Wie man Kilometergeld bei den US-Steuern geltend macht

Ausgaben

Es ist wichtig zu verstehen, welche Arten von Fahrten die IRS Angestellten und Selbstständigen erlaubt, in ihrer Steuererklärung abzusetzen. Wir haben den folgenden Leitfaden zusammengestellt, damit Sie sicherstellen können, dass Sie Ihre Fahrten nach den neuesten IRS-Regeln absetzen.

Verfolgen Sie Ihre geschäftlichen Fahrten

Um Ihre Fahrten absetzen zu können, müssen Sie zunächst genaue Aufzeichnungen über Ihre Fahrten führen. Jahrzehntelang haben die Menschen ihre Geschäftskilometer mit Stift und Papier aufgezeichnet.

Glücklicherweise hat sich die Technologie weiterentwickelt, und jetzt gibt es Mileage Tracker Apps, die die Aufzeichnung von Geschäftskilometern einfacher denn je machen. Everlance ist die am besten bewertete Lösung für die Erfassung von Geschäftskilometern, da sie automatisch und zuverlässig alle Daten in IRS-konformen Berichten zusammenfasst.

Wenn Sie ein Geschäftsinhaber sind, ist es auch eine gute Idee, bestimmte Anforderungen an die Kilometerprotokolle Ihrer Mitarbeiter zu stellen. Sie können eine kostenlose Excel-Vorlage für das Kilometerprotokoll herunterladen, die Sie an Ihre Mitarbeiter verteilen können, damit diese wissen, was von ihren Berichten erwartet wird, wenn sie ihre Kilometer manuell erfassen.

IRS Standard Mileage Rate

Die IRS Standard Mileage Rate ist der Standard-Kilometerpreis, der jedes Jahr von der IRS festgelegt wird, damit Arbeitnehmer, Auftragnehmer und Arbeitgeber ihn für Steuerzwecke verwenden können. Dieser Satz schwankt von Jahr zu Jahr und gilt für Fahrzeuge wie Pkw, Lkw und Transporter.

Für das Steuerjahr 2020 sind diese Sätze:

• 57,5 Cent pro Meile für geschäftlich gefahrene Meilen (minus 0.5 Cent ab 2019)
• 17 Cent pro Meile, die für medizinische oder Umzugszwecke gefahren wird (minus 3 Cent ab 2019)
• 14 Cent pro Meile, die für eine Wohltätigkeitsorganisation gefahren wird (derzeit vom Kongress festgelegt)

Die meisten Unternehmen richten ihre Richtlinien für die Rückerstattung an Mitarbeiter nach dem IRS-Standardabzug für Geschäftskilometer von 58 Cent aus, während andere Unternehmen einen höheren oder niedrigeren Satz für die Rückerstattung an ihre Mitarbeiter festlegen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einem Gebiet tätig ist, in dem höhere Kraftstoffkosten anfallen, kann es einen höheren Erstattungssatz als den IRS-Standardsatz anwenden.

Auch wenn ein Unternehmen kein Erstattungsprogramm für Mitarbeiter eingerichtet hat, können Mitarbeiter ihre geschäftlichen Kilometergeldausgaben – unter Verwendung des IRS-Standardsatzes – von ihrem Bruttoeinkommen abziehen.

Steuerzahler haben auch die Möglichkeit, die tatsächlichen Ausgaben – einschließlich Benzin, Versicherung, Parken, Reparaturen und Abschreibung – anstelle des Standard-Kilometersatzes abzuziehen, aber viele werden zustimmen, dass diese Methode viel mehr Zeit und Arbeit erfordern kann. Außerdem müssen die gesamten geschäftlichen Ausgaben Ihrer Mitarbeiter 2 Prozent Ihres bereinigten Bruttoeinkommens übersteigen, um diesen Abzug geltend machen zu können.

Wie man Kilometergeld steuerlich geltend macht

Angestellte können ihre Fahrten zur und von der Arbeit nachverfolgen und dabei auch den Zweck jeder Fahrt dokumentieren und ihr Kilometergeld entsprechend in ihrer Steuererklärung geltend machen, aber es gibt Ausnahmen. Laut IRS:

„Ein Steuerzahler darf den geschäftlichen Standardkilometersatz für ein Fahrzeug nicht verwenden, nachdem er eine Abschreibungsmethode im Rahmen des Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) verwendet oder einen Abzug nach Abschnitt 179 für dieses Fahrzeug geltend gemacht hat. Darüber hinaus kann der geschäftliche Standardkilometersatz nicht für mehr als vier gleichzeitig genutzte Fahrzeuge verwendet werden.“

Auch wenn dies eine Selbstverständlichkeit ist, können Arbeitnehmer ihren Arbeitsweg nicht absetzen, so schön das auch wäre.

Es ist auch wichtig, die FLSA-Kickback-Regel zu beachten, eine Ausnahmeregelung für die Rückerstattung von Kilometern, an die sich Unternehmen halten müssen, wenn ihre Mitarbeiter in der Nähe des Mindestlohns oder auf diesem Niveau verdienen.

Unter dem Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) können Steuerzahler nicht länger einen sonstigen Einzelabzug für nicht erstattete Reisekosten von Mitarbeitern geltend machen. Dieser Abzug wurde zusammen mit ähnlichen Abzügen aus Schedule A gestrichen. Dies wirkt sich jedoch nicht auf Abzüge aus, die in angemessener Weise auf einer Liste C für Selbstständige oder unabhängige Auftragnehmer geltend gemacht werden.

Wenn Sie selbstständig oder ein unabhängiger Auftragnehmer sind, gelten die folgenden Regeln für den Abzug von Kilometern und Pendeln. Die absetzbaren Kilometer hängen davon ab, wo sich Ihr Hauptgeschäftssitz befindet. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sind in der Regel alle Kilometer absetzbar, wenn Sie in Ihr Auto steigen und zu einem Zweck fahren, der mit Ihrer Tätigkeit zusammenhängt.

Wenn Sie zu einem Kundentermin fahren und dann direkt nach Hause zurückkehren, ist laut IRS die gesamte Fahrt geschäftsbezogen und daher absetzbar. Sie können auch die Kosten für die Fahrt von Ihrem Geschäftssitz zu arbeitsbezogenen Aktivitäten absetzen, selbst wenn es sich nur um die Abgabe von Paketen bei der Post handelt.

Wenn Sie Ihr Geschäft von einem anderen Ort als Ihrem Zuhause aus betreiben, können Sie die Kilometer, die Sie zu diesem Ort fahren, nicht absetzen, da dies als Pendeln gilt.

Kilometerabzug: Geschäftlich und privat

Es versteht sich von selbst, dass nur geschäftlich genutzte Kilometer steuerlich geltend gemacht werden können, nicht aber privat genutzte Kilometer. Der Weg zum und vom Büro gilt als Privatfahrt, ebenso wie die Tasse Kaffee, die Sie unterwegs getrunken haben, auch wenn viele von uns eine tägliche Dosis Koffein brauchen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Das kann die Erfassung von Fahrten kompliziert machen, da viele von uns private Besorgungen machen, z. B. die Reinigung abholen oder einen Zwischenstopp im Supermarkt einlegen, während wir gleichzeitig aus geschäftlichen Gründen fahren.

Everlance bietet eine einfache Lösung, um zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten zu unterscheiden, selbst wenn sie in ein und dieselbe Fahrt integriert sind. Jedes Mal, wenn Sie in Ihr Auto steigen, um zu Ihrem nächsten Ziel zu fahren, öffnen Sie die Everlance-App.

Wenn Sie zu einem Treffen mit einem Kunden in dessen Büro fahren, wischen Sie einfach nach rechts für geschäftlich. Wenn du dich nach einem Kundentermin mit einem Freund zum Essen triffst, wischst du einfach nach links für privat. Auf diese Weise werden alle Ihre geschäftlichen Kilometer separat erfasst, und Everlance berechnet sogar sofort Ihren Abzug auf der Grundlage des Standard-Kilometersatzes.

Everlance ermöglicht es Ihnen auch, andere Arten von Geschäftsausgaben zu erfassen. Machen Sie einfach ein Foto von Ihrer Quittung und die App speichert sie sicher in der Cloud. Sie können sogar Ihre Kreditkarte oder Ihr Bankkonto direkt verknüpfen, um die Ausgaben auch auf diese Weise zu verfolgen.

Abschluss

Wenn es an der Zeit ist, Ihre Steuern vorzubereiten, laden Sie einfach Ihre Everlance-Kilometer- und Spesenabrechnungen herunter und senden Sie sie an Ihren Steuerberater. Everlance hat den Weg für die Einsparung von Unternehmen und Selbstständige Tonnen von Zeit, Geld und Ärger, wenn es um die Verfolgung von Business-Kilometer und Ausgaben kommt.

Ob Sie ein Geschäftsinhaber mit mehreren Mitarbeitern sind, oder Sie sind selbständig, Everlance bietet maßgeschneiderte Pläne zur Auswahl auf der Grundlage Ihrer eigenen Bedürfnisse des Unternehmens. Erkunden Sie die Optionen für die Erfassung von Kilometern und Ausgaben und rationalisieren Sie Ihre Buchhaltung, während Sie gleichzeitig das Rätselraten und die Fehler vermeiden, die oft damit einhergehen.