Vaikka luulisi, että olisi työntekijöidesi etujen mukaista muistaa kellonaikojen tekeminen ja poistuminen, jotta he saisivat palkkaa työajastaan, tosiasia on, että ihmiset ovat unohduksellisia, ja joskus työntekijät vain unohtavat.
Joku voi tietysti laiminlyödä kellonaikojen kirjautumisen peittääkseen sen tosiasian, että saapui paikalle liian myöhään tai että hän jäi ehkä liian pitkäksi aikaa lounastauollaan. Työnantajien kannalta on tärkeää kannustaa työntekijöitä kirjautumaan sisään -aikaansa, joka kerta, jotta säästyt kustannuksilta, joita aiheutuu työskentelemättömän ajan maksamisesta. American Payroll Association (APA) arvioi, että keskivertotyöntekijä käyttää -aikaansa 50 minuutista – 4.5 tuntia viikossa saapumalla myöhään, lähtemällä etuajassa ja pitämällä pidempiä taukoja -ja on tärkeää varmistaa, että työntekijäsi tulevat ajoissa paikalle -ja että heille maksetaan palkkaa vain työtunneista.
Vaikka voi olla toisinaan vaikeaa saada koko tiimisi mukaan johdonmukaiseen työajanseurantaan, hyvä uutinen on se, että voit tehdä asioita, joiden avulla voit auttaa muistuttamaan työntekijöitä kellonaikojen noudattamisesta. Tässä on kuusi tapaa, joilla voit auttaa heitä muistamaan.
1.Tarjoa kannustimia
Joskus työntekijäsi tarvitsevat vain pienen kannustimen. Palkkion tarjoaminen työntekijöille, jotka muistavat johdonmukaisesti kirjautua sisään – ja ulos, jokaisen vuosineljänneksen lopussa voi rohkaista ja motivoida tiimiäsi ponnistelemaan enemmän.
2.Kannusta työntekijöitäsi asettamaan sähköpostimuistutuksia
Voit kannustaa työntekijöitäsi asettamaan muistutuksia. Tämä voisi olla hälytys heidän puhelimessaan tai jopa listaus heidän kalenterissaan, joka ponnahtaa heidän näytölleen ja muistuttaa heitä siitä, milloin heidän pitäisi kirjautua sisään. Koska useimmilla työntekijöilläsi on puhelin mukanaan, kun he astuvat ovesta sisään -tai todennäköisesti tarkistavat sähköpostinsa heti aamusta, tämä voi olla hyvä tapa varmistaa, että he saavat muistutuksen.
3.Luo kaverijärjestelmä
Käytä kaverijärjestelmää! Työntekijöiden kannustaminen pitämään huolta toisistaan voi auttaa varmistamaan, että kaikki tulevat ajoissa kelloon. Harkitse sitä, että kaikki muodostavat tiimin -muistuttamaan toisiaan kellonajasta.
4.Tee se heille helpoksi
Harkitse kellonajoprosessin tekemistä mahdollisimman vaivattomaksi. Kun otat käyttöön online-ajanseurantajärjestelmän, jossa on digitaalinen yhteyspiste heidän tietokoneillaan, heidän on helppo -ja vaikea unohtaa -kelloaikaa. Nykyaikainen ajanseurantaratkaisu voi myös estää työntekijöitä yliarvioimasta työvuorojensa aikana työskentelemänsä ajan -jotain, minkä 43 prosenttia tuntityöntekijöistä on myöntänyt tekevänsä Software Advice -nimisen aikakorttiohjelmistoja konsultoivan yrityksen tekemän tutkimuksen mukaan.
5.Korosta etuja
Älä unohda selittää työntekijöillesi kellonlaskennan etuja. Tehokkuus, parempi palkanlaskennan tarkkuus ja pääsy ajantasaiseen työaikakirjanpitoon ovat vain muutamia niistä eduista, joita tarkasta työajanseurannasta koituu.
6.Harkitse kurinpitotoimia
Varmista lopuksi, että sinulla on kurinpitoprosessi niitä työntekijöitä varten, jotka laiminlyövät johdonmukaisesti kellonaikojen kirjaamisen ja uloskirjaamisen. Vaikka sinun on maksettava työntekijöillesi palkkaa heidän tekemästään työajasta, voit ryhtyä muihinkin toimiin auttaaksesi heitä muistamaan kellonaikojen noudattamisen tulevaisuudessa. Harkitse esimerkiksi suullista varoitusta, jota seuraa kirjallinen varoitus, sitten virantoimituksesta pidättäminen ja ääritapauksissa jopa irtisanominen.
Loppujen lopuksi, vaikka saattaakin olla houkuttelevaa alkaa vähentää palkkaa työntekijöiltä, jotka laiminlyövät kellonaikojen ilmoittamisen, sinun kannattaa välttää sitä. Fair Labor Standards Act -laki (Fair Labor Standards Act) asettaa vastuun työaikakirjanpidosta työnantajille -ja edellyttää, että maksat työntekijöillesi heidän tekemistään työtunneista. Jos työntekijöilläsi on ongelmia, kun he unohtavat kirjautua ja poistua, sinun kannattaa harkita kurinpitomenettelyn käyttöönottoa ja varmistaa, että tiimisi on tietoinen tarkan työajanseurannan tärkeydestä ja sen laiminlyönnin seurauksista.