Was sollte Ihr Onboarding Kit enthalten (und warum sollten Sie eines anbieten)?

Es ist der erste Tag an Ihrem neuen Arbeitsplatz. Als Sie durch die Schiebetür zur Rezeption gehen, um Ihre Ankunft mitzuteilen, können Sie sich ein Lächeln nicht verkneifen. Das ist genau die Karrierechance, auf die Sie gewartet haben.

Ihr neuer Vorgesetzter ist die erste Person, die Sie begrüßt, und er scheint sich zu freuen, Sie zu sehen. (Unterschätzen Sie nicht, wie wichtig es ist, Ihren Vorgesetzten am ersten Tag kennenzulernen.) Aber dann werden Sie dem Team vorgestellt, zu Ihrem Schreibtisch geführt und erhalten Ihre Zugangskarte. Und die Aufregung, die Sie vorher verspürten, verwandelt sich in Langeweile und Nervosität. Sie drehen Däumchen und fragen sich, warum Sie sich nicht als Teil des Teams fühlen.

Fragen schießen Ihnen durch den Kopf. Müssen Sie eine Schulung absolvieren? Gibt es ein Einführungspaket für neue Mitarbeiter, das Sie noch erhalten müssen? Wo werden Sie zu Mittag essen? Plötzlich bereuen Sie die drei Tassen Kaffee, die Sie vorhin getrunken haben, und denken: Wo ist die Toilette? Es ist Ihnen zu peinlich, danach zu fragen.

Ein Mangel an Anleitung und Orientierung in den ersten Tagen eines neuen Jobs kann frustrierend und entmutigend sein. Nicht gerade der beste Start für eine lange und erfolgreiche Beziehung. Deshalb ist es so wichtig, neue Mitarbeiter auf unterhaltsame und informative Weise einzuarbeiten, beginnend mit einem Einarbeitungspaket für neue Mitarbeiter.

Warum Ihr Einarbeitungspaket für neue Mitarbeiter wichtig ist

Nach dem SHRM Human Capital Benchmarking Report geben Unternehmen im Durchschnitt 4.129 Dollar für jede Neueinstellung aus, und es dauert 42 Tage, bis sie den richtigen Mitarbeiter finden. Das bedeutet, dass es jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ziemlich teuer ist, ihn zu ersetzen.

Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter von Anfang an loyal bleiben? Sie erstellen ein Einführungspaket für neue Mitarbeiter, das ihnen das Gefühl gibt, sich in ihrem Arbeitsumfeld wohl zu fühlen, das Unternehmen positiv zu sehen, Teil des Teams zu sein und sich sicher zu sein, dass sie ihre Aufgabe vom ersten Tag an erfüllen können.

Der Start des Einführungsprozesses mit einem Paket für neue Mitarbeiter hilft nicht nur den neuen Mitarbeitern. Auch das Unternehmen profitiert von Mitarbeitern, die schneller zu produktiven Teamplayern werden. Und wer würde das nicht wollen? Die Frage ist, was sollte der Inhalt eines Onboarding-Kits beinhalten?

Eine vollständige Liste der wichtigsten Onboarding-Kits

Das moderne Onboarding-Kit ist viel mehr als ein Haufen Formulare und Richtlinien. Onboarding-Kits für neue Mitarbeiter sind heute praktisch, motivierend und machen Spaß. Natürlich enthalten sie immer noch wichtige Informationen über den Arbeitsplatz und das Büro. Aber sie enthalten auch Inhalte, die den neuen Mitarbeitern helfen, die Unternehmenskultur, die Werte und die strategische Vision zu verstehen.

So sollten Sie, bevor sie am Arbeitsplatz ankommen, eine Willkommensmail an die neuen Mitarbeiter verschicken, in der Sie ihnen die Kleiderordnung des Unternehmens, die Parkmöglichkeiten, die Wegbeschreibung, die Anfangszeit und die Ansprechpartner an der Rezeption erklären. Wenn sie dann ankommen, stellen Sie ihnen ein Onboarding-Kit zur Verfügung, das einige oder alle der folgenden Inhalte enthält.

Praktische Dokumente über den physischen Arbeitsplatz

Es gibt ein paar grundlegende Fakten über den Arbeitsplatz, die neue Mitarbeiter wissen wollen. Zum Beispiel hilft ein Büroplan neuen Mitarbeitern, die Toiletten, die Cafeteria, die Sicherheitsausgänge und die wichtigsten Teammitglieder zu finden, ohne dass sie das Gefühl haben müssen, die Kollegen mit zu vielen Fragen zu belästigen.

Hier sind einige der wichtigsten Fakten zum Büro, die Sie in Ihr Einführungspaket aufnehmen sollten:

• Büroplan
• Öffnungs- und Schließungszeiten des Büros
• Parkmöglichkeiten

Verträge und Papierkram

Jeder neue Job bringt ein wenig Papierkram mit sich. Das lässt sich kaum vermeiden, aber es ist leicht zu vereinfachen. Mit einem Online-Tool wie BambooHR lässt sich das Ausfüllen von Formularen und das Unterzeichnen von Verträgen schnell und bequem erledigen. Und natürlich spart es auch ein paar Bäume!

Stellen Sie sicher, dass Sie diese wichtigen Dokumente in Ihr Onboarding Kit für neue Mitarbeiter aufnehmen:

• Kopie des Arbeitsvertrags
• Beschäftigungsbedingungen
• Vertraulichkeitsvereinbarungen
• Notfallkontakte

Policies und Richtlinien

Auch wenn dies vielleicht nicht der „lustige“ Inhalt ist, den Sie erwartet haben, müssen neue Mitarbeiter mit den Unternehmenspolitiken und Richtlinien vertraut sein. Wenn sie die Regeln nicht kennen, werden sie auch nicht wissen, wann sie dagegen verstoßen.

Die meisten der folgenden Informationen können in einem Mitarbeiterhandbuch zusammengefasst werden, das mit einem Inhaltsverzeichnis versehen ist, das die relevanten Informationen leicht auffindbar macht. Ihr Mitarbeiterhandbuch sollte enthalten:

• Bürovorschriften zur Kleiderordnung, zu den Arbeitszeiten, zur Nutzung von Mobiltelefonen und Unternehmensressourcen, Rauchen und Verhalten
• Personalpolitik
• Leistungsstandards und -erwartungen
• Schulungs- und Entwicklungserwartungen – vergessen Sie nicht, sie in das Lernmanagementsystem (LMS) oder die Online-Ressourcenbibliothek des Unternehmens einzuführen, falls Sie diese haben

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Das Onboarding-LMS, das einfach einzurichten, zu verwenden und anzupassen ist.

Managementstruktur und Teaminformationen

Bevor sich neue Mitarbeiter als Teil des Teams fühlen können, müssen sie wissen, wo sie in die Management- und Teamstruktur passen. Sie müssen auch wissen, wann, wo und wie sie mit ihren Teammitgliedern kommunizieren können.

Sorgen Sie also dafür, dass diese Informationen in Ihrem Einführungspaket für neue Mitarbeiter enthalten sind:

• Ein Verzeichnis der Mitarbeiterprofile mit Namen, Kontaktdaten und Nutzernamen in den Messaging-Anwendungen des Unternehmens wie Slack oder IM
• Ein Organigramm
• Informationen zu Mentoren (wenn neuen Mitarbeitern ein Mentor oder Buddy zugewiesen wird)
• Lokale Hotspots, die von Mitarbeitern bevorzugt werden, wie Cafés, Restaurants und Fitnessstudios

Ressourcen und Werkzeuge

Fast jede Arbeit erfordert einige wichtige Werkzeuge und Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter mit allem ausgestattet sind, was sie brauchen, um vom ersten Tag an produktiv zu sein. Dazu könnten folgende Dinge gehören:

• Computereinrichtung, einschließlich Desktop, Laptop usw.
• Schreibwaren, wie Stifte und Notizbücher
• Job-bezogene Software, z. B. MS Project für einen neuen Projektmanager
• Die Online-Schulungssoftware des Unternehmens, die Handbücher, Videos und Grafiken enthält, um neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen und der Arbeit vertraut zu machen

Anmeldungen und Zugang

Es gibt nichts Frustrierenderes, als arbeiten zu wollen, es aber aufgrund von Zugangsproblemen nicht zu können. Erleichtern Sie neuen Mitarbeitern den Einstieg, indem Sie ihnen alle Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um mit der Arbeit und dem Lernen zu beginnen.

Dazu gehören:

• WiFi-Anmeldeinformationen
• URLs, Benutzernamen und Passwörter für die Unternehmens-E-Mail, LMS, Projektverfolgungsanwendungen usw.
• Zugangsartikel zum Büro, wie Zugangskarten oder Ausweise, Schlüssel und Parkausweise

Wesentliches zur Unternehmenskultur

Nun kommen wir zu den inspirierenden Inhalten Ihres Onboarding-Kits für neue Mitarbeiter. Die folgenden Inhalte sollen ein Bild vom Zweck des Unternehmens vermitteln:

• Strategiedokumente, in denen die Vision, der Auftrag und die Ziele des Unternehmens erläutert werden
• Beschreibung und Beispiele für die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens, z. B. der neueste Unternehmens-Newsletter oder Videos von derzeitigen Mitarbeitern, die beschreiben, was ihnen an der Arbeit im Unternehmen gefällt
• Verhaltensrichtlinien, wie z. B. die Haltung des Unternehmens zu flexiblen Arbeitszeiten
• Links zur Unternehmenswebsite, zu den Seiten der sozialen Medien und zum Blog
• Das Wertversprechen des Unternehmens an seine Mitarbeiter

Personalisierte Willkommensartikel

Schließen Sie Ihr Onboarding Kit kreativ, indem Sie personalisierte Inhalte einfügen, die neuen Mitarbeitern das Gefühl geben, zum Team zu gehören. Es gibt keine pauschale Liste von Inhalten, die Sie aufnehmen sollten. Wählen Sie also einen der folgenden Inhalte aus, der für Ihr Unternehmen gut geeignet ist:

• Ein Begrüßungsschreiben für Mitarbeiter – Für eine persönlichere Note lassen Sie dieses Schreiben handschriftlich verfassen und vom neuen Vorgesetzten, dem Team oder dem Geschäftsführer unterschreiben
• Ein kurzer Fragebogen über Hobbys, Interessen und die Unternehmenswerte, mit denen sie sich am meisten identifizieren. Dies zeigt den neuen Mitarbeitern, dass Sie daran interessiert sind, mehr über sie zu erfahren
• Ein Programm für den ersten Tag und die erste Woche im neuen Job, einschließlich der Einarbeitungsschulung
• Markengeschenke wie eine Kaffeetasse, ein T-Shirt usw. (denn jeder mag Geschenke!)
• Ein Päckchen mit den eigenen Visitenkarten sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeiter vom ersten Tag an als Teil des Teams fühlen
• Ein branchenrelevantes oder motivierendes Buch, das neue Mitarbeiter inspiriert, oder ein digitales Toolset in Ihrem Onboarding-LMS, das inspirierende Artikel, Videos und Handbücher enthält

Überlassen Sie das Ihnen

Wir hoffen, dass diese Ideen Sie dazu inspirieren, Ihr eigenes Willkommenspaket für neue Mitarbeiter zu erstellen. Aber denken Sie daran, dass das beste Onboarding Kit für neue Mitarbeiter für jedes Unternehmen anders ist. Scheuen Sie sich also nicht, mit Ihren eigenen Ideen für ein Begrüßungspaket zu experimentieren, und stellen Sie Ihr Unternehmen auf seine eigene Art und Weise vor.

Die Einführungsbox von Ogilvy & Mather ist beispielsweise von David Ogilvys acht Gewohnheiten effektiver Menschen inspiriert. Das Unternehmen sagt: „Diese Gewohnheiten bildeten die Ideologie, auf der O&M vor all den Jahren aufgebaut wurde, und mit einem Gegenstand, der jede Gewohnheit repräsentiert, macht die Einführungsbox diese Gewohnheiten für neue Mitarbeiter greifbarer und spielerischer“.

So, wie sieht es mit dem Einführungsprozess in Ihrem Unternehmen aus? Wir würden gerne wissen, was Ihr Einführungspaket für neue Mitarbeiter effektiv macht.