Erstellen einer Rechnung anhand eines Kostenvoranschlags in 3 einfachen Schritten: Eine Anleitung für kleine Unternehmen

Die Erstellung einer Rechnung auf der Grundlage eines Kostenvoranschlags ist eine gute Idee, da Sie die Posten und Kosten übernehmen, die Ihr Kunde bereits genehmigt hat, so der Houston Chronicle. Außerdem wird dadurch die Rechnungsstellung wesentlich vereinfacht, was wichtig ist, da Rechnungen der Schlüssel zur Bezahlung sind.

Die Umwandlung eines Kostenvoranschlags in eine Rechnung muss kein mühsamer Prozess sein. Die Buchhaltungssoftware macht es einfach. Mit den folgenden einfachen Schritten können Sie die Informationen auch manuell übertragen.

In diesem Artikel werden wir behandeln:

• Übernehmen der Informationen
• Anpassen der Rechnung
• Änderungen erläutern

Übernehmen der Informationen

Erstellen einer Rechnung mit einer Buchhaltungssoftware

In der Regel ist es recht einfach, einen vorhandenen Kostenvoranschlag mit einer Buchhaltungssoftware in eine Rechnung umzuwandeln.

In FreshBooks rufen Sie die Seite mit den Kostenvoranschlägen über das Menü auf, markieren den Kostenvoranschlag, den Sie umwandeln möchten, und klicken dann auf „In Rechnung umwandeln“. Anschließend können Sie die neue Rechnung nach Ihren Wünschen bearbeiten und online versenden oder ausdrucken, um sie per Post zu verschicken.

Freshbooks verfügt auch über Funktionen, mit denen Sie auf einfache Weise Kostenvoranschläge und Rechnungen mithilfe professioneller Vorlagen erstellen können.

Rechnung manuell erstellen

Kopieren Sie die Projektinformationen aus Ihrem Kostenvoranschlag in eine Rechnungsvorlage (Sie können diese kostenlose Rechnungsvorlage herunterladen). Wenn Sie mit progressiver Rechnungsstellung arbeiten, d. h. nur einen Teil des Projekts in Rechnung stellen, kopieren Sie nur die Positionen und Kosten, die Sie jetzt in Rechnung stellen möchten.

Einige Kleinunternehmen ziehen es vor, einen Prozentsatz der Arbeits- oder Materialkosten in Rechnung zu stellen. Selbst wenn Sie einen Kostenvoranschlag mithilfe einer Buchhaltungssoftware automatisch in eine Rechnung umwandeln, müssen Sie Ihre Arbeits- oder Materialkosten möglicherweise manuell anpassen, so der Houston Chronicle.

Sie können auch Ihren bestehenden Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln. Verwenden Sie das von Ihnen bevorzugte Format, sei es Word, Excel, Google Docs oder PDF. Im nächsten Schritt besprechen wir, welche Felder Sie ändern müssen.

Rechnung anpassen

Jetzt ist es an der Zeit, die Informationen aus Ihrem Kostenvoranschlag anzupassen, um daraus eine Rechnung zu machen.

Fragen Sie sich zuerst:

• Haben sich Einzelposten oder Preise geändert?
• Wollen Sie das gesamte Projekt oder nur einen Teil davon in Rechnung stellen? Wenn letzteres der Fall ist, verwenden Sie die Techniken der progressiven Rechnungsstellung aus Schritt eins.

Die folgenden Informationen bleiben gleich:

• Kontaktinformationen für Sie und Ihren Kunden
• Ihr Logo
• Leistungen und Kosten aus Ihrem Kostenvoranschlag, die Sie in Rechnung stellen möchten

Sie müssen Folgendes ändern:

• Ändern Sie das Datum in das heutige Datum
• Ändern Sie die Nummer des Kostenvoranschlags in eine Rechnungsnummer
• Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Zahlung (oder die Zahlungen) ein
• Entfernen Sie alle Fristen oder Termine für die Fertigstellung des Projekts
• Überprüfen Sie, ob Sie die richtigen Dienstleistungen und Kosten angeben
• Löschen Sie alle Bedingungen des Kostenvoranschlags, wie z. B. die Gültigkeitsdauer des Kostenvoranschlags
• Löschen Sie alle Hinweise darauf, welche Dienstleistungen und Kosten vom Kostenvoranschlag ausgeschlossen sind
• Überprüfen Sie die Umsatzsteuer und den fälligen Gesamtbetrag
• Fügen Sie die Zahlungsbedingungen ein (einschließlich der Zahlungsmodalitäten und eventueller Verzugsgebühren)

Brauchen Sie Hilfe beim Ausfüllen Ihrer Rechnung? In diesem Artikel erfahren Sie genau, wie Sie eine professionelle Rechnung schreiben.

Hier ist ein Beispiel für eine Rechnung in FreshBooks, die alle wichtigen Elemente enthält:

Quelle: FreshBooks

Erläutern Sie alle Änderungen

Alle Posten oder Kosten in der Rechnung, die sich von dem unterscheiden, was in Ihrem Kostenvoranschlag steht, müssen vorab mit dem Kunden geklärt werden. Bereiten Sie zunächst einen aktualisierten Kostenvoranschlag vor, der vom Kunden genehmigt werden muss. Wenn Sie einfach eine Rechnung mit nicht genehmigten Änderungen einreichen, schadet das Ihrer Beziehung zum Kunden und macht es unwahrscheinlicher, dass Sie bezahlt werden.

Wenn der Kunde die Änderungen des Projektumfangs genehmigt hat, fügen Sie Ihrer Rechnung einen Hinweis auf die aktualisierte Kostenvoranschlagsnummer bei. Fügen Sie gegebenenfalls einen separaten Posten mit zusätzlichen Kosten ein.

Prüfen Sie Ihre Arbeit noch einmal und schicken Sie die Rechnung dann an Ihren Kunden. Senden Sie sie per E-Mail oder drucken Sie sie aus und schicken Sie sie per Post, je nachdem, was Ihr Kunde bevorzugt. Tragen Sie das Fälligkeitsdatum für die Zahlung(en) in Ihren Kalender ein, falls Sie sich noch einmal mit Ihrem Kunden in Verbindung setzen müssen.

Die Leute fragen auch:

• Wie verwandelt man einen Kostenvoranschlag in ein Angebot?
• Wie wandelt man einen Kostenvoranschlag in eine Bestellung um?
• Wie wandelt man eine Rechnung in einen Kostenvoranschlag um?

Wie wandelt man einen Kostenvoranschlag in ein Angebot um?

Sie können einen Kostenvoranschlag nicht in ein Angebot umwandeln. Sie können jedoch einen Kostenvoranschlag in ein Angebot umwandeln.

Dennoch werden die Begriffe „Angebot“ und „Ausschreibung“ laut ThoughtBubble oft synonym verwendet.

Definitionsgemäß ist ein Angebot ein Dokument, das von einem Unternehmen (dem Käufer) erstellt wird. Es umreißt das Projekt und fordert Angebote von Lieferanten an.

• Eine Regierungsbehörde schickt beispielsweise eine Ausschreibung an drei Auftragnehmer, um Angebote für die Renovierung ihres Büros einzuholen. Die Unternehmen geben jeweils ein Angebot ab, in dem sie angeben, wie viel sie für die Durchführung des Projekts verlangen würden. Die Behörde wählt dann aus den drei Angeboten einen Gewinner aus.

Um einen Kostenvoranschlag in ein Angebot umzuwandeln, gehen Sie wie folgt vor:

1. Prüfen Sie die Ausschreibung des Käufers (auch „Request for Proposals“ oder „RFP“ genannt). Möglicherweise haben Sie einen allgemeinen Kostenvoranschlag erstellt, bevor Sie sich mit den spezifischen Anforderungen des Käufers befasst haben. In der Ausschreibung sollte angegeben werden, wie die Kosten aufzuschlüsseln und zu vermerken sind.
2. Fügen Sie eine detaillierte Aufschlüsselung hinzu, wenn dies in der Ausschreibung gefordert wird. Dies könnte Personal-/Management-/Verwaltungszeit und -kosten, Schätzungen der erstattungsfähigen Ausgaben und Kosten in jeder Phase des Projekts (z. B. wöchentlich oder monatlich) umfassen.
3. Bewerten Sie Ihre Gesamtprojektkosten neu. Wenn Ihr Angebot angenommen wird, müssen Sie sich zu diesen Kosten verpflichten (im Gegensatz zu einem Kostenvoranschlag, der nur ein Näherungswert ist).
4. Überprüfen Sie, ob Sie die Mehrwertsteuer einkalkuliert haben, geben Sie an, welche Währung Sie verwenden, und geben Sie Ihre Gesamtprojektkosten in Worten und Zahlen an.
5. Geben Sie an, wie lange Ihre Preise gültig sind.
6. Fügen Sie einen Haftungsausschluss hinzu, der mögliche unvorhergesehene Kosten oder zusätzliche Arbeit berücksichtigt, und geben Sie an, warum Sie dies berücksichtigen.

Sie können mehr über den Unterschied zwischen Kostenvoranschlägen, Angeboten, Offerten und Vorschlägen im FreshBooks-Blog erfahren.

Wie wandelt man einen Kostenvoranschlag in eine Bestellung um?

Angenommen, Ihr Kostenvoranschlag wird von Ihrem Kunden genehmigt. Sie müssen die im Kostenvoranschlag aufgeführten Materialien bei einem Ihrer Lieferanten kaufen.

• Ein Maler gibt in seinem Kostenvoranschlag beispielsweise an, dass er zwei Liter Farbe kaufen muss, um den Auftrag auszuführen. Der Kunde billigt den Kostenvoranschlag. Der Maler gibt daraufhin eine Bestellung für die zwei Liter Farbe bei seinem örtlichen Baumarkt auf.

Mit Buchhaltungssoftware können Sie oft automatisch eine Bestellung aus einem Kostenvoranschlag erstellen.

Sie können dies auch manuell aus einem Word-, Excel- oder PDF-Dokument heraus tun. Laut InTouch Manufacturing Services muss eine Bestellung mehrere wichtige Elemente enthalten, die im Folgenden erläutert werden.

Um einen Kostenvoranschlag in eine Bestellung umzuwandeln:

• Ändern Sie die Daten Ihres Kunden in die Daten Ihres Lieferanten
• Ändern Sie das Ausstellungsdatum in das heutige Datum
• Ändern Sie die Nummer des Kostenvoranschlags in eine Bestellnummer
• Fügen Sie eine Versandadresse für die Produkte oder Waren
• Löschen Sie alle Positionen mit Ausnahme der Artikel, die Sie kaufen möchten
• Prüfen Sie die Umsatzsteuer und die Gesamtsumme
• Geben Sie die Zahlungsbedingungen an (wie und wann Sie die Waren bezahlen werden)

Wie verwandeln Sie eine Rechnung in einen Kostenvoranschlag?

Vielleicht haben Sie versehentlich eine Rechnung statt eines Kostenvoranschlags erstellt. Sie möchten die Rechnung in einen Kostenvoranschlag umwandeln. Dies ist in der Regel in der Buchhaltungssoftware nicht automatisch möglich. Möglicherweise müssen Sie die Informationen aus Ihrer Rechnung kopieren und in eine Kostenvoranschlagsvorlage einfügen.

FreshBooks macht es einfach, schnell professionelle Kostenvoranschläge zu erstellen und zu versenden.

Um eine Rechnung manuell in einen Kostenvoranschlag umzuwandeln, bearbeiten Sie Ihre Rechnung anhand der folgenden Schritte:

• Ändern Sie den Titel von „Rechnung“ in „Kostenvoranschlag“
• Bearbeiten Sie das Datum
• Ändern Sie die Rechnungsnummer in eine Kostenvoranschlagsnummer
• Fügen Sie alle Fristen und ein voraussichtliches Fertigstellungsdatum hinzu
• Bearbeiten Sie die Leistungen, falls erforderlich
• Bearbeiten Sie die Kosten, falls erforderlich
• Erwähnen Sie alle Ausschlüsse (was das Projekt nicht umfasst)
• Überprüfen Sie die Umsatzsteuer und die Gesamtsumme
• Fügen Sie alle Bedingungen und Konditionen ein (z. B. wie zusätzliche Kosten berechnet werden)

Um mehr darüber zu erfahren, wie man einen guten Kostenvoranschlag schreibt, besuchen Sie den FreshBooks Blog.