Von Beth Buehler
Die Kenntnis der unterschiedlichen Zwecke von Business Retreats und Business Meetings ist sehr wichtig für Personen, die mit der Planung solcher Zusammenkünfte betraut sind oder Teil eines größeren Planungsteams sind. Die Leiter von vier in Colorado ansässigen Destination Management Companies (DMCs) helfen, den Unterschied zu erklären.
Was ist der Unterschied zwischen einem Business Retreat und einem Business Meeting?
Ein Business Retreat konzentriert sich viel mehr auf eine Strategie auf höchster Ebene, verbunden mit viel „White-Space-Zeit“ für die Teilnehmer. Das Ziel einer Klausurtagung ist in der Regel, hochrangige Denker aus ihrem hektischen Alltag herauszuholen und ihnen einen intimen Rahmen zu bieten, in dem sie ihren kreativen Denkprozess voll entfalten können. Ich würde mir ein entspannteres Umfeld, viel Zeit im Freien, informelle Gesprächsrunden, geführte Wanderungen usw. vorstellen – alles, um einen strategischeren Denkprozess anzuregen. Ein Geschäftstreffen ist in der Regel sehr strukturiert und konzentriert sich auf eine wichtige Abteilung innerhalb einer Organisation. In vielen Meetings, die wir erlebt haben, hören die Teilnehmer mehr zu als dass sie sich beteiligen, und der Inhalt wird von den Führungskräften des Unternehmens oder der Abteilung bestimmt. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Eine Klausurtagung ist in der Regel ein kleineres Treffen, das an einem Ort abseits der ausgetretenen Pfade stattfindet, z. B. auf einer Ferienranch oder in einem Erlebnispark, der den Teilnehmern eine ungewöhnliche Umgebung bietet, in der sie Kontakte knüpfen können. Ein Geschäftstreffen findet in der Regel in einem Hotel in der Nähe des Flughafens statt und verfügt über Räumlichkeiten und audiovisuelle Unterstützung, die der Größe und dem Umfang des Treffens entsprechen. Ein Geschäftstreffen ist inhaltsorientiert, während bei einer Klausurtagung der Schwerpunkt darauf liegt, dass die Teilnehmer das Reiseziel als Gruppe erleben. – Melissa Layton, Operation Altitude
Es ist schwer, die Aura historischer Anwesen wie der C Lazy U Ranch bei Granby zu übertreffen. Mit freundlicher Genehmigung der C Lazy U Ranch
Der Hauptunterschied besteht unserer Erfahrung nach darin, dass bei einem Rückzug mehr Elemente auf der Tagesordnung stehen, die über das Geschäftstreffen hinausgehen, wie Gruppenaktivitäten, Teambuilding oder Ausflüge zur Erkundung des Zielortes. Oft gibt es auch Elemente der Verjüngung oder Entspannung. – Nicole Marsh, Imprint Group
Ein Geschäftstreffen konzentriert sich auf die unmittelbaren Bedürfnisse eines Unternehmens oder auf ein bestimmtes Thema, das behandelt werden muss. Ein Business Retreat ist eine Zeit der Teambildung, der Reflexion und der Fokussierung auf die Menschen und wie sie zusammenarbeiten, um Ziele zu erreichen. – Deana Mitchell, Realize Colorado, ein globaler DMC-Partner
Was ist Ihr wichtigster Tipp für die Planung eines Business Retreats?
Finden Sie einen attraktiven Veranstaltungsort, der die Gäste dazu verleitet, teilzunehmen, sich zu entspannen und sich mit Kollegen auszutauschen. – Melissa Layton
Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis von Sitzungsthemen und -sitzungen sowie auf Zeit, um als Team zusammenzuarbeiten. – Nicole Marsh
Planen Sie einen Redner oder eine Aktivität, die die Gruppe zusammenschweißt und ihnen hilft, sich besser kennenzulernen und zu verstehen, so dass sie in Zukunft als Team produktiver sein werden. – Deana Mitchell
Wählen Sie einen einzigartigen Ort in Colorado, an dem die Teilnehmer viel Bewegung, Zeit im Freien, gesunde Mahlzeiten und Schlaf bekommen. Lassen Sie sie ihre Batterien aufladen, während sie an einer strategischen Planungsveranstaltung teilnehmen. – Kathy Fort Carty
Was ist Ihr wichtigster Tipp für die Planung eines Geschäftstreffens?
Wählen Sie einen Ort, der für Meetings geeignet ist, der gut erreichbar ist, der über eine solide Ausstattung verfügt und der vielleicht nicht zu viele Ablenkungen von der Tagesordnung bietet. – Nicole Marsh
Suchen Sie einen Ort, der es ermöglicht, sich auf das Thema zu konzentrieren, aber auch in der Nähe von Unterhaltungsmöglichkeiten während einer Pause oder am Abend. – Deana Mitchell
Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Treffens gut mit den Erlebnissen am Zielort verbunden sind. Es gibt zwar immer Lern-/Geschäftsziele, die von der Organisation erreicht werden müssen, aber in der Regel können Sie die Teilnehmer aus einem normalen Tagungsraum herausholen und sie an Aktivitäten teilnehmen lassen, die es ihnen ermöglichen, zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und gemeinsam Probleme zu lösen. Indem man die Teilnehmer dazu bringt, sich zu engagieren und Situationen gemeinsam zu erleben, wird eine stärkere Unternehmenskultur geschaffen und Innovation und Kreativität am Arbeitsplatz gefördert. – Kathy Fort Carty
Wählen Sie ein zentral gelegenes Hotel, das leicht zu erreichen ist und über einen Tagungsraum verfügt, der der Tagesordnung und den spezifischen Anforderungen der Gruppe gerecht wird. Denver ist ein ideales Ziel für Tagungen, da es aus dem Osten und Westen leicht mit dem Flugzeug zu erreichen ist und es innerhalb von 30 Minuten vom Flughafen eine unbegrenzte Auswahl an Hotels gibt. – Melissa Layton.
In Colorado ist es möglich, sowohl die Natur als auch die Stadt zu genießen. Mit freundlicher Genehmigung des The Ritz-Carlton, Denver.
Wie ändert sich Ihre Herangehensweise bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes und/oder Reiseziels, wenn Sie einen Geschäftsaufenthalt im Vergleich zu einem Geschäftstreffen planen?
Für ein Geschäftstreffen braucht man die Konnektivität/Technologie. Bei einer Klausurtagung sollte man die großartige Natur in Colorado nutzen und die Technologie auf ein Minimum reduzieren! – Deana Mitchell.
Es gibt viele Möglichkeiten, sich in Colorado in der Natur zu bewegen. Mit freundlicher Genehmigung von Visit Vail Valley.
Wir beginnen damit, unseren Kunden und den an der Veranstaltung Beteiligten zuzuhören, um die Ziele und Prioritäten des Programms wirklich zu verstehen. Manche Kunden geben an, dass sie ein Geschäftstreffen veranstalten wollen, aber wenn sie das „Gefühl“ beschreiben, das sie sich für ihre Teilnehmer wünschen, können wir sie an einen weniger traditionellen Veranstaltungsort verweisen. Die Wahl des Veranstaltungsortes für ein Geschäftstreffen richtet sich meist nach der Größe der Gruppe, der Anbindung an einen Flughafen und der Größe des Hotels und des Tagungsraums. Wenn die Gruppe klein ist, wird sie vielleicht ein schickes Boutique-Hotel in der Innenstadt von Denver wählen und nicht ein großes Firmenhotel mit Zugang zum Colorado Convention Center. Retreats sind in der Regel intimer, so dass es bei der Auswahl des Veranstaltungsortes oft darum geht, den richtigen Ort/das richtige Ziel zu finden, der/das noch gut erreichbar ist, aber die Art von Erfahrung ermöglicht, die der Kunde sucht. Für eine Yogaklausur muss beispielsweise ein Ort gebucht werden, der Zugang zu einem Innen- und Außenbereich für Yoga und wahrscheinlich auch zu einer gesunden Küche bietet. Eine Klausurtagung zur strategischen Planung für Führungskräfte möchte vielleicht immer noch ein gut zugängliches Hotel/eine gut zugängliche Lodge, würde aber vielleicht ein Gebirgsresort wählen, das es den Führungskräften wirklich ermöglicht, sich zu entspannen, ein wenig abzuschalten und sich in einer Vielzahl von intimen Räumen in und um das Anwesen zu treffen. – Kathy Fort Carty
Ein Rückzugsort für Geschäftsleute bietet eine einzigartige Erfahrung, die das Reiseziel zur Geltung bringt. – Melissa Layton
Bei der Planung einer Geschäftsreise sollte man einen Veranstaltungsort oder ein Reiseziel mit einer guten Mischung aus Annehmlichkeiten und Möglichkeiten suchen, um Arbeit und Freizeit miteinander zu verbinden. Es ist wichtig, dass sich das Team auf beides konzentrieren und die Momente genießen kann. Bei der Planung eines Geschäftstreffens ist es gut, wenn die Teilnehmer das Reiseziel in ihrer Freizeit erleben, aber es ist nicht so wichtig, auf die Freizeitaktivitäten und -möglichkeiten einzugehen. – Nicole Marsh
Was ist ein hervorstechender Grund dafür, dass Colorado ein guter Ort für eine Tagung oder einen Rückzug ist?
Wir haben in Colorado so viel Abwechslung – von außergewöhnlichen Tagungshotels in der Stadt wie dem Hyatt Regency Denver im Colorado Convention Center und dem neuen Gaylord Rockies Resort & Convention Center – und können einer großen Gruppe im The Broadmoor trotzdem ein fantastisches Resort-Erlebnis bieten. Was kleine bis mittelgroße Tagungen betrifft, so haben wir in unseren Gebirgsresorts Hotels, die in Größe, Stil und Preis variieren, um Gruppen gerecht zu werden, die budgetbewusst oder sehr anspruchsvoll sind. – Kathy Fort Carty.
Das Broadmoor in Colorado Springs bietet großartige Möglichkeiten für Geschäftstreffen und Rückzugsorte. Courtesy The Broadmoor.
Colorado bietet Hoteloptionen, die ideal für Geschäftstreffen sind, sowie abgelegene Rückzugsorte, an denen die Teilnehmer abschalten, Kontakte knüpfen und Brainstorming betreiben können. – Melissa Layton
Colorado ist ein hervorragender Ort für Tagungen und Rückzugsorte. Für Tagungen sind wir zentral gelegen, so dass die Teilnehmer leicht an- und abreisen können, und es gibt eine Vielzahl von Direktflügen. Für Exerzitien bieten unsere Städte und Bergregionen eine unvergleichliche Mischung aus Arbeits- und Freizeitmöglichkeiten für die Teilnehmer. – Nicole Marsh
Colorado hat eine Art, Menschen zu inspirieren und ihre Sichtweise zu verändern, damit sie über den Tellerrand hinausschauen. Auch wenn der Schwerpunkt auf einem Geschäftstreffen liegt, gibt es viele Gelegenheiten für einen Mini-Retreat in Form einer 30-minütigen Pause oder eines abendlichen Networking-Events, um die Natur zu erleben! – Deana Mitchell
Zusätzliche Gedanken …
Bei der Planung einer Klausurtagung ist es wichtig, dass die Führungskräfte das Gefühl haben, dass der Inhalt und der Return on Investment (ROI) aus Sicht der Tagung ausreichend sind, um den Aufwand (Zeit und/oder Geld) zu rechtfertigen. Die Tagesordnung und die Konzentration auf die Ergebnisse sind ebenso wichtig wie die Zeit, die das Team braucht, um sich zusammenzufinden und sich nach der Rückkehr erfrischt und verjüngt zu fühlen. Es ist ein heikles Gleichgewicht, aber wenn es richtig geplant wird, hat es enorme Vorteile für die Organisation. Vor kurzem haben wir unsere eigene interne Incentive-Reise umbenannt und sie stattdessen als Retreat bezeichnet und formatiert. Wir waren der Meinung, dass der Begriff „Incentive“ für reinen Spaß ohne Inhalt steht, und haben ein gutes Gleichgewicht zwischen den Inhalten der Tagung und der freien Zeit gefunden. – Nicole Marsh
Colorado hat so viel zu bieten, und das an verschiedenen Orten! Als DMC sind wir darauf spezialisiert, den richtigen Ort und die richtigen Räumlichkeiten für unsere Kunden zu finden, damit sie ihre Ziele mit der maximalen inspirierenden Wirkung unserer Umgebung erreichen können. – Deana Mitchell
Beth Buehler ist Redakteurin der Zeitschriften Colorado Meetings + Events und Mountain Meetings, hat zahlreiche Tagungen und Veranstaltungen geplant und genießt es, Colorado zu erkunden.