Mehr Geld durch den Verkauf von Sponsorengeldern, nicht von Eintrittskarten

„Sollen wir den Eintrittspreis für unsere Veranstaltung senken?“ ist die Frage, die mir dieses Jahr immer wieder von Kunden und Kollegen gestellt wurde. Meine Antwort ist ein klares NEIN!

Dafür gibt es zwei Hauptgründe: Erstens gibt es Menschen, die in der Lage sind, weiterhin den regulären Ticketpreis (oder die Sponsoringstufe) zu zahlen. Durch die Senkung der Kartenpreise (und des Sponsorenniveaus) lassen Sie Geld auf dem Tisch liegen. Zweitens senken Sie die Erwartungen für die Folgejahre.

Was tun Sie also, wenn einige Einzelpersonen und Unternehmen aufgrund der Wirtschaftslage nicht in der Lage sein werden, sich in gewohnter Höhe zu beteiligen? Man ruft sie an. Sprechen Sie mit ihnen. Sagen Sie ihnen, wie sehr Sie ihre bisherige Unterstützung für Ihre Veranstaltung schätzen. Erklären Sie, dass Ihnen aufgefallen ist, dass sie ihren Beitrag für dieses Jahr nicht erneuert haben, und fragen Sie, ob dies ein Versehen war (nur für den Fall, dass es so war). Falls nicht, fragen Sie, auf welcher Ebene sie sich dieses Jahr wieder beteiligen könnten. Heißen Sie sie auf jeder Stufe willkommen und bieten Sie ihnen an, ihnen die Vorteile und Vergünstigungen ihrer normalen, höheren Stufe zukommen zu lassen, in der Erwartung, dass sie in den nächsten Jahren wieder auf höheren Stufen teilnehmen können. Tun Sie dies mit Unternehmen und Einzelpersonen, für Sponsoring und Einzelkarten.

Mein Rat: Lassen Sie kein Geld auf dem Tisch liegen und senken Sie nicht die Erwartungen an Ihre Veranstaltung. Senken Sie die Eintrittspreise in diesem Jahr nicht.

Warum Veranstaltungen?

Veranstaltungen sind die zeitintensivste und teuerste Art der Mittelbeschaffung, warum also machen wir sie? Veranstaltungen sind eine Gelegenheit, um:

• Ihre Organisation Ihren derzeitigen Unterstützern und Mitgliedern der Gemeinschaft zu präsentieren,
• eine Menge Geld von Unternehmen und Menschen zu erhalten, die sonst vielleicht nicht spenden würden,
• Ihre Datenbank aufzubauen und
• ungebundene, betriebliche Mittel zu beschaffen, die auf andere Weise nur schwer zu beschaffen sind.

Ich glaube, dass jede kleine Entwicklungswerkstatt Veranstaltungen haben sollte, aber nur eine oder höchstens zwei pro Jahr. (Bei der Planung von mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr bleibt keine Zeit für andere wichtige Komponenten der Mittelbeschaffung, wie z.B. die individuelle Pflege und Werbung, das Schreiben von Zuschüssen, Massenmails usw.) Trotz der Nachteile von Veranstaltungen sollte sich der Aufwand lohnen, wenn Sie über die personellen Kapazitäten für eine (oder zwei) Veranstaltungen verfügen.

Veranstaltungsausschüsse dienen der Mittelbeschaffung, nicht der Planung

Bei der Planung Ihrer Veranstaltung besteht der erste Schritt darin, einen Ausschuss aus Vorstandsmitgliedern und Nicht-Vorstandsmitgliedern zu bilden, der als Veranstaltungsausschuss dient. Idealerweise sollten Sie viele Personen mit unterschiedlichen Positionen, Titeln und Verbindungen in der Gemeinde in den Ausschuss aufnehmen. Teilen Sie jedem Ausschussmitglied von vornherein mit, dass Sie von ihm erwarten, mindestens einen Tisch zu kaufen oder zu verkaufen – als Bedingung für die Mitarbeit im Ausschuss. Legen Sie zusätzliche Erwartungen fest, wie z. B. die Teilnahme an gelegentlichen Sitzungen und das Versenden von Einladungen mit persönlichen Notizen an Freunde und Kollegen.

Ein Veranstaltungsausschuss ist ein Fundraising-Ausschuss, von dem nicht erwartet werden sollte, dass er die Details der Veranstaltung plant (oder erwarten kann). Als ich zum ersten Mal eine größere Veranstaltung organisierte, machte ich den Fehler, den Ausschuss in Entscheidungen wie die Farbe der Tischdecke und die Auswahl des Menüs einzubeziehen. Auch wenn es ein Ausschussmitglied gibt, das sich mit den Details der Veranstaltung befassen möchte (und das sollten Sie ihm aus politischen Gründen auch gestatten), sollte dies nicht das Hauptanliegen des Ausschusses sein. Der Ausschuss ist dazu da, Ihnen bei der Mittelbeschaffung zu helfen!

Die Mitglieder des Veranstaltungsausschusses haben vier Hauptaufgaben:

1. Bestimmung der Art der Veranstaltung,
2. Auswahl der Ehrengäste und Redner,
3. Festlegung der Höhe der Sponsorengelder und
4. Verkauf von Karten und Tischen.

Treffen Sie wichtige Entscheidungen, wie die Auswahl der Ehrengäste und der Höhe der Sponsorengelder, immer als Ausschuss (natürlich mit Empfehlungen und Anregungen der Mitarbeiter). Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitglieder des Ausschusses sich einbringen und „mitmachen“.

Die Bühne für die Spendensammlung bereiten: Das Komitee an die Arbeit lassen

Die Art der Veranstaltung bestimmen

Wenn das Veranstaltungskomitee gebildet ist, muss als erstes die Art der Veranstaltung ausgewählt werden. Die Mitarbeiter sollten ein oder zwei Vorschläge im Kopf haben, um das Gespräch zu lenken. Es empfiehlt sich, das Gespräch bereits vor der ersten Sitzung per E-Mail zu beginnen, damit die Ausschussmitglieder bei ihrer Ankunft bereits Ideen haben und Sie schnell vorankommen können.

Eine der häufigsten Veranstaltungen bei gemeinnützigen Organisationen ist das Abendessen mit Preisverleihung. Es funktioniert gut, weil es als Freundschaftswerbung und Spendenaktion dient. Es gibt viele andere beliebte Veranstaltungen wie Golfausflüge, Tanzabende oder Galas.

Es gibt zwar eine Vielzahl von Veranstaltungstypen, doch sollten Sie sich auf Veranstaltungen konzentrieren, die sich leicht für ein Sponsoring eignen. Ich bin der Meinung, dass jede Art von Spendenaktion, bei der Dinge einzeln verkauft werden, eine schlechte Spendenaktion ist. Zum Beispiel der Verkauf von Keksen (außer im Fall der Pfadfinderinnen). Ebenso sind Zeitschriftenverkäufe, Geschenkpapierverkäufe, Kuchenverkäufe, Autowäschen usw. schlechte Spendenaktionen für jede kleine Organisation. (Schulen sind vielleicht die Ausnahme von dieser Regel, weil sie über einen großen Pool an Arbeitskräften – Schüler – verfügen, die den Verkauf übernehmen können). Patenschaften sind der Schlüssel zu erfolgreichen Spendenaktionen, und Sie sollten sich von Veranstaltungen fernhalten, bei denen Dinge einzeln verkauft werden (sei es eine Eintrittskarte oder eine Schachtel Kekse).

Auswahl der Preisträger

Wenn Sie ein Preisverleihungsdinner oder eine Gala veranstalten, ist die Auswahl der richtigen Preisträger ein entscheidender Schritt, denn die Preisträger können für Sie Patenschaften kaufen und verkaufen. Erstellen Sie eine Liste von Unternehmen, Einzelpersonen, Stiftungen und Gruppen, die Ihre Organisation unterstützen. Welche möchten Sie ehren, und haben die Möglichkeit, Sponsorengelder zu kaufen und zu verkaufen? Nutzen Sie die Kontakte Ihres Komiteemitglieds in der Gemeinde, um die bestmöglichen Geehrten zu finden.

Die meisten Organisationen entscheiden sich für mehr als einen Geehrten, um so viele Sponsoren und Tische wie möglich zu gewinnen. Meine Faustregel lautet: nicht mehr als drei bis vier Ehrenamtliche. Bei mehr als vier Personen wird die Bedeutung der Ehrung verwässert, sowohl auf der Einladung als auch bei der Veranstaltung. Zu viele Geehrte führen auch zu einem langen und langweiligen Programm.

Nur ein Hinweis: Einen Politiker als Geehrten zu haben, ist immer eine gute Idee (vorausgesetzt, Sie haben mehr als einen Geehrten), aber er/sie wird selten (fast nie) Kartenverkäufe oder Sponsorengelder generieren.

Festlegen der Sponsorengelder

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung ist der Verkauf von Sponsorengeldern, nicht (nur) von Karten. Ich habe immer einen Kartenpreis für die wenigen Einzelpersonen, die sie kaufen wollen, aber das Hauptaugenmerk sollte auf dem Verkauf von Tischen oder Sponsoringpaketen liegen. Die Einnahmen einer Veranstaltung werden in einer traditionellen Spendenpyramide erzielt (zehn Prozent der Leute geben neunzig Prozent der Spenden, und neunzig Prozent der Leute geben zehn Prozent der Spenden). Fangen Sie also dort an, wo das Geld ist, und werben Sie um Sponsoren.

Im letzten Jahr wurde ich von einer Organisation beauftragt, ihr zu helfen, mehr Geld für ihre jährliche Veranstaltung zu sammeln. Nachdem ich die Höhe der Sponsorengelder für die Veranstaltung überprüft hatte, empfahl ich, diese von 5.000 Dollar auf 15.000 Dollar anzuheben. Der Vorstand und der Geschäftsführer sträubten sich dagegen, aber ich überzeugte sie davon, der Sache eine Chance zu geben. Wir schufen Stufen von 15.000 $, 10.000 $ und hatten 5.000 $ als unterste Stufe (die im Jahr zuvor die höchste Stufe war). Mit den neuen Sponsoring-Stufen wurden drei Top-Sponsoring-Stufen (jeweils 15.000 USD) und zwei 10.000 USD-Sponsoring-Stufen eingerichtet. Von den fünf größten Spendern kam mehr Geld zusammen als jemals zuvor bei dieser Veranstaltung, und das, bevor auch nur eine einzige Eintrittskarte, eine Anzeige in einer Zeitschrift oder ein Auktionsartikel verkauft worden war. Unnötig zu erwähnen, dass sie mehr als doppelt so viel Geld einnahmen, wie sie jemals zuvor bei dieser Veranstaltung eingenommen hatten, und das nur, weil sie die richtigen Sponsoringbeträge hatten.

Diese Geschichte soll nicht heißen, dass 15.000 $ für alle Organisationen angemessen sind, und deshalb ist es wichtig, dass Ihr Ausschuss bei der Festlegung der Sponsoringbeträge hilft. Sollen Tische 1.000 $, 5.000 $ oder 25.000 $ kosten? Diese Entscheidung wird von Ihrer Organisation und Ihrem Vorstand abhängen. Gibt es in Ihrem Ausschuss oder im Vorstand Vorstandsvorsitzende oder Vizepräsidenten von Unternehmen? Fragen Sie sie, ob sie bereit wären, das Abendessen mit 25.000 Dollar zu sponsern – oder mit dem höchsten Betrag, den sich Ihr Ausschuss vorstellen kann. Wenn sie es tun, werden andere es auch tun – und es wird einen hohen Standard für zukünftige Jahre setzen. Verkaufen Sie Ihre Organisation nicht unter Wert. Wenn Sie die Sponsorenpreise niedrig ansetzen, wird es schwierig sein, die Preise nach dem ersten Jahr deutlich anzuheben.

Es ist wichtig, dass Sie ungefähr drei Sponsorenstufen haben, die Sie nach Belieben nennen können (Gönner, Freund, Tischsponsor – wie auch immer). Legen Sie die höchste Stufe so hoch an, dass es in Ordnung ist, wenn Sie keine bekommen, und wenn Sie eine bekommen, werden Sie begeistert sein.

Welche Stufe Sie auch immer wählen, Sie sollten in der Lage sein, 3 bis 5 mittlere Sponsoren zu bekommen (wenn Sie das nicht können, sind Ihre Stufen vielleicht zu hoch angesetzt, und umgekehrt, wenn Sie mehr als 2 auf der höchsten Stufe bekommen, sind Ihre Stufen vielleicht zu niedrig angesetzt). Holen Sie sich die Zusagen der Ausschuss- und Vorstandsmitglieder für die Stufen ein, auf denen sie sponsern können, bevor Sie sie der Öffentlichkeit bekannt geben.

Sponsoring und Kartenverkauf

Die wichtigste Aufgabe des Ausschusses ist es, Unterstützung für die Veranstaltung und für Ihre Organisation zu gewinnen. Nachdem sich die Ausschussmitglieder verpflichtet haben, ihren eigenen Tisch zu sponsern, sollten sie Ihnen helfen, ihre Kontakte (Freunde und Kollegen) zu gewinnen. Die Mitarbeiter müssen bei diesem Prozess helfen, indem sie alle Briefe und Umschläge erstellen und die Mailings ausfüllen. Die Freiwilligen (Ausschussmitglieder) sollten um eine Liste von Personen gebeten werden, an die sie Einladungen schicken sollen, und sie sollten aufgefordert werden, persönliche Anmerkungen auf die Einladung selbst oder auf ein Anschreiben zu schreiben. Sie sollten auch gebeten werden, vor und nach dem Versand der Einladungen Telefonanrufe zu tätigen, um die Teilnehmer auf ihrer Liste zur Teilnahme zu ermutigen.

Die Einladungen selbst bringen nur sehr wenige Sponsoren hervor. Bevor die Einladungen verschickt werden, findet die eigentliche Sponsorenakquise statt. Ich habe immer ein Vorab-Einladungsformular für Sponsoren und ein Anschreiben, das die Ausschussmitglieder an ihre Kontakte schicken können. Diese Formulare enthalten nur die ersten beiden Sponsorenebenen. Die Vorstandsmitglieder mögen sich gegen diese Strategie sträuben, aber wenn Sie auf dem Formular auch die niedrigeren Stufen angeben, geben Sie den Unternehmen einen „leichten Ausweg“. Wenn sie die höheren Stufen ablehnen, wenden Sie sich mit der niedrigeren Sponsoring-Stufe an sie zurück. Auch hier sollten die Ausschussmitglieder ihren Kontakten weitere E-Mails schicken und sie anrufen.

Ein letztes Wort