18 sisäisen viestinnän strategiaa vuodelle 2021

Päivitetty tammikuussa 2021.

Miten viestiä viestitään, on yhtä tärkeää kuin itse viesti. Sisäisessä viestinnässä tämä pitää varmasti paikkansa. Yrityskulttuuri voi antaa organisaatiollesi merkittävän strategisen edun näinä muuttuvina aikoina. Mutta se, mistä kulttuurisi koostuu – tavoitteet, arvot ja käytännöt – on välitettävä tehokkaasti parhaiden käytäntöjen mukaisesti, jos työntekijät aikovat ymmärtää sen ja toimia sen mukaisesti. Siksi on olennaista keskittyä paitsi siihen, mitä viestitään, myös siihen, miten viestitään.

Vuonna 2021 on aika ottaa käyttöön uusia taktiikoita, joilla voit parantaa sisäisen viestinnän strategiaasi ja saada tiimisi yhteyteen, sitoutumaan ja motivoitumaan. Alla olevat 18 sisäisen viestinnän parasta käytäntöä auttavat sinua tekemään juuri niin.

Visioi, strategisoi & suunnittele viestintää

Hyvät ideat tarvitsevat hyvän strategian realisoidakseen potentiaalinsa.

Reid Hoffman, perustaja, LinkedIn

Mitä haluat sisäisen viestinnän tekevän tiimillesi ja yrityksellesi? Miten aiot päästä tavoitteeseen? Missä se on tällä hetkellä, ja mitä parannettavaa siinä on? Kuinka pian haluaisit saavuttaa tavoitteesi?

Käytä vastauksiasi tämäntyyppisiin kysymyksiin ennen kaikkea sisäisen viestinnän strategian ja/tai suunnitelman luomiseen. Se, miten laadit sen, on sinun päätettävissäsi – tee siitä niin yksinkertainen tai monimutkainen, yleinen tai yksityiskohtainen kuin haluat. Hyvin laaditun strategian pitäisi pitää sinut kärryillä ja tehostaa sisäisen viestinnän onnistumista. Ainakin se antaa sinulle käsityksen siitä, mistä lähteä liikkeelle.

Käytä oikeita viestintävälineitä

Olen vahvasti sitä mieltä, että kaikilla viestintää parantavilla työvälineillä on syvällekäyviä vaikutuksia siihen, miten ihmiset voivat oppia toisiltaan.

– Bill Gates

Tiimisi on kiireinen, joten viimeinen asia, jota he tarvitsevat, on sisäinen viestintäjärjestelmä, joka on hankala ja täynnä kitkaa. Onneksi lisääntyvä keskittyminen sisäisen viestinnän parhaisiin käytäntöihin on tuonut mukanaan lukuisia ohjelmistoja, jotka tekevät siitä helppoa ja vaivatonta. Pidä se sellaisena varmistaaksesi, että työntekijäsi osallistuvat ja todella nauttivat siitä.

Työkaluja, jotka edistävät sisäisen viestinnän parhaita käytäntöjä, ovat muun muassa:

• Firman chat-ohjelmiston, kuten Slackin, Microsoft Teamsin tai Google Hangoutsin, käyttöönotto
• Pilviteknologian, kuten Google Driven, käyttäminen aina kun se on mahdollista
• Yksän alustan käyttäminen kaikkeen sähköpostiin, kalentereihin, dokumentteihin jne. (esim. Google, Apple, Microsoft)
• Sähköpostin ylikuormituksen välttäminen visuaalisella viestinnällä digitaalisten opasteiden avulla

Ole visuaalinen

Visuaalit ilmaisevat ajatuksia napakasti.

Kim Garst, toimitusjohtaja, Boom Social

Yleisesti siteeratun tilastotiedon mukaan 65 % väestöstä on visuaalisesti oppivia henkilöitä, joten työpaikallasi on todennäköisesti paljon visuaalisesti oppivia. Oikein tehtynä visuaaliset elementit välittävät tietoa helposti sulavalla tavalla ja jättävät tekstiä pysyvämmän vaikutelman. Julisteiden tulostamisen sijaan suosittelemme siirtymistä digitaaliseen muotoon: Asenna toimistoosi televisioita ja käytä niitä näyttämään vaihtuvaa valikoimaa visuaalisia viestejä.

Harkitse tarkoitusta varten kehitetyn pilvipohjaisen digitaalisen opastuksen ohjelmiston – kuten Enplugin – käyttämistä visuaalisten viestien näyttämiseen toimistossasi. Nämä näytöt voivat palvella monenlaisia tarkoituksia, kuten esim:

• Tiedottamalla tiimillesi yrityksen ilmoituksista, avoimista työpaikoista, myynti- ja markkinointimittareista tai muista kuin yrityskohtaisista tiedoista, kuten ajankohtaisista uutisista ja säästä
• Inspiroimalla tiimiäsi näyttämällä tavoitteita, saavutuksia tai motivoivia sitaatteja
• Viihdytä tiimiäsi sosiaalisen median syötteillä, live-hashtag-seinillä tai tiimikuvilla

Tee viestinnästä viihdyttävää

Hauskuus on keskeisellä sijalla tavassa, jolla tykkään tehdä bisnestä, ja se on ollut avainasemassa kaikessa, mitä olen tehnyt alusta alkaen.

Richard Branson

Pois on mennyt käsitys siitä, että sitä kutsutaan ”työksi” syystä eikä sen pitäisi olla hauskaa. Itse asiassa PGi:n vuonna 2013 tekemässä tutkimuksessa todettiin, että 88 % milleniaaleista haluaa työskennellä ”hauskassa ja sosiaalisessa työympäristössä”. Samoin 90 prosenttia Z-sukupolvesta arvostaa työpaikkoja, jotka tarjoavat mahdollisuuksia inhimillisiin yhteyksiin. Työ voi olla hauskaa mutta myös tuottavaa, ja tämä koskee myös sisäistä viestintää.

Esimerkiksi Enplugilla on Slackissa kanava nimeltä ”random”, jossa tiimin jäsenet voivat jakaa hassuja uutisia, hauskoja YouTube-videoita ja kaikkea muuta huvittavaa. Se on hauska tapa, jolla työntekijät voivat purkaa höyryjä ja samalla rakentaa toveruuden tunnetta.

Lisää mittareita aina kun mahdollista

Kaikki, mitä mitataan ja seurataan, paranee.

Bob Parsons, perustaja, GoDaddy

Mahdollisuus kvantifioida ja nähdä, miten yritys suoriutuu, voi tehdä ihmeitä tiimisi työnteon moraalille. Mittareiden tulisi kertoa työntekijöille yrityksen nykyisestä ja aiemmasta suorituskyvystä, suorituskyvyn suuntauksista, saavutettavista tavoitteista ja saavutetusta edistyksestä. Voit käyttää digitaalisia opasteita mittareiden näyttämiseen kaikkialla toimistossasi. Motivoi tiimiäsi eri tasoilla näyttämällä yrityksen, osastojen tai jopa yksittäisten henkilöiden mittareita.

Älä kadota kokonaiskuvaa

Korkeampaan tarkoitukseen vetoaminen auttaa kaikkia yhdistymään ja työskentelemään paremmin yhdessä.

Fran Maier, Match.comin perustaja

Kohtaisten, kohdennettujen tietojen välittäminen on loistavaa, mutta se voi tapahtua sen kustannuksella, että yrityksen yleiset tavoitteet, missio ja muut kulttuurin osatekijät jäävät huomiotta. Päivittäisten asioiden lisäksi muista viestiä suurista ideoista, jotta työntekijät saavat niistä muistutuksen. Sisällytä visiosi sähköposteihin, digitaalisiin näyttöihin tai sisäisiin uutiskirjeisiin muistuttaaksesi tiimiäsi isommasta kuvasta. Loppujen lopuksi he ovat tärkeä osa jotain heitä suurempaa.

Tarjoa kanavia palautteelle ja ideoille

Salainen aseemme parhaan kulttuurin rakentamiseen on avoin & rehellinen palaute. Jokainen tiimin jäsen osallistuu HelloSignin elämään joka päivä, joten meille on ratkaisevan tärkeää tietää, mikä toimii ja ennen kaikkea mikä ei toimi, jotta voimme jatkuvasti kehittyä.

Gina Lau, Team Operations, HelloSign

Tiesitkö, että ”palaute” on englannin kielen lyhin sana, joka sisältää kirjaimet a-b-c-d-e-f? Tämän mielenkiintoisen tosiasian lisäksi palaute on elintärkeää minkä tahansa yrityksen selviytymiselle ja menestykselle. Tähän kuuluu tietysti palaute asiakkailta, mutta myös palaute työntekijöiltä.

Mitä arvoa ajatuksella tai idealla on, jos sitä ei koskaan ilmaista? Muista tarjota tiimillesi kanavia palautteen antamiseen ja ideoiden jakamiseen, olipa kyse sitten työpaikasta, nykyisestä tuotteesta, mahdollisista tulevista tuotteista tai koko yrityksestä. Se voi olla yrityksen keskustelufoorumi, yrityksen chat-ohjelmiston oma kanava, toimiston valkotaulu tai pilvipalvelu. Ilman näitä kanavia nerokkaat ideat ja hyödyllinen kritiikki voivat jäädä saamatta, mitä yhdelläkään yrityksellä ei pitäisi olla varaa menettää.

Kannusta osastojen väliseen viestintään ja yhteistyöhön

Tehokas viestintä on olennainen osa ammatillista menestystä riippumatta siitä, onko kyse ihmissuhteiden välisestä viestinnästä, ryhmien välisestä viestinnästä, ryhmänsisäisestä viestinnästä, viestinnästä organisaatiossa tai viestinnästä ulkoisella tasolla.

Mike Myatt, perustaja ja puheenjohtaja, N2Growth

Jos yksi sisäisen viestinnän tavoitteistasi on saada työntekijät oppimaan toisiltaan, osastojen välinen viestintä on avainasemassa. Järjestä Q&A-tilaisuus tai erityinen kokous eri osastojen välillä saadaksesi ne kommunikoimaan, tekemään yhteistyötä ja jakamaan näkemyksiä. Esimerkiksi Enplug järjestää säännöllisesti osastokohtaisia Q&A-tilaisuuksia, joissa työntekijät voivat esittää kysymyksiä muulle kuin omalle tiimilleen. Opitun lisäksi se estää osastoja tuntemasta itsensä eristetyiksi toisistaan.

Välttää viestinnän ylikuormitusta

Tehokas sisäinen viestintä ei ainoastaan yhdistä ihmisiä toisiinsa, vaan myös oikeaa tietoa oikeaan aikaan.

Marijn Deurloo, toimitusjohtaja, imgZine

Internetin aikakausi on antanut meille mahdollisuuden saada enemmän tietoa ja välitöntä kirjeenvaihtoa kuin koskaan aikaisemmin, mikä voi olla sekä siunaus että kirous. Sisäisessä viestinnässä kannattaa ajatella, että vähemmän on enemmän. Pidä asiat yksinkertaisina, lyhyinä ja ytimekkäinä. Harkitse sisäisen uutiskirjeen lähettämistä harvemmin tai vähemmän mittareita. Keskity lähettämään oikeaa tietoa oikeille ihmisille oikeaan aikaan. Tiimisi kiittää sinua.

Ei vain tiedota – innosta toimintaan

Yritysten, jotka haluavat pysyä kilpailukykyisinä ja menestyksekkäinä, on varmistettava, että ne osallistavat, motivoivat ja innostavat työtovereitaan.

Viktoria Tegard, sisäisen viestinnän päällikkö, Virgin Atlantic Airways Viktoria Tegard, sisäisen viestinnän päällikkö, Virgin Atlantic Airways

Tiimillesi on välttämätöntä tiedottaa ennen kaikkea, mutta sisäisen viestinnän käytänteiden pitäisi lopulta johtaa toimintaan. Kuten Virgin Atlanticin Viktoria Tegard edellä olevassa sitaatissa viittaa, sisäisen viestinnän tulisi osallistaa, motivoida ja innostaa tiimiäsi tekemään enemmän ja pidemmälle.

Voit tehdä näin:

• Sisällyttämällä viesteihin kehotuksia toimintaan
• Julkistamalla motivoivia sitaatteja, yrityksesi missiota ja tavoitteita jne.
• Palkitsemalla yksilöitä tai tiimejä tietyistä saavutuksista

Viestintälinjojen avaaminen

Viestintä ei voi aina noudattaa ylhäältä alas -mallia. Kun tieto on nykyisin liike-elämässä virtaavaa, johtajien on oltava mestarillisia kuuntelijoita; heidän on pystyttävä sekä vastaanottamaan että lähettämään.

Joseph Badaracco, liike-elämän etiikan professori, Harvardin kauppakorkeakoulu

Älä rajoita ”avoimien ovien politiikkaa” fyysisiin toimistotiloihin. Sisäisen viestintäjärjestelmäsi tulisi tehdä kenelle tahansa työntekijälle helpoksi ottaa yhteyttä toiseen työntekijään yrityksessä, myös ylempään johtoon. Kun avaat viestintälinjat tällä tavoin, tiimin jäsenet tuntevat itsensä tervetulleiksi keskustelemaan toistensa kanssa pelottelun sijaan. Olitpa sitten suuryritys tai startup-yritys, tämä sisäisen viestinnän käytäntö kuroo umpeen kuiluja ja auttaa rakentamaan vastaanottavaisia, rehellisiä suhteita työntekijöiden välille.

Pitäydy läpinäkyvänä

”Läpinäkyvyys alkaa ajattelutavan muutoksena.”

– Kevan Lee, Content Crafter, Buffer

Kuten Bufferin Kevan Lee edellä toteaa, läpinäkyvyys ei ole vain toimintatapa, vaan se on ajattelutapa. Avoimuus on ratkaisevan tärkeää sisäisessä viestinnässäsi, koska se synnyttää luottamusta, vastuullisuutta ja avointa vuoropuhelua. Jos tiimisi kokee, että heidät jätetään pimentoon tietyissä asioissa, he eivät ehkä uskalla esittää kysymyksiä ja jakaa ajatuksiaan näistä asioista. Kaikkea tietoa ei tietenkään voida saattaa kaikkien saataville, mutta ainakin jonkinlaisen avoimuuden säilyttämisellä voi olla valtavia vaikutuksia yrityksesi sisäiseen harmoniaan ja yhteisymmärrykseen.

Kannusta sosiaalisen median yrityskohtaiseen käyttöön

Sosiaalisen median käyttämättä jättäminen työpaikalla alkaa itse asiassa olla suunnilleen yhtä järkevää kuin puhelimen tai sähköpostin käyttämättä jättäminen.

Ryan Holmes, Hootsuiten perustaja ja toimitusjohtaja

Tiedämme, mitä saatat ajatella: ”Sosiaalisella medialla ei ole sijaa työpaikalla.” Mitä jos kuitenkin kertoisimme, että sitä pitäisi itse asiassa rohkaista joillakin tavoilla? Pyydä tiimiäsi jakamaan kuvia itsestään työskentelemässä ja pitämässä hauskaa toimistolla Facebookissa, Twitterissä, Instagramissa jne. ja merkitse yrityksen virallinen sivu. Se ei ole vain loistavaa työntekijöiden sitoutumisen ja työmoraalin kannalta, vaan myös yrityksen näkyvyyden kannalta ja antaa kasvot sille, kuka olet ja mitä teet.

Jaa alan uutisia, trendejä ja oivalluksia

Jos et anna ihmisille tietoa, he keksivät jotain täyttääkseen tyhjiön.

Carla O’Dell, toimitusjohtaja, American Productivity and Quality Center

Tiimisi ei ole vain osa yritystä, he ovat osa toimialaa. Kaikkien tiimin jäsenten tulisi pysyä ajan tasalla alan uusimmista kuulumisista, toimitusjohtajasta web-suunnittelijaan. Kannusta heitä jakamaan keskenään uutisia, markkinatrendejä, mielipidekirjoituksia ja muita toimialaan liittyviä pätkiä. Samoin kuin kohdassa #6, haluat, että tiimisi tuntee osallistuvansa johonkin itseään suurempaan ja olevansa muutoksen tekijöitä, jotka ovat voimakkaita motivaattoreita.

Käytä sisäistä viestintää onnistumisten tunnustamiseen ja ylistämiseen

Tunnustus ei ole niukka resurssi. Sitä ei voi käyttää loppuun eikä se voi loppua.

Susan M. Heathfield, HR-asiantuntija, About.com

Pienikin määrä kiitosta voi vaikuttaa pitkälle, erityisesti aikana, jolloin työntekijät haluavat tuntea olevansa arvostettuja ja arvostettuja. American Psychological Associationin vuonna 2012 tekemässä tutkimuksessa todettiin, että työntekijät, jotka tuntevat itsensä arvostetuiksi, raportoivat ”korkeammasta sitoutumisesta, tyytyväisyydestä ja motivaatiosta”, joten siihen kannattaa ehdottomasti panostaa. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin yksilöllisten tai osastokohtaisten onnistumisten ilmoittaminen chat-ohjelmiston, sisäisen uutiskirjeen tai muiden kanavien kautta. Tästä parhaasta käytännöstä on hyötyä työntekijöiden moraalin lisäksi myös yrityksesi tuottavuudelle ja kasvulle.

Luo asiakaskeskeinen tiimi persoonien avulla

Paras tapa auttaa tiimin jäseniä keskittymään asiakkaisiin? Tuo asiakkaat elämään.

Alison Davis, toimitusjohtaja & Perustaja, Davis & Company

Alison suosittelee käyttämään sisäisen viestinnän parhaita käytäntöjä, jotta työntekijät saadaan sovitettua yhteen asiakkaiden kanssa. Luo ”profiileja tyypillisistä asiakkaista valokuvineen, demografisine tietoineen, mieltymyksineen ja vastenmielisyyksineen – myös siitä, mitä tv-ohjelmia he katsovat (Walking Dead vai Downton Abbey?) ja mitä välipaloja he suosivat (edamamea vai naudanlihapihviä?). Näin asiakkaista tulee eläviä, konkreettisia ja mieleenpainuvia.” Jaa nämä persoonat usein tiimisi kanssa – keskusteluissa, uutiskirjeissä tai vaikkapa toimiston digitaalisten opasteiden avulla.

17. Edistä työntekijöiden resursseja ja koulutusta

Työntekijät haluavat tietää, että heidän yrityksensä panostaa heidän henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehitykseensä yhtä paljon kuin he itse. Viestitä, mitä resursseja yrityksesi tarjoaa, jotta työntekijät eivät jää paitsi upeista mahdollisuuksista.

Belén Alemán, Learning & Development Program Manager, Meltwater San Francisco

Sisäisen viestinnän tulisi johdonmukaisesti kertoa, mitä etuja ja resursseja työntekijöillä on käytettävissään. Tähän voi sisältyä kaikkea perusterveydenhuollosta ja 401K-järjestelyistä yrityksen sponsoroimiin seminaareihin, ulkopuolisiin koulutusmahdollisuuksiin ja urakehitystyöpajoihin. Käytä sähköpostin, chatin, digitaalisten opasteiden, sisäisten blogien tai henkilökohtaisten tiimikokousten yhdistelmää tiedottamiseen. Kannustamalla työntekijöitä investoimaan omaan henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehitykseensä yrityksesi kautta, kaikki hyötyvät pitkällä aikavälillä.

Yksilöt voivat myös virallistaa oppimistavoitteet esimiestensä avulla. Siitä käsin voidaan perustaa avoimien ovien tai säännöllisten oppimissynkronointien kaltaisia aktiviteetteja. Oppimissynkkaukset tapahtuvat kenen tahansa kanssa, joka voi tarjota jotain oppimistavoitteita kohti. Esimiehenä voit esitellä tiimisi jäsenille henkilöitä, jotka voivat tarjota epävirallista valmennusta tai mentorointia näissä synkkauksissa. Nämä oppimissynkronoinnit voivat olla myös kirjakerhon kaltaisia. Pidä juokseva luettelo hyödyllisistä kirjoista ja aiheista, joista ihmiset ovat kiinnostuneita, ja dokumentoi oppimasi asiat, jotta niitä voidaan jakaa laajemmalle yritysyleisölle.

Avaintalot voivat myös olla loistavia epävirallisiin keskusteluihin, varsinkin jos tiimit ovat hajautuneet eri puolille maailmaa. SoundCloudilla on avoimia taloja, joista kuka tahansa voi ilmoittaa ja jotka voidaan järjestää yrityksen intranetissä. Muoto on joustava, jolloin tiimit voivat jakaa oivalluksia muiden tiimien kanssa, joiden kanssa ne eivät ehkä ole usein tekemisissä. Suunnittelutiimit voivat jakaa markkinointitiimille innostuneita prototyyppejä, joista voi olla hyötyä tulevassa lanseerauksessa, tai ehkä datatiimi on havainnut jostain segmentistä mielenkiintoisia ominaisuuksia, jotka voivat todella auttaa tuotetiimiä.

18. Ajattele kuin markkinoija

”Henkilöstöviestijöiden on aika alkaa ajatella kuin markkinoijat, toimittaa oikeaa tietoa oikealle työntekijälle oikeaan aikaan oikean kanavan kautta.”

– Shel Holtz, sisäisen viestinnän johtaja ja puolestapuhuja

Joskus henkilöstöviestintä tuntuu jälkikäteen ajatellulta – se on kuin saisi mainonnalta, markkinoinnilta ja PR-toiminnalta jäljelle jääviä budjetin murusia. Yksi räikeimmistä esimerkeistä on sisäisen viestinnän kehittyneiden työkalujen puute. Markkinoinnissa työskentelevät kollegamme pystyvät kohdentamaan viestejä ja tietoa yksittäisille henkilöille monien eri kriteerien perusteella, mutta suurin osa työntekijöille lähetettävistä viesteistä on kuitenkin yksioikoisia.

Kuten Evolved Median toimitusjohtaja Dan Woods sanoo: ”Spotify tietää, mitä me kuuntelemme. Netflix osaa ennustaa, mitä katsomme. Uber tietää tarkalleen, milloin ja mistä meidät haetaan. Kaikki nämä työkalut tekevät työelämän ulkopuolisesta elämästämme helpompaa. Miksi siis luotamme edelleen vanhentuneisiin menetelmiin viestiessämme työntekijöiden kanssa?”

Meidän on käytettävä dataa, jotta tiedämme, mitä työntekijät tarvitsevat ja milloin he tarvitsevat sitä. Ainakin vuosikymmen sitten IBM:n intranetin etusivulla oli tietoa siitä, mitä yksittäinen työntekijä teki kyseisenä päivänä, ja linkkejä resursseihin, jotka auttoivat työntekijää tekemään sen. Nykyään tämänkaltaisen viestinnän pitäisi olla helppoa ja helppoa monissa kanavissa – datan avulla voimme kohdentaa relevanttia sisältöä oikeille työntekijöille.

Meidän on kuitenkin myytävä konsepti johdolle, jos aiomme saada budjetin, joka on tarpeen tämänkaltaisen kokemuksen tarjoamiseksi työntekijöille. Vanhan intranetin uudelleen käynnistäminen ei riitä. Meidän on sitouduttava omaksumaan sama lähestymistapa työntekijöille suunnattuun henkilökohtaiseen viestintään kuin markkinointialan ystävämme ottavat asiakkaiden kanssa.

***

Tietoa Enplugista

Sisäisen viestinnän ammattilaiset ympäri maailmaa käyttävät Enplugia muuttaakseen toimistojensa televisioruudut visuaalisiksi, vuorovaikutteisiksi viestintävälineiksi. Ilmoituksista ja työntekijöiden tunnustamisesta sosiaaliseen mediaan ja uutissyötteisiin, mittaritauluihin ja kokoushuoneiden kalentereihin Enplug on riittävän tehokas mihin tahansa yritykseen ja helppokäyttöinen.