Rhetorisch wirksame Bedienungsanleitungen erstellen

Bedienungsanleitungen

Viele Menschen assoziieren Bedienungsanleitungen mit Haushaltsgeräten, Computerzubehör und Produkten, die zusammengebaut werden müssen (z. B. Möbel). Da wir sie nicht regelmäßig benutzen oder sie nur in bestimmten Zusammenhängen erwarten, vergessen wir leicht, wie wichtig sie sind. Die Qualität einer gut gestalteten Gebrauchsanweisung mag unbemerkt bleiben. Doch wenn wir beim Zusammenstellen eines Bücherregals oder eines Spielzeugs auf Frustration stoßen oder wenn wir versuchen herauszufinden, wie man eine bestimmte Geräteeinstellung ändert oder aktiviert, wird die Bedeutung einer gut gestalteten Bedienungsanleitung deutlich.

Die rhetorische Situation von Bedienungsanleitungen verstehen

Bedienungsanleitungen sind wie andere Textsorten durch eine rhetorische Situation geprägt. Die Entscheidungen, die technische Redakteure in Bezug auf Inhalt und Form treffen, hängen vom Zweck der Anleitung, dem Zielpublikum und dem Kontext ab, in dem die Anleitung verwendet wird. Berücksichtigen Sie beim Verfassen Ihrer eigenen Bedienungsanleitung die folgenden Ideen und Fragen zur rhetorischen Situation.

Zweck

Im Allgemeinen besteht der Zweck einer Bedienungsanleitung darin, den Benutzer mit dem Produkt vertraut zu machen und/oder ihn durch eine Reihe von Schritten zu führen, die zur Erfüllung einer Aufgabe führen. Jede Gebrauchsanweisung hat jedoch auch ein spezifischeres Ziel. Wenn Sie herausfinden, was dieses spezifische Ergebnis ist, können Sie effektivere rhetorische Entscheidungen über Inhalt und Design treffen. Fragen Sie sich selbst:

• Was sind die spezifischen beabsichtigten Ergebnisse der Anleitung? (z. B. einen Kuchen von Grund auf zu backen, eine Klimaanlage zu installieren usw.)
• Gibt es neben der Unterstützung der Benutzer beim Erreichen des/der gewünschten Hauptergebnisses/e noch andere Zwecke, denen die Anleitung dient? (z. B. Ratschläge zur Fehlerbehebung, Anleitung zur Durchführung zusätzlicher, einfacher Aufgaben, die zum Erreichen des Hauptziels erforderlich sind)

Zielgruppe

Die Erstellung eines Profils Ihrer Zielgruppe (d. h. des primären Nutzers des Dokuments) ist eine wesentliche Voraussetzung für durchdachte Entscheidungen über Umfang, Inhalt und Gestaltung. Überlegen Sie sich vor dem Schreiben die folgenden Fragen zur Zielgruppe:

• Wie vertraut oder sachkundig ist die Zielgruppe mit dem Thema der Bedienungsanleitung?
• Wie vertraut ist die Zielgruppe mit dem Erlernen neuer Fähigkeiten im Zusammenhang mit der Software, den Anwendungen, den Rezepten usw.?
• Was ist die „typische“ Herangehensweise der Zielgruppe beim Lernen? Wie wird Ihre Anleitung den Lernstil, die Ziele und die aufgabenbezogenen Bedürfnisse der Zielgruppe ansprechen?

Kontext

Betrachten Sie den Kontext als die zeitliche, soziale, technologische und kulturelle Situation, die die Erstellung und Verwendung der Anleitung umgibt. Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Ermittlung des Kontexts:

• Wie viel Zeit haben Sie für die Erstellung dieser Anleitung?
• Gibt es zeitliche Beschränkungen für den Benutzer?
• Welche technischen Beschränkungen müssen Sie bei der Erstellung der Anleitung berücksichtigen? Berücksichtigen Sie Ihre technologischen Fähigkeiten und Ihre Zugangsmöglichkeiten.
• Wie wird Ihr Publikum Zugang zur Anleitung erhalten? (z. B. kann die Zielgruppe über eine Unternehmenswebsite online auf die Anleitung zugreifen)
• Welche zusätzlichen Hilfsmittel oder Materialien sind Ihrer Meinung nach bei der Zielgruppe bereits vorhanden? Haben sie Zugang zu den Technologien oder Materialien, die sie benötigen, um die Anweisungen zu befolgen? (z. B. benötigt der Benutzer für den erfolgreichen Bau eines Bücherregals einen Hammer, einen Schraubenzieher und einen offenen Arbeitsbereich)
• Aus welcher kulturellen Perspektive schreiben Sie die Anleitung? Wird das Publikum denselben kulturellen Kontext teilen? (z. B. muss ein deutsches Rezept, in dem Vanillezucker, eine in den Vereinigten Staaten nicht leicht erhältliche Zutat, verlangt wird, möglicherweise für amerikanische Benutzer abgeändert werden)

Wissen über die rhetorische Situation nutzen, um wirksame rhetorische Entscheidungen zu treffen

Auch wenn die meisten Anleitungen auf einigen Standardkonventionen beruhen, sollte jede Anleitung auf einen bestimmten Zweck für ein bestimmtes Publikum in einem bestimmten Kontext zugeschnitten sein. Im folgenden Abschnitt werden einige allgemeine Merkmale von Bedienungsanleitungen vorgestellt, wobei auch die rhetorische Situation und die Frage berücksichtigt werden, inwieweit sie ein Abweichen von bestimmten Konventionen erfordert.

Umfang

Die rhetorische Situation trägt dazu bei, den Umfang der in eine Bedienungsanleitung aufzunehmenden Details zu bestimmen. Zum Beispiel ist der Umfang einer Anleitung für den Zusammenbau eines Schreibtisches leicht zu bestimmen, weil es nur ein Ergebnis gibt: den Zusammenbau des Schreibtisches. Eine Bedienungsanleitung für eine digitale Spiegelreflexkamera (DSLR) kann jedoch sowohl für Amateure als auch für erfahrene Kamerabenutzer geschrieben werden und muss möglicherweise Anweisungen für grundlegende Aufgaben (z. B. Einsetzen des Akkus und der Speicherkarte) sowie für fortgeschrittenere Aufgaben (z. B.,

Inhalt

Einige Standardabschnitte von Bedienungsanleitungen umfassen die Vorderseite, eine Einleitung, eine Reihe von Schritten, eine Schlussfolgerung und die Rückseite, obwohl einige Anleitungen nicht alle diese Abschnitte verwenden oder sie auf diese Weise kennzeichnen. Ausführliche Vorder- und Rückseiten finden sich zum Beispiel häufig in längeren, komplexeren Anleitungen. Die meisten Anleitungen enthalten jedoch eine Einleitung, die Informationen enthält, die für eine sichere und effiziente Ausführung der Schritte erforderlich sind. Die Einleitung kann eine Erklärung darüber enthalten, wer die Aufgabe ausführen soll (vielleicht muss der Benutzer eine bestimmte Fertigkeit besitzen), welche Materialien benötigt werden, welche Vorsichtsmaßnahmen der Benutzer ergreifen sollte (Sicherheitstipps oder andere Warnungen), und in einigen Fällen eine Schätzung der Dauer des Prozesses (ein übliches Merkmal von Rezepten). In manchen Fällen ist es notwendig, zu erklären, warum der Benutzer die Anweisungen befolgen sollte. In einer Anleitung für den Ölwechsel in einem Auto kann beispielsweise erklärt werden, warum die Aufgabe für das ordnungsgemäße Funktionieren des Fahrzeugs notwendig ist.

Nach diesem einleitenden Material folgt die Abfolge der schrittweisen Anweisungen. Im folgenden Abschnitt über „Sprache“ wird beschrieben, wie man klare und wirksame Schritte formuliert. Schließlich kann eine Bedienungsanleitung einen „Leitfaden zur Fehlerbehebung“ oder einen Abschnitt mit „Tipps“ enthalten, um den Benutzern zu helfen, häufige Probleme zu lösen, auf die sie bei der Befolgung der Anweisungen oder nach Abschluss des Vorgangs stoßen können.

Sprache

Die obigen Fragen zu „Zielgruppe“ und „Kontext“ können Ihnen helfen, eine effektive Sprachauswahl zu treffen. Die folgenden Unterabschnitte enthalten Erklärungen zu den üblichen sprachlichen Merkmalen von Anleitungen sowie Tipps, wie man in diesem Genre klar und prägnant schreibt.

Imperative Stimmung

Anleitungen verwenden, wie auch Befehle, oft die imperative Stimmung. Um auf diese Weise zu schreiben, sprechen Sie die Zuhörer direkt an, indem Sie die aktive Stimme und bestimmte Verben verwenden. Welcher der folgenden Sätze enthält die klarste Anweisung?

• „Drücken Sie die rote Taste, um mit dem Spiel zu beginnen“
• „Wenn die rote Taste gedrückt wird, beginnt das Spiel“
• „Der Benutzer sollte die Taste drücken“

Obgleich ein Benutzer wahrscheinlich jeden dieser Sätze verstehen könnte, enthält der erste Satz die klarste Erklärung, welche Handlung vom Benutzer ausgeführt werden sollte. In der zweiten, passiven Konstruktion wird nicht angegeben, wer die Taste drücken soll. Das dritte Beispiel bezieht sich auf ein vages Subjekt, den „Bediener“, was den Benutzer verwirren kann.

Wortwahl

Beim Verfassen von Anleitungen ist eine sorgfältige Wortwahl wichtig, da in einigen Fällen die Sicherheit des Benutzers gefährdet ist. Bemühen Sie sich daher um Klarheit und Prägnanz. Berücksichtigen Sie bei der Wortwahl den Kenntnisstand und den kulturellen Hintergrund Ihrer primären Zielgruppe, um effektive Entscheidungen zu treffen. Möglicherweise ist es notwendig,

• komplexe Begriffe zu definieren.
• Buchstabieren Sie Akronyme aus, wenn sie zum ersten Mal eingeführt werden (z.B., digitale Spiegelreflexkamera, DSLR).
• Vermeiden Sie Gleichnisse, Metaphern, Slang oder Substitutionen, die die Benutzer verwirren könnten.
• Verwenden Sie eine klare Sprache, denn in einigen Fällen können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen entstehen, wenn eine Anleitung unklar ist. Weitere Informationen zur einfachen Sprache finden Sie unter http://www.plainlanguage.gov/index.cfm
• Fügen Sie Übersetzungen der Anleitungen in mehrere Sprachen bei.
• Verwenden Sie kurze und informative Überschriften und Zwischenüberschriften

Konsistenz und Parallelismus

Parallelstruktur oder Parallelismus bedeutet die Verwendung der gleichen grammatikalischen Struktur zur Darstellung von Informationen oder Ideen. Parallelität wird oft verwendet, um die Lesbarkeit zu verbessern und Konsistenz zu schaffen.

Diese numerische Liste von Anweisungen enthält einen Schritt, der die Parallelstruktur durchbricht. Welcher dieser Schritte scheint sich von den anderen zu unterscheiden?

1. Entferne die Schraube, um das Batteriefach zu öffnen.
2. Lege die Batterien ein, indem du der Abbildung auf dem Batteriefach folgst.
3. Nun kannst du das Fach schließen und festschrauben.

Schritt drei durchbricht die parallele Struktur der Liste, weil er nicht mit einem direktiven Verb beginnt.

Benutzen die folgenden Überschriften eine parallele Struktur? Warum oder warum nicht?

• „Batterien einlegen“
• „Gerät aus-/einschalten“
• „So laden Sie Ihr Gerät auf“

Gestaltung

Die Gestaltung eines Dokuments bezieht sich auf die Art und Weise, wie Informationen organisiert und präsentiert werden. Da die Verarbeitung von Bildern weniger Zeit in Anspruch nimmt, werden die Benutzer in der Regel die Qualität des Designs vor der Qualität des Inhalts bemerken und darauf reagieren. Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Bilder oder Grafiken einzufügen, müssen Sie das Design berücksichtigen. Dazu gehören Entscheidungen über Layout, Reihenfolge der Informationen, Schriftgröße, Schriftart, Überschriften, Farbe und Leerraum. Die Gestaltungselemente sollten den Benutzer reibungslos durch das Handbuch führen. Dies bedeutet, dass das Dokument durchsuchbar sein sollte; ein durchsuchbares Dokument ermöglicht es dem Benutzer, durch den Inhalt zu navigieren, um bestimmte Informationen zu finden. Wie bei jedem Dokument sollten Entscheidungen bezüglich des Designs die Zielgruppe, den Zweck und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen.

Konsistenz/Wiederholung

Die Verwendung eines Designelements auf einheitliche Weise im gesamten Dokument leitet den Benutzer, indem es ihm ein Gefühl dafür gibt, was er erwarten kann (z.B. die gleiche Schriftart und -größe für alle Überschriften; das gleiche Layout von Seite zu Seite).

Kontrast

Verwendung eines Gestaltungselements, um bestimmte Informationen oder Merkmale des Handbuchs hervorzuheben (z. B. Großschreibung eines Wortes zur Hervorhebung; Platzierung eines Kastens oder Rahmens um ein Element; Änderung der Farben zur Hervorhebung). Kontrast ist vor allem dann wirksam, wenn ein Dokument insgesamt konsistent ist. Wenn es an Konsistenz mangelt, ist es schwieriger, einen Kontrast zu erzeugen.

Ausrichtung

Die horizontale und/oder vertikale Ausrichtung von Elementen auf einer Seite schafft Hierarchie und Struktur und kann verwendet werden, um Ausgewogenheit, Kontrast oder Konsistenz zu erreichen. In diesem Dokument wird beispielsweise eine vertikale Ausrichtung verwendet, um eine Hierarchie zwischen dem Namen eines Designelements, der links ausgerichtet ist, und seiner Beschreibung, die eingerückt ist, zu schaffen.

Balance

Die Elemente werden gleichmäßig über einen bestimmten Bereich verteilt. Um dies zu erreichen, sollte das Gewicht der einzelnen Elemente berücksichtigt werden, d. h. die Tendenz des Auges, sich auf ein Element zu konzentrieren. Da beispielsweise ein Bild mehr Gewicht hat als Text, sollte bei der Entscheidung über die Platzierung eines Bildes berücksichtigt werden, wie sein Gewicht im Vergleich zu anderen Elementen ausbalanciert werden kann, um visuelle Verwirrung zu vermeiden.

Weißer Raum

Verwendung von weißem Raum, um ein professionelles, ausgewogenes Dokument zu erstellen. Dieses Gestaltungselement bezieht sich nicht auf die Farbe des Raums, sondern auf das Fehlen von Bildern und Text. Weißer Raum hilft bei der Unterscheidung zwischen einzelnen Elementen und Gruppen von Elementen (z. B. Abschnitte des Handbuchs) und erleichtert das Einscannen von Dokumenten.

Gruppierung/Nähe

Anordnen zusammengehöriger Bilder oder Inhalte nahe beieinander. Zum Beispiel können Bilder aller Materialien, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe benötigt werden, gruppiert werden.

Farben

Wählen Sie Farben, um Kontraste und Betonung zu erzeugen, den Leser durch den Raum zu leiten und ein visuell ansprechendes Dokument zu gestalten. Um ein einheitliches Farbschema zu erstellen, sollten Sie das gesamte Dokument berücksichtigen. Wenn Sie beispielsweise die Farbe Blau in Ihrem Dokument verwenden möchten, sollten Sie darauf achten, dass sie einheitlich eingesetzt wird und andere Farben im Dokument ergänzt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie farbige Grafiken und/oder Bilder einbinden.

Bilder

Wählen Sie geeignete Bilder für den gegebenen Kontext und Zweck des Handbuchs. Überlegen Sie, ob die Bilder für sich allein stehen sollen oder ob sie die schriftlichen Anweisungen ergänzen sollen. Überlegen Sie, welche Arten von Bildern Sie verwenden wollen, wie z. B. Zeichnungen, Fotos und grafische Darstellungen, und ob zusätzliche Beschriftungen oder Anmerkungen erforderlich sind, um bestimmte Teile des Bildes hervorzuheben. Die Bilder sollten so ausgewählt werden, dass sie andere Gestaltungselemente der Anleitung ergänzen.

Fazit

Eine gute Anleitung beginnt mit einer sorgfältigen Betrachtung der rhetorischen Situation – Zweck, Zielgruppe und Kontext. Diese Informationen sind der Schlüssel, um angemessene und effektive Entscheidungen über Inhalt, Sprache und Design zu treffen. In einem idealen Zeitrahmen haben technische Redakteure die Möglichkeit, Gebrauchstauglichkeitstests durchzuführen, um zu beurteilen, wie gut ein Dokument seinen Zweck erfüllt. Sobald Ihre Bedienungsanleitung getestet ist, werden Sie das erhaltene Feedback einbeziehen, um das Design und den Inhalt zu finalisieren.

Übung 1 – Machen Sie sich mit Bedienungsanleitungen vertraut

Die folgende Website enthält mehrere Beispiele für Open-Source-Bedienungsanleitungen. Folgen Sie diesem Link, blättern Sie durch die Liste und wählen Sie eine Anleitung aus, die Sie sich genauer ansehen möchten. Überfliegen Sie die Anleitung, um sich mit Inhalt und Aufbau vertraut zu machen. Gehen Sie dann in einem Memo an Ihren Lehrer oder Ihre Klassenkameraden auf Folgendes ein:

Identifizieren Sie die rhetorische Situation

• Wer ist die Zielgruppe? Woher wissen Sie, wer die Zuhörer sind? Was können Sie aufgrund des Inhalts und der Gestaltung des Handbuchs über die Zielgruppe vermuten?
• Was ist der Zweck des Dokuments? Woher wissen Sie, dass dies der Hauptzweck ist (d. h., welche inhaltlichen und gestalterischen Entscheidungen signalisieren den Zweck)?
• Welcher Kontext liegt dem schriftlichen Inhalt und der Gestaltung dieses Handbuchs zugrunde?

Untersuchen Sie die Auswahl der Komposition

• Beschreiben Sie den Gesamtumfang und die Organisation des Handbuchs. Wie detailliert ist das Handbuch? Was deckt es ab? Wie sind die Informationen gegliedert?
• Werden alle „Standardmerkmale“ des Inhalts in diesem Handbuch abgedeckt? Warum oder warum nicht? Gibt es zusätzliche Funktionen? Worin bestehen sie und welchen Zweck erfüllen sie?
• Nennen und beschreiben Sie Beispiele für eine wirksame Sprachwahl. Erläutern Sie, warum Sie diese für wirkungsvoll halten.
• Bestimmen und beschreiben Sie Beispiele für wirksames Design. Erläutern Sie, warum Sie sie für wirkungsvoll halten.
• Wenn Sie der Autor dieser Anleitung wären, was hätten Sie anders gemacht und warum?

Übung 2 – Planen einer Anleitung

Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine Anleitung für einen Prozess oder ein Produkt, mit dem Sie vertraut sind, und beantworten Sie die folgenden Aufforderungen.

Bestimmen Sie die rhetorische Situation

• Wählen Sie eine Zielgruppe aus und erstellen Sie eine 23-Satz-Profil
• Ermitteln Sie den spezifischen Zweck Ihrer Anleitung
• Listen Sie wichtige Kontextinformationen auf, die Sie berücksichtigen müssen

Erstellen Sie einen Plan

• Listen Sie die Abschnitte auf, die Sie einbeziehen werden
• Ermitteln Sie die wichtigsten Faktoren, die Sie für Ihre Zielgruppe und Ihren Zweck berücksichtigen müssen (z.g., Sprachgebrauch, Einbindung von Bildern, Textgröße usw.)
• Erstelle eine Skizze, die das Layout des Dokuments zeigt, die Position der schriftlichen Abschnitte identifiziert und zeigt, wo Bilder eingebunden werden sollen.