3 keskeistä vinkkiä loistaviin HBS-suosituskirjeisiin

Hyvä MBA-suosituskirje herättää ansioluettelosi eloon vahvistamalla sen, miten muut suhtautuvat sinuun. Koska suosituskirjeet ovat ainoa osa MBA-hakemustasi, jota et ole itse kirjoittanut, ne voivat ratkaista hakemuksesi. Tämä tarkoittaa, että henkilöt, jotka valitset puolustamaan ehdokkuuttasi HBS:ään – ja heidän suositustensa vahvuus, perusteellisuus ja innostuneisuus – ovat kriittinen osa kokonaiskertomustasi.

Harvard Business School etsii ehdokkaita, joilla on syvä älyllinen uteliaisuus, tapana toimia johtajana ja positiivista vaikuttavuutta, joka kertoo tulevasta johtajapotentiaalistasi. HBS:n sisäänpääsylautakunta pyrkii myös ymmärtämään, miten vertaudut vertaisryhmääsi suorituskyvyn ja potentiaalin suhteen. Komitea haluaa suosittelijan rehellisen pohdinnan, jota tukevat konkreettiset, objektiiviset näkemykset. Haluat, että suosittelijoillasi on sinusta sellaista erityistietämystä, jota harvalla muulla on – joku, joka voi puhua yksityiskohtaisesti ja esimerkkien kera esimies- ja johtajuuskasvustasi ja vaikutuksesta, joka sinulla on ollut osastolla/organisaatiossa.

Ylivoimaisen monet loistavat hakijat joutuvat pettymään kehnojen suositusten vuoksi – luultavasti tahattomasti – siksi, että suosittelija (tai hakija) ei tiennyt, mitä odotettiin. Seuraavassa on muutamia keskeisiä asioita siitä, mitä HBS odottaa suosituskirjeiltäsi, sekä vinkkejä, joilla varmistat, että suosittelijasi onnistuvat.

Kolme keskeistä vinkkiä HBS:n suosituskirjeitäsi varten:

1. Valitse suosittelijasi ja aseta heidät menestykseen.

Vinkki, jonka annan usein suosittelijoita lähestyttäessä, on, ettet vain vahvista heidän osallistumistaan, esim. ”teetkö tämän puolestani?”, vaan sen sijaan selventäisit: ”voitko puolustaa minua?”. Se, miten he reagoivat puolestapuhujana toimimiseen, kertoo paljon. Ehdottomasti paras vaihtoehto on joku, joka on ollut vastuussa kasvustasi ja kehityksestäsi ja joka voi kommentoida asiaa yksityiskohtaisesti ja innostuneesti, kuten nykyinen tai äskettäinen esimiehesi. Esimerkiksi HBS suosii vahvasti kahta suoraa esimiestä. Tämä ei ole aina realistista, mutta se on kuitenkin ihanteellista (ainoa poikkeus on, jos haet 2+2-ohjelmaan). Harkitse ketä tahansa, joka on lähimpänä sinua, mutta vanhempi, ja mieluiten suoraa esimiestäsi, esimiehesi esimiestä ja/tai edellistä esimiestäsi.

Tähdellisessä suosituskirjeessä kaikki on kiinni yksityiskohdista, ja yksityiskohdat ovat todiste. Et halua suosittelijan tarjoavan luetteloa yleisluontoisista adjektiiveista – esimerkiksi ”tämä henkilö on kunnianhimoinen ja älykäs, hänellä on johtamistaitoja” – ilman mitään tukevia esimerkkejä. Valintalautakunta haluaa tietää, että korkeammassa asemassa olevat henkilöt, jotka ovat työskennelleet kanssasi, ovat todellakin vahvistaneet sen, miten esittelet itsesi ja hakemuksessasi mainitsemasi taidot ja kyvyt. Jos suosittelija ei pysty puhumaan sinusta sekä asiallisesti että konkreettisesti, hän ei ole oikea henkilö kysymään sinulta.

Jos et pysty toimittamaan kirjettä nykyiseltä esimieheltäsi, sinun tulisi selittää miksi. On tilanteita, joissa hakijat kokevat, etteivät he voi kysyä suoralta esimieheltään vaarantamatta työpaikkaansa. Voi myös olla, että esimiehesi on työskennellyt kanssasi vain lyhyen aikaa johdon vaihtumisen vuoksi. Näissä tapauksissa sinun on palattava aiempiin esimiehiin entisissä yrityksissä, ja se voi toimia hyvin. Mutta tässäkin tapauksessa sinun kannattaa tarjota HBS:lle selitys.

1. Varmistat suosittelijoiltasi asiasisällön ja täsmällisyyden.
   

On erittäin tärkeää varustaa valitsemasi suosittelijat niin, että he ovat suorapuheisia puolestapuhujiasi. Kun olet saanut heidät mukaan, kysy heiltä, mitä voit tehdä helpottaaksesi prosessia ja mitä he tarvitsevat voidakseen vastata kysymyksiin täsmällisesti. Niin monet ovat tehneet tämän miljoona kertaa, mutta älä oleta, että kaikki tietävät, mitä tekevät. Nämä ovat kiireisiä ihmisiä, jotka tekevät sinulle suuren palveluksen, joten sinun kannattaa miettiä tarkkaan, miten voit valmistella heitä ja pitää heidät ajan tasalla (häiritsemättä tietenkään).

Yksi parhaista asioista, joita voit tehdä, on erottaa, mitä kysymyksiä heiltä tullaan kysymään. Istu sitten alas suosittelijoiden kanssa ja virkistä heidän muistiaan saavutuksistasi ja tavoista, joilla olet osoittanut erinomaisuutta. Varmista, että he ymmärtävät MBA-pyrkimyksesi ja tavoitteesi. Keskustelkaa yhdessä erilaisista esimerkeistä saadaksenne suostumuksen tapoihin, joilla he voisivat välittää parhaat ominaisuutesi – he saattavat nähdä asioita, joita sinä et ole nähnyt, joten haluat, että tämä on keskustelua. Suosittelijoiden valmistelemisessa on kyse prosessin helpottamisesta, ei siitä, että heille syötetään lusikalla aineistoa, jonka he kirjoittavat (sillä se heikentäisi kirjeen aitoutta).

1. Keskustele suosittelijoiden kanssa esimerkeistä, joissa olet jäänyt jälkeen – ja siitä, miten olet kasvanut.

Saattaa tuntua vastenmieliseltä puhua mahdollisista epäonnistumisista tai puutteista, mutta se on itse asiassa valtava tilaisuus antaa suosituskirjeellesi uskottavuutta. Jokainen suuri johtaja on sellainen, joka ei vastusta sokeiden pisteidensä tunnistamista. HBS haluaa tietää, miten olet kasvanut ja miten olet selviytynyt kaikista eteen tulleista ongelmista. Kun suosittelija kirjoittaa, ettei hakijalla ole havaittuja heikkouksia tai ettei hän ole kohdannut haasteita, se voi saada muut kehut vaikuttamaan vähemmän aidoilta.

Inspiraatiota saat katsomalla taaksepäin suoritusarviointeihin. Joku, joka välittää sinusta esimiehenä, kertoo sinulle, missä olet menossa pieleen tai miten voit kannustaa itseäsi kasvamaan uusilla tavoilla (kuten puhumalla enemmän, verkostoitumalla sisäisesti aktiivisemmin jne.). Kannusta suosittelijoitasi tarjoamaan mahdollisimman paljon yksityiskohtia eikä latteuksia, kuten ”viestintätaitojesi parantaminen”. Ehkä suosittelijasi voi kertoa esimerkin siitä, kun jähmettyit ennen valtavan esityksen pitämistä – miten selvisit siitä, valmistauduit jatkossa eri tavalla ja pyysit palautetta ja valmennusta parantaaksesi itseäsi. Vaikka kyseessä olisi jatkuva ongelma, miten pidät sen kurissa? Ehkä olet hyvä hahmottamaan kokonaisuuksia, mutta sinulla on vaikeuksia kiinnittää huomiota yksityiskohtiin – miten hallitset tätä taipumusta? Sillä, että suosittelijasi käyttää konkreettista esimerkkiä, pääset pitkälle ja jopa annat suositustesi positiivisille seikoille enemmän voimaa ja painoarvoa.

Loppujen lopuksi pidä suosittelijasi ajan tasalla asioiden edetessä. Oli lopputulos mikä tahansa, muista kertoa suosittelijoillesi, kuinka paljon arvostat vilpittömästi heidän ponnistelujaan puolestasi. Tulevaisuuden menestyksesi tärkeimpiä osatekijöitä liike-elämän johtajana ovat suhteet, joita vaalit matkan varrella.

Malvina Miller Complainville on MBA-konsultointiyritys Fortuna Admissionsin asiantuntijavalmentaja ja entinen apulaisjohtaja Harvard Business Schoolissa. Jos haluat vilpittömän arvion mahdollisuuksistasi menestyä pääsyssä MBA-ohjelman huippuohjelmaan, ilmoittaudu maksuttomaan konsultaatioon.