an Zugkraft, da Unternehmen mehr über die Vorteile und Kosteneinsparungsmöglichkeiten durch den Einsatz von Beschaffungssoftware erfahren.

Procure-to-pay-Software integriert Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen in einer einzigen Schnittstelle. Die Automatisierung von Procure-to-Pay kann den Prozess rationalisieren, die Ausgaben optimieren, die Einhaltung von Vorschriften verbessern, die Kosten senken und das Risiko mindern.

Umfassende Procure-to-Pay-Lösungen wie Kissflow Procurement Cloud bieten eine Reihe von Funktionen, darunter:

1. Bestellanforderungen und Genehmigungen

Wer eine Bestellanforderung sendet, gibt einfach die entsprechenden Details in Ihr Beschaffungstool ein, wählt das gewünschte Produkt/die gewünschte Dienstleistung aus und wählt seinen bevorzugten Lieferanten aus einer Stammdatenbank aus.

Eine digitale Procure-to-Pay-Suite leitet die Bestellanforderung auch an alle Beteiligten und Genehmigenden weiter, und zwar in der richtigen Reihenfolge, ohne dass einer von ihnen auch nur eine E-Mail zu der Anforderung senden muss.

2. Bestellmanagement

Die meisten Procure-to-Pay-Lösungen erstellen automatisch Bestellungen aus genehmigten Bestellanforderungen und leiten den Bestellversandprozess ein. Das reicht vom Senden mehrerer Batch-Bestellungen an einen einzigen Lieferanten bis hin zur Erstellung mehrerer Bestellungen aus einer einzigen Bestellanforderung.

3. Digitalisiertes Lieferantenmanagement

Die Digitalisierung des Lieferantenmanagements verändert die Art und Weise, wie Ihr Beschaffungsteam die Leistung des Lieferanten beurteilt und bewertet. Statt eines hoffnungsvollen „Ich glaube, dieser Hardware-Lieferant, mit dem wir 2013 gearbeitet haben, hat tolle Rabatte angeboten, aber ich habe seinen Namen vergessen“, können Sie sich auf bequem zugängliche und zuverlässige Lieferantendaten aus Ihrem Beschaffungssystem verlassen.

Mit Ihrem Procure-to-Pay-Tool, das die Daten zur Leistung des Anbieters – Preise, Rabatte, Einhaltung von Lieferplänen, Einhaltung von Richtlinien usw. – verarbeitet, können Sie für jedes Geschäft den besten Anbieter auswählen, und zwar jedes Mal, wenn Sie diese Wahl treffen müssen.

3. Rechnungsabgleich

Mit Procure-to-Pay-Software können Unternehmen den Wareneingang bestätigen und Rechnungsinformationen erfassen. Unternehmen können Rechnungen genehmigen, Ausnahmen verwalten, Bestellungen abgleichen und mit elektronischen Zahlungen oder dem Kreditorenbuchhaltungssystem integrieren.

4. Einblicke in die Beschaffung

Einer der besten Aspekte bei der Einführung der digitalen Beschaffung sind Berichte und Analysen, die Ihnen helfen zu verstehen, was gut läuft und welche ineffizienten Prozesse Sie Geld kosten.

Da die Beschaffung eine ausgabenintensive Abteilung ist, ist es gut, Prozesstransparenz und Einblick in jeden Prozess zu haben, von der Kaufanfrage bis zur Rechnungsgenehmigung. Mit benutzerdefinierten Berichten und Analysen können Sie den Status jeder Aufgabe sofort abrufen, die Leistungskennzahlen der Lieferanten analysieren und vieles mehr.

Empfohlene Lektüre:

• Die 6 größten Herausforderungen im Beschaffungswesen und wie man sie meistert
• 5 Fortschritte in der Technologie, die das Beschaffungswesen jetzt annehmen muss
• Wie manuelle Prozesse Ihre Beschaffungsbemühungen zunichte machen

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Procure-to-Pay-Lösungen aus, die Lieferanten digital verbinden, Organisationen, Richtlinien und Prozesse verbinden, eröffnen neue Einsparmöglichkeiten. Von der Vermeidung manueller Dateneingaben bis hin zur Verbesserung der Ausgabentransparenz – automatisierte Beschaffungssoftware deckt alle bestehenden Prozesslücken auf.

Die Procurement Cloud von Kissflow nutzt die Leistungsfähigkeit von Workflows, digitalen Formularen, Cloud-Technologien, intelligenten Prozessen und detaillierten Analysen, um Ihnen dabei zu helfen, mehr Nutzen aus dem Procure-to-Pay-Prozessfluss zu ziehen. Die Lösung deckt den gesamten Prozess von der Anfrage über die Bestellung bis hin zur Bezahlung ab. Kissflow lässt sich auch nahtlos in Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software integrieren.

Mit Kissflow können Sie den gesamten Procure-to-Pay-Zyklus digitalisieren und alle Einkaufsprozesse umfassend verbessern. Sagen Sie Hallo zu einem digitalisierten Procure-to-Pay-Prozess mit Kissflow Procurement Cloud und finden Sie heraus, warum es die beste Option ist, Ihren Beschaffungsprozess zu transformieren.