How to Claim Mileage on U.S. Taxes

Expenses

On tärkeää ymmärtää, millaisia ajoja IRS sallii työntekijöiden ja itsenäisten ammatinharjoittajien vähentää veroilmoituksessa. Olemme koonneet alla olevan oppaan, jonka avulla voit varmistaa, että kirjaat kilometrikorvaukset IRS:n viimeisimpien sääntöjen mukaisesti.

Track Your Business Mileage

Voidaksesi vaatia kilometrivähennyksiä sinun on ensin pidettävä tarkkaa kirjaa kilometrikorvauksista. Vuosikymmeniä ihmiset ovat seuranneet liikekilometrejään kynällä ja paperilla.

Teknologia on onneksi kehittynyt, ja nyt on olemassa Mileage Tracker -sovelluksia, joiden avulla liikekilometrien kirjaaminen on helpompaa kuin koskaan. Everlance on parhaaksi arvioitu kilometriseurantaratkaisu, sillä se seuraa automaattisesti ja luotettavasti yrityskilometrejä ja kokoaa kaikki tietosi IRS:n mukaisiksi raporteiksi.

Jos olet yrityksen omistaja, on myös hyvä, että työntekijöidesi kilometrikirjanpidolle on asetettu erityisiä vaatimuksia. Voit ladata ilmaisen Excel-kilometrilokin mallin jaettavaksi henkilöstöllesi, jotta he tietävät, mitä heidän raporteiltaan odotetaan, jos he seuraavat kilometrimatkojaan manuaalisesti.

IRS:n vakiokilometrikorvausaste

IRS:n vakiokilometrikorvausaste on vakiomääräinen kilometrikorvausaste, jonka IRS määrittelee vuosittain niin, että työntekijät, urakoitsijat ja työnantajat pystyvät käyttämään sitä verotuksessa. Tämä korko vaihtelee vuosittain, ja sitä sovelletaan ajoneuvoihin, mukaan lukien henkilöautot, kuorma-autot ja pakettiautot.

Vuoden 2020 verovuoden osalta nämä prosentit ovat:

• 57,5 senttiä kilometriltä ajetuista yrityskilometreistä (alaspäin 0.5 senttiä vuodesta 2019)
• 17 senttiä kilometriltä, joka ajetaan sairaanhoito- tai muuttotarkoituksessa (3 senttiä vähemmän kuin vuonna 2019)
• 14 senttiä kilometriltä, joka ajetaan hyväntekeväisyysjärjestön palveluksessa (tällä hetkellä kongressin vahvistama)

Useimmat yritykset rakentavat työntekijöilleen korvauskäytäntöjään siten, että ne noudattavat IRS:n vakiomääräistä yrityskilometri-ilmanpitovähennysprosenttia, joka on 58 senttiä, kun taas jotkin muut yritykset päättävät ottaa käyttöön korkeamman tai alhaisemman prosenttimäärän, jonka mukaan ne voivat maksaa työntekijöilleen.

Jos yritys toimii esimerkiksi alueella, jolla polttoainekustannukset ovat korkeammat, se voi käyttää IRS:n vakiomaksua korkeampaa korvausprosenttia.

Silloinkin, kun yrityksellä ei ole käytössä työntekijöille suunnattua korvausohjelmaa, työntekijät voivat ehkä vähentää liikekilometrikulunsa – IRS:n vakiomaksua käyttäen – bruttotuloistaan.

Veronmaksajilla on myös mahdollisuus vähentää todelliset kulut – mukaan lukien bensakulut, vakuutukset, pysäköintikulut, korjaukset ja poistot – sen sijaan, että he käyttäisivät vakiokilometrimäärää, mutta monet ovat samaa mieltä siitä, että tämän menetelmän käyttäminen voi vaatia paljon enemmän aikaa ja työtä. Lisäksi työntekijöiden yhteenlaskettujen liikekulujen on oltava yli 2 prosenttia oikaistuista bruttotuloista, jotta he voivat vaatia tätä vähennystä.

How to Claim Mileage on Taxes

Työntekijät voivat seurata kilometrimatkojaan työvelvollisuuksiensa välillä ja samalla dokumentoida kunkin matkan tarkoituksen ja vaatia kilometrimatkojaan veroilmoituksissaan, mutta poikkeuksia on olemassa. IRS:n mukaan:

”Veronmaksaja ei saa käyttää yrityskäyttöön tarkoitettua vakiokilometrimäärää ajoneuvon osalta sen jälkeen, kun hän on käyttänyt mitä tahansa poistomenetelmää modifioidun nopeutetun kustannusten palautusjärjestelmän (Modified Accelerated Cost Recovery System, MACRS) mukaisesti tai kun hän on vaatinut kyseisestä ajoneuvosta Section 179 -vähennystä. Lisäksi yrityskohtaista vakiokilometrimäärää ei voi käyttää useampaan kuin neljään samanaikaisesti käytettyyn ajoneuvoon.”

Vaikka tämä saattaa olla itsestäänselvyys, työntekijät eivät voi vähentää työmatkojaan, niin ihanaa kuin se olisikin.

On myös tärkeää huomioida FLSA:n kickback-sääntö, joka on kilometrikorvauksia koskeva poikkeus, jota yritysten on noudatettava, jos niiden työntekijät ansaitsevat lähellä vähimmäispalkkaa tai minimipalkan suuruisia palkkoja.

Veronalennuksia ja työpaikkoja koskevan lain (Tax Cuts and Jobs Act, TCJA) nojalla veronmaksajat eivät voi enää vaatia sekalaista eriin kirjattua vähennystä työntekijän korvaamattomista matkakuluista. Tämä vähennys poistettiin Schedule A:sta vastaavien vähennysten ohella. Tämä ei kuitenkaan vaikuta vähennyksiin, jotka on tarkoituksenmukaista hakea Schedule C:llä niille, jotka ovat itsenäisiä ammatinharjoittajia tai itsenäisiä urakoitsijoita.

Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai itsenäinen urakoitsija, nämä ovat kilometrivähennystä ja työmatkoja koskevat säännöt. Vähennyskelpoiset kilometrit riippuvat siitä, missä pääasiallinen toimipaikkasi sijaitsee. Jos työskentelet kotoa käsin, kaikki ajokilometrit ovat yleensä vähennyskelpoisia aina, kun nouset autoosi ja ajat mitä tahansa yritystoimintaan liittyvää tarkoitusta varten.

Jos ajat tapaamaan asiakasta ja palaat sen jälkeen suoraan kotiin, koko matka on yritystoimintaan liittyvä ja siten vähennyskelpoinen, IRS:n mukaan. Voit myös vähentää ajokustannukset, jotka aiheutuvat ajamisesta liiketoimintapaikaltasi työhön liittyviin toimintoihin, vaikka kyseessä olisi vain pakettien jättäminen postiin.

Jos harjoitat liiketoimintaa muualta kuin kotoa käsin, et voi vähentää ajokilometrejä, jotka ajat kyseiseen paikkaan, koska se katsotaan työmatkaksi.

Kilometrien ilmoittaminen: liikematkat vs. henkilökohtaiset

On sanomattakin selvää, että vain liikematkoihin käytetyt kilometrikorvaukset voi ilmoittaa veroissa, ei henkilökohtaisiin matkoihin käytettyjä kilometrikorvauksia. Työmatkat toimistoon ja takaisin katsotaan henkilökohtaiseksi matkaksi, samoin kuin se kupillinen kahvia, jonka otit matkalla, vaikka monet meistä saattavat tarvita päivittäisen kofeiiniannoksen voidakseen tehdä työtään.

Tämä voi tehdä asioista monimutkaisia kilometriseurannan kannalta, sillä monet meistä tekevät henkilökohtaisia asioitaan, kuten hakevat pesulan tai käyvät ruokakaupassa, samalla kun ajavat työmatkoja.

Everlance tarjoaa helpon ratkaisun työ- ja henkilökohtaisten ajomatkojen erottamiseen toisistaan, vaikka ne olisivatkin sekoittuneet samaan ajoon. Avaa Everlance-sovellus aina, kun nouset autoon ja lähdet seuraavaan määränpäähäsi.

Jos olet menossa tapaamiseen asiakkaan kanssa hänen toimistolleen, pyyhkäise vain oikealle työmatkan kohdalla. Jos olet menossa tapaamaan ystävääsi illalliselle asiakastapaamisen jälkeen, pyyhkäise vain vasemmalle henkilökohtaista varten. Näin kaikki liikekilometrit kirjataan erikseen, ja Everlance jopa laskee vähennyksesi heti tavallisen kilometrikorvauksen perusteella.

Everlancen avulla voit seurata myös muunlaisia liikekuluja. Ota vain kuva kuitistasi, ja sovellus tallentaa sen turvallisesti pilveen. Voit jopa linkittää luottokorttisi tai pankkitilisi suoraan ja seurata kuluja myös sillä tavoin.

Johtopäätös

Kun on aika laatia verosi, lataa Everlance-kilometri- ja kuluseurantaraporttisi ja lähetä se kirjanpitäjällesi. Everlance on tasoittanut tietä säästääkseen yrityksiltä ja itsenäisiltä ammatinharjoittajilta tonneittain aikaa, rahaa ja vaivaa, kun on kyse yrityskilometrien ja -kulujen seurannasta.

Olitpa sitten yrityksen omistaja, jolla on useita työntekijöitä, tai olet itsenäinen ammatinharjoittaja, Everlance tarjoaa räätälöityjä paketteja, joista voit valita oman yrityksesi tarpeiden mukaan. Tutustu niiden kilometrien ja kulujen seurantavaihtoehtoihin ja virtaviivaista kirjanpitoa ja poista samalla arvailut ja virheet, jotka usein liittyvät siihen.

.