Por Beth Buehler
Conocer los distintos propósitos de los retiros de negocios y de las reuniones de negocios es muy importante para las personas a las que se les asigna la tarea de planificar dichos encuentros o que forman parte de un equipo de planificación mayor. Los líderes de cuatro empresas de gestión de destinos (DMC) con sede en Colorado ayudan a explicar la diferencia.
¿Cuál es la diferencia entre un retiro de negocios y una reunión de negocios?
Un retiro empresarial se centra mucho más en la estrategia de alto nivel, combinada con mucho «tiempo de espacio en blanco» para los participantes. Normalmente, el objetivo de un retiro es sacar a los pensadores de alto nivel de su apretada agenda diaria y llevarlos a un entorno íntimo que les permita liberar realmente su proceso de pensamiento creativo. Me imagino un entorno más relajado, mucho tiempo al aire libre, mesas redondas informales, excursiones guiadas, etc., todo ello para inspirar un proceso de pensamiento más estratégico. Una reunión de negocios suele estar muy estructurada y centrada en un departamento crítico de la organización. En muchas reuniones que hemos experimentado, los asistentes escuchan más que participan, y el contenido está dirigido por los ejecutivos de la empresa o del departamento. – Kathy Fort Carty, DSC, Allied PRA
Un retiro suele ser una reunión más pequeña que se convoca en un destino fuera de lo común; los ejemplos incluyen ranchos y propiedades experimentales que ofrecen a los asistentes un entorno inusual que inspira la creación de redes orgánicas y oportunidades de vinculación. Una reunión de negocios suele tener lugar en un hotel no muy lejos del aeropuerto, con espacio para reuniones y apoyo audiovisual para acomodar el tamaño y el alcance de la reunión. Una reunión de negocios se basa en el contenido, mientras que un retiro se centra en que los asistentes experimenten el destino como grupo. – Melissa Layton, Operation Altitude
Es difícil superar el aura de propiedades históricas como el C Lazy U Ranch, cerca de Granby. Cortesía de C Lazy U Ranch.
La principal diferencia que experimentamos es que un retiro incluye más elementos en la agenda fuera de la reunión de negocios, como actividades de grupo, formación de equipos o salidas para explorar el destino. A menudo, también hay elementos de rejuvenecimiento o relajación. – Nicole Marsh, Imprint Group
Una reunión de negocios se centra en las necesidades inmediatas de una empresa o en un tema específico que debe abordarse. Un retiro empresarial es un momento para la creación de equipos, la reflexión y la concentración en el interior de las personas y en la forma en que trabajan juntas para lograr los objetivos. – Deana Mitchell, Realize Colorado, socio global de DMC
¿Cuál es su principal consejo para planificar un retiro de negocios?
Encontrar un lugar atractivo que atraiga a los invitados a asistir, relajarse y conectar con sus colegas. – Melissa Layton
Asegúrese de tener un buen equilibrio entre los temas/sesiones de la reunión, así como tiempo para establecer vínculos como equipo. – Nicole Marsh
Planifique un orador o una actividad que vincule al grupo, ayudándoles a conocerse y entenderse mejor para que sean más productivos como equipo en el futuro. – Deana Mitchell
Elige un lugar único en Colorado que permita a los asistentes hacer mucho ejercicio, pasar tiempo al aire libre, comer sano y dormir. Deje que recarguen las pilas mientras participan en un evento de planificación estratégica. – Kathy Fort Carty
¿Cuál es su principal consejo para planificar una reunión de negocios?
Seleccione un lugar que sea propicio para las reuniones, incluyendo la facilidad de acceso, instalaciones sólidas para la reunión y quizás no demasiadas distracciones de la agenda de la reunión. – Nicole Marsh
Busque un espacio que sea propicio para centrarse en el tema en cuestión, pero que esté cerca de algo divertido durante un descanso o para la noche. – Deana Mitchell
Asegúrese de que los objetivos de la reunión estén bien integrados con las experiencias del destino. Aunque siempre hay objetivos de aprendizaje/negocio que la organización debe cumplir, normalmente se puede sacar a los asistentes de una sala de reuniones estándar para que participen en actividades que les permitan colaborar, comunicarse y resolver problemas juntos. Al conseguir que los asistentes participen y experimenten situaciones juntos, se creará una cultura corporativa más fuerte y se fomentará la innovación y la creatividad en el trabajo. – Kathy Fort Carty
Seleccionar un hotel céntrico con fácil acceso y un espacio de reunión que se adapte a la agenda del grupo y a sus necesidades específicas. Denver es un destino ideal para las reuniones, con fácil acceso aéreo desde el este y el oeste y con ilimitadas opciones de hoteles a menos de 30 minutos del aeropuerto. – Melissa Layton.
En Colorado es posible disfrutar tanto del aire libre como de la acción de la ciudad. Cortesía de The Ritz-Carlton, Denver.
¿Cómo cambia su enfoque a la hora de seleccionar un lugar y/o destino cuando se planifica un retiro de negocios frente a una reunión de negocios?
Para una reunión de negocios, se necesita la conectividad/tecnología. Para un retiro de negocios, hay que aprovechar los magníficos paisajes que ofrece Colorado y minimizar la tecnología. – Deana Mitchell.
Hay muchas opciones para salir al aire libre en Colorado. Cortesía de Visit Vail Valley.
Empezamos por escuchar a nuestros clientes y a los interesados en la reunión para comprender realmente los objetivos y las prioridades del programa. Algunos clientes pueden decir que quieren una reunión de negocios, pero cuando describen la «sensación» que quieren para sus asistentes, podemos dirigirlos a un lugar menos tradicional. El lugar de celebración de una reunión de negocios suele depender del tamaño del grupo, del acceso a un aeropuerto y de un hotel y un espacio de reunión de tamaño adecuado. Si el grupo es pequeño, puede elegir un hotel boutique más moderno en el centro de Denver en lugar de un gran hotel corporativo con acceso al Centro de Convenciones de Colorado. Los retiros tienden a ser más íntimos, por lo que la selección del lugar de celebración suele consistir más en encontrar la ubicación o el destino adecuados que sean fácilmente accesibles pero que permitan el tipo de experiencia que el cliente busca. Por ejemplo, un retiro de yoga tendrá que reservar un lugar que ofrezca acceso a un espacio de yoga interior/exterior y, muy probablemente, un estilo de comida saludable. Un retiro de planificación estratégica para ejecutivos puede querer un hotel/alojamiento de fácil acceso, pero tal vez seleccione un resort de montaña que realmente permita a los ejecutivos relajarse, desconectar un poco y reunirse en una variedad de espacios íntimos dentro y alrededor de la propiedad. – Kathy Fort Carty
Un lugar de retiro de negocios proporciona una experiencia única que muestra el destino. – Melissa Layton
Cuando se planifica un retiro empresarial, se debe buscar un lugar o destino con una buena combinación de servicios y opciones para equilibrar el trabajo y el ocio. Es importante permitir al equipo centrarse en ambas cosas y disfrutar de los momentos. Cuando se planifica una reunión de negocios, es estupendo que los asistentes experimenten el destino durante su tiempo libre, pero no es tan necesario atender a las actividades y opciones del tiempo libre. – Nicole Marsh
¿Cuál es una razón destacada por la que Colorado es un buen lugar para una reunión o un retiro?
Tenemos tanta diversidad en Colorado -desde excepcionales hoteles para convenciones en la ciudad como el Hyatt Regency Denver en el Centro de Convenciones de Colorado y el nuevo Gaylord Rockies Resort &Centro de Convenciones- y aún podemos ofrecer una increíble experiencia de resort para un grupo grande en The Broadmoor. En lo que respecta a las reuniones pequeñas y medianas, tenemos hoteles en nuestros resorts de montaña que varían en tamaño, estilo y precio para adaptarse a los grupos que son conscientes de su presupuesto o de muy alta gama. – Kathy Fort Carty.
The Broadmoor, en Colorado Springs, ofrece grandes opciones tanto para reuniones de negocios como para retiros. Cortesía de The Broadmoor.
Colorado cuenta con opciones hoteleras ideales para reuniones de negocios, así como con lugares de retiro apartados donde los asistentes pueden desconectarse, crear vínculos e intercambiar ideas. – Melissa Layton
Colorado es un lugar excelente tanto para reuniones como para retiros. Para las reuniones, estamos situados en el centro, lo que permite a los asistentes entrar y salir con facilidad, y tenemos una gran cantidad de vuelos directos. Para los retiros, nuestra ciudad y los destinos de montaña ofrecen una mezcla inigualable de oportunidades para que los asistentes trabajen y jueguen. – Nicole Marsh
Colorado tiene una forma de inspirar a la gente y cambiar sus perspectivas para que piensen de forma diferente. Incluso si el objetivo es una reunión de negocios, hay muchas oportunidades para hacer un mini-retiro como un descanso de 30 minutos o un evento de networking nocturno para experimentar el aire libre y la naturaleza. – Deana Mitchell
Pensamientos adicionales …
Cuando se planifica la agenda de un retiro, es importante que los líderes sientan que hay suficiente contenido y retorno de la inversión (ROI) desde la perspectiva de la reunión para que el gasto (ya sea de tiempo y/o dinero) valga la pena. La agenda de la reunión y el enfoque en los resultados son tan importantes como el tiempo para que el equipo se una y se sienta renovado y rejuvenecido a su regreso. Es un equilibrio delicado, pero cuando se planifica correctamente tiene enormes beneficios para la organización. Recientemente hemos cambiado el nombre de nuestro propio viaje de incentivo interno y lo hemos denominado retiro. Pensamos que el término incentivo aludía a la pura diversión sin contenido y hemos encontrado un buen equilibrio con el contenido de la reunión y el tiempo libre. – Nicole Marsh
¡Colorado tiene tanto que ofrecer en múltiples destinos! Como DMC, nos especializamos en encontrar la ubicación y los espacios adecuados para que los clientes logren sus objetivos con el máximo impacto inspirador de nuestro entorno. – Deana Mitchell
Beth Buehler es editora de las revistas Colorado Meetings + Events y Mountain Meetings, ha planificado numerosas reuniones y eventos y disfruta explorando Colorado.