- EVENT TIPS
Pyhät ovat aivan nurkan takana! Jos et ole vielä aloittanut, on aika alkaa miettiä yrityksenne lomajuhlia. Ensikertalaiselle tai jopa kokeneelle suunnittelijalle tämä saattaa tuntua pelottavalta tehtävältä. Me Picnic People -yrityksessä olemme suunnitelleet vuosien varrella satoja yritysjuhlia San Diegon suurille ja pienille yrityksille, ja olemme oppineet prosessin aikana muutamia asioita. Jotta voisimme auttaa sinua suunnittelemaan täydellisen lomatilaisuuden yrityksellesi, esittelemme nämä 10 huomioon otettavaa asiaa.
1) Tarkoitus & Tavoitteet
Määrittele selkeästi tapahtumasi tavoitteet. Miksi suunnittelet yritystapahtumaasi ja mikä tekee siitä onnistuneen? Esimerkiksi vain työntekijöille suunniteltavalla tapahtumalla, jossa toivot edistäväsi parempaa viestintää ja yhteistyötä tiimissäsi, on erilainen tavoite kuin perhetapahtumalla, jossa keskitytään työntekijöiden arvostukseen ja kaikenikäisten perheiden hauskanpitoon. Kun tiedät alusta alkaen, mitä haluat saavuttaa tapahtumallasi, pääset alkuun oikealla jalalla. Älä suunnittele vain suunnitellaksesi.
2) Tapahtuman päivämäärät
Heti kun tiedät tapahtumasi tavoitteen ja tarkoituksen, voit siirtyä yksityiskohtiin, joista ensimmäinen on päivämäärän valinta. Tunne ryhmäsi kokoonpano ja yritä parhaasi mukaan suunnitella heidän perhe- ja muiden henkilökohtaisten velvoitteidensa mukaan. Tarkkaile myös kalenteria. Joulukuussa on vain kolme lauantaita ennen joulua, mikä saattaa rajoittaa tapahtumapaikkavaihtoehtoja ja osallistujamääriä. Yritysjuhlien järjestäminen toimistosi tiloissa ja perjantai-iltapäivä on yksi tapa kiertää päivämääräongelmat.
3) Tapahtumapaikat
Tuntemalla ryhmän, jolle suunnittelet, voit valita täydellisen tapahtumapaikan.
Hauskojen paikkojen löytäminen, jotka ovat käteviä ja lähellä työntekijöiden asuinpaikkaa, auttaa maksimoimaan osallistujamäärän. Myös yrityksen lomajuhlien järjestäminen paikan päällä on loistava vaihtoehto. Työntekijöiden ja heidän perheidensä kutsuminen yrityksessäsi järjestettäviin tapahtumiin on mahtava tapa saada perheet tapaamaan toisiaan mukavassa paikassa ja edistää yritysuskollisuutta koko työntekijäkunnassasi ja heidän perheissään.
4) Alkoholi tai ei alkoholia
Valitsemasi juhlapaikan sääntöjen tunteminen on tärkeää, jos aiot tarjota alkoholia. Yrityksellänne saattaa olla myös sisäisiä sääntöjä ja määräyksiä. Yksi tapa pitää kulutusta kurissa on jakaa juomaliput ilmoittautumisen yhteydessä ja rajoittaa työntekijöiden juomamäärä kahteen tai useampaan juomaan henkilöä kohden. Alkoholijuomien salliminen voi lisätä osanottoa ja vuorovaikutusta vieraiden kesken.
5) Aktiviteetit & Viihde
Viihde ja kevyet aktiviteetit ovat olennaisen tärkeitä työntekijöiden osallistumisen, vuorovaikutuksen ja viihtymisen edistämiseksi. Valitse aktiviteetteja, joista on monipuolista hyötyä juhlillesi. Esimerkiksi yritysten lomajuhlat voivat hyötyä suuresti siitä, että joulupukki on paikalla tervehtimässä vieraita, jakamassa lahjoja ja poseeraamassa kuvissa lasten ja perheiden kanssa. Joulupukki itse sekä hänen tuolinsa ja käärityt lahjat ovat myös loistavia koriste-esineitä.
6) Teemat & Koristelu
Hauskan teeman sisällyttäminen on paras tapa saada työntekijät ja kaikki vieraat osallistumaan tilaisuuteesi jo ennen kuin he edes saapuvat. Ehdota, että myös vieraat pukeutuvat teeman mukaisesti, rohkaise heitä pukeutumaan villapaitoihin tai järjestä jopa ruma villapaita -kilpailu. Harkitse kohteiden hankkimista itse, jotta niitä voidaan käyttää vuodesta toiseen, tai palkkaa tapahtumasuunnitteluyritys ja vuokraa koriste-esineitä. Tämän vaihtoehdon avulla tapahtuman sisustuksen pystytys ja purkaminen hoituu, mikä säästää sinun ja muiden vapaaehtoisten aikaa, joilla on luultavasti tärkeää tekemistä.
7) Ruoka & Juoma
Tapahtuman ruoka- ja juomavaihtoehtoja on niin paljon, mutta paras tapa tehdä vaikutus on tehdä valinnoistasi myös osa teemaa. Kun suunnittelet esimerkiksi työntekijäjoukkueen yhteistilaisuutta, valitse urheiluaiheisia tarjoiluja, jotta vieraasi pääsevät täysin uppoutumaan kokemukseen. Tai kun suunnittelet joulujuhlaa, mieti, voisitko ottaa mukaan hauskoja asemia, kuten perunamuusi- tai makaroni- ja juustobaarin tai gourmet-kaakao- ja kahvibaarin.
8) Tapahtuman koordinointi ja seremoniamestari
Tapahtuman tyypistä riippumatta, vain työntekijöille tai työntekijöille ja perheille, paikan päällä tapahtuvan koordinoinnin ja seremoniamestarin avulla maksimoit osallistumisen ja saat tapahtumastasi parhaan mahdollisen hyödyn. Kun olet varannut ja suunnitellut kaiken lomaruoka-asemista aktiviteetteihin ja viihteeseen, sinun on koordinoitava. Koordinointi paikan päällä voi olla hyvin aikaa vievää, ja se voi aiheuttaa sen, ettet pääse nauttimaan tapahtumasta itse. Jos sinulla ei ole useita vapaaehtoisia tai tarpeeksi aikaa suunnitella yritystapahtumaa normaalien työtehtävien ohella, harkitse yhteydenottoa tapahtumasuunnittelijaan, kuten Picnic Peopleen.
9) Palkinnot, tunnustukset
Palkintojen jakamisessa ei ole kyse rahallisesta korvauksesta, vaan siitä, että työntekijäsi saavat ansaitsemansa tunnustuksen. Yritysuskollisuuden kasvattaminen hauskojen kannustimien avulla voi toimia loistavasti sekä vain työntekijöille että työntekijöille ja perheelle tarkoitetuissa tapahtumamuodoissa. Työntekijöiden tunnustaminen ja palkitseminen tekevät ihmeitä toimistosi tuottavuudelle ja tapahtumiin osallistumisen lisäämiselle.
10) Mainosta juhliasi sisäisesti
Mitä hyötyä on juhlien suunnittelusta, jos kukaan ei osallistu niihin? Valitse tapahtumapäiväsi ja levitä save the date mahdollisimman pian. Seuraa sitä tapahtuman teasereilla, joissa mainitaan lyhyesti tapahtuman teema, hauskat aktiviteetit ja odotettavissa oleva viihde tai jopa mainitaan, mitä ruokaa ja juomia tarjoillaan. Riippumatta tiiminrakennustapahtumista yritysten lomajuhliin, jännityksen herättäminen hyvissä ajoin ennen tapahtumapäivää auttaa aina osallistujia.
Ota yhteyttä Picnic People -tapahtumakoordinaattoriin, jos haluat apua yritysten lomajuhlien suunnittelussa. Kun lomat ovat aivan nurkan takana, Picnic People on valmis auttamaan sinua näyttämään työntekijöillesi, kuinka paljon arvostat heidän kovaa työtään. Paikan päällä järjestettävistä tapahtumista off-site-tapahtumiin, vain työntekijöille tarkoitettuihin yritystapahtumiin, työntekijöille ja perheelle järjestettäviin yrityksen lomajuhliin sekä suuriin ja pieniin tapahtumiin meillä on katettu. Klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja!