Jotkut alan kommentaattorit kutsuvat henkilöstöhallinnon tehtävää byrokratian viimeiseksi linnakkeeksi. Perinteisesti henkilöstöhallinnon ammattilaisen rooli monissa organisaatioissa on ollut toimia johdon systematisoivana ja valvovana käsivartena.
Henkilöstöhallinnon ammattilaisen rooli on ollut lähempänä henkilöstö- ja hallintotehtäviä, joita organisaatio on pitänyt paperityönä. Tämä johtuu siitä, että monissa yrityksissä alun perin tarvittavat HR-toiminnot tulivat hallinnon tai talousosaston alueilta.
Koska työntekijöiden palkkaaminen, työntekijöiden maksaminen ja etuuksien hoitaminen olivat organisaation ensimmäiset HR-tarpeet, ei ole yllättävää, että talous- tai hallintohenkilöstön tuominen HR-henkilöstön tehtäviin ei ole yllättävää.
Hallinnolliset toiminnot ja johdon agendat
Tässä roolissa HR-ammattilainen palveli johdon agendoja hyvin, mutta suuri osa muusta organisaatiosta piti häntä usein esteenä. Joitakin tarpeita tälle roolille on edelleen – eihän esimerkiksi haluta, että jokainen esimies laatii oman näkemyksensä esimerkiksi seksuaalista häirintää koskevista käytännöistä.
Eikä jokainen esimies voi tulkita ja panna täytäntöön työntekijän käsikirjaa haluamallaan tavalla. Palkanlaskenta ja etuudet vaativat hallinnointia, vaikka ne hoidetaankin nykyään sähköisesti. Henkilöstöosaston hallinnolliset toiminnot tarvitsevat edelleen hallinnointia ja toteutusta. Nämä tehtävät eivät ole poistumassa lähiaikoina.
Tässä roolissa työntekijät pitivät henkilöstöhallintoa vihollisena, ja henkilöstöhallinnon puoleen kääntyminen oli kuoleman suudelma jatkuvalle suhteelle omaan esimieheen. Työntekijät uskoivat ja olivat usein oikeassa, että HR-toiminto oli olemassa vain johdon tarpeita varten. Näin ollen työntekijöiden valitukset osuivat usein kuuroille korville henkilöstöosastolla, joka oli olemassa palvelemaan johtajien tarpeita.
He arvostelevat kaikkea henkilöstöhallinnon koulutuksesta ammattitaitoon ja työntekijöiden tukemiseen. Vielä tärkeämpää on, että he syyttävät HR-ammattilaisia siitä, että he johtavat työntekijöitä harhaan, eivät pidä työntekijätietoja luottamuksellisina ja noudattavat huonoja käytäntöjä esimerkiksi tutkimuksissa, etuusvaihtoehdoissa ja työntekijöiden palkkaamisessa.
Joskus henkilöstöhallintoa pidetään niin epäkunnioittavasti, että kannattaa ehkä ymmärtää, miksi työntekijät vihaavat henkilöstöhallintoa. Osittain kyse on tietysti siitä, että työntekijät eivät aina ymmärrä, mitä HR-osasto tekee.
HR:n transformaatio
Jos organisaatiosi HR-toiminto ei ole muuttumassa niin, että se olisi yhdenmukainen tulevaisuuteen suuntautuvien käytäntöjen kanssa, toimivan johdon on esitettävä HR-johtajille vaikeita kysymyksiä. Nykypäivän organisaatioilla ei ole varaa sellaiseen HR-osastoon, joka ei pysty edistämään nykyaikaisen ajattelun johtamista ja edistämään yrityksen kannattavuuden parantamista.
Tässä ympäristössä suuri osa HR-roolista on muuttumassa. Henkilöstöpäällikön, -johtajan tai -päällikön roolin on vastattava muuttuvan organisaation tarpeita. Menestyvistä organisaatioista on tulossa sopeutumiskykyisempiä, joustavampia, nopeampia muuttamaan suuntaa ja asiakaskeskeisempiä.
Kolme uutta roolia
Tässä ympäristössä HR-ammattilainen, jota esimiehet ja johtajat pitävät tarpeellisena, on strateginen yhteistyökumppani, työntekijän tukija tai puolestapuhuja ja muutoksen mentori.
Näitä rooleja suositteli ja käsitteli Human Resource Champions -teoksessa tohtori Dave Ulrich, yksi nykypäivän parhaista HR-alan ajattelijoista ja kirjoittajista ja Michiganin yliopiston professori.
Henkilöstöammattilaiset, jotka ymmärtävät nämä roolit, johtavat organisaatioitaan esimerkiksi organisaation kehittämisessä, työntekijöiden strategisessa hyödyntämisessä liiketoiminnan tavoitteiden palvelemisessa sekä lahjakkuuksien hallinnassa ja kehittämisessä.
Katsotaanpa kutakin näistä rooleista ja niiden vaikutusta HR-toimintoihin ja -käytäntöihin.
Strateginen yhteistyökumppani
Henkilöstöpäällikköjen on ajateltava itseään strategisina yhteistyökumppaneina taatakseen elinkelpoisuutensa ja panoksensa, jotta he voisivat toimia elinkelpoisina ja antaa panoksensa. Tässä roolissa henkilöstöhenkilö osallistuu koko organisaation laajuisen liiketoimintasuunnitelman ja -tavoitteiden kehittämiseen ja saavuttamiseen.
Henkilöstön liiketoimintatavoitteet asetetaan tukemaan yleisen strategisen liiketoimintasuunnitelman ja -tavoitteiden saavuttamista. Taktinen HR-edustaja tuntee syvällisesti sellaisten työjärjestelmien suunnittelun, joissa ihmiset menestyvät ja antavat panoksensa.
Tämä strateginen kumppanuus vaikuttaa HR-palveluihin, kuten työtehtävien suunnitteluun, rekrytointiin, palkitsemiseen, tunnustamiseen ja strategiseen palkkaukseen, suorituksen kehittämiseen ja arviointijärjestelmiin, urasuunnitteluun ja seuraajasuunnitteluun sekä henkilöstön kehittämiseen. Kun HR-ammattilaiset ovat linjassa liiketoiminnan kanssa, organisaation henkilöstöhallinnon osa-alueen ajatellaan edistävän strategisesti liiketoiminnan menestystä.
Jotta henkilöstöhenkilöstöstä tulee menestyksekäs liiketoimintakumppani, sen on ajateltava kuin liikemiehet, tunnettava taloushallintoa ja kirjanpitoa sekä oltava tilivelvollinen ja vastuussa kustannusten vähentämisestä ja kaikkien HR-ohjelmien ja -prosessien mittaamisesta.
Ei riitä, että pyydetään paikkaa johdon pöydässä, vaan henkilöstöhenkilöstön on osoitettava, että heillä on tarvittava liiketoimintatietämys istuakseen siellä.
Työntekijöiden puolestapuhuja
Henkilöstöpäälliköllä on työntekijäsponsorina tai – puolestapuhujana olennainen rooli organisaation menestymisessä ihmistuntemuksensa ja ihmisten puolestapuhumisensa kautta. Tähän edunvalvontaan kuuluu asiantuntemus siitä, miten luoda työympäristö, jossa ihmiset haluavat olla motivoituneita, myötävaikuttavia ja onnellisia.
Tehokkaiden menetelmien edistäminen tavoitteiden asettamisessa, viestinnässä ja vastuun kautta tapahtuvassa voimaannuttamisessa rakentaa työntekijöiden omistajuutta organisaatiota kohtaan. Henkilöstöammattilainen auttaa luomaan organisaatiokulttuurin ja -ilmapiirin, jossa ihmisillä on osaamista, huolta ja sitoutumista palvella asiakkaita hyvin.
Tässä roolissa henkilöstöpäällikkö tarjoaa yleisiä lahjakkuudenhallintastrategioita, työntekijöiden kehittymismahdollisuuksia, työntekijöiden avustusohjelmia, voitonjako- ja voitonjakostrategioita, organisaation kehittämistoimia, asianmukaisia lähestymistapoja työntekijävalitusten käsittelyyn ja ongelmanratkaisuun sekä säännöllisesti suunniteltuja viestintätilaisuuksia.
Muutoksen edistäjä
Organisaation vaikuttavuuden jatkuva arvioiminen johtaa henkilöstöpalvelun ammattilaisen tarpeeseen toimia usein muutoksen edistäjä. Sekä tieto onnistuneista muutosstrategioista että kyky toteuttaa niitä tekevät henkilöstöammattilaisesta poikkeuksellisen arvostetun. Osaaminen yhdistää muutos organisaation strategisiin tarpeisiin minimoi työntekijöiden tyytymättömyyttä ja muutosvastarintaa.
Organisaation kehittäminen, joka on muutosjohtamisstrategioiden kattava tieteenala, antaa henkilöstöammattilaiselle lisähaasteita. Oikean organisaatiokulttuurin luomisen tietoinen tukeminen, työntekijöiden tyytyväisyyden seuraaminen ja organisaatioaloitteiden tulosten mittaaminen kuuluvat tähän sekä työntekijöiden edunvalvonnan rooliin.
Henkilöstöammattilainen edistää organisaation toimintaa arvioimalla jatkuvasti henkilöstötoiminnon tehokkuutta. Hän myös tukee muutosta muilla osastoilla ja työkäytännöissä.
Edistääkseen organisaationsa yleistä menestystä hän ajaa organisaation mission, vision, arvojen, tavoitteiden ja toimintasuunnitelmien määrittämistä. Lopuksi he auttavat määrittämään toimenpiteet, jotka kertovat organisaatiolle, miten hyvin se onnistuu kaikessa tässä.