Bei der Lohnabrechnung in Ihrem Unternehmen kann es vorkommen, dass ein Arbeitnehmer eine Befreiung vom Steuerabzug beantragen möchte. Wenn Sie die Fakten kennen, können Sie diesen Vorgang leichter bewältigen.
Der Einbehaltungsprozess
Einbehaltung ist ein allgemeiner Begriff für die Beträge, die von den Löhnen und Gehältern der Arbeitnehmer für die Einkommenssteuer auf Bundes- und Landesebene sowie für die FICA-Steuern (Sozialversicherung und Medicare) abgezogen werden. Einige Arbeitnehmer müssen keine Einkommenssteuer vom Lohn einbehalten, wenn ihr Einkommen unter einer bestimmten Grenze liegt.
Die Steuerbehörde IRS erlaubt es Arbeitnehmern, in einem bestimmten Jahr eine Befreiung von der Einbehaltung der Einkommenssteuer zu beantragen, wenn diese beiden Situationen zutreffen:
- Im Vorjahr hatten sie Anspruch auf eine Rückerstattung der gesamten einbehaltenen Bundeseinkommenssteuer, weil sie nicht steuerpflichtig waren
- Für das laufende Jahr erwarten sie eine Rückerstattung der gesamten einbehaltenen Bundeseinkommenssteuer, weil sie voraussichtlich nicht steuerpflichtig sein werden
Einige Arten von Arbeitnehmern können befreit werden: Studenten, Teilzeitbeschäftigte, über 65-Jährige und blinde Arbeitnehmer.
Die Befreiung vom Steuerabzug gilt nur für Bundeseinkommenssteuern, nicht für staatliche Steuern oder FICA-Steuern (Sozialversicherung/Medicare).
Ab dem 1. Januar 2020 kann eine Befreiung vom Steuerabzug beantragt werden
Ab dem 1. Januar 2020 gilt ein neues W-4-Formular für alle neu eingestellten Mitarbeiter und Mitarbeiter, die ihre W-4-Formulare ändern wollen. Wenn ein Arbeitnehmer eine Befreiung beantragen möchte, muss er auf dem Formular W-4 in das Feld unter Schritt 4(c) „Befreit“ eintragen und die Schritte 1 und 5 ausfüllen.
Ein Arbeitnehmer, der eine Befreiung für ein Jahr wünscht, muss Ihnen das neue W-4 bis zum 15. Februar des betreffenden Jahres vorlegen. Wenn ein Angestellter, der derzeit eine Steuerbefreiung erhält, erwartet, dass er für das nächste Jahr Steuern schuldet, muss er sein W-4 bis zum 10. Dezember des laufenden Jahres ändern.
Wie man weiß, ob ein Angestellter von der Quellensteuer befreit ist
Sie können die Quellensteuer nur auf der Grundlage der Unterlagen ändern, die der Angestellte Ihnen gibt. Bis der Arbeitnehmer Ihnen das richtige Formular oder die richtigen Formulare aushändigt, müssen Sie die Einkommensteuer auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene weiterhin auf der Grundlage der letzten vom Arbeitnehmer ausgefüllten Formulare einbehalten. Sie können sich nicht auf das Wort des Arbeitnehmers in Bezug auf den Antrag auf Steuerbefreiung verlassen.
Wenn der Arbeitnehmer eine Befreiung geltend macht, sollte das W-4-Formular folgendermaßen aussehen:
- Zeile 5 – Gesamtzahl der Freibeträge – bleibt leer
- Zeile 6 – Zusätzlicher einzubehaltender Betrag – bleibt leer
- Zeile 7 – Antrag auf Befreiung – enthält das Wort „Exempt“ (befreit).
Sie (der Arbeitgeber) müssen das W-4-Formular möglicherweise an die Steuerbehörde senden, damit diese den Antrag überprüft. Sie brauchen das Formular nicht einzureichen, es sei denn, die IRS fordert Sie schriftlich dazu auf.
Mehr über Quellensteuerbefreiungen
Ein Antrag auf Befreiung von der Quellensteuer befreit den Arbeitnehmer nicht von der Zahlung seines Anteils an der FICA-Steuer, einschließlich der zusätzlichen Medicare-Steuer. Alle FICA-Steuern müssen sowohl von Ihnen als Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer abgeführt werden. Die Einbehaltung der Sozialversicherungsbeiträge durch den Arbeitnehmer endet mit dem Höchstbetrag der Sozialversicherung, aber Ihr Beitrag zur Sozialversicherung als Arbeitgeber wird für das gesamte Arbeitsentgelt fortgesetzt.
Wenn Sie glauben, dass die Befreiung eines Arbeitnehmers von der Einbehaltung der Sozialversicherungsbeiträge nicht korrekt ist, können Sie sie nicht ändern, aber Sie können den Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass die Befreiung vom Finanzamt in Frage gestellt werden kann. Unabhängig davon, was der Mitarbeiter behauptet, dürfen Sie nur das unterzeichnete W-4-Formular für den Einbehalt vom Lohn des Mitarbeiters verwenden.
Die Behauptung der Befreiung von der Bundeseinkommenssteuer hat nichts mit der Einbehaltung der staatlichen Einkommenssteuer und der Kommunalsteuer des Mitarbeiters zu tun. Der Arbeitnehmer muss sich bei den staatlichen und lokalen Steuerbehörden erkundigen, wie diese Befreiung in den jeweiligen Rechtsordnungen funktioniert. Wie bereits erwähnt, müssen Sie diese Steuern so lange einbehalten, bis der Arbeitnehmer Ihnen die unterzeichneten Dokumente für den Antrag auf Befreiung von staatlichen oder lokalen Steuern vorlegt.
Wenn der Arbeitnehmer die Befreiung vom Steuereinbehalt beantragen möchte, aber im Laufe des Jahres bereits einen Steuereinbehalt vorgenommen hat, können Sie ihm dieses Geld nicht erstatten. Zum Zeitpunkt der Besteuerung teilen Sie dem Arbeitnehmer den Einbehalt auf seinem W-2-Formular für das Jahr mit. Der Arbeitnehmer kann dann den einbehaltenen Betrag geltend machen.
Angenommen, Carlton kommt im Februar zu Ihnen und sagt, er wolle für dieses Jahr eine Befreiung vom Steuerabzug beantragen. Er füllt ein neues W-4-Formular aus, um die Befreiung zu beantragen, aber Sie haben bereits im Januar 276 $ an Bundeseinkommenssteuern von seinem Lohn einbehalten. Er muss warten, bis er seine Steuererklärung einreicht und die 276 $ geltend machen kann.
Gehen Sie nicht davon aus, dass ein Student, ein Teilzeitbeschäftigter oder ein Saisonarbeiter von der Einbehaltung befreit ist. Alle Arbeitnehmer müssen bei der Einstellung ein W-4-Formular ausfüllen, und dieses Formular muss der Arbeitnehmer verwenden, um eine Befreiung zu beantragen.
Ihr Anwalt wird Ihnen sagen, dass Sie den Arbeitnehmern nicht beim Ausfüllen der Formulare helfen sollen. Wenn ein Arbeitnehmer jedoch darum bittet, können Sie ihm Informationen geben, die ihm helfen, die Entscheidung selbst zu treffen. Die IRS-Publikation 505 enthält ein Flussdiagramm (Seite 8), das dem Arbeitnehmer helfen kann zu erkennen, ob er eine Befreiung von der Quellensteuer beantragen kann.
Wenn Sie einen Sperrvermerk vom IRS erhalten
Sie müssen dem IRS keine W-4-Formulare vorlegen, aber der IRS kann den Antrag eines Arbeitnehmers auf Befreiung prüfen und Sie auffordern, das W-4-Formular des Arbeitnehmers einzureichen. Wenn das Finanzamt der Ansicht ist, dass der Freistellungsantrag nicht gültig ist, kann es in einigen Fällen ein „Sperrschreiben“ an Ihr Unternehmen schicken, zusammen mit einer Kopie für den Arbeitnehmer. In einem Sperrvermerk wird die Einbehaltung des Arbeitnehmers auf der Grundlage der IRS-Überprüfung festgeschrieben.
In diesem Schreiben wird die Höchstzahl der für den Arbeitnehmer zulässigen Quellensteuerabzüge angegeben. Sobald Sie dieses Schreiben erhalten haben, müssen Sie mit dem Einbehalt von Bundeseinkommenssteuern vom Lohn des Mitarbeiters beginnen, und zwar ab dem von der IRS festgelegten Datum. Sie können den Einbehaltungsbetrag nicht ändern, bevor Sie die Genehmigung des IRS erhalten haben; Sie können kein neues W-4 des Mitarbeiters akzeptieren, um den Einbehaltungsbetrag zu ändern.
Sie erhalten auch eine Kopie dieses Schreibens für den Arbeitnehmer, in dem erklärt wird, wie er dem IRS zusätzliche Informationen geben kann. Sie können den Arbeitnehmer auffordern, sich mit dem IRS in Verbindung zu setzen, um eine Änderung der Einbehaltung zu beantragen.
Wenn Sie die Einbehaltung des Arbeitnehmers nicht auf der Grundlage der Einbehaltung im Einbehaltungsschreiben ändern, ist Ihr Unternehmen für die Zahlung des zusätzlichen Steuerbetrags verantwortlich, der hätte einbehalten werden müssen.