1. jakso. An Overview of Strategic Planning or ”VMOSA” (Vision, Mission, Objectives, Strategies, and Action Plans)

Learn how to use VMOSA to take a dream and make it a reality by developing a vision, setting goals, defining them, and developing action plans.

• • What is VMOSA?
  • Miksi organisaatiosi pitäisi käyttää VMOSA:ta?
  • Milloin sinun pitäisi käyttää VMOSA:ta?
  • Mitä VMOSA on?
  • Miksi organisaatiosi pitäisi käyttää VMOSAa?
  • Milloin VMOSA:a kannattaa käyttää?
  • Visio (unelma)
  • Tehtäväsuunnitelmat (se, mitä ja miksi)
  • Tavoitteet (kuinka paljon, mitä, milloin)
  • Strategiat (miten)
  • Toimintasuunnitelma (mitä muutosta aiotaan toteuttaa; kuka tekee mitä ja milloin, jotta se toteutuu)
  • Yhteenvetona

  What is VMOSA?

• Miksi organisaatiosi pitäisi käyttää VMOSA:ta?

• Milloin sinun pitäisi käyttää VMOSA:ta?

VMOSA (visio, missio, tavoitteet, strategiat ja toimintasuunnitelmat) on käytännöllinen suunnitteluprosessi, jota käytetään auttamaan yhdyskuntaryhmiä määrittelemään visio ja kehittämään käytännöllisiä tapoja muutoksen toteuttamiseksi. VMOSA auttaa organisaatiota asettamaan ja saavuttamaan lyhyen aikavälin tavoitteita ja pitämään samalla silmällä pitkän aikavälin visiota. Tämän suunnitteluprosessin toteuttaminen ryhmäsi toiminnassa tukee selkeän tehtävän kehittämistä, yhteisymmärryksen saavuttamista ja ryhmän unelmien pohjustamista. Tässä osiossa tarkastellaan, miten ja milloin VMOSA kannattaa ottaa käyttöön organisaatiosi suunnitteluprosessissa.

Mitä VMOSA on?

Yksi keino tehdä tämä matka on strateginen suunnittelu, prosessi, jonka avulla ryhmä määrittelee oman ”VMOSA:nsa”; eli visionsa, tehtävänsä, tavoitteensa, strategiansa ja toimintasuunnitelmansa. VMOSA on käytännöllinen suunnitteluprosessi, jota voi käyttää mikä tahansa yhteisön organisaatio tai aloite. Tämä kattava suunnittelutyökalu voi auttaa organisaatiotasi tarjoamalla suunnitelman, jonka avulla voit siirtyä unelmista tekoihin ja saada aikaan myönteisiä tuloksia yhteisöllesi.

Tässä osiossa annamme yleiskatsauksen prosessista ja käsittelemme lyhyesti kutakin yksittäistä osaa. Esimerkeissä näytämme, miten eräässä aloitteessa nuorten raskauksien ehkäisemiseksi käytettiin VMOSA-prosessia tehokkaasti. Työkalut-kohdassa tarjoamme sitten mahdollisen esityslistan suunnitteluretriittiä varten, jos organisaatiosi päättää käyttää tätä prosessia. Lopuksi tämän luvun lopuissa osioissa käydään läpi vaiheet, joita tarvitaan prosessin kunkin osan täydelliseen kehittämiseen.

Miksi organisaatiosi pitäisi käyttää VMOSAa?

Miksi organisaatiosi pitäisi käyttää tätä suunnitteluprosessia? Siihen on monia hyviä syitä, muun muassa kaikki seuraavat:

• VMOSA-prosessi perustelee unelmasi. Se tekee hyvistä ideoista mahdollisia esittämällä, mitä on tapahduttava, jotta visiosi toteutuisi.
• Luomalla tämän prosessin ryhmätyönä (huolehtien siitä, että siihen osallistuvat sekä ihmiset, joihin ongelma vaikuttaa, että ne, joilla on kyky muuttaa sitä), se antaa organisaatiollesi mahdollisuuden päästä yksimielisyyteen painopisteestäsi ja tarvittavista askeleista, joihin organisaatiosi tulisi ryhtyä.
• Prosessi antaa tilaisuuden kehitellä visiotasi ja toiminta-ajatustasi yhdessä niiden kanssa, jotka yhteisössä ovat niitä henkilöitä, joiden toimintaan toimintasi tulee vaikuttamaan. Tämä tarkoittaa, että työsi vastaa paljon todennäköisemmin yhteisön todellisiin tarpeisiin ja toiveisiin kuin siihen, mitä luulet niiden olevan. Se tarkoittaa myös yhteisön omistajuutta visiosta ja missiosta, jolloin kaikki ovat samalla sivulla ja mikä lisää huomattavasti kaikkien ponnistelujen onnistumismahdollisuuksia.
• VMOSA antaa organisaatiollesi mahdollisuuden keskittyä lyhyen aikavälin tavoitteisiisi pitäen samalla silmällä pitkän aikavälin visiotasi ja missiotasi.

Milloin VMOSA:a kannattaa käyttää?

Milloin tätä strategista suunnitteluprosessia siis kannattaa käyttää? Tietenkin on aina järkevää, että organisaatiollasi on sen antama suunta ja järjestys, mutta joissakin tilanteissa on erityisen järkevää käyttää tätä prosessia. Näitä aikoja ovat esimerkiksi:

• Kun olet perustamassa uutta organisaatiota.
• Kun organisaatiosi on aloittamassa uutta aloitetta tai suurta hanketta tai aloittamassa työtä uuteen suuntaan.
• Kun ryhmäsi on siirtymässä käynnissä olevan toiminnan uuteen vaiheeseen.
• Kun yrität elvyttää vanhempaa aloitetta, joka on menettänyt fokuksensa tai vauhtinsa.
• Kun haet uutta rahoitusta tai uudelle rahoittajalle. Näissä tilanteissa on tärkeää selventää visiota ja tehtävää, jotta haettava rahoitus tukee sitä, mitä organisaatiosi todella edustaa. Muuten voit päätyä siihen, että rahaan liittyy ehtoja, jotka vaativat sinua ottamaan suunnan, joka ei vastaa organisaatiosi todellista tarkoitusta tai filosofiaa.

Katsotaanpa lyhyesti kutakin yksittäistä ainesosaa, jotka ovat tärkeitä tässä prosessissa. Seuraavissa kappaleissa tarkastelemme sitten kutakin niistä syvällisemmin ja selitämme, miten suunnitteluprosessin kutakin vaihetta kehitetään.

Visio (unelma)

Visiosi viestii siitä, mitä organisaatiosi uskoo olevan ihanteelliset olosuhteet yhteisöllesi – miltä asiat näyttäisivät, jos sinulle tärkeään asiaan puututtaisiin täydellisesti. Tätä utooppista unelmaa kuvataan yleensä yhdellä tai useammalla lauseella tai visiolausekkeella, jotka ovat lyhyitä julistuksia, jotka välittävät yhteisön unelmat tulevaisuudesta. Kehittämällä visiolauselman organisaatiosi tekee organisaatiosi uskomukset ja johtavat periaatteet selviksi laajemmalle yhteisölle (sekä omalle henkilöstöllesi, osallistujillesi ja vapaaehtoisillesi).

Useimmille visiolauselmille on tiettyjä yhteisiä piirteitä. Yleisesti ottaen visiojulistusten tulisi olla:

• Yhteisön jäsenten ymmärtämiä ja jakamia
• Niin laajoja, että ne kattavat erilaisia paikallisia näkökulmia
• Inspiroivia ja kohottavia kaikille ponnisteluihinne osallistuville
• Helppoja viestiä – niiden tulisi esimerkiksi olla tarpeeksi lyhyitä, jotta ne mahtuisivat T-paitaan

Tässä on muutama visiojulistus, jotka täyttävät edellä esitetyt kriteerit:

• Terveet lapset
• Turvalliset kadut, turvalliset asuinalueet
• Jokainen talo on koti
• Koulutusta kaikille
• Rauha maapallolla

Tehtäväsuunnitelmat (se, mitä ja miksi)

Tehtäväsuunnitelmien laatiminen on toimintasuunnitteluprosessin seuraava vaihe. Organisaation toiminta-ajatuksessa kuvataan, mitä ryhmä aikoo tehdä ja miksi se aikoo tehdä sen. Toiminta-ajatukset ovat samankaltaisia kuin visio-ajatukset, mutta ne ovat konkreettisempia, ja ne ovat ehdottomasti ”toimintapainotteisempia” kuin visio-ajatukset. Missiossa saatetaan viitata ongelmaan, kuten riittämättömään asumiseen, tai tavoitteeseen, kuten terveydenhuollon saatavuuden takaamiseen kaikille. Ja vaikka niissä ei mennä kovin yksityiskohtaisesti, niissä aletaan vihjailla – hyvin laajasti – siitä, miten organisaatiosi voisi ryhtyä korjaamaan havaitsemiaan ongelmia. Joitakin yleisiä toiminta-ajatuksia koskevia periaatteita on, että ne ovat:

• ytimekkäitä. Vaikka toiminta-ajatus ei olekaan yhtä lyhyt kuin visiojulistus, sen pitäisi silti ilmaista asiansa yhdellä lauseella.
• Tulossuuntautunut. Toiminta-ajatukset selittävät yleiset tulokset, joita organisaatiosi pyrkii saavuttamaan.
• Inklusiivinen. Vaikka toiminta-ajatuksissa lausutaankin ryhmäsi yleisistä tavoitteista, on erittäin tärkeää, että ne tekevät sen hyvin laajasti. Hyvät toiminta-ajatukset eivät rajoita strategioita tai yhteisön sektoreita, jotka voivat tulla mukaan hankkeeseen.

Seuraavat toiminta-ajatukset ovat esimerkkejä, jotka täyttävät edellä mainitut kriteerit.

• ”Edistää lasten terveyttä ja kehitystä kokonaisvaltaisella perhe- ja yhteisöaloitteella.”
• ”Luoda kukoistava afroamerikkalaisyhteisö kehittämällä työpaikkoja, koulutusta, asumista ja kulttuurista ylpeyttä”.
• ”Turvallisen ja terveellisen naapuruston kehittäminen yhteistoiminnallisen suunnittelun, yhteisöllisen toiminnan ja poliittisen edunvalvonnan avulla.”

Visiot ja toiminta-ajatukset itsessään tulisi olla lyhyitä, mutta usein on järkevää, että organisaatio sisällyttää niihin myös syvälle juurtuneita uskomuksiaan tai filosofiaansa, jotka saattavat itse asiassa määritellä sekä sen työtä että itse organisaatiota. Yksi tapa tehdä tämä uhraamatta vision ja toiminta-ajatuksen lausumien suoraviivaisuutta on sisällyttää lausumiin lisäyksenä ohjaavia periaatteita. Niissä voidaan esittää organisaation uskomukset samalla, kun visio- ja missiolauselmat pidetään lyhyinä ja ytimekkäinä.

Tavoitteet (kuinka paljon, mitä, milloin)

Kun organisaatio on laatinut toiminta-ajatuksensa, sen seuraava askel on laatia erityistavoitteet, jotka tähtäävät toiminta-ajatuksen saavuttamiseen. Tavoitteet viittaavat konkreettisiin mitattavissa oleviin tuloksiin aloitteen laajoista tavoitteista. Organisaation tavoitteet määrittelevät yleensä sen, kuinka paljon, mitä ja milloin saavutetaan. Yksi ikääntyneiden aikuisten hoitoa ja huolenpitoa edistävän yhteisöaloitteen useista tavoitteista voisi esimerkiksi olla: ”Vuoteen 2015 mennessä (mihin mennessä) lisätä 20 prosentilla (kuinka paljon) niitä vanhuksia, jotka ilmoittavat olevansa päivittäin yhteydessä johonkin, joka välittää heistä (mistä).”

Tavoitteita on kolmea perustyyppiä. Ne ovat:

• Käyttäytymistavoitteet. Näissä tavoitteissa tarkastellaan ihmisten käyttäytymisen muuttamista (mitä he tekevät ja sanovat) ja heidän käyttäytymisensä tuotteita (tai tuloksia). Esimerkiksi naapuruston parannusryhmä voi kehittää tavoitteen, joka perustuu siihen, että kotien korjaaminen lisääntyy (käyttäytyminen) tai asuminen paranee (tulos).
• Yhteisötason tulostavoitteet. Nämä liittyvät käyttäytymiseen liittyviin tulostavoitteisiin, mutta keskittyvät yksilötason sijasta enemmän yhteisön tasolle. Sama ryhmä voisi esimerkiksi ehdottaa, että kunnollisten kohtuuhintaisten asuntojen prosenttiosuuden lisääminen yhteisössä olisi yhteisön tason tulostavoite.
• Prosessitavoitteet. Nämä ovat tavoitteita, jotka viittaavat muiden tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien toimien toteuttamiseen. Ryhmä voisi esimerkiksi hyväksyä kattavan suunnitelman naapuruston asumisen parantamiseksi.

On tärkeää ymmärtää, että nämä erityyppiset tavoitteet eivät sulje toisiaan pois. Useimmat ryhmät kehittävät tavoitteita kaikkiin kolmeen luokkaan. Esimerkkejä tavoitteista ovat:

• Joulukuuhun 2010 mennessä lisätä 30 %:lla vanhempien sitoutumista (eli keskustelua, leikkiä, lukemista) alle 2-vuotiaiden lasten kanssa. (Käyttäytymistavoite)
• Vuoteen 2012 mennessä 40 %:n lisäys lukion päättävien nuorten määrässä. (Yhteisön tason tulostavoite)
• Vuoteen 2006 mennessä lisätä 30 prosentilla niiden perheiden osuutta, jotka omistavat oman kodin. (Yhteisön tason tulostavoite)
• Toteuttaa tämän vuoden joulukuuhun mennessä vapaaehtoisten koulutusohjelma kaikille vapaaehtoisille. (Prosessin tavoite)

Strategiat (miten)

VMOSA-prosessin seuraava vaihe on strategioiden kehittäminen. Strategiat selittävät, miten aloite saavuttaa tavoitteensa. Yleensä organisaatioilla on monenlaisia strategioita, joissa on mukana ihmisiä yhteisön kaikista eri osista tai sektoreista. Strategiat vaihtelevat hyvin laajoista strategioista, jotka kattavat ihmisiä ja resursseja yhteisön monista eri osista, hyvin spesifisiin strategioihin, jotka kohdistuvat tarkoin määriteltyihin alueisiin.

Esimerkkejä laajoista strategioista ovat:

• Lastenterveysohjelmassa saatetaan käyttää sosiaalista markkinointia edistämään aikuisten osallistumista lasten hoitoon
• Nuorisoraskausaloitteessa saatetaan päättää lisätä ehkäisyvälineiden saatavuutta yhteisössä
• Yhdyskunnan elvyttämisprojekti saattaisi tehostaa yhteisön taide-elämää rohkaisemalla taiteilijoita esiintymään alueella

Viisi erityyppistä spesifikaatiostrategiaa voivat ohjata suurinta osaa interventioista. Ne ovat:

• Tiedon tarjoaminen ja taitojen parantaminen (esim. tarjoamalla taitokoulutusta konfliktien hallintaan)
• Palveluiden ja tuen parantaminen (esim. mentorointiohjelmien käynnistäminen riskinuorille)
• Muuttaa pääsyä, esteitä ja mahdollisuuksia (esim. tarjoamalla apurahoja opiskelijoille, jotka eivät muutoin pystyisi osallistumaan korkeakouluun)
• Muuttaa ponnistelujen seurauksia (esim, tarjota yhteisön jäsenille kannustimia vapaaehtoistyöhön)
• Muuttaa toimintatapoja (esim. muuttaa yrityskäytäntöjä siten, että vanhemmat ja huoltajat sekä vapaaehtoiset voivat viettää enemmän aikaa pienten lasten kanssa)

Toimintasuunnitelma (mitä muutosta aiotaan toteuttaa; kuka tekee mitä ja milloin, jotta se toteutuu)

Toimintasuunnitelmassa kuvataan yksityiskohtaisesti, miten strategiat pannaan täytäntöön aiemmin kehitettyjen tavoitteiden saavuttamiseksi. Suunnitelmassa viitataan: a) erityisiin (yhteisön ja järjestelmien) muutoksiin, joihin pyritään, ja b) erityisiin toimintavaiheisiin, jotka ovat tarpeen muutosten aikaansaamiseksi kaikilla asiaankuuluvilla sektoreilla tai yhteisön osissa.

Toimintasuunnitelmassa hahmotellaan toimenpiteen tai tavoiteltavien (yhteisön ja järjestelmien) muutosten keskeiset näkökohdat. Esimerkiksi ohjelmassa, jonka tehtävänä on lisätä nuorten kiinnostusta politiikkaa kohtaan, yksi strategioista voi olla oppilaiden opettaminen vaalijärjestelmästä. Joitakin toimintavaiheita voisivat tällöin olla ikäkaudelle sopivan materiaalin kehittäminen oppilaille, ehdokkaiden koevaalien järjestäminen paikallisissa kouluissa ja opetuksen sisällyttäminen opetussuunnitelmaan.

Toimintavaiheita kehitetään kullekin toimenpiteen osatekijälle tai tavoiteltaville (yhteisön ja järjestelmien) muutoksille. Näitä ovat:

• Toimintavaihe(et): Mitä tapahtuu
• Vastaava(t): Kuka tekee mitä
• Toteutuspäivä: Kunkin toimintavaiheen ajoitus
• Tarvittavat resurssit: Resurssit ja tuki (mitä tarvitaan ja mitä on saatavilla )
• Esteet tai vastustus ja suunnitelma niiden voittamiseksi!
• Yhteistyökumppanit: Kenen muun pitäisi tietää tästä toiminnasta

Tässä on kaksi esimerkkiä toimintavaiheista, jotka on esitetty graafisesti, jotta voit helposti seurata kulkua:

.

Toimintavaihe	Henkilö(t), joka(t) on vastuussa	Päivämäärä, jolloin se on saatettava päätökseen	Tarvittavat resurssit	Mahdolliset esteet tai vastustus	Yhteistyökumppanit
Sosiaalisen markkinointisuunnitelman laatiminen	Terry McNeil (markkinointifirmasta)	Huhtikuu 2006	$15,000 (loput lahjoitettu)	Ei odotettavissa	Yritystoimintaryhmän jäsenet
Kysytään paikallisia yrityksiä ottamaan käyttöön joustoaika vanhemmille ja mentoreille	Maria Suarez (yritystoimintaryhmästä)	Syyskuu 2008	5 tuntia; 2 tuntia ehdotuksen valmistelua; 3 tuntia kokoukseen ja kuljetukseen	Yritys: saattaa pitää tätä kalliina; on vakuutettava heidät suunnitelman hyödystä yritykselle	Yritysten toimintaryhmän ja koulujen toimintaryhmän jäsenet

Kun olet saanut valmiiksi organisaatiosi strategisen suunnitelman tai ”VMOSA:n” suunnittelun, olet tietenkin vasta alussa tässä työssä. Toimintasuunnitelmaasi on kokeiltava ja testattava ja tarkistettava, sitten kokeiltava ja testattava ja tarkistettava uudelleen. Sinun on saatava palautetta yhteisön jäseniltä ja lisättävä ja vähennettävä osia suunnitelmastasi tämän palautteen perusteella.

Yhteenvetona

Jokaisella on unelma. Mutta menestyneimmät yksilöt – ja yhteisön organisaatiot – ottavat tuon unelman ja löytävät tavan toteuttaa se. VMOSA auttaa ryhmiä tekemään juuri niin. Strateginen suunnitteluprosessi auttaa yhteisöryhmiä määrittelemään unelmansa, asettamaan tavoitteensa, määrittelemään keinoja näiden tavoitteiden saavuttamiseksi ja lopuksi kehittämään käytännön keinoja tarvittavien muutosten aikaansaamiseksi.

Tässä osiossa olet saanut yleisen käsityksen strategisesta suunnitteluprosessista. Jos uskot, että organisaatiosi voisi hyötyä tämän prosessin käyttämisestä, kehotamme sinua siirtymään tämän luvun seuraaviin osioihin, joissa selitetään perusteellisesti, miten voit suunnitella ja kehittää oman strategisen suunnitelmasi.